Granskningspromemoria 2011

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 09 Februari 2012 DNR /2012 Granskningspromemoria 2011 STOCKHOLM VATTEN AB (KONCERNEN)

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr. Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN Innehåll Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Förtroendekänsliga området Klagomålshantering Projektstyrning Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag... 10

4 STADSREVISIONEN 1 (11) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 19 maj Vid planeringsmöte den 7 juni 2011 avseende Stockholm Vatten informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 5 oktober 2011, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 8 februari Årets granskning har enligt fastställd granskningsplaneringspromemoria omfattat bl.a. följande: Förtroendekänsliga området Klagomålshantering Projektstyrning Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Fördjupad granskning Förtroendekänsliga området Under år 2010 genomförde revisionskontoret granskningar av delar av det förtroendekänsliga området bl.a granskades representation, kontokortsanvändning, resor och bisysslor. År 2011 har en fortsatt granskning skett inom området nämligen av ersättningar utöver ordinarie månadslön. Granskningen har utgått från datafiler från bolagen med uppgifter om ersättningar utöver lön för

5 STADSREVISIONEN 2 (11) perioden juli 2010 juni Först har en analytisk granskning skett av datafilerna för urval av intressanta lönearter exempelvis regelbundna övertidsersättningar, engångsersättningar, avgångsvederlag mm. Därefter har substansgranskning skett av utvalda ersättningar varvid granskning skett av underlag för att konstatera om bolagets riktlinjer och beslutsordning följs och om det finns fungerande och dokumenterade rutiner och kontroller samt om uppföljningar genomförs. Resultatet av granskningen redovisas nedan. Antal poster Text Kommentar 10 Kontant ersättning arbetstidskonto 10 Utbetalning sparade semesterdagar 5 Restid enkel 5 Mertid 10 Övertid kvalificerad 5 Övertid enkel Enligt avtal har de anställda rätt att disponera 27 timmat/år i ledighet utöver semester. Väljer man att ej ta ut tiden sker kontant utbetalning. Vid stickprovsgranskning enligt ovan har konstaterats att utbetalning har skett i enlighet med gällande avtal och enligt underlag. I samtliga fall var utbetalningarna attesterade av överordnad chef. Inga anmärkningsvärda poster har noterats. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig inom de delar av det förtroendekänsliga området som har varit föremål för granskning Klagomålshantering Revisionskontoret har genomfört en granskning av hur bolaget hanterar klagomål, felanmälningar och synpunkter. I stadens kvalitetsstrategi ingår en systematisk hantering av förbättringsförslag, synpunkter och klagomål från invånare och brukare. Alla nämnder och bolag ska ha rutiner för att ta emot och i sitt förbättringsarbete använda synpunkter på sina verksamheter.

6 STADSREVISIONEN 3 (11) Syftet har varit att bedöma om bolaget hanterar klagomål och synpunkter på ett för bolaget tillfredsställande sätt. Resultatet av granskningen redovisas nedan. Av bolagets hemsida framgår att felanmälan (klagomål) ska göras på telefon under kontorstid. Övrig tid görs anmälan till SOS Alarm. Ansvaret för felanmälan och kundtjänst ligger organisatoriskt under avdelningen Ledningsnät. Frågor avseende fakturor och abonnemang tas emot av kundtjänst. I bolagets Miljö & Kvalitetshandbok finns dokumenterat hur inkomna klagomål och synpunkter ska hanteras. Detta framgår under avsnitten; Processbeskrivning Kundrelationer, Policy för kundbemötande samt Kundanmälan. Av policyn för kundbemötande framgår att bolagets medarbetare ska; Ge ett bra bemötande, Ge bra service samt Agera professionellt. Som ovan nämnts tas felanmälan och synpunkter emot per telefon (i enstaka fall via e-post eller brev). Dessa registreras sedan i verksamhetssystemet Cityworks där det t ex framgår vad frågan gäller, när ärendet inkom, ansvarig handläggare, kategori samt när ärendet avslutats. Tillgängligheten på inkommande samtal mäts varje månad, denna visar på ett mycket bra resultat (ca 99 %). En sammanställning över antal klagomål/felanmälningar tas fram varje månad. Det finns inget mål över hur snabbt ett ärende ska vara avslutat, detta beroende på att ärendena är olika till karaktär och kräver olika arbetsinsats. Det mål som finns är att antal avslutade ärenden ska vara fler än antal inkomna ärenden under en månad. För 2010 uppnåddes inte målvärdet. För 2011 har resultatet förbättrats och målet kommer att uppnås detta år. Enligt uppgift används inkomna felanmälningar, klagomål och synpunkter som underlag i budgetarbetet. Kundundersökningar ska genomföras årligen. Under 2011 genomfördes dock ingen kundundersökning utan nästa planeras till Den senaste genomfördes 2010 då målvärdet på 80 % nöjda kunder uppnåddes (utfall 84 %).

7 STADSREVISIONEN 4 (11) Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolaget i allt väsentligt har ändamålsenliga rutiner för att hantera klagomål. De stickprov som har genomförts verifierar detta. Ett förbättringsförslag är att bolaget en gång per år gör en analys över inkomna felanmälningar, klagomål och synpunkter som kan användas som underlag för att utveckla bolagets verksamhet Projektstyrning Stockholm Vatten använder en modell som bygger på en uppskattning i pengar av alla de effekter som en investering förväntas ge och som redovisas i ett så kallat Investerings-PM. Denna PM tas fram inom avdelningarna och överlämnas till bolagets investeringsråd för beslut. Promemorian skapar huvudsakligen ett beslutsunderlag som avser: Total ekonomisk värdering av investeringen Ekonomisk konsekvens ifall projektbeslutet bordläggs till nästa år Sammanfattande beskrivning och bedömning Det finns en mall för framtagande av Investerings-PM som omfattar följande delar; Grunddata för projektet, ekonomisk värdering, riskanalys och beslutsunderlag. Vidare finns stöd för kalkylberäkningar. Investeringsrådet har till uppgift att prioritera bland olika investeringsalternativ. Promemorian är en hjälp för att kunna göra rätt prioriteringar genom att få en tydligare beskrivning av investeringens konsekvenser och effekter. Rådet kan sedan göra prioriteringar enligt följande rangordning: Tvingande projekt 1:a prioritet Företagsekonomiskt lönsamma projekt 2:a prioritet Samhällsekonomiskt lönsamma projekt 3:e prioritet Svårvärderat lönsamma projekt 4:e prioritet Ej lönsamma projekt Genomförs ej Bolagets totala investeringsutrymme baseras på vilka räntekostnader och avskrivningar som bolaget kan bära utifrån de avkastningskrav och soliditetskrav som ställs för det kommande verksamhetsåret.

8 STADSREVISIONEN 5 (11) Investeringsrådets roll Rådet har det övergripande ansvaret för att prioritera och rekommendera investeringsprojekt för beslut. Detta innebär ett ansvar för beslutsunderlaget till den treåriga investeringsplanen och till den årliga investeringsbudgeten. Rådet har också ett ansvar för att löpande under året följa upp pågående och beslutade investeringar och föreslå förändringar i investeringsportföljen i syfte att den ska hålla sig inom fastställd budgetram. Rådet ansvarar också för löpande uppföljning av investeringsverksamheten. Avdelningarna ska i samband med tertialrapport 1 och 2 samt vid bokslutet redovisa prognoser för respektive investeringsprojekt. Utöver detta ska rapportering göras till investeringsrådet så fort en avvikelse uppstår i något projekt. I bolagets Miljö & Kvalitetshandbok finns Processbeskrivning Investeringsstyrning samt tillhörande dokument: Riktlinjer för investeringsstyrning Processer inom investeringsstyrning Rollbeskrivning kopplade till processerna Investeringsprojekt upp till 10 mnkr beslutas av VD, för projekt över 10 mnkr tas beslut av styrelsen. Granskade investeringsprojekt Granskning har genomförts av två investeringsprojekt: Det ena projektet avser Komötet, Beckomberga och avser omläggning av valedningar då dessa ligger i en svacka och att det är stor risk för stopp. Projektets kapitalbehov är beräknat till tkr och enligt senast aktuella prognos beräknas budgeten hållas. Projektet är godkänt av investeringsrådet och beslut har fattats av VD (då projektet är under 10 mnkr). Det andra projektet avser gatu- och ledningsarbeten Hägerstensvägen och är ett samprojekt med exploateringsnämnden. Projektets kapitalbehov beräknades ursprungligen till tkr. Budgeten har via beslut av VD reviderats till tkr i april 2010 och enligt senast aktuella prognos beräknas den totala utgiften till 6,5 mnkr. Till detta kommer vissa utgifter som ska faktureras från exploateringskontoret vad gäller totalentreprenaden. Någon uppgift om vilket belopp bolaget ska betala har (trots påstötningar från bolaget) inte kommit från exploateringskontoret. Därför finns en stor osäkerhet om den totala utgiften för projektet.

9 STADSREVISIONEN 6 (11) Beslut om projektet har fattats av VD (då projektet ursprungligen var under 10 mnkr). Projektet startade 2006 och under projektets gång har ett flertal förutsättningar förändrats. Våren 2010 bröts samarbetet mellan exploateringskontoret och anlitad entreprenör. Efter några månader anlitades ny entreprenör som slutförde projektet. Den ursprungliga entreprenören gick i konkurs och hade framställt en fordran på exploateringskontoret på ca 25 mnkr, vilken förlikades till 8,5 mnkr. Detta har medfört fördyring av projektet men det är fortfarande oklart hur stor del Stockholm Vatten ska betala. Då projektet nu beräknas överstiga 10 mnkr för Stockholm Vatten har det lyfts till styrelsen för beslut (december 2011). Ansvar för projektets genomförande ligger hos exploateringskontoret. Stockholm Vatten ska bekosta de delar av projektet som avser bolagets verksamhet (va-ledningar mm). Exploateringskontoret ska fakturera bolaget för dessa kostnader. Enligt Stockholm Vatten har i princip ingen ekonomisk information om utfallet för projektet lämnats från exploateringskontoret. Formerna för reglering mellan staden (exploateringskontoret) och bolaget är inte helt tydliga. Det finns ett gammalt avtal från 1989 som ska reglera detta och som har förlängts ett år i taget fram till Sedan har avtalet inte förlängts, vilket innebär att nu finns inget gällande avtal. Det gamla avtalet innebar i princip att bolaget deltar i processen, tar fram förfrågningsunderlag för bolagets räkning men låter exploateringskontoret handla upp en gemensam entreprenör. Under projektets gång har förslag till genomförandeavtal mellan exploateringskontoret och bolaget arbetats fram som bland annat ska reglera den ekonomiska fördelningen mellan staden och bolaget. Något sådant avtal har dock inte fastställts, då parterna inte kunde enas om innehållet i avtalet. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget en fungerande modell för projektstyrning. De ena projektet som granskats (Komötet, Beckomberga) visar att modellen har följts i detta fall. För projektet Hägerstensvägen har dock brister konstaterats när det gäller den ekonomiska styrningen och uppföljningen. Detta beror främst på att det inte finns något fungerande regelverk för reglering och rapportering av ekonomisk information i samprojekt mellan bolaget och exploateringskontoret.

10 STADSREVISIONEN 7 (11) Då exploateringskontoret ansvarar för projektens genomförande rekommenderar revisionskontoret att bolaget förvissar sig om att avtal föreligger innan bolaget engagerar sig i samprojekt. Vidare bör bolaget tillsammans med exploateringskontoret ta fram rutiner och mallar så att avtal alltid tecknas i samprojekt, som bl.a. ska reglera den ekonomiska fördelningen mellan staden och bolaget. 2.2 Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen beslutade godkänna internkontrollplanen för åren vid sammanträde i december Planen utgår från de områden (se nedan) som bedömts väsentliga för bolaget/koncernen och med utgångspunkt i bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt: Intäkter Kostnader Anläggningstillgångar Personal/löner Information/rapportering Skatter/avgifter Koncernmellanhavanden Årligen upprättas en granskningsplan med utgångspunkt i den av styrelsen beslutade treårsplanen och med beaktande av eventuella förändringar i förutsättningarna för verksamheten. Årlig granskningsplan beslutas av Vice VD och redovisas till ledningsgruppen. Fördjupad granskning under 2011 har genomförts för området Kostnader. Rutinen för arbetet med internkontrollplanen är dokumenterad i bolagets Miljö- och Kvalitetshandbok. Enligt rutinbeskrivningen ska VD rapportera genomförd granskning och slutsatser av granskningen till styrelsen i mars månad. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Den översiktliga internkontrollplanen för är strukturerad och upptar områden som enligt revisionskontorets bedömning är väsentliga och riskfyllda. Arbetet med kontroller enligt planen pågår enligt uppgift från bolaget. Styrelsen kommer att få en rapport över resultatet vid sitt sammanträde i mars 2012.

11 STADSREVISIONEN 8 (11) Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl.a. kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2011 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto (mnkr) S-hus ABs Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget budget T1 T2 0-28,6-46,2-41,3-31,1 Kommunfullmäktiges resultatkrav var fastställt till 0 mnkr i budget Stockholm Vatten har dock i sitt budgetförslag angett ett resultat efter finansiella poster, exklusive jämförelsestörande poster, på 28,6 mnkr. Stockholms Stadshus AB har i budget 2011 justerat detta resultat till 0 mnkr. Prognos 1 I prognos 1 redovisar koncernen ett resultat efter finansnetto på -46,2 mnkr (exklusive jämförelsestörande poster). Verksamhetens intäkter och kostnader redovisas och kommenteras. Större avvikelser mot budget redovisas för ökade avskrivningskostnader 13,8 mnkr. Prognos 2 I prognos 2 visar koncernen ett resultat efter finansiella poster på -41,3 mnkr. (exklusive jämförelsestörande poster). Verksamhetens intäkter och kostnader redovisas och kommenteras. Den största skillnaden mot budget är att avskrivningarna beräknas bli 13,8 mnkr högre än budgeterat. Bokslut Resultat efter finansnetto, exkl. jämförelsestörande poster, uppgår till -31,1 mnkr, vilket ska jämföras med budgeterat resultat efter finansnetto om -28,6 mnkr. Under året har åtgärder vidtagits i syfte att hålla budgeterat resultat. Detta medförde bland annat att bolaget under våren genomförde en rad besparingsåtgärder då signalerna tydde på kraftigt försämrat resultat. Dessa åtgärder har också visat sig ge effekt då bokslutsresultatet blev bättre än prognos 2 för Resultat efter jämförelsestörande poster uppgår till -41,2 mnkr. Projektkostnader inför övergången till GS-IT redovisas som jämförelsestörande post, denna post var budgeterad till 4,9 mnkr men utfallet blev 10,1 mnkr.

12 STADSREVISIONEN 9 (11) Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T Prognos 1 och 2 samt bokslut Bolaget har minskat investeringsvolymen under året. De resultatförsämringar som redovisats under året har inneburit ett minskat kassaflöde och därmed minskat investeringsutrymmet. Det verkliga investeringsbehovet överstiger dock investeringsutrymmet. Avvikelsen mellan prognosen i samband med tertialrapport 2 och bokslutet beror främst på att exploateringsinvesteringarna där uppgifterna avseende beräknad investeringsvolym har varierat kraftigt under året. När det gäller exploateringsinvesteringar styrs dessa av andra aktörer, vilket gör det svårt för bolaget att styra dessa tidsmässigt. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer. Rapportering av målen och måluppfyllelsen ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 19 indikatorer. För dessa indikatorer har bolaget fastställt mål som följs upp årsvis eller tertialvis. Målen redovisas i ILS-webb och kommenteras i VD-kommentaren varje tertial samt årligen i ILS-rapporten. Dock redovisades inte ILS-underlaget till styrelsen i budgetärendet för Revisionskontoret kan notera att bolaget även har antagit egna bolagsspecifika indikatorer med mål som utgår från bolagets strategiska styrkort.

13 STADSREVISIONEN 10 (11) Bolaget har redovisat indikatorernas måluppfyllelsegrad i tertialrapport 2 i enlighet med moderbolagets anvisningar och denna har redovisats för styrelsen. Av denna framgår att de flesta av indikatorerna som mäts vid detta tillfälle är uppfyllda. Avvikelse finns när det gäller Avvikelse investeringsbudget samt Resultat efter finansnetto. I bolagets årsredovisning framgår att de flesta av indikatorerna är uppfyllda. Av fullmäktigeindikatorerna är målet om antal inträffade incidenter samt resultatmålet ej uppfyllt. Av bolagets egna indikatorer är målet Andel genomförda av Stockholms Vatten planerade vattenvårdsåtgärder ej uppfyllt. Detta beror på de besparingar bolaget vidtagit under året. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Fullmäktiges resultatkrav har inte uppnåtts. Med anledning av att bolaget redan i budgeten förväntades att redovisa förluster tillsatte Stockholm Stadshus AB en utredning med syfte att klargöra anledningen till detta samt att redogöra för potentiella åtgärder som kan vidtas för att undvika att förlusterna uppkommer. Utredningen konstaterade bland annat att ytterligare effektiviseringar och neddragningar inom Stockholm Vatten är svåra att genomföra. Bolaget har därefter genom konsult genomfört en djupgående analys av företaget där uppdraget var att belysa Stockholm Vattens möjliga/nödvändiga åtgärder på kort sikt för att säkerställa en långsiktigt sund ekonomisk utveckling Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2011 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: Fokusera på kärnverksamheten och fortsätta effektiviseringsarbetet Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader Arbeta med att utveckla service och tillgänglighet gentemot brukare och kund Tillsammans med andra myndigheter utveckla arbetet så att stadens mål om lokalt omhändertagande av dagvatten uppnås enligt dagvattenstrategin Fortsätta arbetet med sjörestaureringar enligt vattenprogrammet

14 STADSREVISIONEN 11 (11) Bistå med kompetens gentemot fastighetsägare som ämnar installera avfallskvarnar i sina fastigheter Bolaget ska följa upp angivna indikatorer Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Lars-Erik Örsing Bitr. stadsrevisor Stefan Rydberg Certifierad kommunal revisor