Granskningspromemoria 2008

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 09 Februari 2009 DNR /09 Granskningspromemoria 2008 STOCKHOLM VATTEN AB (KONCERNEN)

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Särskild granskning Granskning av bisysslor Skydd mot korruption Uppföljning granskning av underhållsbehovet Bolagets avtalshantering Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets ekonomiska prognoser Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Uppföljning av föregående års granskning... 9

4 STADSREVISIONEN 1(9) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 12 maj Vid planeringsmöte den 18 juni 2008 avseende Stockholm Vatten informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 7 oktober 2008, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 19 februari Årets granskning har enligt fastställd granskningsplaneringspromemoria omfattat bl a följande: Granskning av bisysslor Skydd mot korruption Uppföljning granskning av underhållsbehovet Bolagets avtalshantering Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning Granskning av bisysslor Offentligt anställda får inte ha bisysslor som kan rubba förtroendet för deras opartiskhet. Bristande kontroll kan resultera i skadat förtroende och negativ publicitet för staden och bolaget. Bolaget har ett regelverk där alla anställda ska fylla i blankett Anmälan om bisyssla. En totalgenomgång gjordes senast 2004 då alla dåvarande anställda fyllde i denna blankett, utöver detta har alla nyanställda fyllt i blanketten. På

5 STADSREVISIONEN 2(9) blanketten framgår att det är avdelningschefen som beslutar om att godkänna bisysslan. Under 2008 har bolaget genomfört en kontroll mot Bolagsverket av alla anställda. Utifrån detta resultat görs en bedömning om det finns risk att någon anställd har bisyssla som är mot regelverket. Varje anställd som förekommer på listan (som rensas från exempelvis styrelseuppdrag, bostadsrättsföreningar och liknande åtaganden) får ett brev där man uppmärksammas på reglerna om bisysslor. Bolaget har även gjort en kontroll mot leverantörsreskontran och inga av de bolag som förekom i Bolagsverkets lista fanns med i leverantörsreskontran. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget en tillräcklig kontroll över de anställdas bisysslor. För att ytterliga förbättra kontrollen bör följande åtgärder genomföras: Under 2009 bör bolaget göra en ny totalgenomgång så att alla anställda ska fylla i blanketten Anmälan om bisyssla. Detta bör i framtiden göras minst vartannat år. Information om regler för bisysslor bör även läggas in på bolagets intranät, i Miljö- och Kvalitetshandboken Skydd mot korruption Det är viktigt att bolaget har rutiner för skydd mot mutor, bestickningar eller annan otillbörlig påverkan. Granskningen syftar till att bedöma om bolaget har en god intern kontroll för att motverka, upptäcka och förhindra mutbrott och därtill kopplade oegentligheter. Bolaget har en etisk policy från år 2000 som replikerar på den centrala policyn framtagen av Stockholms Stadshus AB. Staden centralt håller för närvarande på att ta fram en ny etisk policy och bolaget inväntar denna policy innan man antar någon egen ny policy. På uppdrag av Stockholms Stadshus AB har Deloitte under 2007 genomfört en granskning av förtroenderiskerna i bolaget. Av denna rapport framgår: Sammanfattningsvis har Stockholms Vatten en väl fungerande riskanalys och

6 STADSREVISIONEN 3(9) internkontroll. De förtroenderisker som granskningen visar är relativt lätt åtgärdade. I rapporten ges också ett antal rekommendationer t ex: En särskild analys av mutrisker i samband med avrop bör göras Användandet av jourbilar bör följas upp något mer detaljerat Kontrollen av bisysslor kan förbättras Ett nytt intrångstest av IT-systemen bör genomföras Seminariedagar angående mutrisker mm med personalen bör genomföras. Under året har bolaget genomfört aktiviteter utifrån detta. En kontroll av bisysslor har genomförts då man begärt ut uppgifter om personalen från Bolagsverket. Vidare har ett intrångstest av IT-systemet genomförts av extern konsult, vilket har medfört förbättrade rutiner. Riktad information till personalen angående frågor kring mutrisker har genomförts. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget en god intern kontroll för att motverka, upptäcka och förhindra mutbrott och därtill kopplade oegentligheter Uppföljning granskning av underhållsbehovet Revisionskontoret genomförde under 2007 med hjälp av konsult en granskning av hur stadens fastighets- och anläggningsförvaltande nämnder och bolag arbetar med planering, genomförande och uppföljning av underhåll. En viktig utgångspunkt för granskningen var kommunfullmäktiges ägardirektiv att bolagen ska se till att bibehålla tillgångarna i reala termer. Av revisionskontorets bedömning och kommentarer till resultatet från granskningen framgick bl a följande: Stockholm Vatten saknar en samlad dokumentation om underhållsprocessen, hur stor underhållsbudgeten är och hur utfallet har varit för bolagets underhållsinsatser. Bolagets styrelse ägnar liten uppmärksamhet åt underhållsfrågorna. Bolagets styrelse har i mars 2008 behandlat revisionsrapporten. Styrelsen uppdrog då åt VD att genomföra de åtgärder som angavs i den skrivelse till revisionskontoret som styrelsen beslutade om. Uppdraget omfattar fem delområden. Återrapportering av dessa åtgärder har gjorts till styrelsen i december Rapporteringen har gjorts i två dokument: 1. Tekniskt underhåll övergripande synsätt mm

7 STADSREVISIONEN 4(9) 2. Eftersatt tekniskt underhåll och realvärde övergripande synsätt, regelverk mm Syftet med det första dokumentet är att beskriva synsätt, regelverk, strategi, definitioner mm för den tekniska underhållsverksamheten och att detta dokument är det övergripande styrdokumentet. Strategin innebär att Stockholm Vatten går från periodiskt förebyggande underhåll till ett tillståndsbaserat underhåll, vilket sker genom att en årlig prövning av underhålls- och investeringsnivån görs i samband med budgetarbetet. Här definieras också vad som avses med driftkostnad, underhållskostnad och investering. Vidare framgår att den modul som finns i Agresso för planering och uppföljning av teknisk verksamhet underhållsverksamhet ska börja användas, vilket bl.a. gör att det finns goda förutsättningar på en tillförlitlig ekonomisk uppföljning. Under avsnittet Ansvar framgår var i bolagets organisation ansvaret för de olika delarna av underhållsverksamheten ligger. I det andra dokumentet beskrivs vilken roll och relevans begreppen eftersatt underhåll och realvärde har för styrningen av underhållsverksamheten. I dokumentet beskrivs synsätt mm, som är relevanta för utvecklingen av området för bolaget. Här beskrivs bl.a. en beräkningsmodell som kan användas för att fastställa ej genomfört behovsprövat underhåll och som i framtiden ska utgöra en del av budgetunderlaget. Utöver detta har Stockholms Stadshus AB initierat en extern analys av bolagets underhållsbehov, huvudsakligen avseende teknisk statusbedömning av ledningsnätet. Av slutsatsen till denna rapport framgår bl. a: I dagsläget har Stockholm Vatten god kontroll på vad som sker på ledningsnätet. Man har god kännedom om statusen och har för tillfället också en bra överblick över investeringsbehoven de närmaste åren. Med den nya strategin för underhållsplanering förutsätts resurser avsättas i den mån det behövs, vilket kommer att ge en kostnadseffektiv underhållsverksamhet. I analysen framgår också att det på längre sikt finns risk för att det uppstår en underhållsskuld och därför bör inte investeringarna i ledningsnätet minska de kommande åren. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Revisionskontoret ser positivt på det arbete bolaget har genomfört angående planering och styrning av underhållsbehovet. Nu finns ett övergripande styrdokument framtaget samt en dokumenterad planering för hur budgetering och uppföljning av underhållsverksamheten ska redovisas. Revisionskontoret kommer under 2009 att följa hur denna redovisning kommer att utvecklas.

8 STADSREVISIONEN 5(9) Bolagets avtalshantering Bolaget hanterar ett stort antal leverantörsavtal. Det är bland annat serviceavtal, driftavtal, konsultavtal etc. Revisionskontoret har granskat bolagets rutiner för hantering av leverantörsavtal med avseende på registrering, bevakning, förnyelse, uppsägning mm. Iakttagelser Bolagets upphandlingsverksamhet är centraliserad. Samtliga upphandlingar genomförs av bolagets upphandlingsavdelning i samråd med verksamhetsansvariga. Upphandlingsavdelningen ansvarar för att samtliga ramavtal och upphandlade leverantörer registreras i bolagets ramavtalsregister. Registret återfinns på intranätet. Därtill är avtalen registrerade i bolagets diariehanteringssystem (även övriga avtal som ej är ramavtal). I bolagets Miljö- och Kvalitetshandbok finns under avsnittet upphandling ett detaljerat regelverk för upphandlingsverksamheten där bl a ansvarsförhållanden framgår. Upphandlingsavdelningen bevakar avtalens giltigheter med stöd av bolagets registrator. Kontakt tas i god tid med berörd avdelning med förfrågan om vilka avtal som ska sägas upp, förlängas eller om ny upphandling ska genomföras. Revisionskontoret har genomfört en stickprovskontroll av vissa bolag med höga belopp bokförda i leverantörsreskontran. Avtal för samtliga dessa bolag har återfunnits i bolagets avtalsregister samt i diariet. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget ändamålsenliga rutiner och god kontroll över sina leverantörsavtal vad gäller registrering, bevakning, förnyelse, uppsägning mm. För att förstärka den interna kontrollen ytterligare bör bolaget stämma av leverantörsreskontran mot avtalsregistret (samt diariet) ett par gånger per år. Detta för att identifiera om det anlitas leverantörer som inte är upphandlade i enlighet med bolagets regelverk.

9 STADSREVISIONEN 6(9) 2.2 Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen beslutade godkänna internkontrollplanen för åren vid sammanträde i december En riskanalys genomfördes då med stöd av konsult. Bolaget har identifierat och prioriterat risker i förhållande till bolagets mål. Enligt planen för år 2008, som behandlats av ledningsgruppen i april 2008, ska följande granskningsprogram upprättas för 2008: Kunder Personal Verksamhetsstyrning Kommunikation IT Anläggningstillgångar Uppföljning av noteringar från 2007 års internkontrollgranskning kommer att följas upp inom områdena: Leverantörer Kunder Koncerninterna transaktioner Rutinen för arbetet med internkontrollplanen är dokumenterad i bolagets Miljö- och Kvalitetshandbok. Enligt rutinbeskrivningen ska VD rapportera genomförd granskning och slutsatser av granskningen till styrelsen i mars månad. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Bolaget har genomfört en väsentlighets- och riskanalys som är väl dokumenterad. Den översiktliga internkontrollplanen för är strukturerad och upptar områden som enligt revisionskontorets bedömning är väsentliga och riskfyllda. Arbetet med kontroller enligt planen pågår enligt uppgift från bolaget. Styrelsen kommer att få en rapport över resultatet vid sitt sammanträde i mars 2009.

10 STADSREVISIONEN 7(9) Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2008 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto (mnkr) S-hus ABs Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget budget T1 T2 +15,0 +22,4 +7,0 +20,2-49,7 Kommunfullmäktiges avkastningskrav var fastställt till 9 mnkr i budget 2008 och har justerats till 15 mnkr i budgeten för Stockholms Stadshus AB. Under 2007 genomfördes den beslutade omstruktureringen av Stockholm Vatten AB och koncernen består av moderbolaget och dotterbolagen Stockholm Vatten VA AB och Stockholm Vatten Utveckling AB. Prognos 1 I prognos 1 redovisar koncernen ett resultat efter finansnetto på 7,0 mnkr (exklusive realisationsvinster). Verksamhetens intäkter och kostnader redovisas och kommenteras. Inklusive realisationsvinster uppgår resultatet till +14,5 mnkr. Realisationsvinsten avser försäljning av aktierna i dotterbolagen Stockholm Vatten Laboratorieservice AB och Stockholm Vatten Byggprojekt AB med 7,5 mnkr. Prognos 2 I prognos 2 visar koncernen ett resultat efter finansiella poster på +20,2 mnkr. (exklusive realisationsvinster). Verksamhetens intäkter och kostnader redovisas och kommenteras. Inklusive realisationsvinster uppgår resultatet till +27,7 mnkr. Tillkommande kostnader hänförliga till omstruktureringen av Stockholm Vatten ligger utanför prognoserna och bedöms uppgå till 5,9 mnkr. Upplösning av den obeskattade reserven kommer att ske med motsvarande belopp. Den största skillnaden mot budget är att finansnettot beräknas bli 10,2 mnkr lägre än budgeterat. Minskningen beror dels på förskjutning i koncernens lånebehov, dels på ändrade ränteantaganden från staden.

11 STADSREVISIONEN 8(9) Bokslut Resultat efter finansnetto, exkl realisationsvinst, uppgår till -49,7 mnkr, vilket ska jämföras med budgeterat resultat efter finansnetto om +15,0 mnkr. I resultatet ingår tillkommande kostnader för att försäkra pensionsåtagandet med 101,6 mnkr (inklusive löneskatt) och omstruktureringskostnader med 5,2 mnkr, dessa kostnader var ej budgeterade Investeringar Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 686,3 686,3 673,3 655,8 Prognos 1 och 2 Bolaget har tillsatt ett investeringsråd vars uppgift är att utifrån beräknad investeringsram prioritera de investeringsförslag som framkommit. I prognos 2 har en genomgång gjorts av samtliga budgeterade investeringar och bedömda förändringar i investeringsutgiften har beaktats. Bokslut Investeringarna blev något lägre än budget och prognoserna. De största minskningarna jämfört med budget avser investeringar i befintligt nät, exploateringsprojekt och Strängnäsprojektet. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Fullmäktiges resultatkrav har inte uppnåtts men detta beror enbart på tillkommande kostnader för att försäkra pensionsåtagandet som inte var budgeterade Styrelsen har fått en särskild information om detta Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2008 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: fortsätta arbetet med sjörestaureringar enligt vattenprogrammet

12 STADSREVISIONEN 9(9) tillsammans med andra myndigheter utveckla arbetet så att stadens mål om lokalt omhändertagande av dagvatten uppnås enligt dagvattenstrategin arbeta med att utveckla service och tillgänglighet gentemot brukare och kund i samverkan med Stockholms Stadshus AB genomföra en översyn av dagvattenstrategin fokusera på kärnverksamheten och fortsätta effektiviseringsarbetet Revisionskontorets bedömning och kommentar Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Arbetet med att kartlägga förutsättningarna och ta fram ett förslag till åtgärder för 20 % effektivisering av ledningsnätet har genomförts och presenterats för styrelsen. Effektiviseringen beräknas innebära minskade kostnader på årsbasis med ca 38 mnkr Uppföljning av föregående års granskning Under 2007 genomfördes en granskning om bolaget följer de nya e-postregler som fullmäktige fastställde i mars Enligt revisionskontorets bedömning hade bolaget påbörjat arbetet med att vidta åtgärder för att säkerställa att stadens e- postregler följs. En uppföljning av denna granskning har genomförts under Denna visar att bolaget har genomfört rutiner så att alla medarbetare ska följa gällande e-postregler, t ex finns fastställda rutiner beskrivna i bolagets Miljö- och Kvalitethandbok. Lars-Erik Örsing enhetschef Stefan Rydberg revisor