Granskningspromemoria 2011

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 08 Februari 2012 DNR /2012 Granskningspromemoria 2011 STOCKHOLM STADS PARKERINGS AB

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr. Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN Innehåll Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Förtroendekänsliga området Klagomålshantering Avtalsförvaltning Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag... 8

4 STADSREVISIONEN 1 (9) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 19 maj Vid planeringsmöte den 9 juni 2011 avseende Stockholm Parkering informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 3 oktober 2011, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 6 februari Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl.a. följande: Förtroendekänsliga området Klagomålshantering Avtalsförvaltning Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Fördjupad granskning Förtroendekänsliga området Under år 2010 genomförde revisionskontoret granskningar av delar av det förtroendekänsliga området bl.a. granskades representation, kontokortsanvändning, resor och bisysslor. År 2011 har en fortsatt granskning skett inom området nämligen av ersättningar utöver ordinarie månadslön. Granskningen har utgått från datafiler från bolagen med uppgifter om ersättningar utöver lön för perioden juli 2010 juni Först har en analytisk granskning skett av data-

5 STADSREVISIONEN 2 (9) filerna för urval av intressanta lönearter exempelvis regelbundna övertidsersättningar, engångsersättningar, avgångsvederlag mm. Därefter har substansgranskning skett av utvalda ersättningar varvid granskning skett av underlag för att konstatera om bolagets riktlinjer och beslutsordning följs och om det finns fungerande och dokumenterade rutiner och kontroller samt om uppföljningar genomförs. Resultatet av granskningen redovisas nedan. Antal Text (löneart) poster 10 Kontant ersättning arbetstidskonto Kommentar Enligt avtal har de anställda rätt att disponera 27 timmat/år i ledighet utöver semester. Väljer man att en ta ut tiden sker kontant utbetalning. 10 OB-tillägg A: Storhelg Avser personal som arbetar enligt schema 10 OB-tillägg B: Helg Se ovan 5 OB-tillägg C: Natt Se ovan 10 Övertid kvalificerad Enligt tidredovisning 5 Övertid enkel Se ovan Vid stickprovsgranskning enligt ovan har konstaterats att utbetalning har skett i enlighet med avtalen. I samtliga fall var utbetalningarna attesterade av överordnad chef. Inga anmärkningsvärda poster har noterats. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig inom de delar av det förtroendekänsliga området som har varit föremål för granskning Klagomålshantering Revisionskontoret har genomfört en granskning av hur bolaget hanterar klagomål och synpunkter. I stadens kvalitetsstrategi ingår en systematisk hantering av förbättringsförslag, synpunkter och klagomål från invånare och brukare. Alla nämnder och bolag ska ha rutiner för att ta emot och i sitt förbättringsarbete använda synpunkter på sina verksamheter. Syftet har varit att bedöma om bolaget hanterar klagomål och synpunkter på ett för bolaget tillfredsställande sätt. Resultatet av granskningen redovisas nedan.

6 STADSREVISIONEN 3 (9) Av bolagets hemsida framgår på ett tydligt sätt hur felanmälan (klagomål) ska göras under kontorstid. På hemsidan finns anvisningar kring kontrollavgifter (felparkering) och hur dessa kan överklagas (finns elektroniskt formulär). Det finns även hänvisning till telefonnummer dit man kan ringa utöver kontorstid för akuta ärenden (går till Jour Montör som utför jourtjänst på uppdrag av bolaget). Inkomna klagomål/felanmälningar registreras i verksamhetssystemet för felanmälan. Dessa är sorterade i olika kategorier (flikar) enligt nedan: Övervakning Anläggning Automat Utloggning Även Jour Montör samt Svensk Bevakningstjänst (som utför parkeringsövervakning) har tillgång till verksamhetssystemet. Överklagande av kontrollavgifter registreras i ett särskilt verksamhetssystem för kontrollavgifter. I verksamhetssystemen finns detaljerade uppgifter om respektive ärende, t ex vad frågan gäller, när ärendet inkom, ansvarig handläggare, kategori samt när ärendet åtgärdats. Även i bolagets ordinarie diariesystem (DIABAS) registreras klagomål, t ex ersättningsärenden. Inkomna klagomål hanteras av bolagets kundtjänst där ca 10 personer arbetar Tillgängligheten på inkommande samtal mäts varje månad. Bolaget har tagit fram interna riktlinjer som stöd för handläggarna. Målet är att inkomna ärenden ska avslutas skyndsamt och senast inom 10 dagar. Någon övergripande sammanställning över inkomna klagomål/felanmälningar tas inte fram. Däremot används information i det löpande arbetet för att vidta förbättringar i bolagets arbete. Bolaget genomför Nöjd kundundersökningar varje år. Den senaste undersökningen från 2011 visar på ett mycket positivt resultat. 97 % av kunderna ger bolaget ett högt betyg, varav 71 % ett mycket högt betyg.

7 STADSREVISIONEN 4 (9) Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolaget i allt väsentligt har ändamålsenliga rutiner för att hantera klagomål. De stickprov som har genomförts verifierar detta. Ett förbättringsförslag är att bolaget en gång per år gör en analys över inkomna felanmälning, klagomål och synpunkter som kan användas som underlag för att utveckla bolagets verksamhet Avtalsförvaltning Revisionskontoret har genomfört en granskning av hur bolaget arbetar med uppföljning och kontroll av ingångna avtal. Enligt stadens upphandlingspolicy är det viktigt att staden uppfattas som en god avtalspart och beställare. Vidare anger policyn att staden ska följa upp och vidta åtgärder för att upprätthålla en hög lojalitet med de tecknade avtalen. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolagets uppföljning och kontroll av ingångna avtal är tillräcklig. Nedan redovisas resultatet av granskningen. Bolagets inköpspolicy är antagen av styrelsen. Den ansluter i tillämpliga delar till stadens upphandlingspolicy. Respektive avdelning vid bolaget ansvarar för sina upphandlingar samt för uppföljning och kontroll av avtalen. Vid varje nytt avtal går information ut till berörda på bolaget om priser, leveransvillkor m.m. Alla avtal registreras i en databas. Här framgår bl.a. avtalstid, vem som är ansvarig på bolaget (avtalstecknare), uppsägningstid, möjlighet till förlängning, bevakning när avtalet ska sägas upp. Via mail går information ut till ansvarig handläggare när uppsägningstiden närmar sig (90 dagar i förväg). Bolaget använder även stadens centrala avtalsdatabas. Av tecknade avtal framgår inte alltid under vilka former avtalat åtagande ska följas upp under avtalsperioden. Uppföljnings- och avstämningsmöten med entreprenörer genomförs. Möten med leverantörer dokumenteras i de flesta fall. Bolaget följer fortlöpande upp leverantörernas seriositet ekonomiskt och juridiskt. I bolagets upphandlingspolicy betonas att beställning ska göras via ramavtalen, i övrigt kontrollerar ansvariga chefer att företag som ligger utanför ramavtalen

8 STADSREVISIONEN 5 (9) inte får beställningar till för stora belopp. Någon systematisk kontroll mot vad som är bokfört per företag i leverantörsreskontran görs dock inte. Granskning har genomförts avseende två avtal. Det ena avser tömning, räkning och redovisning av kontanter från parkeringsautomater och det andra avser ramavtal för målning av garage (tre leverantörer). Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömer att bolagets uppföljning och kontroll av de avtal som granskats är tillräcklig. För att förstärka den interna kontrollen ytterligare bör bolaget stämma av bl.a. ekonomiska uppgifter i leverantörsreskontran mot avtalsregistret med lämpligt intervall. Detta för att identifiera om det anlitas leverantörer som inte är upphandlade i enlighet med bolagets regelverk. Vidare bör bolaget se över sina rutiner så att uppföljnings- och avstämningsmöten med entreprenörer alltid dokumenteras. 2.2 Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen för Stockholm Parkering har fastställt en policy för intern kontroll. I policyn definieras att kontroller baseras på genomförda risk- och sårbarhetsanalyser men även processkontroller i verksamhetssystem skall ingå i det planerade kontrollarbetet. VD har fastlagt ett antal områden som ska ingå i den Interna kontrollplanen för I denna plan läggs fokus på uppföljning av genomförd SWOT-analys och följande områden lyfts fram i planen: Införande av stadens gemensamma IT-plattform via Volvo-IT Utbildning angående lagen om offentlig upphandling Resultatrapportering analyser som underlag för avdelningars och ledningens beslut Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och kommer att avrapporterats till styrelsen i februari.

9 STADSREVISIONEN 6 (9) Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl.a. kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2011 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Årets fastställda avkastningskrav uppgick till 35 mnkr men justerades ned till 15 mnkr med anledning av ärendet Stimulans för Stockholm. Resultat efter finansnetto, 2011 (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T Tertialrapport 1 och 2 Av VDs kommentarer till tertialrapport 1 och 2 framgår att prognosen för årets resultat är lägre jämfört med budget. Avvikelsen i prognosen beror på extraordinära kostnader, t ex pensionskostnader som inte var budgeterade samt engångskostnader vid byte av kontorslokaler som ska ge framtida besparingseffekt. Bokslut Årets resultat efter finansnetto uppgår till 8 mnkr, vilket ska jämföras med budgeten som uppgår till 15 mnkr. Den främsta orsaken till avvikelsen beror på extraordinära kostnader, t ex pensionskostnader som inte var budgeterade samt kostnader under året som har till syfte att minska framtida kostnader. I resultatet ingår åtgärder enligt Stimulans för Stockholm med 20 mnkr, vilket är enligt budget. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T Avvikelsen mot budget är ca 15 mnkr. Avvikelsen beror på att ett förvärv av parkeringshus David Bagare har tillkommit samt att ett slutligt övertagande av parkeringshus Vartofta har genomförts.

10 STADSREVISIONEN 7 (9) Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer. Rapportering av målen och måluppfyllelsen ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 22 indikatorer fastställda av fullmäktige. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål. Årsmålen redovisas i ILS-webb samt i bolagets budget som är antagen av styrelsen. Revisionskontoret kan notera att bolaget även har antagit egna bolagsspecifika indikatorer med årsmål. Bolaget har redovisat indikatorernas måluppfyllelsegrad i tertialrapport 2 i enlighet med moderbolagets anvisningar. I stort har samtliga årsmål uppfyllts. Avvikelse finns när det gäller Minskad elförbrukning inom Stimulans för Stockholm, Avvikelse investeringsbudget samt Resultat efter finansnetto. I bolagets årsredovisning framgår att i stort samtliga årsmål har uppnåtts. Mindre avvikelser finns när det gäller några energimål. T ex minskad energiförbrukning som beror på ökad värmeförbrukning p.g.a. den kalla vintern. Vidare har målen för avvikelse investeringsbudget och resultatet inte uppnåtts. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Fullmäktiges resultatkrav har inte helt uppnåtts. Nöjaktiga förklaringar till detta redovisas.

11 STADSREVISIONEN 8 (9) Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2011 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: Genomföra bolagets investeringsplan avseende ett tiotal planerade nya planeringsanläggningar och i samarbete med exploateringskontoret ta fram en förnyad plan avseende ytterligare parkeringsanläggningar I samverkan med exploateringsnämnden verka för infartsparkeringsmöjligheter och inom ramen för detta ska samarbete sökas med AB Storstockholms Lokaltrafik och berörda grannkommuner Behålla en försiktig prispolitik, men genomföra prisjusteringar när marknaden så medger Skapa effektiva och attraktiva infartsparkeringar med ett gott serviceutbud Fortsätta kvalitetsarbetet inom bolaget, vilket bland annat innebär ökad trygghet och trivsel för bilisterna Fortsätta se över möjligheten att teckna avtal om stadens övriga parkeringsverksamhet Delta i elbilsstrategin genom att fullfölja sina initiativ att i samarbete med Fortum genomföra en utbyggnad av laddstolpar i Stockholm, samt utvärdera hur eldplatserna används Kommande så kallade supermiljöbilspremiebilar ska kunna parkera förmånligt och i vissa fall gratis i bolagets öppna anläggningar under perioden Fortsätta pröva möjligheten att outsourca delar av driftverksamheten Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader Bolaget ska följa upp försöket med avgiftsfria infartsparkeringar och se över möjligheten att utöka detta samt göra en översyn av infartsparkeringarnas läge och nyttjandegrad.

12 STADSREVISIONEN 9 (9) Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Lars-Erik Örsing Bitr. stadsrevisor Stefan Rydberg Certifierad kommunal revisor