Granskningspromemoria 2007

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 7 Februari 2008 DNR /2008 Granskningspromemoria 2007 SISAB (SKOLFASTIGHETER I STOCKHOLM AB)

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN 1(1) INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Särskild granskning Granskning av bolagets hantering av e-post utifrån stadens regler Underhållsbehov i bolagets anläggningar och fastigheter Bolagets projektstyrningsmodell Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 7

4 STADSREVISIONEN 1(8) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 15 maj Vid planeringsmöte den 7 juni 2007 avseende SISAB, informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 11 oktober 2007, där även SISABs VD och ekonomichef deltog. Vid mötet närvarade även representanter från Stockholms Stadshus AB och moderbolagets revisor. Under granskningsåret har revisionskontoret träffat VD, ekonomichef, controller, avdelningschefer m fl i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 20 februari Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande områden: Granskning av bolagets hantering av e-post utifrån stadens regler Underhållsbehov i bolagets anläggningar och fastigheter Bolagets projektstyrningsmodell Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning Granskning av bolagets hantering av e-post utifrån stadens regler Fullmäktige har i mars 2007 antagit nya e-postregler. Koncernstyrelsen har beslutat att uppmana bolagen inom koncernen Stockholms Stadshus AB att anta de nya reglerna. Granskningen ska ge svar på om bolagen har antagit och följer dessa nya regler.

5 STADSREVISIONEN 2(8) En redovisning har gjorts till styrelsen angående de nya reglerna för elektronisk post har gjorts vid sammanträde VD fick i uppdrag att tillse att dessa ägardirektiv inarbetas och tillämpas i bolaget. Personalen är informerad genom det interna styrdokumentet Policy gällande hantering av e-post som senast är reviderat Här framgår t ex hur ankommande och utgående e-post ska hanteras. Vidare framgår vad som gäller vid tjänstemans frånvaro, att det är varje enskild medarbetares ansvar att se till att någon kollega kontrollerar e-post vid frånvaro. Vidare framgår i bolagets IT-säkerhetsregler ( ) att e-post av officiell karaktär ska diarieföras (vidarebefordras till diarie@sisab.se). Särskilda möten för personalen om de nya reglerna är planerade. Först ska dock en rutin fastställas för hur ankommande e-post vid tjänstemans frånvaro ska hanteras. Bolaget har en officiell e-postadress. E-posten kommer hit och för denna adress finns ständig bevakning med back-up. E-post som kommer direkt till den anställde tas omhand enligt bolagets rutiner. Vid sjukdom finns en rutin för att hantera att inkommande e-post blir lästa. Detta ordnas genom IT-avdelningen. Styrelseledamöterna har fått information om att regelverket även gäller dem. De har även fått instruktion om hur e-post som kommer till deras privata adresser skall hanteras. Sekretessbelagd information hanteras inte via e-post. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget påbörjat arbetet med att vidta åtgärder för att säkerställa att stadens e-postregler följs. En uppföljning av dessa rutiner kommer att genomföras under Underhållsbehov i bolagets anläggningar och fastigheter Revisionskontoret har med hjälp av konsult genomfört en granskning av hur stadens fastighets- och anläggningsförvaltande nämnder och bolag arbetar med planering, genomförande och uppföljning av underhåll. En viktig utgångspunkt för granskningen har varit kommunfullmäktiges ägardirektiv att bolagen ska se till att bibehålla tillgångarna i reala termer. En revisionsrapport har upprättats och överlämnats till bolagets styrelse för yttrande till

6 STADSREVISIONEN 3(8) Revisionskontorets bedömning och kommentarer till resultatet från granskningen redovisas på ett sammanfattande sätt nedan. Inom SISAB pågår ett omfattande arbete med att lägga in uppgifter i den nya fastighetsdatabasen, vilket kommer att medföra att underlaget för planeringen av underhållet blir väsentligt bättre. Underhållsplanen genomförs i hög grad. Under 2007 har en betydande avvikelse uppstått på grund av att underhållsmedel använts till bl a ombyggnader. Bolaget uppger att ytterligare nedskärningar av underhållet riskerar att leda till att realvärdet av skolorna inte kan upprätthållas. Bolaget har interna riktlinjer till stöd för gränsdragningen mellan investeringar och underhåll. För samtliga granskade enheter rekommenderas att underhållsplanerna utvecklas i olika avseenden. De bör innehålla en bedömning av bl a beståndets skick, strategi för underhållet och analys av utfallet av föregående års plan. Mot bakgrund av att frågan om underhåll av skolor tilldelat sig ett stort intresse, bör information ges i bl a årsredovisningen om skolornas underhåll i relation till behovet Bolagets projektstyrningsmodell Bolagets investeringsbudget uppgår till 991 mnkr år Flera stora investeringsprojekt är planerade under Granskningen ska ge svar på om bolagets modell för styrning av investeringsprojekt är tillförlitlig. Bolagets investeringsvolym beror på omfattningen av beställningar från utbildningsnämnden samt stadsdelsnämnderna. Som grund gäller det Ramavtal för skollokaler 2006 som träffats mellan SISAB och Stockholms stad genom kommunstyrelsen. Varje nämnd tecknar och svarar självständigt för objektsvisa hyreskontrakt inom sitt ansvarsområde. Utifrån gjord beställning tar SISAB fram en offert som förhandlas innan beslut om genomförande fattas. När detta är klart fastställs offerten med ett fast pris. Projekt som överstiger 10 mnkr måste dock godkännas av kommunstyrelsens ekonomiutskott. Rutiner projektstyrning Bolagets projektansvarig har sedan 2002 använt en mall för styrning av projekten som har gjorts i Word. Denna mall har nu utvecklats och finns nu som ett webb-

7 STADSREVISIONEN 4(8) verktyg. Vid årsskiftet tas det gamla systemet bort och då ska alla projektansvariga använda webb-verktyget. I budgeten 2007 finns ca 300 projekt. Projektavdelningen driver investeringsprojekt och regionerna driver främst de större underhållsprojekten. Det är ca personer som driver projekt, ca projekt var på projektavdelningen och något färre på regionerna. När det gäller projekt inom förskoleverksamheten ska projektstyrningen anpassas så att processen kan snabbas upp eftersom dessa projekt oftast är enklare jämfört med skolprojekt. Projektstyrningsmallen är indelad i följande projektskeden: 1. Utredning 2. Förslagshandling 3. Projektering bygghandling 4. Produktion 5. Projektavslut Under varje projektskede finns aktivitetslistor som används som checklistor med ledtexter. Varje aktivitet dokumenteras i systemet. Dokumentationen skrivs även ut och sparas i pärmar per projekt. Granskning särskilda projekt Via stickprov har granskning av projektet Sturebyskolan om- och tillbyggnad av kök genomförts. Av den ursprungliga offerten framgår att kostnaden uppgår till ca 21,0 mnkr, vilket innebär en tillkommande hyra på ca tkr första året. Av den ekonomiavstämning som har gjorts av projektet framgår att kostnaden hamnar på ca 24,5 mnkr. I detta belopp ingår dock tilläggsbeställningar under projektets gång, vilket gör att projektet i stort har genomförts enligt kalkylen. I tilläggsbeställningarna ingår både beställningar från kunden men även interna beställningar inom bolaget för t ex underhåll. Det är bara kundens beställning som påverkar hyran. Vid genomgång av projektets ekonomiska del har dokumentationen väl uppfyllt kraven i bolagets projektstyrningsmodell, både vad gäller innehållet i pärmar samt i IT-systemen.

8 STADSREVISIONEN 5(8) Vidare har via stickprov granskning gjorts av projektet Förskolan Gläntan ombyggnad av kök genomförts. Av den ursprungliga offerten framgår att kostnaden uppgår till tkr. Av den ekonomiavstämning som har gjorts av projektet framgår att kostnaden blev tkr, vilket innebär ett hyrestillägg på 180 tkr/år. Orsaken till att kostnaden blev högre än den ursprungliga kalkylen var främst att en installation av en fettavskiljare behövde göras. Vid genomgång av projektets ekonomiska del har dokumentationen uppfyllt kraven i bolagets projektstyrningsmodell. IT-systemet har inte använts utan checklistor har skrivits ut och anteckningar har gjorts på dessa. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget en väl fungerande modell för projektstyrning. De projekt som granskats visar att modellen har följts i dessa fall. Enligt bolagets planering skall alla projekt fr o m 2008 registreras i det nya webbverktyget. I bolagets Intern kontrollplan för 2007 framgår att rutinerna för projektstyrning ska kontrolleras två gånger per år (vid prognos 2 samt bokslut) genom att fem projekt per halvår kontrolleras. Detta har inte genomförts vid prognos 2 och revisionskontoret vill påpeka vikten av att bolaget genomför denna typ av kontroller. 2.2 Basgranskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen antog en internkontrollplan för år 2007 som till stora delar överensstämmer med internkontrollplanen för år Planen bygger på en riskanalys av bolagets omvärlds-, process- och beslutsrisker. Styrelsen beslutade att en ny riskanalys ska genomföras. Riskanalysen ska genomföras i treårsintervall. Av den förslagsmodell som tagits fram framgår att riskanalysen, interkontrollplanen och de löpande kontrollaktiviteterna ska kopplas samman.

9 STADSREVISIONEN 6(8) Revisionskontorets bedömning och kommentarer Bolaget har arbetat enligt fastställd policy och plan för Revisionskontoret ser positivt på att en ny riskanalys har genomförts. De kontroller som tagits upp i planen har i stort sett genomförts Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2007 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto, mnkr Kf:s budget Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut Tertialrapport 1 och 2 Enligt VD-kommentaren beräknas resultatet efter finansnetto exklusive realisationsförluster uppgå till -45 mnkr i prognosen i samband med tertialbokslut 1 (-56 mnkr inklusive realisationsförluster). Detta beror främst på ökade kostnader i stora projekt samt ökade ränte- och avskrivningskostnader p g a hög investeringstakt. I prognosen efter tertialbokslut 2 är prognosen -21 mnkr (-35 mnkr inklusive realisationsförluster), vilket är en förbättring med 24 mnkr jämfört med prognos 1. Detta beror dels på minskade driftkostnader (uppvärmning och renhållning) och hårdare prioriteringar i underhållet, dels på ökade intäkter för beställda anpassningar av projekt samt försäkringsersättningar. Intäkts- och kostnadsutvecklingen analyseras och förklaras i tertialrapporterna. Bokslut Enligt VD-kommentaren till bokslutet uppgår resultatet efter finansnetto exklusive realisationsvinster till -18 mnkr, vilket ska jämföras med det fastställda resultatkravet om 0 mnkr. Om man tar hänsyn till realisationsvinsten uppgår årets resultat till -9 mnkr.

10 STADSREVISIONEN 7(8) Investeringar, mnkr Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T Tertialrapport 1 och 2 I prognos 1 beräknas investeringarna uppgå till 996 mnkr och i prognos 2 till mnkr. En detaljerad analys med förklaringar lämnas till avvikelsen mot budget i samband med prognos 1, dock ej i prognos 2. Bokslut Av VD-kommentaren framgår att investeringarna uppgår till 906 mnkr vilket är en minskning i förhållande till budget med 64 mnkr. Av analysen framgår att minskningen beror på att ett antal planerade projekt avbeställts eller förskjutits i tiden. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning är bolagets prognossäkerhet tillfredsställande. Den avvikelse som redovisas i resultaträkningen mellan bokslut och prognos 1 beror på att åtgärder har vidtagits för att minska det prognostiserade underskottet. Fullmäktiges resultatkrav har dock inte uppnåtts. Beträffande investeringarna finns en stor avvikelse mellan bokslut och prognos 2. Denna förklaras av att ett antal planerade projekt avbeställts eller förskjutits i tiden Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2007 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: bolaget ska arbeta kontinuerligt med åtgärder för en tryggare miljö i och omkring skolan och prioritera förebyggande åtgärder mot klotter och annan skadegörelse tillsammans med stadsdelsnämnderna m. fl. medverka till att sänka stadens totala kostnader för lokaler

11 STADSREVISIONEN 8(8) bolaget ska fortsätta såväl det förebyggande arbetet mot klotter och annan skadegörelse Revisionskontorets bedömning och kommentar Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Vad gäller arbetet mot klotter kan noteras att bolaget sanerar klotter inom 24 timmar till ca 90 %. Målet är att under 2008 höja denna siffra till 100 %. Lars-Erik Örsing enhetschef Stefan Rydberg revisor