Ansvarsutövande Lantmäterinämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Johan Lidström Ansvarsutövande Lantmäterinämnden Sundsvalls Kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollområden Metod och avgränsning Granskningsresultat Risk- och väsentlighetsanalys Jämförelser med andra kommuner Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten Delegation och delegationsordning Värderar och analyserar mottagen information... 4 Sundsvalls Kommun

3 1. Sammanfattning Nedan sammanfattas vad som framkommit vid granskningen av kontrollområdena Risk- och väsentlighetsanalys Lantmäterinämnden beslutade att godkänna förslag till internkontrollplan 2013 vilket var inom utsatt tid. Internkontrollplanen har kontrollmoment som berör områdena muta, delegationsordning, fakturahantering, parkeringsorganisationen, rekrytering och systemstöd. I internkontrollplanen finns samtliga moment som enligt kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll ska finnas med. Jämförelser med andra kommuner Ett samarbete med de sex andra kommunala lantmäterimyndigheter i Norrland. Vid träffarna görs erfarenhetsutbyte och jämförelser görs även för handläggningstider och ärendemängd vilket utgör underlag för det kommande arbetet med Mål- och resursplan. Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten Inför Mål- och resursplan 2014 hade delar av förvaltningens ledningsgrupp tillsammans med lantmäterinämnden en träff utmynnade i mål om effektiv förrättningshandläggning och att utveckla dialog och service. Lantmäterinämnden delar Mål- och resursplan med Stadsbyggnadsnämnden och har därför samma målsättningar att arbeta tillsammans mot. Delegation och delegationsordning Vid föregående års granskning framkom att nämnden saknade delegationsordning. 19 december 2012 beslutade nämnden om en delegationsordning där olika delegater benämns som handläggare, förvaltningschef och lantmäterinämndens ordförande. Värderar och analyserar mottagen information Då nämnden har få ärenden och sammanträden kan vi inte uttala oss till fullo om nämndens aktiva åtgärder då det under året inte inkommit ärenden som krävt åtgärder eller andra beslut i den riktningen av nämnden. Vår sammanfattande bedömning är att lantmäterinämnden vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och rapportera tilldelat uppdrag. Sundsvalls Kommun 1 av 5

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar. Kommunstyrelse, facknämnder och beredningar ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga upp system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsett sätt Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande fråga: Vidtar lantmäterinämnden tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag? 2.3. Revisionskriterier Bedömningsgrunder utgörs av dokument som styrker nämndens kontrollerande aktiviteter inom områdena ledning, styrning, uppföljning och kontroll. Exempel på dokument är nämndernas planer, regler och rapporter samt protokollförda beslut Kontrollområden Nämndsgemensamma: Nämnderna gör en riskbedömning (risk och väsentlighetsanalys) enligt tillämpningsanvisningarna till Reglemente för intern kontroll. Nämnderna arbetar på ett strukturerat sätt med jämförelser med andra kommuner i syfte att utveckla verksamheten. Nämnden har angivit mål/indikatorer för att mäta produktiviteten i syfte att förbättra kostnadseffektiviteten. Specifika för Lantmäterinämnden: Har nämnden upprättat en delegationsordning och i protokoll tydiggörs de beslut som fattas på delegation? Värderar och analyserar nämnden mottagen information och vidtar aktiva åtgärder om behov uppstår på ett aktivt och tydligt sätt? 2.5. Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta lantmäterinämnden och avgränsas i tid till främst år Revisionsmetoden består i huvudsak av dokumentanalys av sammanträdesprotokoll, styrdokument, bokslut, delårsrapport mm. och vid behov kompletterande intervjuer. Sundsvalls Kommun 2 av 5

5 3. Granskningsresultat 3.1. Risk- och väsentlighetsanalys Lantmäterinämnden beslutade att godkänna förslag till internkontrollplan 2013 vilket var inom utsatt tid. Delar av förvaltningens ledningsgrupp genomförde tillsammans med nämnden en risk- och väsentlighetsanalys och tog fram sex områden utifrån den s.k. bruttolistan som skulle ingå i internkontrollplanen. Vid samma sammanträde godkändes uppföljningen samt utvärdering av 2012-års internkontrollplan års internkontrollplan har kontrollmoment som berör områdena muta, delegationsordning, fakturahantering, parkeringsorganisationen, rekrytering och systemstöd. I internkontrollplanen finns samtliga moment som enligt kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll ska finnas med Jämförelser med andra kommuner Ett samarbete med de sex andra kommunala lantmäterimyndigheter i Norrland. Vid träffarna görs erfarenhetsutbyte och jämförelser görs även för handläggningstider och ärendemängd vilket utgör underlag för det kommande arbetet med Mål- och resursplan Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten Inför Mål- och resursplan 2014 hade delar av förvaltningens ledningsgrupp tillsammans med lantmäterinämnden en träff utmynnade i mål om effektiv förrättningshandläggning och att utveckla dialog och service. Lantmäterinämnden delar Mål- och resursplan med Stadsbyggnadsnämnden och har därför samma målsättningar att arbeta tillsammans mot Delegation och delegationsordning Vid föregående års granskning framkom att nämnden saknade delegationsordning. 19 december 2012 beslutade nämnden om en delegationsordning där olika delegater benämns som handläggare, förvaltningschef och lantmäterinämndens ordförande. Det finns även bestämt att: Beslut som fattas med stöd av delegering från nämnden ska anmälas vid nästkommande nämndsammanträde. Vid genomläsning av protokoll sedan delegationsordningen antogs har visat att beslut som fattats på delegation har redovisats vid nästkommande nämndsammanträde. Sundsvalls Kommun 3 av 5

6 3.5. Värderar och analyserar mottagen information Då nämnden har få ärenden och sammanträden kan vi inte uttala oss till fullo om nämndens aktiva åtgärder då det under året inte inkommit ärenden som krävt åtgärder eller andra beslut i den riktningen av nämnden. Sundsvalls Kommun 4 av 5

7 Ange datum Ange namn Projektledare Ange namn Uppdragsledare Sundsvalls Kommun 5 av 5