Stockholm Stads Parkerings AB

Transkript

1 Granskningspromemoria 2013 Stockholm Stads Parkerings AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 8, 2014 Dnr /

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2013 Stockholm Stads Parkerings AB Dnr /2014 Hemsida:

3 Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Styrning av externa entreprenörer 1 Grundläggande granskning 3 Bolagets arbete med internkontroll 3 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 4 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 6

4

5 1 (7) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 22 maj Vid planeringsmöte den 12 juni 2013 avseende Stockholm Parkering informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 1 oktober 2013, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 4 februari Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande: Styrning av externa entreprenörer Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Stefan Rydberg. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Styrning av externa entreprenörer De mest omfattande entreprenader i nuläget är Parkeringsövervakning och Renhållning/snöröjning samt en driftentreprenad gällande 14 anläggningar. När det gäller

6 2 (7) parkeringsövervakningen pågår ett upparbetande av kontroll och uppföljningsrutiner då avtalet är tecknat från 1 maj Avtalet angående driftentreprenad av 14 anläggningar omfattar ett antal ytparkeringar samt ett antal garage. När det gäller ytparkeringar ingår plockstädning samt snöröjning och sandupptagning. När det gäller garage är omfattningen den dagliga skötseln med ronderingar städning och tillsyn och utöver det maskinsopning och snöröjning i förekommande fall. Skötselentreprenaden omfattar inte parkerings- och driftteknik. Entreprenaden uppgår till 1 mnkr/år. När det gäller uppföljning och kontroll av leverans av tjänsterna finns väl utarbetade rutiner. Inför avtalstecknandet genomförs kontroller enligt stadens regler om seriositet och ekonomisk ställning. Bolaget har också en person som samordnar och säkerställer att alla upphandlingar följer det av staden fastställa regelverk. Uppföljning och kontroll under avtalstiden är i huvudsak inriktad på kvalitet av leveransen. Bolaget har vid upphandling kontrollerat att alla krav är uppfyllda och att respektive företag är godkänd enligt det regelverk som finns inom Stockholm stad. Vidare är bolaget uppmärksam på om det skulle vara något som känns oklart eller inte längre stämmer med de uppgifter som lämnats vid upphandlingstillfället och följer upp detta kontinuerligt. Uppföljningen sker på en rad olika sätt. Inom området garage norr och söder ronderas alla anläggningar som regel minst en gång i veckan av servicepersonal. Vid det tillfället säkerställs att leverans skett och att kvaliteten är god. Skulle kvaliteten vara bristfällig meddelas att arbetet måste göras om. Det händer dock emellanåt i en så stor entreprenad som denna att det ibland inte blir som planerat, datum flyttas och tekniska problem uppstår och ibland även sjukdomar. Vid påpekande åtgärdas detta alltid av entreprenören. En del signaler kommer även från kunderna som i många fall när dom kontaktar bolaget läst fel på informationen om när sopning ska ske eller hävdar att sopning ej har skett. Dessa signaler följs upp av bolagets arbetsledning. Även parkeringsövervakningen kan felrapportera om skötseln inte är tillfredställande. Kontroll över daglig skötsel är betydligt mer tidskrävande från bolagets horisont och svårare att genomföra. Vid

7 3 (7) upprepade felanmälningar avseende skötseln genomförs extra kontroller. Numer gör Stockholm Parkering en kontroll en gång om året att företaget uppfyller de krav som ställts i upphandlingen. Om kraven inte uppfylls behöver det ändå inte vara tillräckliga skäl för att avsluta avtalet. Utöver den kontinuerliga kontakten och därmed kontrollen genomförs årligen möten mellan ledningen för Förvaltnings- och driftavdelningen med ledningen för entreprenören för att säkerställa att kontakterna mellan organisationerna fungerar och att leverans enligt avtalet sker. Från 2014 kommer avstämning mellan Stockholm Parkering och entreprenören att ske två gånger/år och då intensifieras arbetet med att utveckla kvaliteten av framförallt maskinsopningen. Minnesanteckningar upprättas alltid vid dessa möten som undertecknas av bolaget och entreprenören. När det gäller kontroll av underentreprenörer lämnar entreprenören en lista över dessa till bolaget varje år. Sammanfattningsvis anser bolaget att det är enklare att kvalitetssäkra entreprenader som omfattar klart avgränsade delar av verksamheten än mer omfattande skötselentreprenader. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets sammanfattande bedömning utifrån de entreprenader som granskats är att bolaget i huvudsak har en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av de externa entreprenörerna som sköter driften av parkeringsanläggningar. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen för Stockholm Parkering har fastställt en policy för intern kontroll. I policyn definieras att kontroller baseras på genomförda risk- och sårbarhetsanalyser men även processkontroller i verksamhetssystem skall ingå i det planerade kontrollarbetet. En ny SWOT-analys har upprättats under 2013 i syfte att öka ledningens kunskap om bolagets styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Styrelsen har fastlagt ett antal områden som ska ingå i den Interna kontrollplanen för 2013:

8 4 (7) Säkra kontanthantering Säkra upphandling av övervakningsuppdraget Säkra att investeringskostnaderna inte överstiger genomförandebeslutet Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och kommer att avrapporterats till styrelsen i februari. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2013 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fastställda avkastningskrav uppgick till 35 mnkr men justerades ned till 15 mnkr med anledning av ärendet Stimulans för Stockholm. Resultat efter finansnetto Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T Tertialrapport 1 och 2 Av VDs kommentarer till tertialrapport 1 och 2 framgår att prognosen för årets resultat är något bättre jämfört med budget. Avvikelsen i prognosen beror främst på ökad beläggning i parkeringsanläggningarna. Bokslut Årets resultat efter finansnetto uppgår till 47 mnkr, vilket ska jämföras med budgeten som uppgår till 15 mnkr. Den främsta orsaken till avvikelsen beror på högre beläggning i parkeringsanläggningarna, tillkommande uppdrag och i viss mån på höjda taxor som sammantaget medfört ökade intäkter med 20 mnkr. Bolagets rörelsekostnader är också 9 mnkr lägre än budget, vilket

9 5 (7) beror på lägre kostnader för parkeringsövervakning samt lägre kostnader för IT. I resultatet ingår åtgärder enligt Stimulans för Stockholm med 20 mnkr enligt budget. Investeringar (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut Avvikelsen mot budget är ca 92 mnkr. Avvikelsen beror på att byggnationsstarten av parkeringshus Stigberget och Råcksta har försenats på grund av att bygglovsprocessen har tagit längre tid än planerat. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts och för bolagen också ägardirektiv. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator och aktiviteter kopplade till bolagets ägardirektiv, att mål och aktiviteter följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 22 indikatorer fastställda av fullmäktige. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål. Årsmålen redovisas i ILS-webb samt i bolagets budget som är antagen av styrelsen.

10 6 (7) Revisionskontoret kan notera att bolaget även har antagit egna bolagsspecifika indikatorer med årsmål. Bolaget har redovisat indikatorernas måluppfyllelsegrad i tertialrapport 2 i enlighet med moderbolagets anvisningar. I stort har samtliga årsmål uppfyllts. Avvikelse finns när det gäller Avvikelse investeringsbudget samt Sjukfrånvaron. I bolagets årsredovisning framgår att de flesta målen för indikatorerna är uppfyllda. Målen för avvikelse sjukfrånvaro (utfall 5,3 % jämfört med årsmålet 4,2 %) och avvikelse investeringsbudget är inte uppfyllda. Följande mål är delvis uppfyllda; Andel dialogträffar med representanter från rådet för funktionshinderfrågor rörande Stigberget, Nöjd kund-index skall vara lägst 67 % (utfall 66 %), Chefer och ledare ställer tydliga krav på sina medarbetare (utfall 68 % jämfört med årsmål 71 %). Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Det finns dock en relativt stor differens mellan bokslutet och prognosen i tertialrapport 2. I kommentarerna till prognosen i tertialrapport 2 framgår dock följande I prognosen har vissa reserveringar gjorts för extra underhållsinsatser. Exakt tidpunkt för renoveringarna är osäker vid prognosens upprättande. Förskjuts underhållet till efter årsskiftet kommer resultatet för helåret att förbättras. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2013 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: Genomföra bolagets investeringsplan avseende planerade nya planeringsanläggningar och i samarbete med exploateringsnämnden påbörja genomförandet av det nya programmet för tillkommande parkeringsanläggningar I samverkan med exploateringsnämnden, AB Storstockholms Lokaltrafik och berörda grannkommuner verka för större möjligheter till infarts- och utfartsparkering. Parkeringarna ska även förses med bättre skyltning

11 7 (7) Medverka i utvecklingen av vision Söderstaden genom bland annat förvärv av garaget under nya Stockholmsarenan Genomföra prisjusteringar när marknaden så medger Skapa effektiva och attraktiva infartsparkeringar med ett gott serviceutbud Fortsätta kvalitetsarbetet inom bolaget, vilket bland annat innebär ökad trygghet och trivsel för bilisterna Fortsätta se över möjligheten att teckna avtal om stadens övriga bolags parkeringsverksamhet Delta i elbilsstrategin genom att fullfölja sitt initiativ att genomföra en utbyggnad av laddstolpar i Stockholm, samt utvärdera hur elstolparna används Kommande så kallade supermiljöbilspremiebilar ska kunna parkera förmånligt och i vissa fall gratis i bolagets öppna anläggningar under perioden Fortsätta pröva möjligheten att outsourca delar av driftverksamheten Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader Bolaget ska följa upp införandet av avgiftsfria infartsparkeringar och se över möjligheten att utöka detta samt göra en översyn av infartsparkeringarnas läge och nyttjandegrad. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Förvärv av garaget under nya Stockholmsarenan har inte gjorts under År 2009 fattade styrelsen ett inriktningsbeslut gällande Arenagaraget. Därefter har SGA Fastigheter och Stockholms Parkering överenskommit om att Stockholm Parkering ska sköta driften av Arenagaraget under en övergångsperiod för att i ett senare läge förvärva Arenagaraget till ett bedömt marknadsläge.