Stockholms Stadsteater AB

Transkript

1 Granskningspromemoria 2015 Stockholms Stadsteater AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 11, 2015 Dnr /

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2015 Stockholms Stadsteater AB Dnr /2016 Hemsida:

3 Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 2 Fördjupad granskning 2 Kultur i ögonhöjd 2 Upphandling och avtalsbevakning konstnärliga tjänster 2 Grundläggande granskning 3 Bolagets arbete med internkontroll 3 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 4 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 6

4

5 1 (7) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 9 juni Vid planeringsmötet informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag den givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin planeringspromemoria. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 30 september 2015, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret och lekmannarevisorn sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 2 februari Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl.a. följande: Kultur i ögonhöjd Upphandling och avtalsbevakning konstnärliga tjänster Ägardirektivet Utreda förutsättningarna för att utveckla en ny verksamhet i västerort Ägardirektivet Utreda förutsättningarna för att utveckla verksamheten i Skärholmen till ett kulturhus Granskningspromemoria 2015 har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Anna-Karin Karlström.

6 2 (7) Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Kultur i ögonhöjd I november 2013 beslutade kommunfullmäktige att anta kulturprogrammet Kultur i ögonhöjd - för, med och av barn och unga, program för barn- och ungdomskultur i Stockholm. Programmet utgår ifrån FN:s konvention om barnets rättigheter, de nationella kulturpolitiska målen, den nationella ungdomspolitiken, läroplanernas mål, Stockholms stads skolplan respektive förskoleplan och Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning Kultur i ögonhöjd är ett styrdokument för alla stadens nämnder och bolagsstyrelser som arbetar med barn och unga. En granskning har utförts om bolaget har implementerat och systematiskt följer upp Kultur i ögonhöjds mål och upprättade handlingsplaner utifrån programmet. Iakttagelser Bolaget har implementerat Kultur i ögonhöjds mål i verksamhetsplanen. Det sker en systematisk uppföljning av mål i tertialrapporter och verksamhetsberättelser. Bolaget har inte upprättat någon handlingsplan utifrån Kultur i ögonhöjd, däremot har verksamheterna ett tydligt barn- och ungdomsuppdrag. Bolaget har inte utsett någon lokal samordnare och idag finns ingen kontinuerlig samverkan med övriga nämnder och bolag inom ramen för programmet. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis bedöms bolaget i huvudsak efterleva Kultur i ögonhöjd. Bolaget bör överväga att utse en samordnare för att skapa ökade förutsättningar för samverkan med övriga nämnder och bolag inom ramen för programmet. Upphandling och avtalsbevakning konstnärliga tjänster Upphandlingar och direktupphandlingar ska ske enligt stadens upphandlingspolicy och riktlinjer för direktupphandling. Enligt stadens upphandlingspolicy är det viktigt att staden uppfattas som en bra och attraktiv kund för leverantörer. Varje upphandlande myndighet ska bedriva ett aktivt arbete för att uppnå en effektiv inköpsverksamhet samt ta vara på de ekonomiska fördelar som ett sådant arbete innebär. I aktiv avtalsförvaltning ingår att följa upp hur staden respektive leverantören fullgör sina respektive delar av

7 3 (7) avtalet samt hur affärsrelationen kan utvecklas. I avtalsförvaltning ingår också att följa upp och vidta åtgärder för att upprätthålla lojalitet mot det tecknade avtalet. Iakttagelser Bolaget har antagit stadens upphandlingspolicy och riktlinjer för direktupphandling. Bolaget har dokumenterade rutiner för upphandling och inköp. Bolagsjuristen är samordnade och stödjande funktion samt deltar vid förenklade upphandlingar. Avtal för konstnärliga tjänster undertecknas av verkställande direktör, ekonomichef samt bolagsjurist. Ekonomiavdelningen utför kontroller att avtal finns upprättade innan betalning sker av faktura. I lagen om offentlig upphandling finns det ett undantag som kan tillämpas vid konstnärliga tjänster. I dagsläget dokumenterar inte bolaget motivering när undantaget tillämpas. Bolaget utför seriositetskontroll av leverantör vid upphandling och vid beslut om ny leverantör. Uppföljning av lojalitet mot avtal utförs av beställaren på bolaget. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget bedöms ha rutiner som i huvudsak säkerställer att upphandling och avtalsbevakning av konstnärliga tjänster sker i enlighet med stadens riktlinjer och lagens krav. Bolaget bör överväga att dokumentera motivering när undantaget för konstnärliga tjänster tillämpas. Bolaget rekommenderas utföra seriositetskontroller på leverantörer under löpande avtalstid. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen har fastställt en internkontrollplan för år Internkontrollplanen beslutades i maj Bolaget har valt ut sju riskområden inom vilka sannolikheten bedöms som stor att fel, brist eller skada uppstår och/eller konsekvenserna bedöms som allvarliga. De områden som har valts ut är: Anskaffning av varor och tjänster Försäljning och kontakthantering IT-säkerhet Personaladministration och hantering av löneunderlag och rapporter

8 4 (7) Hantering av återlämnande av IT-utrustning m.m. när personal slutar Fribiljetter Redovisning av produktionskostnader Enligt uppgift följer bolaget upp internkontrollplanens kontrollområden månadsvis. Uppföljningen av internkontrollplan 2015 kommer att rapporteras till styrelsen i februari Revisionskontorets sammanfattande bedömning Internkontrollplan 2015 beslutades i maj Enligt Stadshuskoncernen så ska internkontrollplanen beslutas i samband med verksamhetsplanen vilket bolaget inte har gjort. I samband med verksamhetsplan 2016 har bolaget beslutat om internkontrollplan Rapportering av uppföljningen av internkontrollplan 2015 till styrelsen kommer att ske i februari Revisionskontoret har därför inte tagit del av rapportering ännu. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2015 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fastställda avkastningskrav uppgår till -345 mnkr. Resultat efter finansnetto (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T Tertialrapport 1 och 2 Ovanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i bolagets tertialrapportering har varit god under året. Bokslut Resultatet efter finansnetto uppgår till -346 mnkr, vilket är 1 mnkr sämre än fastställt resultatkrav. Intäkterna uppgår till 164 mnkr, vilket är 12 mnkr lägre än budget. Kostnaderna uppgår till 495 mnkr, vilket är 9 mnkr lägre än budget. Budgetavvikelsen beror i

9 5 (7) huvudsak på lägre övriga rörelseintäkter och övriga kostnader än bolaget hade beräknat. Investeringar (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut Tertialrapport 1 och 2 Ovanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i bolagets tertialrapportering har varit god under året. Bokslut Investeringarna uppgår till 11 mnkr vilket är 1 mnkr högre än vad som hade planerats i budgeten. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 25 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Till kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål redovisar bolaget sammanlagt 36 indikatorer, varav 15 har fastställts av kommunfullmäktige och 6 av Stadshus AB. Målen och indikatorerna har i samband med verksamhetsplanen/budgeten fastställts av bolagsstyrelsen. Styrelsen har också fastställt 15 egna indikatorer. Avrapporteringen av måluppfyllelsen har skett i samband

10 6 (7) med tertialredovisningarna och årsredovisningen till bolagets styrelse och koncernstyrelsen. I bolagets årsredovisning framgår att 25 indikatorer uppfylls helt, 10 delvis och 1 uppfylls inte. De indikatorer som uppfylls delvis är: antal scenproduktioner riktade till barn 0-18 år, antal konst- och designutställningar, antal scenkonstpremiärer, öka biljettintäkter, andel administrationsoch indirekta kostnader, resultat efter finansnetto (mnkr), aktivt medskapandeindex, medelantalet anställda, sjukfrånvaro, styrningsindex Den indikator som inte uppfylls är: intäkter från sponsring. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget har redovisat och följt upp mål och indikatorer i enlighet med Stockholms Stadshus AB:s anvisningar. Budgetavvikelsen har förklarats på ett tillfredsställande sätt. Bolaget har fastställt årsmål för indikatorerna. Bolaget uppfyller i huvudsak de uppställda målen helt eller delvis. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag I kommunfullmäktiges budget 2015 anges följande ägardirektiv: Ägardirektiv för verka för ett konstnärligt gränsöverskridande samarbete mellan bolagets verksamhetsområden utreda förutsättningarna för att utveckla en ny verksamhet i västerort utreda förutsättningarna för att utveckla verksamheten i Skärholmen till ett kulturhus arbeta aktivt för att engagera särskilt barn och ungdom som publik, besökare och deltagare i olika typer av verksamhet utreda förutsättningarna för att utveckla Fristadsprogrammet till fler konstarter och fler utövare arbeta för att tillgängliggöra produktionerna för personer med funktionsnedsättning fortsätta att utveckla bolagens fem profilbibliotek som självklara arenor för läsfrämjande och läslust för alla åldrar söka samarbete med det fria kulturlivet och andra intressenter verka för att i högre utsträckning också vara en plattform för dialog och debatt

11 7 (7) koncentrera resurserna till den konstnärliga, kulturella och publika verksamheten fortsätta arbetet med att bredda verksamhetens finansiering fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader ta över Klarabion i egen regi arbeta för att öka intäkterna följa upp av kommunfullmäktige beslutade indikatorer. Bolaget har beslutat om mätbara indikatorer eller aktiviteter för ägardirektiven. I verksamhetsberättelse 2015 redovisas hur bolaget arbetar med att genomföra ägardirektiven. Samtliga ägardirektiv upplevs av bolaget i huvudsak kunna genomföras förutom fortsätta arbetet med att bredda verksamhetens finansiering, vilket bolaget redovisar avvikelse för. Bolaget kommer att vidta åtgärder under 2016 för att kunna genomföra ägardirektivet. Revisionskontoret har följt upp hur bolaget har arbetat med två av de direktiv som fullmäktige har lämnat till bolaget. Utreda förutsättningarna för att utveckla en ny verksamhet i västerort Den 20 maj 2015 beslutade styrelsen att teckna ett tioårigt hyresavtal för Kulturhuset Trappan, Vällingby centrum, med Svenska Bostäder. Verksamheten planeras starta i februari 2016 och kommer främst omfatta teater och dans med stark lokal förankring och fokus på unga vuxna. Medborgarhusföreningen Trappan, kommer att ha ett tätt samarbete med Kulturhuset Trappan Vällingby. Utreda förutsättningarna för att utveckla verksamheten i Skärholmen till ett kulturhus Bolaget bedriver sedan 2005 verksamhet i Skärholmen. Den 20 maj 2015 beslutade styrelsen att teckna ett tioårigt hyreskontrakt med SISAB i Stockholm AB. Bolaget vill bland annat samla de kommunala kulturinstutionerna som finns i stadsdelen. Medborgarperspektivet och samarbetet med lokala aktörer kommer vara viktiga faktorer i utvecklande av verksamheten. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning bedrivs ett aktivt arbete med att genomföra kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv.