S:t Erik Försäkrings AB

Transkript

1 Granskningspromemoria 2015 S:t Erik Försäkrings AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 16, 2016 Dnr /

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2015 S:t Erik Försäkrings AB Dnr /2016 Hemsida:

3 Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Avtalshantering 1 Skadeförebyggande arbete 3 Grundläggande granskning 6 Bolagets arbete med internkontroll 6 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 6 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 8

4

5 1 (9) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 13 april Vid planeringsmöte den 9 juni 2015 avseende S:t Erik Försäkring AB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings-PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 23 september 2015, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 2 februari Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande: Avtalshantering Skadeförebyggande arbete Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Stefan Rydberg. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Avtalshantering Enligt stadens upphandlingspolicy är det viktigt att staden uppfattas som en bra och attraktiv kund för leverantörer. Varje upphandlande myndighet ska bedriva ett aktivt arbete för att uppnå en effektiv inköpsverksamhet samt ta vara på de ekonomiska fördelar som ett sådant arbete innebär. I aktiv avtalsförvaltning ingår att följa upp

6 2 (9) hur staden respektive leverantören fullgör sina respektive delar av avtalet samt hur affärsrelationen kan utvecklas. I avtalsförvaltning ingår också att följa upp och vidta åtgärder för att upprätthålla lojalitet mot det tecknade avtalet. Granskningens syfte är att bedöma om bolagets interna kontroll avseende uppföljning av ingångna avtal är tillräcklig. Iakttagelser Bolaget har vid styrelsemötet fastställt stadens upphandlingspolicy. Bolaget har utsett en upphandlingsansvarig, vilken även är bolagsjurist. När det gäller ansvar för uppföljning och kontroll av avtal finns för varje outsourcad funktion en ansvarig som även har att kontrollera och följa upp avtalet. Vidare har bolaget fastställt riktlinjer för outsourcing som stöd till de anställda. I de granskade avtalen regleras hur uppföljning, avslutning och revision av avtalen kan ske. Bolaget har en handbok i hur kontraktsuppföljning går till. I denna framgår bl.a: Kontraktsuppföljning avser att kontrollera att avtal följs och att bolaget uppfyller sitt beställaransvar vid outsourcing av väsentliga funktioner i enlighet med FFFS 2005:1 och följer Kammarkollegiets vägledning Kontraktsuppföljning säkerställ goda affärer genom att följa upp. Vidare framgår i handboken att i samband med identifiering av vad som ska följas upp behöver man också identifiera hur omfattande uppföljningen behöver vara. Genom att på ett tidigt stadium sätta kontraktets betydelse i relation till vilken risk/påverkan samt vilken volym/värde det utgör i verksamhet kan man få en grov uppfattning om hur uppföljningen kan göras. För att hitta en rimlig omfattning och ambitionsnivå för uppföljningen framgår av handboken att man kan placera in upphandlingskontraktet i någon av uppföljningstyperna A-D enligt modellen för identifiering och prioritering av uppföljningsbehov. Grupp A mindre behov av uppföljning Grupp B medelstort behov av uppföljning Grupp C medelstort behov av uppföljning med kvalitetsfokus Grupp D större behov av uppföljning

7 3 (9) Bolaget har upprättad en förteckning över alla avtal med länkar till avtalen. Vidare framgår bl.a. uppgift om ansvarig på bolaget, avtalstid, förlängningsoption, uppsägningstid. Enligt upphandlingspolicyn ska staden i alla avtalsförhållanden fortlöpande följa upp leverantörens seriositet ekonomiskt och juridiskt. För bolaget görs detta vid upphandlingsskedet. Därefter görs detta om så anses erforderligt inom ramen för kontraktsuppföljning. När det gäller information efter varje genomförd upphandling har bolaget få anställda och flera är iblandade i upphandlingar. Information sker vid måndagsmöte för samtlig personal samt specifikt för de som hanterar avtalet. Enligt upphandlingspolicyn ska nämnder och bolag arbeta för att utveckla affärsrelationerna med sina leverantörer. Bolaget genomför detta genom avstämningsmöten. Någon väsentlig förändring jämfört med upphandlingen får dock inte förekomma. Utifrån sammanställning från leverantörsreskontran med belopp per leverantör för perioden 1/1-30/ valdes tre leverantörer ut: Crawford & Company, bokfört tkr Willis AB, bokfört tkr Tagetik Nordic AB, bokfört 729 tkr. Gällande avtal fanns i samtliga fall. Stickprov har genomförts av ett antal fakturor. I samtliga fall har fakturorna kunnat stämmas av mot avtalen. När det gäller Crawford dock genom e-post konversation mellan S:t Erik Försäkring och bolaget. Enligt uppgift från S:t Erik Försäkring kommer ett tilläggsavtal med dessa uppgifter att upprättas. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning är den interna kontrollen vad gäller bolagets uppföljning av ingångna avtal tillräcklig. Skadeförebyggande arbete Bolagets har ett uppdrag från stadsledningskontoret att arbeta med det skadeförebyggande arbetet som bygger på Trygghets- och säkerhetsprogram för Stockholms stad Bolaget ska, i samarbete med SLK, stödja Stockholms stads förvaltningar och bolag i

8 4 (9) arbetet med att identifiera risker, förebygga och begränsa skador samt minimera konsekvenser. Iakttagelser Bolaget har under året tagit fram en sammanfattande rapport över Stockholms stads risker utifrån skydd mot olyckor. Syftet med denna rapport är att ge en sammanställning och analys över stadens risker, kopplat till skadeförebyggande arbete med fokus på skydd mot olyckor. Målet är att rapporten ska kunna användas för stadens riskhanteringsarbete samt för S:t Erik Försäkrings egen verksamhet. Rapporten baseras på underlag från stadens incidentrapporteringssystem RISK, skadestatistik från S:t Erik Försäkring och utförda uppföljningar enligt Stockholms Stad Säkerhets BLUE, S:t Erik BLUE och stadens bolag och förvaltningars egen uppföljning av sitt systematiska brandskyddsarbete. Riktlinjer för Stockholms stads brandskyddsarbete fastställdes under våren I riktlinjen framgår att S:t Erik Försäkring ska sammanställa förvaltningar och bolags uppföljning av att riktlinjen för brandskydd följs. Detta har gjorts för första gången i samband med ovan nämnda rapport. Stockholms stad Säkerhet BLUE är ett verktyg som tagits fram av S:t Erik Försäkring tillsammans med stadsledningskontoret, en projektgrupp bestående av representanter från staden och S:t Erik Försäkrings konsulter Willis. Verktyget innehåller värderingskriterier för olika områden som behandlas i Trygghets- och säkerhetsprogrammet. En bedömning görs utifrån en fyra-gradig skala, rött, gult, grönt och blått. Blått innebär att ett utmärkt arbete utförs i förhållande till de uppställda kriterierna medan grönt är bra, gult bristfälligt och rött underkänt. S:t Erik BLUE används för att följa upp stadens verksamhet på objektsnivå, t ex en enskild skola, förskola eller vårdboende och liknande. Verktyget innehåller samma typ av värderingskriterier och följer upp Stockholms stads riktlinjer för brandskydd samt frågor som är relevanta utifrån försäkringssynpunkt. Stockholms stads Säkerhets BLUE uppföljningarna har utförts av S:t Erik Försäkrings konsulter Willis. Willis har även utfört uppföljningar utifrån S:t Erik BLUE på ett 50-tal fastigheter. Dessa objekt är utvalda utifrån höga byggnadsvärden. En uppföljning har även utförts av verksamheter där endast delen kopplat till stadens riktlinje för brandskydd i S:t Erik BLUE har följts upp. Fokus har varit förskolor, men även andra verksamheter har följts upp så som t ex LSS boende (lagen om stöd och service).

9 5 (9) Alla bolag och förvaltningar ska rapportera och följa upp incidenter i stadens incidentrapporteringssystem, Risk. Inom Stockholms stad definieras en incident som ett tillbud, en olycka, oönskad händelse eller skada av större eller mindre omfattning. Totalt har ca incidenter rapporterats inom staden under Rapporteringen har ökat sedan tidigare år och fortsätter att öka i ungefär samma takt. Av det totala antalet incidenter är det ca som bedömts som relevanta utifrån ett skydd mot olyckor perspektiv. Det är endast en mindre andel av incidenterna som genererar skadekostnader. Under 2014 har skadekostnaderna uppgått till ca 90 mnkr. Skadekostnaderna är främst brand och vattenskador. Skadekostnader har även samlats in från stadens bolag och förvaltningar då det gäller kostnader som inte täcks av försäkring. Totalt har skador på över 200 mnkr rapporterats som inte täcks av försäkring. Främst är det vattenskador (ca 80 miljoner) följt av brandskador (ca 60 miljoner). Tre områden sticker ut då det gäller stadens risker med fokus på skydd mot olyckor; Olycksfall, brandskador och vattenskador. De olycksfall som rapporteras, och som inte avser arbetsmiljö, berör till stor del barn och förskolor. I tillgänglig statistik framgår att en stor del av skadorna utgörs av frakturer, krosskador eller utslagna tänder. Sett utifrån ett egendomsperspektiv har staden sina största skadekostnader på grund av brand och vattenskador. Merparten av brandskadorna, som resulterar i stora skadekostnader, är anlagda. Vattenskador beror till stor del på rörläckage/avloppsstopp, frysning, skyfall eller okänd/annat. Utifrån resultatet i rapporten kommer S:t Erik Försäkring att fortsätta att följa upp frågor kopplat till skydd mot olyckor utifrån inrapporterat och insamlat underlag. Följande aktiviteter planeras under 2016: Skapa forum för centrala brandskyddssamordnare Starta pilot för att använda IT-stöd för Systematiskt brandskyddsarbete (SBA). En viktig punkt är att IT-stödet även ska kunna användas för att dokumentera inventering och analyser av risker. Uppdatera och förbättra Stockholms stads handbok för SBA. Riktade uppföljningar hos bolag och förvaltningar där behov av förbättringar föreligger kopplat till skydd mot olyckor både centralt och på enhetsnivå.

10 6 (9) Fördjupning avseende olycksstatistik framförallt kopplat till olycksfall, men även vatten. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget arbetar aktivt med uppdraget. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen för bolaget har fastställt en policy för riskhantering och Intern kontroll. Bolaget lyder under försäkringsrörelselagen och de riktlinjer som Finansinspektionen utfärdar. I Finansinspektionens allmänna råd om styrning och kontroll av finansiella företag ställs specifika krav på intern styrning och kontroll, hantering och kontroll av risker, regelefterlevnad, internrevision samt uppdragsavtal. Bolagets interna kontroll har därför utformats i enlighet med dessa regelverk. Styrelsen har i november 2014 fastställt en internkontrollplan och granskningsplan för Av denna framgår vem som ska kontrollera respektive process och när det senast ska vara genomfört under året. Vidare har bolaget specifika funktioner för intern kontroll i form av riskkontrollfunktion och complianceansvarig, vilka är fristående från verksamheten i övrigt och rapporterar till styrelsen vid varje möte. Vidare finns en oberoende granskningsfunktion som tillsätts av styrelsen och har i uppdrag att granska den operativa verksamheten i bolaget. En särskild Internrevisionsplan för detta har fastställts och revisionen utförs av KPMG. Resultatet av granskningen för 2015 kommer att rapporteras till styrelsen i mars Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och har avrapporterats till styrelsen i november. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av

11 7 (9) nedanstående framgår kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2015 och bolagets prognoser över resultatet. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fastställda avkastningskrav uppgår till 1 mnkr. Resultat efter finansnetto (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 1,0 1,0 1,0 25,3 Bokslut Resultatet före bokslutsdispositioner och skatt uppgår till 25,3, vilket är betydligt bättre är fullmäktiges avkastningskrav. Främst beror det positiva resultatet på lägre skadekostnader under året. Skadekostnaderna för egen räkning blev 52,1 mnkr, vilket är 29,2 mnkr lägre än föregående år. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 25 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 16 indikatorer fastställda av fullmäktige eller Stadshus AB. För dessa indikatorer har bolaget fastställt mål som följs upp årsvis eller tertialvis. Målen redovisas i ILS-webb och kommenteras i VD-kommentaren varje tertial samt årligen i ILS-

12 8 (9) rapporten. Revisionskontoret kan notera att bolaget även har antagit 10 st egna bolagsspecifika indikatorer. Bolaget har redovisat indikatorernas måluppfyllelsegrad i tertialrapport 2 i enlighet med moderbolagets anvisningar och denna har redovisats för styrelsen. Av denna framgår att tre indikatorer inte är uppfyllda. Dessa indikatorer avser mätning av godkänd resultatnivå. I bolagets årsredovisning framgår att alla målen är uppfyllda när det gäller fullmäktiges och Stadshus AB:s indikatorer. När det gäller bolagets egna indikatorer är en indikator delvis uppfylld och övriga är helt uppfyllda. Den indikator som är delvis uppfylld är Antalet genomförda riskbesiktningar där antalet besiktningar medvetet har begränsats för att hålla nere besiktningskostnaderna. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Fullmäktiges resultatkrav har uppnåtts. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2015 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: Samtliga sakförsäkringar som stadens nämnder och bolag har behov av ska tecknas med bolagets medverkan. Bolaget ska optimera den fösäkringsrisk som bolaget själv tar, i förhållande till storleken på det egna kapitalet och fastslagen risknivå. Stödja det olycks- och skadeförebyggande arbetet i kommunkoncernen med fokus på försäkringsbara risker samt risker som omfattas av lagen om skydd mot olyckor. Driva och finansiera utvecklingen av systemstödet RISK. Aktivt informera om sin verksamhet gentemot nämnder och bolag. Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader. Fortsätta arbetet med att samordna bolagets administration med S:t Erik Livförsäkring AB.

13 9 (9) Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv.