Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 Malmö stad Revisionskontoret

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida

3 Sammanfattning 2 Årets granskning 4 Intern kontroll 5 Verksamheten 8 Ekonomi 11 Räkenskaper 12 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 13 Bilaga 2 - Fördjupade granskningar 14 Bilaga 3 - Uppföljning tidigare granskningar 16 Bilaga 4 Nyckeltal 18 1

4 Sammanfattningsvis bedöms SoN Norrs interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden inte upprättat och beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Nämnden bedöms ha en inte helt tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten då nämndens riskanalys endast redovisar slutsatserna av risk och väsentlighetsanalyserna. Nämnden har angett i självskattningen för 2015 att arbetet med riskanalysen kommer att utvecklas under Vidare grundar sig bedömningen på att nämnden inte bedöms ha vidtagit de korrigerade åtgärder som krävts för att nå budget i balans vid årets slut då de korrigerade åtgärderna som antogs var för att nå budget i balans på sikt. Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten har bedrivits i enlighet med kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Dock har nämnden inte upprättat och beslutat om några målvärden, vilket gör det svårt att bedöma och mäta nämndsmålens uppfyllnad. Revisionskontoret har noterat att Arbetsmiljöverket har inspekterat socialsekreterares arbetsförhållanden vid SoF Norr. Resultatet av inspektionen har skriftligen rapporterats till förvaltningen Rapportens resultat visar att arbetsförhållandena för socialsekreterarna innebär en bristande balans mellan arbetskrav och förutsättningarna resurser för att utföra arbetet. Arbetsbelastningen är sådan att Arbetsmiljöverket bedömer att det finns allvarlig risk för ohälsa. Yttrande har sänds till Arbetsmiljöverket med information om vad förvaltningen åtgärdat med anledning av de brister och krav som Arbetsmiljöverket har redovisat i inspektionsrapporten. 2

5 Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt inte helt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar per ett underskott om 24,3 mkr. Nämndens utfall efter korrigering för hemlöshetskostnaderna uppgår till -7,9 mkr. Kommunfullmäktige beslutade dock den 10 december 2015 att befria nämnderna för resultatansvar under 2015 vad avser merkostnader till följd av ökat flyktingmottagande vilket för nämnden uppgår till 4,9 mkr. Nämndens resultatansvar efter korrigering för hemlöshetskostnader och merkostnader för flyktingmottagande torde således utgöra -3 mkr. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. 3

6 Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Intern kontroll Verksamhet Ekonomi Räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen. Revisionsarbetet bedrivs enligt god revisionssed för yrkesrevisorer som den uttrycks i SKYREV:s vägledningar och rekommendationer. Granskningen utgår från en riskanalys och genomförs med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I årsrapporten redovisas översiktligt resultatet av årets granskningar av nämnden. De fördjupade granskningar som genomförts under året redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vilken mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. För nämnden relevanta nyckeltal finns redovisade i bilaga 4. Nämndernas arbete med jämställdhetsintegrering beaktas i granskningen. De förtroendevalda revisorerna i styrgrupp stadsområden träffar Stadsområdesnämnd Norrs presidium och förvaltningsledning i samband med delårsrapport 2 och årsbokslut Sakkunnig revisor har varit Malin Jönsson vid revisionskontoret. Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation R2 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Årsrapporten är ett utkast och inte en offentlig handling fram till dess att revisorskollegiet beslutar om revisionsberättelsen

7 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens interna kontroll är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms om den interna kontrollen säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedöms SoN Norrs interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att nämnden inte upprättat och beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Bedömningen ska dock delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. Nämnden bedöms ha en inte helt tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten då nämndens riskanalys endast redovisar slutsatserna av risk och väsentlighetsanalyserna. Nämnden har angett i självskattningen för 2015 att arbetet med riskanalysen kommer att utvecklas under Vidare grundar sig bedömningen på att nämnden inte bedöms ha vidtagit de korrigerade åtgärder som krävts för att nå budget i balans vid årets slut då de korrigerade åtgärderna som antogs var för att nå budget i balans på sikt. En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Utifrån nämndens budget för 2015 är bedömningen att nämndens 11 egna mål delvis konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. En stor del av målen är generellt formulerade och riktar sig inte specifikt till nämndens kärnverksamheter vård och omsorg samt individ och familj. Till nämndsmålen har nämnden kopplat 26 indikatorer som beskriver vad som ska mätas i form av huvudsakligen resultat, antal och andel. Nämnden har dock inte upprättat och beslutat om några målvärden som skall uppnås vilket gör det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Det har dock inte varit ett krav från stadskontoret att nämnderna skall upprätta målvärden. Bedömningen ska delvis ses mot bakgrund av att nämnderna haft relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur är i ett uppbyggnadsskede. 5

8 Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats och bedömts. Granskningen visar att det finns förbättringsmöjligheter avseende styrdokument för att hantera förtroenderisker. Nämnden har inga egna antagna riktlinjer som syftar till att förebygga och förhindra misstanke om jäv, mutor och gåvor i verksamheten. Nämndspecifika riktlinjer är i regel mer kända och för verksamheten tydliga jämfört med kommuncentrala styrdokument. Fördelningen av ansvar och befogenheter är tydligt angivet i nämndens delegationsordning. Nämnden har rutiner för planering och rapportering av det interna kontrollarbetet. Förvaltningen anger i självskattningen av den interna kontrollen att det inte medföljer information om intern kontroll vid introduktion av nyanställda chefer varpå förvaltningen själva ser det som ett utvecklingsområde. Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument bedöms med hänsyn till ovanstående utgöra en tillräcklig intern kontroll. En del i nämndens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Nämndens riskhantering har granskats och bedömts. Nämndens riskhantering innefattar en dokumenterad och av nämnden antagen metod/ arbetssätt för riskhantering. Nämndens riskanalys visar vilka risker som är prioriterade utifrån sannolikhet och konsekvens. Dock redovisar nämnden endast slutsatserna av risk och väsentlighetsanalyserna vilket innebär att det är svårt att följa upp de identifierade risker som inte är med i slutsatsen. Nämnden har angett i självskattningen för 2015 att arbetet med riskanalys kommer att utvecklas under Nämnden bedöms utifrån ovan ha en inte helt tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Granskningen av nämndens systematiska kontroller visar att dessa innefattar kontrollplan och kontrollaktiviteter enligt reglemente med tillämpningsanvisningar samt är kopplad till nämndens riskanalys. Nämnden utför systematisk kontroll utifrån riskanalysen. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämnden har dock inte vidtagit de korrigerade åtgärder som krävts för att nå budget i balans vid årets slut. Uppföljningsstruktur Nämndens uppföljningsstruktur avseende verksamhet, intern kontrollplan och ekonomi har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende intern kontrollplan och verksamheten. Nämnden bedöms dock ha en inte helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende ekonomin vilket grundar sig på att nämnden inte bedöms ha vidtagit de korrigerade åtgärder som krävts för att nå budget i balans vid årets slut 6

9 då de korrigerade åtgärderna som antogs var för att nå budget i balans på sikt. Nämnden har under året systematiskt följt upp verksamheten. Nämnden har följt upp samtliga av kommunfullmäktige beslutade målen i delårsrapport 2 och årsanalys Nämnden har vidare följt upp samtliga av nämnden beslutade mål i samband med delårsrapport 2 och årsanalys Nämnden har följt upp den interna kontrollplanen och dess kontrollaktiviteter under I de fall avvikelser funnits har åtgärder genomförts, eller kommer att genomföras, vilka framgår av uppföljningen av den interna kontrollplanen. Nämnden har följt upp ekonomin i samband med utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalysen. et 2015 visar ett underskott om 24,3 mkr vilket till stor del är hänförligt till icke budgeterade hemlöshetskostnader. Nämndens utfall efter korrigering för hemlöshetskostnaderna uppgår till -7,9 mkr. Kommunfullmäktige beslutade dock den 10 december 2015 att befria nämnderna för resultatansvar under 2015 vad avser merkostnader till följd av ökat flyktingmottagande vilket för nämnden uppgår till 4,9 mkr. Nämndens resultatansvar efter korrigering för hemlöshetskostnader och merkostnader för flyktingmottagande torde således utgöra -3 mkr. Korrigerade åtgärder för att nå budget i balans har upprättats under och beslutade nämnden om korrigerade åtgärder motsvarande underskottet 4,5 mkr i utfallprognos beslutade nämnden om korrigerade åtgärder motsvarande underskottet 2 mkr i delårsrapport beslutade nämnden om korrigerade åtgärder motsvarande 3,7 mkr (prognostiserade underskottet med justering av hemlöshetskostnader uppgick till 10,2 mkr) samt att nämnden skulle tillställa kommunstyrelsen en skrivelse och äska om 6,5 mkr, vilket kommunstyrelsen beslutade att inte bevilja efter utfallsprognos 2 beslutade nämnden om korrigerade åtgärder för att nå budget i balans på sikt vilka uppgick till 6 mkr. Nämndens agerande bedöms utifrån ovan vara inte helt tillräckligt för att nå budget i balans vid årets slut, varför nämndens uppföljningsstruktur avseende ekonomi bedöms som inte helt tillräcklig. Nedanstående sammanställning visar nämndens prognossäkerhet, vilken kan förbättras

10 Tabell 1 prognosjämförelse, mkr (källa: Raindance) Prognos UP 1 Prognos DR 1 Prognos DR 2 Prognos UP Totala intäkter 540,0 543,7 546,3 556,6 728,6 Totala personalkostnader -442,7-441,2-441,4-444,2-445,7 Totala övriga kostnader -806,2-809,1-821,2-828,1-997,4 Kommunbidrag 690,9 690,9 692,1 692,1 692,1 Finansiella intäkter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Finansiella kostnader -0,5-0,5-0,5-0,5-0,4 Resultat -18,5-16,2-24,7-24,1-24,3 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt lagar och riktlinjer som gäller för nämnden. Sammantaget bedöms nämnden under 2015 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten har bedrivits i enlighet med reglemente för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Dock har nämnden inte upprättat och beslutat om några målvärden, vilket gör det svårt att bedöma och mäta nämndsmålens uppfyllnad. Verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden. Nämnden har följt upp samtliga av kommunfullmäktige beslutade mål i årsanalysen Det framgår av årsanalysen hur nämnden anser sig ha bidragit till uppfyllelsen av kommunfullmäktigemålet samt vilka åtgärder nämnden kommer att vidta för att bättre bidra till uppfyllelsen av kommunfullmäktigemålen. Nämnden bedöms delvis ha bidragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålen. Nämnden har följt upp samtliga av nämnden beslutade mål. Nämnden har bedömt att 4 nämndsmål har uppnåtts, 4 nämndsmål delvis uppnåtts samt 3 nämndsmål inte har uppnåtts. Nämndsrevisorn delar nämndens bedömning avseende nämndsmålens uppfyllelse. De nämndsmål som inte bedöms vara uppfyllda är, Nämndsmål 2 Fler malmöbor i stadsområde Norr ska bli självförsörjande. Samarbetet med JobbMalmö, Arbetsförmedlingen och det lokala näringslivet ska öka. Förvaltningens anställda ska spegla malmöbornas bakgrund, där förvaltningen inte kunnat genomföra planerade åtgärder i önskad utsträckning och antalet hushåll med försörjningsstöd inte minskat. 8

11 Nämndsmål 8 Stadsområdesnämnd Norr ska vara ett föredöme när det gäller ekonomisk, ekologisk och social hållbarhet, både i de egna verksamheterna och i främjande av en hållbar stadsmiljö. Alla, oavsett ålder och könstillhörighet, i stadsområde Norr ska ha tillgång till bostad och en attraktiv och tillgänglig stadsmiljö, bedöms inte vara uppfyllt då hemlösheten inte har minskat. Nämndsmål 9 Bättre arbetsförhållanden ska bidra till en bättre hälsa för medarbetarna. Samverkan med de fackliga organisationerna ska utvecklas i alla led, bedöms inte vara uppfyllt då förvaltningen inte lyckats vända den negativa utvecklingen gällande sjukfrånvaro samt minskad frisknärvaro. Arbetsmiljöverket har inspekterat socialsekreterares arbetsförhållanden vid SoF Norr. Resultatet av inspektionen har skriftligen rapporterats till förvaltningen Rapportens resultat visar att arbetsförhållandena för socialsekreterarna innebär en bristande balans mellan arbetskrav och förutsättningarna resurser för att utföra arbetet. Arbetsbelastningen är sådan att det Arbetsmiljöverket bedömer finns allvarlig risk för ohälsa. Yttrande har sänds till Arbetsmiljöverket med information om vad förvaltningen åtgärdat med anledning av de brister och krav som Arbetsmiljöverket har redovisat i inspektionsrapporten. Nämnden ska, inom den hälso- och sjukvård som stadsdelsnämnden ansvarar för, anmäla händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Denna regel kallas lex Maria. Nämnden har gjort 0 st anmälningar till IVO. Nämnden ska enligt bestämmelserna om lex Sarah i socialtjänstlagen, SoL, och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, anmäla missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden till inspektionen för vård och omsorg (IVO). Nämnden har gjort 8 anmälningar till IVO varav en anmälning avsett kränkande fotografering samt har en anmälan avsett personuppgifter som förvarats digitals på ett sätt så att icke behöriga personer kunnat få åtkomst. Nämnden hade st gynnande nämndsbeslut enligt 4 kap. 1 SoL och 7 st beslut enligt LSS 9 som inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslut eller beslut som inte har verkställts på nytt inom tre månader från dagen då verkställigheten avbröts. Under 2015 har åtta domar och beslut gått emot nämnden. Fördjupad granskning av Områdesprogram för ett socialt hållbart Malmö har genomförts. Se sammanfattning bilaga 2. Fördjupad granskning har också genomförts av Kvalitetsuppföljning vård och omsorg avseende SoN Norr och Väster samt sociala resursnämnden. 9

12 Sammanfattningsvis görs den bedömningen att den kvalitets- och avtalsuppföljning som sker är tillfredsställande. En kortgranskning avseende Barn som far illa har också genomförts med inriktning på kartläggning och översikt. Revisionskontoret bedömer, mot bakgrund att detta är en kortgranskning, att Malmö stad har en organisation som tillräckligt väl kan bevaka ärenden som avser barn som far illa. Revisionen lyfter ändå fram ett antal observationer som bör bevakas. Väsentliga nyckeltal för nämnden redovisas i bilaga 4. Tabell 4.1 visar att sjukfrånvaron ökat under 2015 till 7,6 % mot 6,7 % Nämnden har inte lyckats vända den negativa trenden gällande sjukfrånvaron. Sjukfrånvaron har ökat i samtliga stadsområden. 10

13 Under denna rubrik görs bedömning av nämndens ekonomiska resultat utifrån de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt inte helt tillfredsställande sätt. Nämnden redovisar per ett underskott om 24,3 mkr, nämndens utfall efter korrigering för hemlöshetskostnaderna uppgår till -7,9 mkr. Kommunfullmäktige beslutade dock den 10 december 2015 att befria nämnderna för resultatansvar under 2015 vad avser merkostnader till följd av ökat flyktingmottagande vilket för nämnden uppgår till 4,9 mkr. Nämndens resultatansvar efter korrigering för hemlöshetskostnader och merkostnader för flyktingmottagande torde således utgöra -3 mkr. Nämnden visar 2015 ett underskott jämfört med budget för helåret Följande utfall samt avvikelse i förhållande till budget redovisas för nämnden 2015: Tabell 2 resultaträkning, mkr Budget helår Avvikelse Intäkter 537,8 728,6 190,8 Totala intäkter 537,8 728,6 190,8 Personalkostnader -443,8-445,7-1,9 Övriga kostnader -783,7-997,4-213,8 Avskrivningar -1,9-1,4 0,5 Totala kostnader , ,6-215,1 Nettokostnad -691,6-716,0-24,4 Kommunbidrag 692,1 692,1 0,0 Övriga finansiella intäkter 0,0 0,0 0,0 Övriga finansiella kostnader -0,5-0,4 0,1 Resultat efter KB & fin poster 0,0-24,3-24,3 Resultat 0,0-24,3-24,3 Av ovanstående tabell framgår att nämndens utfall 2015 avviker med -24,3 mkr från budget. Avvikelsen avser till största delen hemlöshetskostnader som inte är budgeterade. Nämnden redovisar per ett underskott om 24,3 mkr, nämndens utfall efter korrigering för hemlöshetskostnaderna uppgår till -7,9 mkr. Kommunfullmäktige beslutade dock den 10 december 2015 att befria nämnderna för resultatansvar under 2015 vad avser merkostnader till följd av ökat flyktingmottagande vilket för nämnden uppgår till 4,9 mkr. 11

14 Nämndens resultatansvar efter korrigering för hemlöshetskostnader och merkostnader för flyktingmottagande torde således utgöra -3 mkr. per verksamhet: Individ och familj: -19,8 Mkr (efter justering för hemlöshet, -3,5 Mkr) Vård och omsorg: -6,2 Mkr Fritid och kultur: 1,1 Mkr Övrig och gemensam verksamhet: 0,7 Mkr. Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. Ensamkommande flyktingbarn anvisas av Migrationsverket till Malmö stad som ansvarar för barns mottagande, omsorg och boende. Ansvaret gäller både asylsökande barn och barn som redan fått uppehållstillstånd i Sverige. Kostnad som uppkommer i samband med utredningar och placeringar av ensamkommande flyktingbarn återsöks och ska ersättas av Migrationsverket. Samtliga fem stadsområden utför årliga ansökningar vilket genererar fordringar mot Migrationsverket i form av ansökta men ännu ej erhållna ersättningar vid bokslutet. Stadsområde Norr har bokat upp 90 % av återsökt belopp som fordran mot Migrationsverket, vilket uppgår till 5,4 Mkr. 12

15 I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier: Ändamålsenlig verksamhet Tillfredsställande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig intern kontroll Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och uppföljningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut. I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande tilllämpningsanvisningar har nämnden: säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig finansiell rapportering kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställer att fattade beslut verkställs och följs upp. som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder. Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/ rättvisande/ tillräcklig. 13

16 Områdesprogram för ett socialt hållbart Malmö Revisionskontoret har under 2015 granskat hur Områdesprogram för ett socialt hållbart Malmö följts upp och utvärderats. Till följd bl.a. av att områdesprogrammen ännu inte hade avslutats och att utvärderingsansvaret efter tvåårsavstämningen 2013 lagts på respektive områdesprogram var det svårt att få en tydlig bild av områdesprogrammens effekter. Slutsatsen var att konstaterade effekter för respektive områdesprogram bör framgå av stadskontorets slutrapport i november Granskningsrapporten sändes till kommunstyrelsen för yttrande samt till stadsområdesnämnderna för kännedom. Av kommunstyrelsens yttrande framgick att slutrapporten skulle redogöra för hur områdesprogrammet följts upp och utvärderats, liksom effekterna av insatserna. Kvalitetsuppföljning vård och omsorg Syftet med granskningen har varit att kunna svara på om kvalitetsuppföljningen inom vård och omsorg är tillräcklig och ändamålsenlig. Stadsområdesnämnd Norr och Väster bedriver enligt vår bedömning en omfattande och väl strukturerad kvalitetsuppföljning. Ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete finns på granskade stadsområdesnämnder. Det finns även upprättade handlings- och genomförandeplaner för arbetet med kvalitetssäkring. I kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen, som upprättas enligt en gemensam rapportmall för samtliga stadsområdesnämnder och sociala resursnämnden, redogörs för övergripande mål och strategier med kvalitetsarbetet, hur ansvaret för kvalitetsarbetet är organiserat, för risk- och händelseanalyser, vilka egenkontroller som skett under året och en omfattande redogörelse och analys sker av de avvikelser som inkommit under året. När brister upptäckts vid risk- och händelseanalyserna, vid egenkontrollerna eller i avvikelsestatistiken redovisas vilka åtgärder som vidtagits eller kommer att vidtas för att åtgärda dessa. En upprättad plan finns för hur och när kvalitetssäkring och egenkontroll ska ske och när och hur de ska avrapporteras till nämnden. Det sker en omfattande avvikelserapportering. När det gäller genomförda risk- och händelseanalyser framgår det också tydligt vad som genomförts, vilket utfallet blivit och vilka åtgärder som vidtagits vid konstaterade brister. Sociala resursnämnden har sedan i uppdrag att utföra kontinuerliga kvalitets- och avtalsuppföljningar för Malmö stads ramavtal gällande särskilda boende- och korttidsplatser drivna i enskild regi. Revisionen har tagit del av och granskat samtliga uppföljningsrapporter för 2014 och Enligt våra bedömningar är den kvalitets- och avtalsuppföljning som sker tillfredsställande. Avrapportering av genomförd uppföljning sker alltid till Sociala resursnämnden och därefter till stadsområdesnämnderna. Dokumentationen är omfattande och av god kvalitet. 14

17 Barn som far illa Revisionen har genomfört denna granskning som en Kortgranskning. Det innebär en inriktning på kartläggning och översikt. Denna granskning har avgränsats till att gälla hanteringen av orosanmälningar enligt Socialtjänstlagen 14 kap 1 socialtjänstlagen. Revisionsfrågan har uttryckts som: Har Malmö stad en organisation som tillräckligt väl kan bevaka ärenden som gäller barn som kan befaras fara illa? Revisionskontoret bedömer, mot bakgrund att detta är en kortgranskning, att Malmö stad har en organisation som tillräckligt väl kan bevaka ärenden som avser barn som far illa. Revisionen lyfter ändå fram ett antal observationer som bör bevakas. Insatser för barn och unga i HVB Stadsrevisionen har granskat insatser för barn och ungdomar i HVB på stadsområde Söder och Innerstaden. Granskningen har enligt beslut genomförts som en kortgranskning. Det innebär att främst en kartläggning av hur Malmö stad och stadsområdesnämnderna arbetar med kvalitetsfrågor och uppföljning gällande externa HVB-placeringar skett. Stadsområdesnämnd Söder och Innerstadens insatser för barn och ungdomar i HVB i huvudsak ändamålsenliga och att det finns en ändamålsenlig kvalitetsuppföljning enligt bedömningarna i rapporten. 15

18 I denna bilaga beskrivs SoN Norrs hantering av synpunkter i tidigare granskningar. Uppföljning av revisionens granskning av sociala lägenheter 2014 Vad har gjorts sedan granskningen för att öka övertagen och vad har resultatet blivit? Arbetet med tillsyn i andrahandlägenheterna har utvecklats på flera olika sätt. När det gäller övertagen så har de ökat, från 27 st år 2014 till 39 st under 2015, och det förväntas ytterligare ökningar framöver, då förvaltningen arbetar mycket med att matchningarna till andrahandslägenheterna ska bli så bra så möjligt. Det är vanligt att man först får bo i våra genomgångslägenheter/boenden och att man därifrån matchas till lämplig lägenheter. I detta skede arbetar verksamheten med skuldsituationen innan flytt sker till en övergångslägenhet. En faktor att ta med när det gäller antalet övertag i SoN Norr är att i förvaltningens bestånd har många genomgångslägenheter (nästan hälften) och också många lägenheter hos fastighetsägare där övertag i princip inte är genomförbara. Vad har gjorts sedan granskningen för att förbättra/utveckla den tekniska tillsynen och vad har resultatet blivit? Efter revisionen 2014 påbörjades ett arbete med att se över rutiner för teknisk tillsyn. Rutinerna är klara och de är ett levande dokument som revideras löpande. En checklista upprättades 2014 som sedan dess används vid varje tillsynsbesök och som sparas i pappersakten. Det har pågått och pågår dialog i arbetsgruppen kring dokumentation. I samband med inrättande av ny ledningsorganisation tillsattes en sektionschef för tillsynsgruppen som bland annat följer upp tillsynsarbetet genom regelbundna ärendegenomgångar. Upptäcks brister i den tekniska tillsynen eller i dokumentationen rapporteras detta som avvikelse. En egenkontroll av att checklistan följdes och tillsyn utfördes enligt rutinen genomfördes i december 2014, och samtliga slumpmässigt utvalda ärenden uppfyllde då kraven. Vad har gjorts sedan granskningen för att förbättra rutinerna vad gäller uppföljning av hyresbetalningar vid tillsyn och att dokumentera att denna uppföljning skett? Har någon egen uppföljning/intern kontroll skett för att kontrollera att rutinerna och dokumentationen förbättrats och vad visade kontrollerna i så fall? Sektionen för boende tillsyn arbetar nära försörjningsstödet när det gäller bland annat frågor om skulder. I checklistan för teknisk tillsyn finns en punkt som berör skulder, vilket gör att detta uppmärksammas varje månad. Det är tillsynspersonalen som kontroller att hyrorna betalas i systemet Summarum. Obetalda hyror följs upp 16

19 varje månad och senast den 14:e i varje månad ska eventuella kvarboendebeslut fattas när hyror är obetalde eller delvis betalda. Kvarboendebeslut dokumenteras i journalen med motivering. Vid upprepad misskötsel riskerar man att förlora sin bostad. I samband med den egenkontroll som gjordes 2014 i december (se ovan) kontrollerades användandet av checklistorna och det innefattade även punkten om hyresinbetalningar. För 2016 är kontroll av att rutinerna kring teknisk tillsyn följs en del i Stadsområde Norrs interna kontroll. 17

20 Tabell 4.1: Personalstatistik Antal anställda omräknade till heltid 981, ,6 Kvinnor, andel i % 84,3 83,2 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 37,6 40,7 Total sjukfrånvaro i % 6,7 7,6 Källa: Stadskontoret. Tabell Sjukfrånvaro i % stadsområdesnämnder SoF Norr 7,6 152 SoF Öster 8,2 153 SoF Söder 8,3 154 SoF Väster 8,1 155 SoF Innerstaden 8,0 Tabell 4.2: Antal brukare och år Ordinärt boende Särskilt boende Samtliga brukare Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO. Tabell 4.2.1: Kostnad per brukare och år (kr) Ordinärt boende Särskilt boende Kostnad per brukare Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO. 18

21 Tabell 4.2.2: Jämförelse brukare/kostnad stadsområden Norr Öster Söder Väster Innerstaden TOTAL Genomsnittskostnad vårdtagare varav i ordinärt boende varav i särskilt boende Antal med hemtjänst Antal platser i korttidsvård Antal platser i särskilt boende Tabell 4.3: Individ- och familjeomsorg Institutionsplaceringar Antal externa HVB-årsplatser, vuxna Antal externa HVB-årsplatser, unga Nettokostnad externa HVB-platser, vuxna, tkr Nettokostnad externa HVB-platser, unga, tkr Totalkostnad externa HVB-platser, tkr Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått. Tabell 4.3.1: Individ- och familjeomsorg Hemlöshet Antal hemlösa Antal hotellnätter (boendedygn) Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått samt statistik över antal hemlösa. Tabell 4.3.2: Jämförelse stadsområden hemlöshet antal hotellnätter (boendedygn) Budget 2015 SoNN SoNÖ SoNS SoNV SoNI Malmö SO-snitt