Ansvarsutövande Stadsbyggnadsnämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Johan Lidström Ansvarsutövande Stadsbyggnadsnämnden Sundsvalls Kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollområden Metod och avgränsning Granskningsresultat Risk- och väsentlighetsanalys Jämförelser med andra kommuner Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten Tidigare beslutade åtgärder verkställs och återrapporteras Uppdrag från Kommunfullmäktige verkställs Värderar och analyserar mottagen information och vidtar aktiva åtgärder.. 6 Sundsvalls Kommun

3 1. Sammanfattning Nedan sammanfattas vad som framkommit vid granskningen av kontrollområdena Risk- och väsentlighetsanalys Risk- och väsentlighetsanalys genomförs årligen med delar av förvaltningens ledningsgrupp och tillsammans med arbetsutskottets ledamöter vilken utmynnar i en bruttolista vilken nämnden beslutade om i december Internkontrollplanen har följts upp i samband med delårsrapporter per sista april och sista augusti. Jämförelser med andra kommuner De jämförelser som nämnden arbetar med är utifrån de mål och indikatorer som är fastställda i nämndens mål- och resursplan där jämförelser görs med andra kommuner/riket gällande SCB:s medborgarundersökning och SKL:s kundundersökning Insikt. Kommunen jämför sig även med 8 andra liknande norrlandskommuner i analysrapporten som ligger till grund och utgör underlag inför kommunfullmäktiges mål- och resursplan för de kommande fyra åren. Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten I kommunens Mål och resursplan 2013 har nämnden tagit fram indikatorer för att mäta måluppfyllelsen och där vissa indikatorer ger ett mått på nämndens produktivitet. Bland dessa kan nämnas meter nyanlagd gång och cykelväg per år samt meter upprustad befintlig gång- och cykelväg. I övrigt jämför sig Sundsvall med 8 andra liknande norrlandskommuner genom flertalet kostnadsposter såsom gatubelysning kr/inv, gatubelysning kr/ljuspunkt, antal ljuspunkter, antal kwh, vinterväghållning kr/meter, vinterväghållning kr/inv, parkunderhåll kr/kvm, och hur detta har förändrat sig över tid från 2008 till idag. Totalt är det drygt inom 40 olika områden som kommunen är med i jämförelser som de ovan nämnda. Tidigare beslutade åtgärder verkställs och återrapporteras I protokoll finns inte en egen återkommande paragraf där det enkelt går att härleda att tidigare beslutade åtgärder har verkställts och sedan återrapporterats till nämnden utan återraportering sker i delårsrapporter och årsbokslut. Vid stickprovskontroll har det inte framkommit några brister i detta. Förvaltningen har avrapporterat MRP-uppdrag till nämnden under året. Redovisning av delegationsbeslut görs vid varje nämndsammanträde. Sundsvalls Kommun 1 av 7

4 Uppdrag från Kommunfullmäktige verkställs Under året har flertalet uppdrag inkommit från Kommunfullmäktige till stadsbyggnadsnämnden utöver redan tidigare beslutade MRP-uppdrag. Utifrån kontroller kan styrkas att nämnden har verkställt uppdrag i tillräcklig omfattning för att dra slutsats om att detta är väl fungerande. Värderar och analyserar mottagen information och vidtar aktiva åtgärder Vid delårsrapport per sista april och sista augusti prognosticerade stadsbyggnadsförvaltningen ett underskott på helåret. Förvaltningen hade tagit fram en handlingsplan för att komma tillrätta med underskottet när delårsrapport 1 presenterades. Vår sammanfattande bedömning är att stadsbyggnadsnämnden vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och rapportera tilldelat uppdrag. Sundsvalls Kommun 2 av 7

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar. Kommunstyrelse, facknämnder och beredningar ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga upp system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsett sätt Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande fråga: Vidtar stadsbyggnadsnämnden tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag? 2.3. Revisionskriterier Bedömningsgrunder utgörs av dokument som styrker nämndens kontrollerande aktiviteter inom områdena ledning, styrning, uppföljning och kontroll. Exempel på dokument är nämndernas planer, regler och rapporter samt protokollförda beslut Kontrollområden Nämndsgemensamma: Nämnderna gör en riskbedömning (risk och väsentlighetsanalys) enligt tillämpningsanvisningarna till Reglemente för intern kontroll. Nämnderna arbetar på ett strukturerat sätt med jämförelser med andra kommuner i syfte att utveckla verksamheten. Nämnden har angivit mål/indikatorer för att mäta produktiviteten i syfte att förbättra kostnadseffektiviteten. Specifika för stadsbyggnadsnämnden: Följer nämnden upp att tidigare beslutade åtgärder verkställts och återrapporterats? Tillser nämnden att uppdrag från Kommunfullmäktige verkställs och att detta går att återsöka i nämndens protokoll? Värderar och analyserar nämnden mottagen information och vidtar aktiva åtgärder om behov uppstår på ett aktivt och tydligt sätt? 2.5. Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta stadsbyggnadsnämnden och avgränsas i tid till främst år Sundsvalls Kommun 3 av 7

6 Revisionsmetoden består i huvudsak av dokumentanalys av sammanträdesprotokoll, styrdokument, bokslut, delårsrapport mm. och vid behov kompletterande intervjuer. Sundsvalls Kommun 4 av 7

7 3. Granskningsresultat 3.1. Risk- och väsentlighetsanalys Risk- och väsentlighetsanalys genomförs årligen med delar av förvaltningens ledningsgrupp och tillsammans med arbetsutskottets ledamöter. Risk- och väsentlighetsbedömningen utmynnar i en bruttolista med flertalet områden som ligger som förslag till internkontrollplan för kommande år, som nämnden därefter beslutar om beslutade stadsbyggnadsnämnden om internkontrollplan för 2013 som innehöll områdena muta, fakturahantering, parkeringsorganisation, rekrytering och systemstöd dokumenthantering. Internkontrollplanen har följts upp i samband med delårsrapporter per sista april och sista augusti Jämförelser med andra kommuner De jämförelser som nämnden arbetar med är utifrån de mål och indikatorer som är fastställda i nämndens mål- och resursplan. Arbetsutskottets ledamöter har tillsammans med delar av ledningsgruppen haft workshop och gått igenom indikatorer, utfall och jämförelser med andra kommuner/riket gällande SCB:s medborgarundersökning och SKL:s kundundersökning Insikt. Dessa följs sedan upp delårsrapporter. I analysrapport för samhällsbyggnadsprocessen bidrar förvaltningen med jämförelsetal/nyckeltal för att peka på olika behov. Kommunen jämför sig med 8 andra liknande norrlandskommuner och analysrapporten ligger till grund och utgör underlag inför kommunfullmäktiges mål- och resursplan för de kommande fyra åren Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten I kommunens Mål och resursplan 2013 medverkar Stadsbyggnadsnämnden i hög grad i samhällsbyggnadsprocessen. Där har nämnden tagit fram indikatorer för att mäta måluppfyllelsen och där vissa indikatorer ger ett mått på nämndens produktivitet. Bland dessa kan nämnas meter nyanlagd gång och cykelväg per år samt meter upprustad befintlig gång- och cykelväg. I övrigt jämför sig Sundsvall med 8 andra liknande norrlandskommuner genom flertalet kostnadsposter såsom gatubelysning kr/inv, gatubelysning kr/ljuspunkt, antal ljuspunkter, antal kwh, vinterväghållning kr/meter, vinterväghållning kr/inv, parkunderhåll kr/kvm, och hur detta har förändrat sig över tid från 2008 till idag. Totalt är det drygt inom 40 olika områden som kommunen är med i jämförelser som de ovan nämnda. Sundsvalls Kommun 5 av 7

8 3.4. Tidigare beslutade åtgärder verkställs och återrapporteras I protokoll finns inte en egen återkommande paragraf där det enkelt går att härleda att tidigare beslutade åtgärder har verkställts och sedan återrapporterats till nämnden utan återraportering sker i delårsrapporter och årsbokslut. Vid stickprovskontroll har det inte framkommit några brister i detta. Förvaltningen har avrapporterat MRP-uppdrag till nämnden under året. Redovisning av delegationsbeslut görs vid varje nämndsammanträde Uppdrag från Kommunfullmäktige verkställs Under året har flertalet uppdrag inkommit från Kommunfullmäktige till stadsbyggnadsnämnden utöver redan tidigare beslutade MRP-uppdrag. Utifrån kontroller kan styrkas att nämnden har verkställt uppdrag i tillräcklig omfattning för att dra slutsats om att detta är väl fungerande Värderar och analyserar mottagen information och vidtar aktiva åtgärder Vid delårsrapport per sista april och sista augusti prognosticerade stadsbyggnadsförvaltningen ett underskott om 12,4 mnkr på helåret Förvaltningen hade tagit fram en handlingsplan för att komma tillrätta med underskottet när delårsrapport 1 presenterades. Detta utifrån finansutskottets beslut från Handlingsplanen gav effekter då resultatet för perioden januari april var -0,2 mnkr men resultatet var positivt med 3,9 mnkr för perioden januari augusti. Den största enskilda anledningen till det prognosticerade underskottet är vinterväghållningen som dras med ett underskott om 8 mnkr. Åtgärder som nämnden långsiktigt och kontinuerligt arbetar med är bl.a. översyn och effektivisering av arbetsprocesser, IT-stöd, verktyg, lokaler, avtal, återhållen representation m.m. Sundsvalls Kommun 6 av 7

9 Ange datum Ange namn Projektledare Ange namn Uppdragsledare Sundsvalls Kommun 7 av 7