Granskningspromemoria. S:t Erik Försäkring AB

Transkript

1 Granskningspromemoria 2017 S:t Erik Försäkring AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 16, 2018 Dnr: /2018

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivits i nämnder och bolag. Stadsrevisionen i Stockholm stad granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för bolagsstyrelser sammanfattar stadsrevisionen det gångna årets granskningar och bedömningar av verksamheten. Granskningar som genomförs under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på stadsrevisionens hemsida, De kan också beställas från revisionskontoret, revision.rvk@stockholm.se. Granskningspromemoria 2017 S:t Erik Försäkring AB Nr: 16, 2018 Dnr: /2018

3 Innehåll 1. Planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Intern kontroll Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Uppföljning av tidigare års granskningar... 10

4 1 (10) 1. Planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte i april Under året har följande möten genomförts: Vid planeringsmöte i maj informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings-PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat att granska verksamhet och intern kontroll samt pröva om verksamheten bedrivits enligt fullmäktiges uppdrag och mål samt de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet har varit Stefan Rydberg vid revisionskontoret. 2. Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Intern kontroll I detta avsnitt redovisas om bolagets arbete med den interna kontrollen är aktiv och ändamålsenlig, d.v.s. förebygger, upptäcker och åtgärdar. Vidare om arbetet är strukturerat och integrerat i organisationen, i system och det löpande arbetet samt om bolaget utvärderar och följer upp det interna kontrollsystemet/-arbetet. Den samlade bedömningen, grundad på årets granskning, är att bolagets styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten varit tillräcklig. De iakttagelser som ligger till grund för denna bedömning redovisas nedan. Av redovisningen framgår att inga väsentliga brister har noterats.

5 2 (10) Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen för bolaget har fastställt en policy för riskhantering och Intern kontroll. Bolaget lyder under försäkringsrörelselagen och de riktlinjer som Finansinspektionen utfärdar. I Finansinspektionens allmänna råd om styrning och kontroll av finansiella företag ställs specifika krav på intern styrning och kontroll, hantering och kontroll av risker, regelefterlevnad, internrevision samt uppdragsavtal. Bolagets interna kontroll har därför utformats i enlighet med dessa regelverk. Styrelsen har i november 2016 fastställt en internkontrollplan och granskningsplan för 2017 som bygger på genomförd riskinventering. Av denna framgår vem som ska kontrollera respektive process och när det senast ska vara genomfört under året. Vidare har bolaget specifika funktioner för intern kontroll i form av riskkontrollfunktion och complianceansvarig, vilka är fristående från verksamheten i övrigt och rapporterar till styrelsen vid varje möte. Vidare finns en oberoende granskningsfunktion som tillsätts av styrelsen och har i uppdrag att granska den operativa verksamheten i bolaget. En särskild Internrevisionsplan för detta har fastställts och revisionen utförs av KPMG. Resultatet av granskningen för 2017 kommer att rapporteras till styrelsen i mars Iakttagelser Med stöd av internt granskningsprogram har granskning av bolagets interna kontroll genomförts. Av denna granskning har bl.a. framkommit att bolaget har en årlig och strukturerad riskbedömning som fångar upp väsentliga risker. Vidare har bolaget tillräckliga kontrollaktiviteter och den interna kontrollen följs upp systematiskt och regelbundet. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och har avrapporterats till styrelsen i november. Revisionskontorets bedömning Revisionskontorets granskning av bolagets process för intern kontroll visar att den ger förutsättningar för en kontroll som är aktiv och ändamålsenlig. Arbetet med den interna kontrollen är strukturerat och integrerat i organisation, system och det löpande arbetet.

6 3 (10) Direktupphandling Revisionskontoret har genomfört en granskning av om bolaget har en tillräcklig intern kontroll som säkerställer att LOU och stadens riktlinjer för direktupphandling följs. Enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) får direktupphandling ske om kontraktets värde uppgår till högst kr. Vid direktupphandling görs ett undantag från LOU:s krav på annonsering och öppen konkurrens. Iakttagelser Bolagets styrelse har beslutat att anta Stockholms stads riktlinjer för direktupphandling. Dessa finns på bolagets gemensamma datakatalog (g-träd) och har redovisats till personalen av bolagsjuristen. Information sker från bolagsjuristen till personalen vid eventuella ändringar. När det gäller kontroll av om riktlinjerna följs har bolaget få anställda och alla upphandlingar godkänns av VD. VD avgör från fall till fall vem på bolaget som ska genomföra direktupphandling. Bolaget genomför få direktupphandlingar (ca 4-5 per år), vilket möjliggör att man kan ha god kontroll över dessa. Bolaget har fastställda rutiner och instruktion för avtalsuppföljning, Denna baseras på avtalets vikt och omfattning. Rapportering av nya avtal sker till VD som rapporterar årligen till styrelsen. Avtalsförteckning finns under g-trädet. När det gäller dokumentation av upphandlingar så finns underlag i bolagets g-katalog. Avtal finns i bolagets avtalsregister. En verifierande granskning av direktupphandling av fyra leverantörer har genomförts. Dessa avser konsulttjänster och städtjänster med bokförda kostnader per 30 september mellan 59 tkr och 236 tkr. I samtliga fall var dokumentationen av upphandlingarna tillräcklig. Upphandlingarna var utförda enligt LOU och stadens riktlinjer och stadens dokumentationsmall vid direktupphandling har använts. I några fall hade endast en leverantör tillfrågats, i dokumentationsmallen fanns motivering till detta. De motiv som fanns beskrivna bedöms som rimliga.

7 4 (10) Revisionskontorets bedömning Utifrån genomför granskning bedöms bolaget ha en tillräcklig intern kontroll som säkerställer att LOU och stadens riktlinjer för direktupphandling följs. 2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat I detta avsnitt redovisas en granskning av om bolagets resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer, gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen avser såväl genomförandet som resultatet av verksamheten. Sammantaget bedöms att bolaget i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att det ekonomiska utfallet ligger i nivå med budget och att det verksamhetsmässiga resultatet är förenligt med kommunfullmäktiges mål och ägardirektiv Bolagets ekonomiska resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto samt investeringsutfall. Av nedanstående framgår kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2017 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Årets fastställda avkastningskrav uppgår till 1 mnkr. Resultat efter finansnetto (mnkr) Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut 1,0 1,0 1,0 44,0 Bolaget prognostiserade ett resultat enligt budget i tertialrapport 2. Resultatet i tertialrapport 2 är dock bättre än budget för helår. Resultatet är dock beroende av det positiva skadeläget, vilket kan förändras snabbt. Av det skälet valde bolaget att inte revidera sin prognos. I bokslutet redovisas ett resultat som är 43 mnkr bättre än budget. Orsaken till detta beror främst på att skadekostnaderna blev 38 mnkr lägre än budget.

8 5 (10) Revisionskontorets bedömning Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Ovanstående sammanställning visar att prognossäkerheten inte har varit helt tillräcklig under året, men att rimliga förklaringar till detta har lämnats. Resultatet är i väldigt stor grad beroende av skadeutvecklingen under året. Bolagets avkastningskrav har uppnåtts Bolagets verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat om verksamheten bedrivits enligt fullmäktiges uppdrag och mål samt ägardirektiv. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 26 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 11 indikatorer fastställda av fullmäktige och 6 indikatorer fastställda av Stadshus AB. För dessa indikatorer har bolaget fastställt mål som följs upp årsvis eller tertialvis. Målen redovisas i ILS-webb och kommenteras i VD-kommentaren varje tertial samt årligen i ILS-rapporten. Revisionskontoret kan notera att bolaget även har antagit 9 egna bolagsspecifika indikatorer. I bolagets bokslut framgår att alla målen i huvudsak är uppfyllda. Avvikelse finns när det gäller målet Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor beroende på att resultatet i nedarbetarenkäten visar att Aktivt Medskapandeindex uppgår till 74 jämfört med målvärdet 90. Detta är också en sänkning jämfört med

9 6 (10) tidigare år. Enligt bolaget är åtgärder vidtagna och planerade i form av bland annat medarbetarsamtal och teambuildingsaktiviteter. Vidare finns avvikelse när det gäller målet för indikatorn för sjukfrånvaron där utfallet uppgår till 14,5 % jämfört med målet på 2,5 %. Det höga utfallet beror på att en person varit sjukskriven under hela sin barnledighet. När det gäller Stadshus AB:s indikator Andelen administrationsoch indirekta kostnader är målet för detta inte uppfyllt. Orsaken till detta är att bolagets administrativa kostnader ställs i relation till bolagets övriga kostnader som bland annat inkluderar samtliga skadekostnader. För 2017 har bolagets administrativa kostnader sjunkit samtidigt som skadekostnaderna är mycket låga, vilket får som effekt att målet inte uppnås. Revisionskontorets bedömning Bolagets resultat för 2017 bedöms i allt väsentligt vara förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Uppföljningen av ägardirektiven ingår i ILS-rapporteringen. Bolaget har formulerat aktiviteter och i vissa fall indikatorer till ägardirektiven. Revisionskontoret har översiktligt följt upp hur bolaget arbetar med fullmäktiges ägardirektiv. Iakttagelser Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2017 ska bolagsstyrelsen arbeta med följande ägardirektiv: Samtliga sakförsäkringar som stadens nämnder och bolag har behov av ska tecknas med bolagets medverkan. Bolaget ska optimera den försäkringsrisk som bolaget själv tar, i förhållande till storleken på det egna kapitalet och fastslagen risknivå. Stödja det olycks- och skadeförebyggande arbetet i kommunkoncernen med fokus på försäkringsbara risker samt risker som omfattas av lagen om skydd mot olyckor. Aktivt driva och finansiera utvecklingen av systemstöd för incidentrapportering. Aktivt informera om sin verksamhet gentemot nämnder och bolag.

10 7 (10) Fortsätta arbetet med att samordna bolagets administration med S:t Erik Livförsäkrings AB. Revisionskontorets bedömning Revisionskontorets samlade bedömning är att bolaget arbetar aktivt med att genomföra ägarens direktiv. Se även nästkommande avsnitt om det skadeförebyggande arbetet Skadeförebyggande arbete Bolagets har ett uppdrag från stadsledningskontoret att arbeta med det skadeförebyggande arbetet som bygger på Trygghets- och säkerhetsprogrammet för Stockholms stad. Bolaget ska, i samarbete med SLK stödja Stockholms stads förvaltningar och bolag i arbetet med att identifiera risker, förebygga och begränsa skador samt minimera konsekvenser. Syftet med granskningen är att bedöma om staden har en tillräcklig styrning och samordning av arbetet med trygghets- och säkerhetsfrågor när det gäller det skadeförebyggande arbetet. Inriktning sker på S:t Erik Försäkring ABs roll i detta arbete. Iakttagelser Bolaget har under året tagit fram en sammanfattande rapport över Stockholms stads risker med fokus på försäkringsbara risker och skydd mot olyckor. Syftet med denna rapport är att identifiera och till viss del analysera stadens risker som är relevanta utifrån försäkringssynpunkt samt fokus på skydd mot olyckor. Målet är att rapporten, som avser statistik från 2016, ska kunna användas som underlag för Stockholms stads riskhanteringsarbete samt för S:t Erik Försäkrings egen verksamhet. Rapporten baseras på underlag från stadens incidentrapporteringssystem RISK och IA, skadestatistik från S:t Erik Försäkring, statistik från räddningstjänsten och Socialstyrelsen samt utförda besiktningar och stadens bolag och förvaltningars egen uppföljning av sitt systematiska brandskyddsarbete och skadekostnader. Ca incidenter har rapporterats i Stockholms stads incidentrapporteringssystem under Rapporterade incidenter berör främst olycksfall (30%), följt av egendom/säkerhet (25%), hot och våld (21%), tillbud (15%), övrigt (5%) och miljöhändelser (4%). Rapportering, men framförallt hantering och lärande, av incidenter är en viktig del av stadens förebyggande arbete. Det finns troligen

11 8 (10) ett stort mörkertal avseende rapporteringen, men positivt är att antalet rapporter fortsätter att öka för varje år och har gjort det sedan rapporteringen började. Socialstyrelsen har statistik avseende dödsfall som sker kopplat till personer som är skrivna inom Stockholms stad. Flest olyckor är ospecificerade följt av fallskador, förgiftningar, vägtrafikolyckor, drunkning, kvävning och bränder. Fallskador är även den olyckstyp där flest behöver uppsöka vård och vistas minst ett dygn på sjukhus på grund av skador. Då det gäller egendom är det främst brand och vatten som rapporterats. Vattenskador står för de totalt största skadekostnaderna medan brandskador resulterar i de enskilt största kostnaderna per inträffat fall. Generellt rapporteras det få miljöhändelser inom Stockholms stad. Det som rapporteras är främst problem med innemiljö, sanitär olägenhet och nedskräpning/tjuvtippning. Stockholms stad har uppskattningsvis haft över 300 miljoner i skadekostnader under Endast ca 35 miljoner täcks av stadens återförsäkring, vilket medför att 265 miljoner ersätts med stadens pengar. S:t Erik BLUE S:t Erik BLUE används för att följa upp stadens verksamhet på objektsnivå, t ex en enskild skola, förskola eller vårdboende och liknande. Verktyget innehåller värderingskriterier och följer upp Stockholms stads riktlinjer för brandskydd samt frågor som är relevanta utifrån försäkringssynpunkt. Uppföljningarna har gjorts av S:t Erik Försäkrings konsulter Willis Towers Watson under 2016 och en del besiktningar har utförts under 2017 av S:t Erik Försäkrings nya konsulter Söderberg & Partners, som tog över Willis Towers Watsons uppdrag efter en upphandling som skedde under Besiktningar sker på ett 50-tal fastigheter. Dessa objekt är utvalda utifrån främst höga byggnadsvärden. För att identifiera även andra risker används statistiskt underlag från MSB, Socialstyrelsen, SCB, Storstockholms brandförsvars (SSBF) Handlingsprogram för skydd mot olyckor, samt omvärldsbevakning. Brand Antalet rapporterade incidenter kopplat till brand och rapporterade skador till S:t Erik Försäkring har minskat två år i rad. Rensas statistiken från skador som inte genererat några skadekostnader för bolaget ser trenden annorlunda ut då antalet ökar för Detta

12 9 (10) kan bero på att flera skador fortfarande är öppna och att det inte går att avgöra om det rör sig om skador som inte kommer att generera skadekostnader. I mars 2014 antogs riktlinje för Stockholms stads brandskyddsarbete. I riktlinjen anges åtta inriktningar som staden ska arbeta utifrån. Det är de enskilda bolagen och förvaltningarnas ansvar att följa upp sitt systematiska brandskyddsarbete och rapportera detta vidare till S:t Erik Försäkring. S:t Erik Försäkring ska sedan ge en samlad bild till SLK. En sammanställning utfördes första gången under 2015 och sammanställdes I uppföljningen framkom att en stor del av stadens bolag och förvaltningar jobbat aktivt med frågorna, samtidigt som det fanns några som saknade eller brast i en stor del av arbetet. De inriktningar som flest uppfyllde utgjordes av att brandskyddsorganisationer fanns på plats, att brandskyddskontroller utfördes samt att incidenter rapporterades i RISK. Störst förbättringspotential låg i områden kopplat till det byggnadstekniska brandskyddet och skriftlig redogörelse för brandskyddet. Det var även flera som lyfte att tillsyn av SSBF brustit men troligen beror det på att frågan besvarats som att om ingen tillsyn skett så har den markerats som bristfällig. En del fastighetsägare upplever även att det är svårt att få kännedom om att tillsyn sker i deras fastigheter. Under 2017 har 2016-års arbete följts upp. Med utgångspunkt i den tidigare uppföljning har i stort samtliga angett att de har fortsatt att arbeta med frågorna som identifierats tidigare och att förbättringar har skett. I något enstaka fall har en försämring iakttagits jämfört med tidigare uppföljning. Om införandet av riktlinjen och det arbete som detta medfört har haft påverkan på rapporterade incidenter och skador är svårt att bedöma men det skulle kunna vara en bidragande orsak till att antalet rapporterade incidenter och skador gått nedåt för brand medan totalen av rapporterade incidenter fortsatt att öka. S:t Erik Försäkring har under året arbetat med en arbetsgrupp för att ta fram underlag för att förenkla uppföljning och även kunna utföra egenkontroller med hjälp av IA. Underlagen kommer att testas inom piloter och avses att kunna användas under 2018 för uppföljning av brandskyddsarbetet för de verksamheter eller fastighetsägare som saknar stöd för uppföljning i dagsläget. Framtida åtgärder Tre stora risker som S:t Erik Försäkring bör fortsätta att fokusera på att förebygga är brand, vatten och olycksfall. Brand- och vattenskador utgör de största egendomsskadorna i pengar medan olycksfall utgör det största antalet rapporterade incidenter och skador. Pågående arbete inom bolaget är följande:

13 10 (10) Förvaltning av stadens incidentrapportering/hanteringssystem IA med ökat fokus på att använda systemet även för att dokumentera hanteringen av incidenter. Utöka användandet av systemet IA till att också omfatta 1) uppföljning av stadens riktlinje för brandskydd 2) utförande av egenkontroller utifrån det systematiska brandskyddsarbetet samt 3) upprättande av riskanalyser utifrån stadens kriterier för risk- och sårbarhetsanalyser. Framtagande av utbildningar för att höja medvetenheten hos stadens medarbetare om säkerhetsfrågor. Ett samarbete pågår med Stockholms stads informationssäkerhetsansvariga och säkerhetsavdelningen på SLK. Fortsatt uppföljning på lokal nivå av stadens verksamheter och fastigheter för att stötta samt säkra efterlevnaden av stadens riktlinjer, samt bolagets rekommendationer och säkerhetsföreskrifter. Översyn av bolagets möjligheter att påverka stadens uppförande av byggnader i brännbara konstruktioner, till exempel genom att upprätta rekommendationer eller säkerhetsföreskrifter. Översyn av riskerna kopplat till intensiva regn samt stadens försäkringsskydd. Pågående dialog sker med stadens klimatstrateger. Samarbete med stadens informationssäkerhetsansvariga för att undersöka möjligheterna för ett bra försäkringsskydd för ITrisker. Revisionskontorets bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget arbetar aktivt med uppdraget. 3. Uppföljning av tidigare års granskningar Tidigare års granskning av bolagets verksamhet har inte utmynnat i några rekommendationer.