Malmö stad Revisionskontoret

Transkript

1 Malmö stad Revisionskontoret Telefon (exp): Hemsida:

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida

3 Sammanfattning 2 Årets granskning 3 Intern kontroll 4 Verksamheten 6 Ekonomi 7 Räkenskaper 10 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 11 Bilaga 2 - Fördjupade granskningar 12 Bilaga 4 Nyckeltal 16 1

4 Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll inte vara helt tillräcklig. Nämnden bedöms under 2016 inte ha haft en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende ekonomin då nämnden inte vidtagit korrigerade åtgärder som varit tillräckliga för att möta de prognostiserade underskotten under året. Intern kontrollplan finns upprättad och beslutad. I intern kontrollplanen sker en riskbedömning av ett stort antal områden och utifrån riskbedömningen beskrivs hur och vilka kontroller som ska ske under året och när de ska vara genomförda. En avrapportering till nämnden av genomförd intern kontroll skedde i september och i februari. Nämnden bedöms vidare ha en tillräcklig process för att hantera risker i verksamheten. Kontrollaktiviteterna i den interna kontrollplanen är tydligt kopplade till genomförd riskanalys. Sammanfattningsvis bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag samt nämndens mål. Nämnden har följt upp kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen samt analyserat uppfyllesegraden i delårsrapporter samt i årsanalysen. Nämnden bedömer att sex av tio nämndsmål uppnåtts vid årets slut, att fyra mål endast delvis uppnåtts. Uppföljning av nämndsmål visar att fyra utfall avviker så negativt mot målvärdet att dom fått röd färg. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden för 2016 redovisar ett underskott på -35,6 mnkr exkl hemlöshet och -10,5 mnkr för hemlösheten samt att nämnden inte vidtagit korrigerade åtgärder som varit tillräckliga för att möta de prognostiserade underskotten under året. Sammanfattningsvis bedöms räkenskaperna i allt väsentligt som rättvisande. 2

5 Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Intern kontroll Verksamhet Ekonomi Räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen. Revisionsarbetet bedrivs enligt god revisionssed för yrkesrevisorer som den uttrycks i SKYREV:s vägledningar och rekommendationer. Granskningen utgår från en riskanalys och genomförs med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I årsrapporten redovisas översiktligt resultatet av årets granskningar av nämnden. De fördjupade granskningar som genomförts under året redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vilken mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. För nämnden relevanta nyckeltal finns redovisade i bilaga 4. Nämndernas arbete med jämställdhetsintegrering beaktas i granskningen. De förtroendevalda revisorerna i styrgrupp stadsområden träffar stadsområde Innerstadens presidium och förvaltningsledning i samband med delårsrapport januari - augusti och årsbokslut Sakkunnig revisor är Olof Hammar vid revisionskontoret. Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation R2 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. Årsrapporten har delgivits förvaltningen för faktakontroll. Årsrapporten är ett utkast och inte en offentlig handling fram till dess att revisorskollegiet beslutar om revisionsberättelsen

6 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens interna kontroll är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms om den interna kontrollen säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedöms nämndens interna kontroll 2016 som inte helt tillräcklig. Bedömningen grundas på nedanstående redogörelse. Nämndsbudget En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Nämnden har beslutat om en budget i balans. Utifrån nämndens budget för 2016 är bedömningen att nämndens 11 egna mål delvis konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. En stor del av målen är generellt formulerade och riktar sig inte specifikt till nämndens kärnverksamheter vård och omsorg samt individ och familj. Till nämndsmålen har nämnden kopplat uppföljning nämndsmål (tidigare indikatorer) som beskriver vad som ska mätas i form av huvudsakligen resultat, antal och andel. Nämnden har upprättat och beslutat om målvärden som ska uppnås. Styrdokument Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats och bedömts översiktligt. Fördelningen av ansvar och befogenheter är tydligt angivet i nämndens delegationsordning. Nämnden har rutiner för planering och rapportering av det interna kontrollarbetet. Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument bedöms med hänsyn till ovanstående utgöra en tillräcklig intern kontroll. Riskhantering En del i nämndens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Nämndens riskhantering har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker. Nämndens riskhantering innefattar en dokumenterad och av nämnden antagen metod/arbetssätt för riskhantering. Nämndens riskanalys identifierar risker som dokumenteras, genomförs, följs upp och tydliggör vad riskerna består av och vilka risker som är prioriterade enligt en bedömning utifrån sanno- 4

7 likhet och konsekvens. Risker kopplade till kommunfullmäktiges och nämndens egna mål saknas huvudsakligen i nämndens riskanalys. Riskanalysen och kontrollaktiviteterna bör så långt som möjligt integreras i ordinarie verksamhet och ingå som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen. Systematisk kontroll Granskningen av nämndens systematiska kontroller visar att dessa innefattar kontrollplan och kontrollaktiviteter enligt reglemente med tillämpningsanvisningar samt är kopplad till nämndens riskanalys. Nämnden utför systematisk kontroll utifrån riskanalysen. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Uppföljningsstruktur Nämndens uppföljningsstruktur avseende verksamhet, intern kontrollplan och ekonomi har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende intern kontrollplan och verksamheten. Nämnden bedöms dock inte ha en helt tillräcklig uppföljningsstruktur avseende ekonomin. Intern kontrollplan Nämnden har följt upp den interna kontrollplanen i samband med delårsrapport jan-aug och i februari i samband mer årsanalysen. Genomförandet av intern kontrollplanen har granskats vid båda tillfällena. Kontrollplanen anger vilka rutiner som ska följas upp, omfattningen, ansvar och tidplan för rapportering till nämnden löpande under året. Verksamheten Nämnden har följt upp nämndsmålen i delårsrapporterna per jan-apr, janaug samt i årsanalysen. Flera nämndsmål följdes upp först i årsanalysen. Måluppfyllelsen redovisas med grön, gul och röd färg för varje nämndsmål. Ekonomi Nämnden har följt upp ekonomin i samband med utfallsprognos 1, delårsrapport jan-april, delårsrapport jan-aug, utfallsprognos 2 samt i årsanalysen. I delårsrapport jan-aug prognostiserades för helåret ett underskott på -22,1 mnkr exklusive hemlöshetet och -9 mnkr för hemlösheten. et blev - 35,6 mnkr exklusive hemlöshet och -10,5 mnkr för hemlösheten. Nämnden har inte vidtagit korrigerade åtgärder som varit tillräckliga för att möta de prognostiserade underskotten under året. 5

8 Tabell 1 prognosjämförelse, Mnkr Prognos Prognos Prognos Prognos UP1 DR1 DR2 UP Totala intäkter Totala personalkostnader Totala övriga kostnader Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt lagar och riktlinjer som gäller för nämnden. Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att verksamheten har bedrivits i enlighet med kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Mål och uppdrag Verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden. Nämnden har följt upp samtliga av kommunfullmäktige beslutade mål i årsanalysen. Det framgår hur nämnden anser sig ha bidragit till uppfyllelsen samt vilka åtgärder nämnden kommer att vidta för att bättre bidra till uppfyllelsen av kommunfullmäktigemålen. Nämnden bedöms delvis ha bidragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålen. Nämnden har även följt upp nämndsmålen. Måluppfyllelsen redovisas med grön, gul och röd färg för varje nämndsmål. I de fall utfallet avviker negativt mot målvärdet har en röd färgmarkering gjorts. Röd färg, det vill säga att nämndsmålen inte var uppfyllda redovisades i delårsrapport jan-aug vad gäller andelen hushåll med försörjningsstöd som blivit självförsörjande, fallolyckorna inom vård och omsorg, andel timmar som utförs av timavlönade och sjukfrånvaron. I årsanalysen har andelen 6

9 hushåll med försörjningsstöd som blivit självförsörjande ändrats till gul färg, det vill säga att nämndsmålet delvis är uppfyllt. I årsanalysen redovisas att 26 procent av hushållen blivit självförsörjande mot 19 procent i delårsrapport jan-aug. Målvärdet var minst 30 procent. Fallolyckorna har också ändrats till gul färg i åranalysen då utfallet på 16,5 procent ligger nära målvärdet på 16,1 procent. I årsanalysen redovisas röd färg när det gäller Andel flickor respektive pojkar som varit dokumenterat delaktiga i utredningar som berör dem, antal kvinnor respektive män som är hemlösa av strukturella orsaker (174 st). Antal barn i hushåll som är hemlösa av sociala orsaker (33 st), Andel timmar som utförs av timavlönade kvinnor respektive män (6,5 procent) samt sjukfrånvaro för kvinnor respektive män (8,41 procent). Granskning och tillsyn Under första halvåret 2016 har två domar och beslut av väsentlig betydelse gått emot nämnden. Båda handlade om försörjningsstöd där förvaltningsrätten efter överklagande gick emot stadsområdesnämndens beslut. Under andra halvåret fanns två domar från Förvaltningsrätten som gick emot nämnden. Det ana handlade om beredande av LVU vård och det andra avslag på försörjningsstöd. Nyckeltal Väsentliga nyckeltal för nämnden redovisas i bilaga 4. Tabell 4.1 visar att sjukfrånvaron ökat under 2016 till 8,4 % mot 8,0 % Sjukfrånvaron är fortsatt hög i samtliga stadsområden. Under denna rubrik görs bedömning av nämndens ekonomiska resultat utifrån de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomiskt synpunkt inte helt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden för 2016 redovisar ett underskott på -35,6 mnkr exkl hemlöshet och -10,5 mnkr för hemlösheten samt att nämnden inte vidtagit korrigerade åtgärder som varit tillräckliga för att möta de prognostiserade underskotten under året. Åtgärdsplan för ekonomi i balans togs fram efter delårsrapport jan-april och behandlades i nämnden den 21 juni Nämnden kom då fram till att en rad resultatförbättrande händelser inträffat som gjorde att inga åtgärder då 7

10 behövde vidtas. Nämnden beslutade vid sitt sammanträde den 31 augusti, att baserat på presenterad ekonomisk månadsrapport per juli månad ge förvaltningen i uppdrag att ta fram ett förslag till en ny ekonomisk åtgärdplan för att åtgärda prognostiserat negativt helårsutfall. Vid nämndens nästkommande sammanträde den 28 september kunde nämnden konstatera att det inte fanns framtaget något förslag till ekonomisk åtgärdsplan. Orsaken till detta var att förvaltningen ville avvakta delårsrapport 2 och de mer genomarbetade prognoser som då tas fram så att dessa kunde ligga till grund för det förslag till ekonomisk åtgärdsplan som skulle tas fram. I samband med delårsrapport 2 kunde nämnden konstatera att prognostiserat helårsutfall skulle bli tkr. Nämnden gav då förvaltningen i uppdrag att till nästkommande nämndssammanträde ta fram ett förslag på ekonomisk åtgärdsplan. Nämnden beslutade med anledning av den negativa resultatprognosen i delårsrapport jan-aug om en ny ekonomisk åtgärdsplan Nämnden beslutade på sitt sammanträde den 28 september att ansöka om ytterligare 6,3 mkr ur Kommunstyrelsens fond för stimulansmedel. Nämnden avsåg att inkludera denna åtgärd som en del av den ekonomiska åtgärdsplanen. Totalt hade nämnden ansökt om tkr ur Kommunstyrelsens avsatta medel för tilläggsbudget. Hela beloppet avsåg Individ och familjeomsorgsverksamhetens verksamhet men endast tkr betalades ut ut i enlighet med Kommunstyrelsens beslut. Det innebar att tkr inte erhölls. Den andra besparingsåtgärden som redovisades i åtgärdsplanen avsåg för lite pengar enligt resursfördelningsmodellen/befolkningsprognoser. Dessutom redovisades som besparingsåtgärd ansökan om 1 mkr avseende flyttkostnader. Totalt redovisades besparingsåtgärder enligt ovan uppgående till 10,9 mkr i åtgärdsplanen. Följande prognostiserade utfall samt avvikelse i förhållande till budget redovisas för nämnden för 2016: 8

11 Tabell 2 resultaträkning, mnkr Budget helår Avvikelse Intäkter Totala intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar Totala kostnader Nettokostnad Kommunbidrag Övriga finansiella intäkter 0 Övriga finansiella kostnader Resultat efter KB & fin poster Resultat Av ovanstående tabell framgår att nämndens utfall 2016 avviker med -45 mnkr från budget. et inkluderar kostnader för hemlösheten. Då nämnden inte har resultatansvar för hemlöshetskostnaderna redovisar nämnden ett underskott på -35,6 mnkr för helåret Nämnden kommenterar i detalj de prognostiserade avvikelserna i årsanalysen. Sammanfattningsvis består dom av följande: Vård och omsorgsverksamheten har till följd av för högt utnyttjande av särskilt boende platser men också korttidsplatser i förhållande till budget redovisat ett kraftigt underskott. Avvikelse mellan resursfördelade medel baserade på stadskontorets befolkningsprognos och verkligt befolkningsansvar är en annan anledning till underskottet.. Sammantaget redovias ett underskott på -29,8 mnkr. I delårsrapport jan-aug prognostiserade verksamheten ett underskott på -17,8 mnkr. Ytterligare orsak till prognostiserat underskott återfinns inom individ och familjeomsorgsverksamheten. Årets resultat visar ett negativt utfall på 8,6 mnkr. Det orsakas av att kostnaderna för i stort sett all verksamhet avdelningen bedriver överskridit budget. Avvikelserna kommenteras utförligt i årsanalysen. Hemlösheten som nämnden inte har resultatansvar för redovisar ett underskott på mnkr. Övrig gemensam verksamhet och områdesutveckling redovisar överskott för helåret. 9

12 Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. 10

13 I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier: Ändamålsenlig verksamhet Tillfredsställande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig intern kontroll Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och uppföljningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut. I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande tilllämpningsanvisningar har nämnden: säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig finansiell rapportering kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställer att fattade beslut verkställs och följs upp. som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder. Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/ rättvisande/ tillräcklig. 11

14 Trygghet i Malmö Syftet med granskningsprojektet har varit att granska om Malmö stad har en ändamålsenlig verksamhet avseende Malmö som trygg stad. Det råder ingen tvekan om att Malmö stad har en mängd olika åtgärder och insatser för att öka tryggheten i Malmö, bla. har den praktiska samverkan med polisen ökat sedan polisens omorganisation I de uppföljningar som finns i delårsrapporter och årsanalys redovisas ofta olika aktiviteter som har genomförts men mindre av utvärdering av resultat. För att kunna utveckla och utforma det fortsatta arbetet är det väsentligt att få analyser såväl om goda resultat som det som inte har lyckats. Revisionen genomförde en granskning redan 2011 där kommunstyrelsen rekommenderades att utvärdera insatserna inom SSP med flera brottförebyggande insatser mer frekvent och strukturerat. Vid revisionens granskning april-maj 2016 har det framkommit att det saknas utvärdering av resultaten av de insatser som utförs både inom samverkansavtalet och SSP. Med utgångspunkt från revisionsfrågorna bedömer revisionskontoret sammantaget att Malmö stad inte har en helt ändamålsenligt verksamhet avseende Malmö stad som trygg stad främst beroende på brister i utvärdering av resultat av insatta åtgärder. Mot bakgrund av slutsatserna lämnar revisionskontoret följande rekommendation till Stadsområdesnämnderna: Öka förmågan att redan under 2016 bättre kunna bidra till att utvärdera om kommunfullmäktiges mål är uppfyllda. Sjukfrånvaro Granskningen har inte direkt berört SON Innerstaden. Den sammanfattande bedömningen utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor är att det arbetsmiljöarbete som bedrivits 2016 av stadsområdesnämnd Söder och Öster och den uppsikt som skett av kommunstyrelsen, avseende att förebygga och minska sjukfrånvaro, i huvudsak varit ändamålsenligt. Samtidigt är det ett faktum att sjukfrånvaron ligger kvar på en fortsatt hög nivå för de granskade nämnderna. De brister som lyftes i Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande från 2015 får vidare anses vara av den karaktären att de kräver långsiktigt och uthålligt arbete för att komma tillrätta med. Nämnderna har under 2016 fått information om sjukfrånvaroutvecklingen samt fattat beslut om och följt upp mål, åtaganden och uppdrag på området. Den information som nämnderna tagit del av består av såväl kvalitativa bedömningar av arbetsmiljön som sammanställningar av statistik. Det saknades dock ännu mål specifikt för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrift 2015:4, vilken trädde i kraft i april Det noteras att det när rapporten skrevs ännu inte for- 12

15 mulerats specifika riktlinjer och rutiner för hur sådana mål kan formuleras. Planen är att sådana rutiner ska kommuniceras under hösten Nämnderna formulerar strategier och arbetar med handlingsplaner på området. Arbetet sker aktivt och har följts upp under året. Tillbudsrapportering är dock ett område där de granskade nämnderna ser förbättringspotential. Det finns rutiner för och en medvetenhet om vikten av riskbedömningar, inte minst inför större ändringar i verksamheten. Rutinerna och efterlevnaden av dessa kommer att vara av vikt under 2016 och 2017 inför den planerade organisationsförändringen i kommunen som bland annat innebär att nämnderna kommer att avvecklas. Granskningen visar att planeringen inför riskbedömningar kopplat till omorganisationen är igång. Beslut om ny organisation fattas av kommunfullmäktige den 23 november. Bedömningen är att kommunstyrelsen genomför en ändmålsenlig uppföljning och utvärdering av arbetsmiljöarbetet avseende att förebygga och minska sjukfrånvaron. Samtidigt visar granskningen att många prioriterade åtgärder ännu är på planeringsstadiet och stadskontoret konstaterar själva i personalredovisning 2015 att arbetsmiljöprocessen som startades 2013 ännu inte fått fullt genomslag i alla verksamheter. Det finns en målsättning att den ska vara fullt implementerad senast Flyktingsituationen Malmö stads hantering av flyktingsituationen har granskats utifrån tre områden; anpassning av nämndernas verksamheter, integration av nyanlända samt mottagande och integration av ensamkommande flyktingbarn. Den sammanfattande bedömningen är att granskade nämnder har hanterat flyktingsituationen väl utifrån de förutsättningar som varit. Nämnderna bedöms ha gjort erforderliga anpassningar av sina verksamheter för att hantera mottagandet utifrån förändrade volymer. Det finns en samsyn inom granskade nämnder kring vilka utvecklingsområden som är viktiga för att stärka stadens mottagnings- och integrationsarbete. Granskningen visar dock på att nuvarande insatser behöver förstärkas och vidgas. Kommunstyrelsen bör i samverkan med berörda nämnder säkerställa att det finns en tydlighet och samsyn kring vem som ansvarar för vad. Detta är inte minst av vikt med anledning av pågående omorganisation av stadsområdena och införandet av nya facknämnder. Kommunstyrelsen bör utifrån sin ledande och samordnade roll bör ta ett ökat helhetsgrepp kring frågan för att säkerställa att det finns en samsyn bland alla nämnder kring hur staden gemensamt ska arbeta för att stärka mottagnings- och integrationsarbetet. 13

16 Förbättringsområden/rekommendationer som berör stadsområdesnämnderna är följande: Sociala resursnämnden, stadsområdesnämnderna Söder och Öster, arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden samt grundskolenämnden behöver stärka sitt förebyggande arbete i syfte att möta identifierade stödbehov för såväl nyanlända som ensamkommande barn och ungdomar. Detta gäller såväl hälsofrämjande insatser som insatser för att öka egenförsörjning och inkludering i samhällslivet. Sociala resursnämnden och berörda stadsområden bör tillse att det finns en handlingsplan för att möta förändringarna i det nya statsbidragssystemet för ensamkommande barn. Detta i syfte att finna kostnadseffektiva lösningar. Försörjningsstöd Granskningen har inte direkt berört SON Innerstaden. Malmö stad har sedan 2014 genomfört extra ekonomiska satsningar för att utveckla arbetet med försörjningsstödet. Syftet med granskningen var att bedöma Malmö stads åtgärder för att säkerställa kvalitet och kompetens kring handläggningen av försörjningsstödet samt bedöma om den interna kontrollen avseende utbetalningar av försörjningsstöd var tillräcklig på stadsområdena Norr, Väster och Söder. Arbetsmiljöverket inspekterade under 2015 individ- och familjeomsorgen på samtliga stadsområden enligt arbetsmiljölagen och framförde en rad anmärkningar gällande socialsekreterarnas arbetsförhållanden. Allvarlig kritik framfördes bland annat vad gällde introduktionen av nyanställda socialsekreterare. Vi har i denna granskning avgränsat uppföljningen av kritiken från Arbetsmiljöverket till just introduktionen. Vår slutsats var att flera förbättringar skett sedan Arbetsmiljöverkets granskning men att det fanns förbättringsåtgärder att genomföra på Stadsområde Väster och Söder för att nyanställdas introduktion ska upplevas som fullt tillfredsställande av de nyanställda socialsekreterarna. 45 ärenden avseende ekonomiskt bistånd till boendekostnader granskades. Bedömningen är att kvalitén på dokumentationen i enskilda ärenden och på de underlag som låg till grund för bedömningarna om rätten till bistånd varierade kraftigt. I 19 av 45 granskade ärenden framkom brister av varierande omfattning. Bristfällig dokumentation gjorde det svårt att följa enskilda ärenden kronologiskt och det saknades eller gick inte att hitta underlag och dokumentation som styrker rätten till försörjningsstöd. Bristfällig handläggning har medfört att för högt försörjningsstöd utgått i flera granskade fall. Bedömningen är att bristerna kan ha samband med de brister som Arbetsmiljöverket lyfte fram vid sin granskning Bedömningen är också att det behövs förbättringsåtgärder kring handläggningen av enskilda ärenden. Det gäller såväl dokumentationen som kontrollerna vad gäller rätten till ekonomiskt bistånd. 14

17 Nämndernas interna kontroll behövde enligt vår bedömning utökas. Storleken på försörjningsstödet (823 mnkr under årets första tio månader 2016), antalet ärenden och det stora antalet enskilda handläggare är faktorer som vid en riskanalys borde ställa högre krav på en mer omfattande intern kontroll. 15

18 Tabell 4.1: Personalstatistik Antal anställda omräknade till heltid Kvinnor, andel i % Personal med utländsk bakgrund, andel i % Total sjukfrånvaro i % 8,0 8,4 Källa: Stadskontoret. Tabell 4.2 Sjukfrånvaro i % stadsområdesnämnderna Norr 7,6 % Öster 8,2 % Söder 8,3 % Väster 8,1 % Innerstaden 8,0 % Källa: Stadskontoret. 6,9% 8,2% 7,9% 7,9% 8,4% Tabell 4.2: Antal brukare och år Ordinärt boende Särskilt boende Samtliga brukare Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO. 16

19 Tabell 4.2.1: Kostnad per brukare och år (kr) Ordinärt boende Särskilt boende Kostnad per brukare Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått VoO. Tabell 4.2.2: Jämförelse brukare/kostnad stadsområden Norr Öster Söder Väster Innerstaden TOTAL Genomsnittskostnad vårdtagare varav i ordinärt boende varav i särskilt boende Antal med hemtjänst Antal platser i korttidsvård Antal platser i särskilt boende Tabell 4.3: Individ- och familjeomsorg Institutionsplaceringar Antal externa HVB-årsplatser, vuxna Antal externa HVB-årsplatser, unga Nettokostnad externa HVB-platser, vuxna, tkr Nettokostnad externa HVB-platser, unga, tkr Totalkostnad externa HVB-platser, tkr Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått. 17

20 Tabell 4.3.1: Individ- och familjeomsorg Hemlöshet Antal hemlösa Antal hotellnätter (boendedygn) Källa: Stadskontoret. Verksamhetsmått samt statistik över antal hemlösa. Tabell Jämförelse brukare/ kostnad stadsområden Tabell 4.3.1: Jämförelse stadsområden antal boendedygn på hotell Budget SoNN SoNÖ SoNS SoNV SoNI Malmö SO-snitt