Granskningspromemoria 2009

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 09 Februari 2010 DNR /2010 Granskningspromemoria 2009 STOCKHOLM VATTEN AB (KONCERNEN)

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Särskild granskning ILS Riskkontroll Bevakningstjänster Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets ekonomiska prognoser Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag...7

4 STADSREVISIONEN 1(8) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 15 maj Vid planeringsmöte den 8 juni 2009 avseende Stockholm Vatten informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 12 oktober 2009, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 16 februari Årets granskning har enligt fastställd granskningsplaneringspromemoria omfattat bl a följande: ILS Riskkontroll Bevakningstjänster Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning ILS Stadens system för integrerad ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi (ILS) baseras på målstyrning. I enlighet med koncernstyrelsens beslut ska de övergripande ramarna och begreppen inom ILS även användas av stadens bolag. Sedan 2003 har stadens bolag arbetat i ett webbaserat program för ILS, ILS-webb, framtaget av Stockholms Stadshus AB. Under år 2008 har ILS-webb vidareutvecklats som uppföljningssystem för att gälla hela kommunkoncernen. Här anges fullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdet, ägardirektiv samt bolagens mål för verksamhetsområdet. Vidare anges indikatorer och aktiviteter kopplade till mål och ägardirektiv.

5 STADSREVISIONEN 2(8) Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget använder ILS i enlighet med gällande riktlinjer. Iakttagelser Fullmäktige har fastställt ett antal indikatorer utifrån fullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdet. Bolaget har beaktat dessa i sin planering genom att de har inarbetats i strategisk plan och de strategiska styrkorten. Den strategiska planen innehållande strategiska mål fastställs av styrelsen och utfallet av de strategiska målen rapporteras även till styrelsen. Rapportering görs även i ILS-webb. Bolaget har valt att inte redovisa denna rapport till styrelsen utan rapporteringen görs direkt till Stadshus AB. För den interna styrningen används inte ILS utan det är de strategiska styrkorten som används och dessa används även på avdelnings- och enhetsnivå. I ILS-webb har bolaget konkretiserat fullmäktiges inriktnings- och verksamhetsmål samt ägardirektiven med egna mål samt även angivit egna indikatorer kopplade till dessa. Uppföljningen av de strategiska styrkorten sker månadsvis internt inom Stockholms Vatten och där finns även de flesta indikatorerna i ILS med. Bolaget följer direktiven från koncernledningen att inom ramen för ILS rapportera de koncerngemensamma målen och att sätta mål eller aktiviteter för ägardirektiven. ILS har utvecklats väsentligt sedan styrelsen för Stockholms stadshus AB år 2001 beslutade om tillämpningen av ILS. Synpunkter på förbättringar som bolaget har framfört angående ILS-webb är t ex att det kunde vara tydligare vilka mål som är egna och vilka som är obligatoriska, t ex kunde ägardirektiven märkas ut. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Bolagets tillämpning av ILS (inklusive ILS-webb) följer direktiven från moderbolaget Stockholms Stadshus AB. Bolaget har i relativt stor utsträckning formulerat egna indikatorer med årsmål till ägardirektiven. Enligt revisionskontorets uppfattning bör styrelsen informeras om vad bolaget rapporterar i ILS-webb till Stockholm Stadshus AB.

6 STADSREVISIONEN 3(8) Riskkontroll Revisionskontoret har granskat Stockholm Vattens hantering av verksamhetsrisker. Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget arbetar med riskhanteringen på ett systematiskt sätt. Iakttagelser Bolagets styrelse har antagit policydokumentet Säkerhetspolicy där det framgår hur bolagets riskhanteringsarbete ska bedrivas. Policyn revideras årligen. Policyn finns i bolagets kvalitetshandbok på intranätet. Vid bolaget finns en tjänsteman som har till uppgift att samordna det samlade säkerhetsarbetet. Säkerhetssamordnaren leder den säkerhetsgrupp som finns vid bolaget. Säkerhetsgruppen utgörs av nio personer med olika specialistkompetens. Säkerhetsgruppen har en samordnande och stödjande roll. Ansvaret för att säkerheten är tillräcklig följer linjeansvaret. Vid bolaget genomför och dokumenterar respektive avdelning årliga riskanalyser enligt en fastställd mall. I mallen finns ett flertal oönskade händelser angivna. Vid analyserna fastställs riskfaktorer, utifrån sannolikhet och konsekvens, för respektive händelse. Vidare ska det anges vilka förebyggande åtgärder som genomförs för att förhindra att den oönskade händelsen inträffar. Därtill ska berörd avdelning redovisa vilka rutiner som ska träda i kraft om en allvarlig störning ändå skulle inträffa. Samtliga riskanalyser skickas till säkerhetsgruppen. Under åren 2008 och 2009 har vissa avsteg från rutinen ovan gjorts. Säkerhetsanalyserna har i stället genomförts enligt den modell som stadens samtliga bolag och nämnder skulle tillämpa inom ramen för stadens samlade arbete med att genomföra risk- och sårbarhetsanalyser, de så kallade RSAanalyserna. Vid bolaget finns även en krisledningsgrupp som träder in i händelse av en omfattande kris, störning eller vid ett nödläge. Krisledningsgruppen kompletteras med olika specialister beroende på krisens art och omfattning. En viktig del i bolagets riskhanteringsarbete är att genomföra årliga störningsövningar. Det genomförs en bolagsövergripande övning per år. Därtill genomförs störningsövningar på respektive anläggning. Övningarna har fokus på bolagets förmåga att hantera olika kritiska situationer för verksamheten. Resultatet från övningarna ger information om vilka korrigeringar som bör göras. Samtidigt utgör resultatet från övningarna underlag för uppföljning av säkerhetsarbetet.

7 STADSREVISIONEN 4(8) Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontoret arbetar bolaget med sin riskhantering på ett systematiskt sätt. Ansvar och roller inom säkerhetsområdet är definierade och kända av berörd personal inom bolaget. Bolaget genomför årliga störningsövningar. Bolaget har därigenom skapat goda förutsättningar för en god beredskap för att hantera såväl små som allvarliga störningar i verksamheten Bevakningstjänster Stockholm Vatten har kostnader när bevakningsföretag behöver åka ut på larm som har utlösts i bolagets anläggningar. Det är viktigt att bolaget kan kontrollera om bevakningsföretaget har åkt på larmet och att fakturor från bevakningsföretaget kontrolleras utifrån detta så att bolaget undviker onödiga kostnader. Iakttagelser Bolaget har avtal med Svensk Bevakningstjänst (SBT) avseende bevakningstjänster. A-larm gäller inbrottslarm och brandlarm. Svensk Bevakningstjänst (SBT) har enligt avtalet max 20 minuter i inställelsetid. Klaras inte detta godkännes inte fakturan och kreditering görs på nästföljande faktura. Enligt avtalet finns en vitesklausul att skadestånd kan tas ut om bevakningsföretaget inte inställer sig inom angivna tidsangivelser. Enligt uppgift har bolaget inte använt denna klausul. Bolaget har väl fungerande ekonomi- och faktureringsrutiner där ansvarsfördelning är tydlig. Fakturorna kontrolleras mot utryckningsrapporterna och inställelsetiden kontrolleras särskilt. Dock görs inga kontroller av inställelsetiden mot de logglistor som kan tas ut ur datasystemet där det framgår när larmet har utlösts och stängts av. De utryckningsrapporter som SBT upprättar lämnas till respektive ansvarig på bolaget efter några dagar. Dessa förvaras i pärmar och stäms sedan av mot fakturan. Kontroll görs också av utryckningsrapporterna där det framgår i vilken sektion larmet har utlösts och om åtgärder behöver vidtas. Genom stickprov har kontroll av fakturor gjorts utan anmärkning. Fullständigt och korrekt underlag med utryckningsrapporter fanns bifogade fakturan.

8 STADSREVISIONEN 5(8) Revisionskontorets bedömning och kommentarer Revisionskontoret bedömer att bolaget har god intern kontroll avseende kostnader för bevakningstjänster. En rutin för att kontrollera inställelsetiden mot logglistor kommer att införas. 2.2 Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen beslutade godkänna internkontrollplanen för åren vid sammanträde i december Planen utgår från de områden (se nedan) som bedömts väsentliga för bolaget/koncernen och med utgångspunkt i bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt: Intäkter Kostnader Anläggningstillgångar Personal/löner Information/rapportering Skatter/avgifter Koncernmellanhavanden Årligen upprättas en granskningsplan med utgångspunkt i den av styrelsen beslutade treårsplanen och med beaktande av eventuella förändringar i förutsättningarna för verksamheten. Årlig granskningsplan beslutas av koncerncontrollern. Rutinen för arbetet med internkontrollplanen är dokumenterad i bolagets Miljö- och Kvalitetshandbok. Enligt rutinbeskrivningen ska VD rapportera genomförd granskning och slutsatser av granskningen till styrelsen i mars månad. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Den översiktliga internkontrollplanen för är strukturerad och upptar områden som enligt revisionskontorets bedömning är väsentliga och riskfyllda. Arbetet med kontroller enligt planen pågår enligt uppgift från bolaget. Styrelsen kommer att få en rapport över resultatet vid sitt sammanträde i mars 2010.

9 STADSREVISIONEN 6(8) Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2009 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto (mnkr) S-hus ABs Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget budget T1 T2 +48,0 +28,3 +20,0 +30,5 +65,7 Kommunfullmäktiges avkastningskrav var fastställt till 48 mnkr i budget 2009 och har justerats till 28 mnkr i den av koncernstyrelsen fastställda budgeten. Resultatförsämringen är främst orsakad av minskade anläggningsavgifter avseende exploateringsinvesteringar samt ökade energikostnader. Prognos 1 I prognos 1 redovisar koncernen ett resultat efter finansnetto på 20,0 mnkr (exklusive realisationsvinster). Verksamhetens intäkter och kostnader redovisas och kommenteras. Större avvikelser redovisas för ökade avskrivningskostnader 21 mnkr, minskade VA- och anläggningsavgifter 19 mnkr samt minskade räntekostnader 34 mnkr. Prognos 2 I prognos 2 visar koncernen ett resultat efter finansiella poster på +30,5 mnkr. (exklusive realisationsvinster). Verksamhetens intäkter och kostnader redovisas och kommenteras. Den största skillnaden mot budget är att finansnettot beräknas bli 33 mnkr lägre än budgeterat. Avskrivningarna beräknas bli 9 mnkr högre än budget och VA- och anläggningsavgifterna 21 mnkr lägre än budget. Resultateffekten av den planerade försäljningen av fordonsgasbolaget har inte beaktats i prognosen. Bokslut Resultat efter finansnetto, exkl realisationsvinst, uppgår till +65,7 mnkr, vilket ska jämföras med budgeterat resultat efter finansnetto om +28,3 mnkr. I resultatet ingår 26,5 mnkr som utgör skillnaden mellan den reserverade kostnaden 2009 för

10 STADSREVISIONEN 7(8) försäkran av pensionsåtagandet och det faktiska utfallet. Denna kostnadsreducering var ej beaktad i budgeten för Den största orsaken till det positiva utfallet är att de finansiella kostnaderna blev 29,8 mnkr lägre än budget. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 670,9 673,3 650,9 591,5 Prognos 1 och 2 Bolaget har tillsatt ett investeringsråd vars uppgift är att utifrån beräknad investeringsram prioritera de investeringsförslag som framkommit. I prognos 2 har en genomgång gjorts av samtliga budgeterade investeringar och bedömda förändringar i investeringsutgiften har beaktats. Bokslut Investeringarna blev lägre än budget och prognoserna. De största förändringarna är hänförliga dels till mer förmånliga upphandlingar, dels till senareläggning av vissa projekt. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Fullmäktiges resultatkrav har uppnåtts Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2009 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: fortsätta arbetet med sjörestaureringar enligt vattenprogrammet tillsammans med andra myndigheter utveckla arbetet så att stadens mål om lokalt omhändertagande av dagvatten uppnås enligt dagvattenstrategin arbeta med att utveckla service och tillgänglighet gentemot brukare och kund distribuera och leverera fordonsgas till slutkunder, främst SL och lokala transportföretag, på ett kostnadseffektivt, tillförlitligt och miljövänligt sätt fokusera på kärnverksamheten och fortsätta effektiviseringsarbetet

11 STADSREVISIONEN 8(8) ha en stödjande expertfunktion under Stockholms ordförandeskapsår i Baltmet. Revisionskontorets bedömning och kommentar Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. När det gäller ägardirektivet beträffande Baltmet har detta uppdrag inte medfört några insatser under Lars-Erik Örsing enhetschef Stefan Rydberg revisor