Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 Malmö stad Revisionskontoret

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida

3 Sammanfattning 2 Årets granskning 3 Intern kontroll 4 Verksamheten 8 Ekonomi 11 Räkenskaper 12 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 13 Bilaga 2 - Fördjupade granskningar 14 Bilaga 3 Uppföljning tidigare granskningar 15 Bilaga 4 Nyckeltal 16 1

4 Tekniska nämnden - fastighetskontorets interna kontroll bedöms vara inte helt tillräcklig. Nämndsmål saknas för två av kommunfullmäktiges målområden. Samtliga nämndsmål är analyserade med text och kopplade indikatorer och åtaganden. För nämndsmålen framgår dock inte ett tydligt sammanfattande ställningstagande om måluppfyllelse. Det saknas för de mätbara indikatorerna i en del fall faktiska målvärden som ska uppnås. I flera fall är indikatorerna till nämndsmålen utformade så att analyser eller redogörelser ska genomföras, vilket kan göra det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Av granskningen framgår även att tekniska nämnden - fastighetskontoret saknar skriftliga nämndsspecifika rutiner för planering och rapportering av det interna kontrollarbetet. Tekniska nämnden - fastighetskontoret bedöms vidare ha en inte helt tillräcklig process för att hantera risker. Det finns ingen dokumenterad och av nämnden antagen metod/arbetssätt för riskhantering. Metoden finns inte i dokumenterad form på annat sätt vad som framgår av intern kontrollärendena som behandlas och beslutas av nämnden. Bedömningen ovan ska delvis ses mot bakgrund av att nämnderna hade relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur var i ett uppbyggnadsskede. Bedömningen kan också ses mot bakgrund av att det pågick ett av stadskontoret lett arbete för att utveckla ett nytt arbetssätt avseende riskhantering och intern kontroll i Malmö stad. Det bör också noteras att tekniska nämnden beslutade om riktlinjer för arbetet med intern kontroll för fastighetskontoret och att dessa börjar gälla från Bland dessa riktlinjer finns övergripande information om riskhantering. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt för fastighetskontoret. Verksamheten bedöms skötas på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt för fastighetskontoret. Nämndens balans- och resultaträkning för fastighetskontoret har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. 2

5 Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Intern kontroll Verksamhet Ekonomi Räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen. Revisionsarbetet bedrivs enligt god revisionssed för yrkesrevisorer som den uttrycks i SKYREV:s vägledningar och rekommendationer. Granskningen utgår från en riskanalys och genomförs med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I årsrapporten redovisas översiktligt resultatet av årets granskningar av nämnden. De fördjupade granskningar som genomförts under året redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vilken mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. För nämnden relevanta nyckeltal finns redovisade i bilaga 4. Nämndernas arbete med jämställdhetsintegrering beaktas i granskningen. De förtroendevalda revisorerna i styrgrupp TSM träffar tekniska nämndens presidium och förvaltningsledning i samband med delårsrapport 2 och årsbokslut Sakkunnig revisor har varit Per Nilsson vid revisionskontoret. Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation R2 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Årsrapporten är ett utkast och inte en offentlig handling fram till dess att revisorskollegiet beslutar om revisionsberättelsen

6 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens interna kontroll är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms om den interna kontrollen säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedöms tekniska nämnden - fastighetskontorets interna kontroll vara inte helt tillräcklig. Nämndsmål saknas för två av kommunfullmäktiges målområden. Samtliga nämndsmål är analyserade med text och kopplade indikatorer och åtaganden. För nämndsmålen framgår dock inte ett tydligt sammanfattande ställningstagande om måluppfyllelse. Det saknas för de mätbara indikatorerna i en del fall faktiska målvärden som ska uppnås. I flera fall är indikatorerna till nämndsmålen utformade så att analyser eller redogörelser ska genomföras, vilket kan göra det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Av granskningen framgår även att tekniska nämnden - fastighetskontoret saknar skriftliga nämndsspecifika rutiner för planering och rapportering av det interna kontrollarbetet. Tekniska nämnden - fastighetskontoret bedöms vidare ha en inte helt tillräcklig process för att hantera risker. Det finns ingen dokumenterad och av nämnden antagen metod/arbetssätt för riskhantering. Metoden finns inte i dokumenterad form på annat sätt vad som framgår av intern kontrollärendena som behandlas och beslutas av nämnden. Bedömningen ovan ska delvis ses mot bakgrund av att nämnderna hade relativt kort tid att formulera och anpassa sina nämndsmål och dess indikatorer till kommunfullmäktigemålen samt att denna arbetsstruktur var i ett uppbyggnadsskede. Bedömningen kan också ses mot bakgrund av att det pågick ett av stadskontoret lett arbete för att utveckla ett nytt arbetssätt avseende riskhantering och intern kontroll i Malmö stad. Det bör också noteras att tekniska nämnden beslutade om riktlinjer för arbetet med intern kontroll för fastighetskontoret och att dessa börjar gälla från Bland dessa riktlinjer finns övergripande information om riskhantering. En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Utifrån tekniska nämnden - fastighetskontorets budget för år 2015 är bedömningen att nämndens egna mål konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver inom fastighetskontorets verksamhetsområde. Målområde fyra saknar dock nämndsmål och bedömningen är att mål bör formuleras. I årsanalysen skriver nämnden att den får överväga om något av nämndens övriga mål kan relateras till målområdet och eventuellt omarbeta mål- 4

7 formuleringarna inför För målområde sex finns nämndsmål enbart i tekniska nämnden- gatukontorets budget, vilket gör att uppföljningen för detta målområde inte omfattar fastighetskontorets verksamhet. Förvaltningen hänvisar i detta fall till att det var en begränsad tid som stod till förfogande mellan kommunfullmäktiges beslut om budgeten och framtagandet av nämndens mål och budget i nämndsbudgeten. Nämnden kan också till viss del utveckla arbetet med indikatorer för fastighetskontorets verksamhetsområde. Det saknas för de mätbara indikatorerna i en del fall faktiska målvärden som ska uppnås. Det har inte varit ett krav från stadskontoret att nämnderna skall upprätta målvärden till de indikatorer som är mätbara. Det vore dock lämpligt för nämnden att upprätta målvärden inför I flera fall är indikatorerna till nämndsmålen utformade så att analyser eller redogörelser ska genomföras, vilket kan göra det svårt att bedöma nämndsmålens uppfyllnad. Nämnden har beslutat om en budget i balans avseende fastighetskontoret. Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument för fastighetskontorets verksamhet och ekonomi har granskats och bedömts. Granskningen visar att det finns styrdokument för att hantera förtroenderisker. Fördelningen av ansvar och befogenheter är tydligt angiven i nämndens delegationsordning. Av granskningen framgår att nämnden saknar skriftliga nämndsspecifika rutiner för planering och rapportering av det interna kontrollarbetet avseende fastighetskontoret. Rutin finns inte i fullständig och sammanhängande form, utan delar av den beskrivs i ärendet till nämnden angående intern kontrollplan 2015 och i själva internkontrollplanen. Värt att notera är att tekniska nämnden beslutade om riktlinjer för arbetet med intern kontroll och att dessa börjar gälla från En del i nämndens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Nämndens riskhantering har granskats och bedömts avseende fastighetskontoret. Nämnden bedöms ha en inte helt tillräcklig process för att hantera risker för fastighetskontoret. Det finns ingen dokumenterad och av nämnden antagen metod/arbetssätt för riskhantering. Metoden finns inte i dokumenterad form på annat sätt vad som framgår av intern kontrollärendena som behandlas och beslutas av nämnden. Värt att notera är att tekniska nämnden beslutade om riktlinjer för arbetet med intern kontroll och att dessa börjar gälla från Bland dessa riktlinjer finns övergripande information om riskhantering. 5

8 Granskningen av nämndens systematiska kontroller visar att dessa kan utvecklas avseende fastighetskontoret. Nämnden rekommenderas att ha tillräckliga rutiner för att säkerställa kopplingen mellan nämndens riskanalys och kontrollplan och kontrollaktiviteter. I planen återfinns elva kontrollaktiviteter, enbart fyra av dessa är tydligt hämtade ur riskanalysen som bifogades nämndsärendet avseende intern kontrollplan. I avstämning med förvaltningen visar det sig att det finns en mer komplett version av riskanalysen, men den versionen är inte beslutad av nämnden. I nämndens självskattning av arbetet med intern kontroll 2015 framgår att nio av femton områden ses som utvecklingsområden och två områden (anvisningar för intern kontroll respektive om informationstillgången är tillräcklig) som punkter som måste ses över omgående. Granskningen har inte gett någon indikation om att väsentlig information och centrala beslut inte skulle ha kommunicerats till nämnden avseende fastighetskontoret. Medarbetarnas kännedom om förvaltningens instruktion avseende mutor, bestickning, jäv och andra intressekonflikter bör förbättras till följd av de brister som upptäckts via den interna kontrollen. Instruktionen uppdaterades efter beslut av fastighetskontorets ledningsgrupp. Nämnden ges löpande återkoppling av intern kontrollarbetet. Nämndens uppföljningsstruktur avseende verksamhet, intern kontrollplan och ekonomi har granskats och bedömts. Nämnden bedöms för fastighetskontoret ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende intern kontrollplan och ekonomi. Bedömningen grundar sig på att nämnden under året har följt upp ekonomin i samband med utfallsprognoser, delårsrapporter samt årsanalys. Samtliga kontrollmoment i den interna kontrollplanen har rapporterats till nämnden. Vid konstaterade brister har åtgärder vidtagits eller förslag på åtgärder lämnats. Nämnden bedöms för fastighetskontoret ha en inte helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamheten. Nämnden har under året löpande och systematiskt följt upp verksamheten. För kommunfullmäktiges målområde fyra saknas dock uppföljning och nämndsmål. För kommunfullmäktiges målområde sex finns uppföljning och nämndsmål enbart i tekniska nämnden- gatukontorets budget, vilket gör att uppföljningen för detta mål inte omfattar fastighetskontorets verksamhet. Samtliga nämndsmål är analyserade med text och kopplade indikatorer och åtaganden. För respektive nämndsmål framgår dock inte ett tydligt sammanfattande ställningstagande om måluppfyllelse. Enligt delårsrapport januari augusti och årsanalysen har vissa indikatorer till nämndsmålen inte fullt ut kunnat följas upp. Mot bakgrund av detta, bör nämnden säkerställa att samtliga indikatorer är lämp- 6

9 liga samt att de kan följas upp som avsett. Enligt uppgift från fastighetskontoret följs nämndsmålen upp årsvis för fastighetskontorets verksamhet. Information om vilken tidsperiod målen gäller ska, enligt anvisningar i ITsystemet för uppföljning, anges i årsanalysen, men är otydlig i årsanalys Nedanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i nämndens ekonomiska rapportering har varit god avseende fastighetskontoret, med undantag för övriga kostnader. Ekonomichef uppger att den största anledning till skillnaden mellan prognos och utfall är att kostnaden för kvartersmark prognostiserades högre. 177 Mnkr av överskottet utgörs av exploaterings- och reavinster. Resterande 14 Mnkr beror, enligt uppgift i årsanalysen, till största delen på tillfälliga markanvisningar. Tabell 1 prognosjämförelse, Mnkr Prognos Prognos Prognos Prognos Utfall UP1 DR1 DR2 UP Totala intäkter 679,0 758,3 791,5 794,3 778,9 Totala personalkostnader -56,2-56,2-54,7-55,2-54,6 Totala övriga kostnader -251,8-239,6-249,5-246,8-204,4 Kommunbidrag -278,3-278,3-278,7-279,4-279,4 Finansiella intäkter 0 0 0,2 0,2 0,2 Finansiella kostnader -54,3-51,6-49,9-50,4-50,3 Resultat 38,5 132,7 159,0 162,8 190,5 7

10 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt lagar och riktlinjer som gäller för nämnden. Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt avseende fastighetskontoret. Nämnden bedöms delvis ha uppnått av nämnden beslutade mål för fastighetskontoret. Nämnden tar inte uttrycklig ställning till nämndsmålens totala uppfyllelsegrad, vilket försvårar bedömningen. Till nämndsmålen finns dock en eller flera indikatorer kopplade och för dessa bedöms i tio fall att bedömningskriteriet för indikatorn är uppnått, i två fall delvis uppnått och i tre fall inte uppnått. För sex indikatorer saknas tydligt ställningstagande. Nämnden har rapporterat 24 åtaganden i årsanalysen. Nio åtaganden bedöms delvis ha fullföljts, ett inte ha fullföljts och för sex åtaganden finns inget tydligt ställningstagande. Mot bakgrund av nämndens bedömning av de nio nämndsmålen, vars rapportering i stort sett motsvarar rapporteringen av fullmäktigemålen, bedöms nämnden delvis ha bidragit till uppfyllelsen av kommunfullmäktiges mål. Nämndens interna kontrolluppföljning för fastighetskontoret visar på avvikelser inom områdena prissättning av tomtmark, representation, registrering av avtal och dokumentation kring historik på området markföroreningar. För det riktade uppdraget avseende markanvisningspolicyn finns inga konkreta resultat rapporterade, utan större delen av året inväntades, enligt uppgift i delårsrapporter och i årsanalysen, politikens instruktioner vad gäller uppdateringsbehov. Enligt årsanalys har dock revidering av policyn påbörjats under hösten Fastighetskontorets verksamhet bedöms ha bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden. Nämnden har följt upp samtliga av nämnden beslutade mål avseende fastighetskontoret. Nämnden bedöms delvis ha uppnått av nämnden beslutade mål. Nämnden tar inte uttrycklig ställning till nämndsmålens uppfyllelsegrad. Till nämndsmålen finns en eller flera indikatorer kopplade och för dessa bedöms i tio fall att bedömningskriteriet för indikatorn är uppnått, i två fall delvis uppnått och i tre fall inte uppnått. För sex indikatorer saknas tydligt ställningstagande. Då vissa nämndsmål kan ha flera olika indikatorer med olika uppfyllelsegrad och då indikatorerna i vissa fall inte har fungerat som avsett, försvåras bedömningen av nämndsmålets totala uppfyllnad. Nämndens verksamhetsspecifika mål saknar tydligt ställningstagande om uppfyllelsegrad. 8

11 Nämnden har avseende fastighetskontorets verksamhet inte följt upp samtliga av kommunfullmäktige beslutade mål. Nämnden har inte antagit något nämndsmål till målområde fyra En öppen stad. Nämnden menar att den bidrar indirekt till målet genom övriga nämndsmål. Till målområde sex finns nämndsmål enbart i tekniska nämnden- gatukontorets budget. Mot bakgrund av nämndens bedömning av de nio nämndsmålen, vars rapportering i stort sett motsvarar rapporteringen av fullmäktigemålen, bedöms nämnden delvis ha bidragit till uppfyllelsen av kommunfullmäktiges mål. Nämnden har följt upp det av kommunfullmäktige till nämnden riktade uppdraget. Nämnden bedöms delvis ha genomfört det till nämnden riktade uppdraget. Uppdraget avsåg att se över markanvisningspolicyn och det finns inga konkreta resultat rapporterade. Större delen av året inväntades, enligt uppgift i delårsrapporter och i årsanalysen, politikens instruktioner vad gäller uppdateringsbehov. Enligt årsanalys har dock revidering av policyn påbörjats under hösten Nämndens interna kontrolluppföljning för fastighetskontoret visar på avvikelser inom områdena prissättning av tomtmark, representation, registrering av avtal och dokumentation kring historik på området markföroreningar. Under 2015 har enligt uppgift en dom av väsentlig betydelse gått emot nämnden avseende fastighetskontoret. Det handlar enligt uppgift från förvaltningen om en stämning mot kommunen från en lantbrukare om intrångsersättning p.g.a. naturreservatbildande. Dom meddelades i Högsta domstolen och kommunen ålades att utge kr jämte rättegångskostnader. Stadsrevisionen har under 2015 genomfört en granskning av anläggningsregister vid kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden. Granskningen visade att de i stort sett hade tillräckliga rutiner och riktlinjer på området, men det fanns ett antal brister och utvecklingsområden som krävde åtgärder. Under 2014 genomfördes granskning av tomtmark och lokaler för förskoleoch skolverksamhet på uppdrag av revisorskollegiet. Det övergripande syftet med granskningen var att granska om produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet sker på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen visade på att produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet inte sker på ett ändamålsenligt och effektivt sätt och ett antal förbättringsområden identifierades. Revisorskollegiet översände granskningsrapporten till kommunstyrelsen och de berörda nämnderna för yttrande. Av yttrandena 9

12 framgick att kommunstyrelsen och de berörda nämnderna instämde i de slutsatser som framkom i granskningen. Uppföljning av vilka åtgärder som vidtagits med anledning av förbättringsområdena som identifierades i granskningen har genomförts Av inkomna svar har framkommit att granskningen har fått genomslag i kommunstyrelsen och de berörda nämnderna och att det pågår ett prioriterat arbete för att ta fram en mer ändamålsenlig och effektiv process för att få fram lokaler till förskole- och skolverksamhet. Bl.a. har kommunstyrelsen beslutat om en handlingsplan för arbetet med lokaler för förskole- och skolverksamhet, en beredningsgrupp har tillsatts, en utvecklingsplan för lokalförsörjningsprocessen har utarbetats och en kapacitetsutredning har genomförts. Det kan dock konstateras att arbete återstår. Uppföljning av vidtagna åtgärder kommer därför att ske även under

13 Under denna rubrik görs bedömning av nämndens ekonomiska resultat avseende fastighetskontoret utifrån de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt för fastighetskontoret. Bedömningen grundar sig på att utfallet är inom de ekonomiska ramarna. Periodens utfall är ett överskott på 190,5 Mnkr. Följande resultat samt avvikelse i förhållande till budget redovisas för nämnden 2015: Tabell 2 resultaträkning, Mnkr Budget 2015 Utfall 2015 Avvikelse Intäkter 659,32 778,90 119,58 Totala intäkter 659,32 778,90 119,58 Personalkostnader -56,17-54,56 1,61 Övriga kostnader -260,57-194,74 65,83 Avskrivningar -11,20-9,62 1,58 Totala kostnader -327,93-258,91 69,02 Nettokostnad 331,39 519,98 188,59 Kommunbidrag -279,41-279,41 0,00 Övriga finansiella intäkter 0,00 0,24 0,24 Övriga finansiella kostnader -51,98-50,34 1,64 KB & finansiella poster -331,39-329,51 1,89 Resultat efter KB & fin poster 0,00 190,48 190,48 Resultat 0,00 190,48 190,48 Av ovanstående tabell framgår att nämndens utfall avseende fastighetskontoret avviker med 190,5 Mnkr från budget, varav exploateringsvinster står för 154 Mnkr (totala exploateringsvinster är 304 Mnkr) och reavinster 23 Mnkr. Fastighetskontorets övriga verksamhet visar ett överskott på 14 Mnkr. 11

14 Under denna rubrik görs bedömning av om tekniska nämnden - fastighetskontorets räkenskaper är rättvisande och därmed upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balans- och resultaträkning för fastighetskontoret har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. 12

15 I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier: Ändamålsenlig verksamhet Tillfredsställande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig intern kontroll Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och uppföljningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut. I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande tilllämpningsanvisningar har nämnden: säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig finansiell rapportering kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställer att fattade beslut verkställs och följs upp. som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av det interna kontrollarbetet genomfört en riskanalys. löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder. Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/ rättvisande/ tillräcklig. 13

16 Anläggningsregister Revisionskontoret har på uppdrag av revisorskollegiet under 2015 granskat om kommunstyrelsen och nämnderna har tillräckliga rutiner för att upprätthålla kompletta, uppdaterade och korrekta anläggningsregister enligt god redovisningssed och Malmö stads anvisningar och riktlinjer. Granskningen har avgränsats till tekniska nämnden, servicenämnden och kommunstyrelsen. Slutsatsen är att de i stort sett har tillräckliga rutiner och riktlinjer på området, men det finns ett antal brister och utvecklingsområden som kräver åtgärder. Revisorskollegiet behandlade bifogad rapport vid sammanträdet och beslutade att översända rapporten till kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden för yttrande. Nämndens yttrande har ännu inte behandlats av revisorskollegiet. Yttrandet skulle ge svar på: - hur kommunstyrelsen säkerställer att underliggande information ur tidigare ITsystem för anläggningsregister kan hämtas. - hur tekniska nämnden (fastighetskontoret) avser att identifiera samtlig mark, som kommunen är lagfaren ägare till, i syfte att varje individuell fastighet ska läggas in i anläggningsregistret. - hur kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden avser att säkerställa att rutinerna kring inventering och värdering av anläggningstillgångar dokumenteras och efterlevs. - hur kommunstyrelsen, tekniska nämnden och servicenämnden säkerställer att det finns etablerade rutiner mellan verksamhet och ekonomiavdelning, vilka syftar till att identifiera och korrekt redovisa sådana kostnader för underhåll som numera skall aktiveras i anläggningsregistret (komponentavskrivningar), liksom nedskrivningsbehov och utrangeringar. 14

17 I denna bilaga beskrivs tekniska nämnden - fastighetskontorets hantering av synpunkter i tidigare granskningar. Uppföljningen av tidigare granskningar visar att tekniska nämnden delvis åtgärdat de brister som framgick av granskningen. Under 2014 genomfördes granskning av tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet på uppdrag av revisorskollegiet. Det övergripande syftet med granskningen var att granska om produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet sker på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen visade på att produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet inte sker på ett ändamålsenligt och effektivt sätt och ett antal förbättringsområden identifierades. Revisorskollegiet översände granskningsrapporten till kommunstyrelsen och de berörda nämnderna för yttrande. Av yttrandena framgick att kommunstyrelsen och de berörda nämnderna instämde i de slutsatser som framkom i granskningen. Uppföljning av vilka åtgärder som vidtagits med anledning av förbättringsområdena som identifierades i granskningen har genomförts Av inkomna svar har framkommit att granskningen har fått genomslag i kommunstyrelsen och de berörda nämnderna och att det pågår ett prioriterat arbete för att ta fram en mer ändamålsenlig och effektiv process för att få fram lokaler till förskole- och skolverksamhet. Bl.a. har kommunstyrelsen beslutat om en handlingsplan för arbetet med lokaler för förskole- och skolverksamhet, en beredningsgrupp har tillsatts, en utvecklingsplan för lokalförsörjningsprocessen har utarbetats och en kapacitetsutredning har genomförts. Det kan dock konstateras att arbete återstår. Uppföljning av vidtagna åtgärder kommer därför att ske även under

18 Tabell 4.1: Personalstatistik Utfall 2014 Utfall 2015 Antal anställda omräknade till heltid 90,3 97,8 Kvinnor, andel i % 58,9 56,1 Personal med utländsk bakgrund, andel i % 16,7 14,5 Total sjukfrånvaro i % 2,52 4,35 16