Ansvarsutövande: Nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration Sundsvalls kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Anders Haglund Cert. kommunal revisor Johan Lidström Revisor Ansvarsutövande: Nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration Sundsvalls kommun

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Metod och avgränsning Granskningsresultat Nämnden för Arbetsmarknad, Vuxenutbildning och Integration Resultat av enkäten Mål- och övrig styrning Uppföljning, rapportering och resultat Analys och aktiva åtgärder Intern kontroll Vår granskning Bedömning... 5 december 2014 Sundsvalls kommun

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunstyrelse och nämnder ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter samt att detta ska skötas på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och med en tillräckligt intern kontroll. Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser och nämnder. Det görs bl a enligt den goda seden genom en grundläggande granskning av nämndernas styrning, uppföljning och kontroll. Ansvarsutövandegranskningen är översiktlig och utgår från nämndens/styrelsens dokumentation av olika aktiviteter avseende styrning, uppföljning och kontroll. Om granskningsresultaten så motiverar har revisionen möjlighet att kalla in nämnden till en hearing Revisionsfråga Vidtar nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag? 1.3. Revisionskriterier Underlag för bedömning utgörs främst av Kommunallagens bestämmelser i kap 6 om nämndernas och styrelsens ansvar för bl a den interna kontrollen, men även av fullmäktiges styrande dokument för kommunen Metod och avgränsning I granskningen har vi gått igenom Kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndernas protokoll för 2014 samt styrdokument och delårsrapporter. Vi har jämfört resultaten av föregående års motsvarande granskning med årets material för att få en bild av om tidigare påpekade brister kvarstår eller har åtgärdats. Genom sammanträdesprotokollen har vi försökt en bild om styrelsen och nämnderna i tillräcklig utsträckning styr, gör uppföljning av, och genomför de kontroller som är nödvändiga för att fullgöra tilldelade uppdrag. Analys har skett av delårsrapporter och styrande dokument för att kontrollera nämndernas/styrelsens måluppfyllelse och att de följer de lagar, regler och förordningar som finns. Rapportering av detta är en avvikelserapportering där vi lyfter fram eventuella brister hos nämnderna/styrelsen avseende följande: 1 Reglemente finns och är aktuellt 2 Budget innehåller mål för verksamheten och för ekonomin 3 Delegationsordningen är aktuell 4 Uppdrag från Kommunfullmäktige har verkställts 5 Rapportering är regelbunden och heltäckande gällande både verksamhet och måluppfyllelse Sundsvalls kommun 1 av 5

4 6 Nämnden/styrelsen har en god måluppfyllelse 7 Nämnden/styrelsen vidtar aktiva åtgärder vid rapportering om bristande måluppfyllelse En enkät har skickats ut till samtliga ordinarie ledamöter i kommunstyrelse och nämnder där analyserar svaren med våra iakttagelser om nämnden/styrelsen vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag. Enkäten skickades ut per e-post till samtliga ordinarie ledamöter i slutet av september i år med två påminnelser där vi poängterade vikten av att samtliga ledamöter besvarade enkäten. I enkäten fanns även möjlighet att kommentera om exempelvis upplevda brister eller förbättringsområden. Följande påståenden fick ledamötena besvara i enkäten: Mål och övrig styrning 1. Jag har god kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program 2. Jag känner till de mest väsentliga regler och lagar som är av betydelse för nämndens verksamhet samt för mitt uppdrag som nämndsledamot 3. Jag har tillräckligt med kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente 4. Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet Uppföljning, rapportering och resultat 5. Rapportering av måluppfyllelse sker regelbundet till nämnden avseende verksamhetsmål 6. Nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende verksamheten 7. Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens ekonomi 8. Rapportering av måluppfyllelse sker regelbundet till nämnden avseende ekonomiska mål 9. Nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende ekonomin 10. Jag anser sammantaget att jag har tillräcklig information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet Analys och aktiva åtgärder 11. Nämnden diskuterar och analyserar måluppfyllelse på sina sammanträden 12. Nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen 13. Nämnden uppnår sammantaget ett resultat som överensstämmer med kommunfullmäktiges mål och nämndens uppdrag i övrigt Intern kontroll 14. Jag anser mig veta tillräcklig om vad som menas med intern kontroll, och om vad nämndens ansvar för intern kontroll innebär 15. Jag anser att nämndens arbete med den interna kontrollen är tillräcklig Sundsvalls kommun 2 av 5

5 16. Nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet 17. Nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet. I vilken utsträckning dokumenteras dessa analyser? 18. Nämnden har en dokumenterad och aktuell delegationsordning 19. Nämnden har etablerade och välfungerande arbetsformer 20. Jag anser att roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är tydlig 21. Jag anser att nämnden har ett gott diskussionsklimat vid sina sammanträden 22. Jag anser att jag fortlöpande får den information och utbildning jag behöver gällande nämndens verksamhet och mitt uppdrag som ledamot 23. Jag upplever att kommunstyrelsen utövar en tillräcklig uppsikt över nämnden Sundsvalls kommun 3 av 5

6 2. Granskningsresultat 2.1. Nämnden för Arbetsmarknad, Vuxenutbildning och Integration Nämnden hade lägst svarfrekvens (36%) av samtliga nämnder. Detta gör att vi inte kan se på svaren med full tillförlitlighet, däremot verkar uppfattningen i stort sätt lika i hela undersökningen vilket ökar tillförlitligheten Resultat av enkäten Mål- och övrig styrning Hälften anser att de helt och andra hälften i huvudsak att de har god kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program. Samma fördelning blev det gällande påståendet: jag känner till de mest väsentliga regler och lagar som är av betydelse för nämndens verksamhet samt för mitt uppdrag som nämndsledamot, Jag har tillräckligt med kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente samt nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet Uppföljning, rapportering och resultat Samtliga ledamöter anser att rapportering av måluppfyllelse gällande verksamheten sker tre gånger per år (årsredovisning och delårsrapporter) medan 75% har uppfattningen att den ekonomiska målredovisningen sker vid varje sammanträde (25% tre gånger per år). Gällande måluppfyllse anser ledamötena att de verksamhetsmässiga målen (helt 50%, i huvudsak 50%) är tillfredsställande medan för de ekonomiska målens måluppfyllelse instämmer 75% i huvudsak och 25% endast till viss del Analys och aktiva åtgärder ¾ instämmer i huvudsak och ¼ helt i att nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen och samtliga har även uppfattningen att nämnden helt eller i huvudsak sammantaget når ett resultat som överensstämmer med kommunfullmäktiges mål och nämndens uppdrag i övrigt Intern kontroll 25% av de som svarat på enkäten har uppfattningen att de inte har tillräcklig kunskap om vad som menas med intern kontroll och om vad nämndens ansvar för intern kontroll innebär. Även 25% tycker att nämndens arbete med internkontroll inte är tillräcklig. Majoriteten anser att nämnden regelbundet genomför olika Sundsvalls kommun 4 av 5

7 analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet och att dessa alltid dokumenteras. Samtliga ledamöter anser att nämnden har en dokumenterad och aktuell delegationsordning och 75% anser att de även har etablerade och välfungerande arbetsformer. Samtliga anser även att roll och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är tydlig och att nämnden har ett gott diskussionsklimat vid sina sammanträden. Ledamötena anser även helt (75%) eller i huvudsak (25%) fortlöpande får den information och utbildning de behöver gällande nämndens verksamhet och deras uppdrag som ledamot och att kommunstyrelsen utövar en tillräcklig uppsikt över nämnden Vår granskning Vid granskningen av 2013 års ansvarsutövande kom vi fram till att nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration hade vidtagit tillräckliga åtgärder för att styra och rapportera tilldelat uppdrag men att nämnden skulle kunna utveckla sitt arbete med att följa upp och kontrollera verksamheten. Detta då nämnden hade kunnat förbättra internkontrollplanen så att den överensstämmer med kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar I år antog nämnden internkontrollplan inom anvisad tid och har förbättrat planen där vi ansåg att det fanns brister. Nämnden har även förbättrat den ekonomiska redovisningen då dess förvaltning periodiserat kostnader och intäkter på ett mer strukturerat sätt vilket innebär ett mer rättvisande resultat varje månad och kan då följa upp dess verksamhet på tillförlitligare sätt. I övrigt har vi genom årets analys av protokoll, styrdokument och rapporter utifrån de sju granskningsområdena inte funnit något att anmärka på. Då så få av nämndens ledamöter har besvarat enkäten kan vi inte uttala oss med säkerhet om de brister som framkommit i enkätsvaren Bedömning Vår sammanfattande bedömning är att nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration i tillräcklig grad vidtar åtgärder för att styra, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag. Sundsvalls kommun 5 av 5