Granskningspromemoria 2008

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 12 Februari 2009 DNR /2009 Granskningspromemoria 2008 STOCKHOLM GLOBE ARENA FASTIGHETER AB

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets ekonomiska prognoser Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Uppföljning av föregående års granskning... 4

4 STADSREVISIONEN 1(5) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 12 maj Vid planeringsmöte den 9 juni 2008 avseende informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 15 oktober 2008, där bl a VD, samt bolagets förre administrativa chef, numer anställd av AEG Facilities, deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter från bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 20 februari Redogörelse för granskningsresultatet Inledning Koncernen har sedan 2002 utgjorts av ett fastighetsbolag och ett evenemangsbolag med fastighetsbolaget som moderbolag. Den 1 oktober 2008 såldes evenemangsbolaget till AEG Facilities. Merparten av koncernens verksamhet har bedrivits inom evenemangsbolaget som också har svarat för koncernens samlade administration. Med anledning av försäljningen har årets granskning i första hand varit koncentrerad till fastighetsbolagets verksamhet. Granskade områden är bolagets internkontrollplan, den ekonomiska rapporteringen samt följsamheten till ägarens direktiv och uppdrag. Sedan 1 oktober har fastighetsbolaget köpt administrativt stöd av bland annat AEG Facilities. Bokslutet har upprättats med stöd av konsult. Från och med februari 2009 kommer bolaget ha en större andel egna administrativa resurser. 2.1 Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Iakttagelser Internkontrollplanen för verksamhetsåret 2008 godkändes av styrelsen hösten Planen avser den dåvarande koncernen men kontrollområdena omfattar även

5 STADSREVISIONEN 2(5) fastighetsbolagets verksamhet. Under året har bolaget kontrollerat att gjorda anskaffningar har skett enligt gällande inköpsregler. Vidare har lönerutinen kontrollerats. Därtill har kontroll av att arbetsmiljölagen efterlevs i samband med ombyggnationer eller vid andra lokalanpassningar. Resultatet av genomförda kontroller ska redovisas för styrelsen under första kvartalet Bolagets styrelse har fastställt en internkontrollplan för verksamhetsåret De områden som omfattas av planen är ekonomi, leveranser och inköp, IT-system samt säkerhet Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontoret har bolaget under året aktivt kontrollerat den interna kontrollen i sina rutiner. De kontroller som har genomförts har varit relevanta. Under 2009 kommer bolaget att bygga upp en egen administration. En stor del av de administrativa tjänsterna, löneadministration, IT-drift mm, kommer dock att upphandlas. Det är angeläget att det även kontrolleras att de upphandlade leverantörerna hanterar bolagets administration på ett säkert sätt Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår budgeten för 2008, bolagets lämnade ekonomiska prognoser samt resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto 2008 (mnkr) Kf:s budget Bolagets Prognos Prognos Bokslut S-hus budget budget T1 T Med anledning av att evenemangsbolaget såldes under pågående verksamhetsår ändrades de förutsättningar som låg till grund för ägarens beslut om avkastningskrav. Även genomförda fastighetsförvärv har påverkat förutsättningarna. Under året har bolaget förvärvat Stockhome Fastighetsförvaltning AB som innehar de fastigheter där den nya arenan ska uppföras.

6 STADSREVISIONEN 3(5) Sammantaget redovisas för år 2008 ett negativt resultat om -53 mnkr. Moderbolaget redovisar ett negativt resultat om -81 mnkr. Med anledning av organisationsförändringen har resultatet belastats med omställningskostnader med ca 11 mnkr samt med ökade räntekostnader på drygt 2 mnkr till följd av genomförda fastighetsförvärv. Dotterbolaget Stockhome Fastighetsförvaltning AB redovisar ett positivt resultat om 28 mnkr. Det positiva resultat utgörs av reavinster som uppstått i samband med koncerninterna fastighetsöverlåtelser. Försäljningen av evenemangsbolaget till AEG Facilities var vid årsskiftet inte till alla delar reglerad. Bolaget har därför reserverat medel i bokslutet. I lämnade prognoser har bolaget uppskattat omställningskostnaderna till drygt 10 mnkr. Även en ökning av räntekostnaderna har beaktats. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T De två största investeringsprojekten är turistattraktionen Skyview och investeringen i en ny TV-studio. Avvikelsen mellan budget och årets utfall förklaras av att investeringsbesluten för de båda projekten togs av bolagets styrelse under våren Projekten fortskrider som planerat men utbetalningarna till leverantörerna har skett i något snabbare takt än beräknat. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Årets resultat har blivit betydligt bättre än budget och förväntat resultat i lämnade prognoser. Avvikelsen förklaras av genomförda verksamhetsförändringar samt av redovisade reavinster. I lämnade prognoser har en uppskattning av omställningskostnaderna ingått liksom en ökning av räntekostnaderna. Enligt revisionskontoret finns nöjaktiga förklaringar till avvikelserna och den ekonomiska uppföljningen har under rådande förutsättningar varit av god kvalitet. Prognosavvikelsen för investeringsverksamheten uppgår till ca 10 %. Även här finns nöjaktiga förklaringar till avvikelserna.

7 STADSREVISIONEN 4(5) Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Revisionskontoret har följt upp hur bolaget arbetat med de ägardirektiv för perioden som avser fastighetsbolagets verksamhet. Dessa är Verksamheten ska ge förutsättningar för ett evenemangsutbud av hög attraktionskraft bestående av bland annat sport, konserter, kultur- och familjeaktiviteter Bolaget ska delta i utredningen om en ny arena i anslutning till Globen Bolaget ska delta i arbetet med Globenområdets utveckling för att öka områdets attraktionskraft Iakttagelser Bolaget har tagit fram ett program för en ny evenemangsarena och ska ansvara för att arenan uppförs. Vidare är det planerat att turistattraktionen Skyview ska invigas under hösten Härigenom skapas förutsättningar för ett bredare evenemangsutbud samt att ökad utveckling av Globenområdet. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning bedrivs verksamheten i enlighet med gällande direktiv och uppdrag Uppföljning av föregående års granskning Föregående år granskade revisionskontoret bolagets rutiner för hantering av avtal med avseende på registrering, bevakning och förvaring. Revisionskontoret bedömde att bolaget till övervägande del har god kontroll över sina avtal. Det brister som noterades förklaras till viss del av att det IT-stödda avtalssystemet saknar viktiga funktioner. Exempelvis saknas möjlighet att ta ut användbar statistik över aktuella avtal, avtalens uppsägningstidpunkter och bindningstider. För att kompensera för detta upprättar respektive avtalsansvarig tjänsteman egna förteckningar där avtalens löptider noteras. Vidare kunde revisionskontoret notera att originalavtalen inte alltid förvaras i arkivskåp. Iakttagelser Inför försäljningen av evenemangsbolaget har samtliga avtal gåtts igenom. Detta för att klargöra vilket bolag som ska vara avtalspart mot respektive leverantör. Huvuddelen av avtalen överfördes till evenemangsbolaget.

8 STADSREVISIONEN 5(5) Evenemangsbolaget, som äger avtalssystemet, har inte gjort några förändringar i systemet. Föregående års brister i systemet kvarstår således. Fastighetsbolaget kommer under 2009 ta över hanteringen av sina avtal och ett annat IT-stöd kommer att användas. Revisionskontorets bedömning och kommentarer I samband med att bolaget tar över hanteringen av sina avtal är det angeläget att det upprättas ändamålsenliga rutiner för hur avtal ska registreras, bevakas och förvaras. En del avtal har villkor som innebär att de förlängs med ett eller flera år om beställaren inte säger upp avtalen. Bristande bevakningsrutiner kan leda till att avtal förlängs oavsiktligt. Vid den stickprovskontroll revisionskontoret genomförde noterades att samtliga originalavtal inte förvarades i fastighetsbolagets arkivskåp. Bolaget bör tillse att samtliga originalavtal förvaras samlat i arkivskåp, arkivrum eller i motsvarande brandsäkert utrymme. Lars-Erik Örsing Enhetschef Mats Bergqvist Revisor