Ansvarsutövande: Överförmyndarnämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Anders Haglund Cert. kommunal revisor Johan Lidström Revisor Ansvarsutövande: Överförmyndarnämnden Mitt Sundsvalls kommun

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Metod och avgränsning Granskningsresultat Överförmyndarnämnden Mitt Resultat av enkäten Mål- och övrig styrning Uppföljning, rapportering och resultat Analys och aktiva åtgärder Intern kontroll Vår granskning Bedömning... 5 december 2014 Sundsvalls kommun

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunstyrelse och nämnder ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter samt att detta ska skötas på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och med en tillräckligt intern kontroll. Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser och nämnder. Det görs bl a enligt den goda seden genom en grundläggande granskning av nämndernas styrning, uppföljning och kontroll. Ansvarsutövandegranskningen är översiktlig och utgår från nämndens/styrelsens dokumentation av olika aktiviteter avseende styrning, uppföljning och kontroll. Om granskningsresultaten så motiverar har revisionen möjlighet att kalla in nämnden till en hearing Revisionsfråga Vidtar Överförmyndarnämnden Mitt tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag? 1.3. Revisionskriterier Underlag för bedömning utgörs främst av Kommunallagens bestämmelser i kap 6 om nämndernas och styrelsens ansvar för bl a den interna kontrollen, men även av fullmäktiges styrande dokument för kommunen Metod och avgränsning I granskningen har vi gått igenom Kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndernas protokoll för 2014 samt styrdokument och delårsrapporter. Vi har jämfört resultaten av föregående års motsvarande granskning med årets material för att få en bild av om tidigare påpekade brister kvarstår eller har åtgärdats. Genom sammanträdesprotokollen har vi försökt en bild om styrelsen och nämnderna i tillräcklig utsträckning styr, gör uppföljning av, och genomför de kontroller som är nödvändiga för att fullgöra tilldelade uppdrag. Analys har skett av delårsrapporter och styrande dokument för att kontrollera nämndernas/styrelsens måluppfyllelse och att de följer de lagar, regler och förordningar som finns. Rapportering av detta är en avvikelserapportering där vi lyfter fram eventuella brister hos nämnderna/styrelsen avseende följande: 1 Reglemente finns och är aktuellt 2 Budget innehåller mål för verksamheten och för ekonomin 3 Delegationsordningen är aktuell 4 Uppdrag från Kommunfullmäktige har verkställts 5 Rapportering är regelbunden och heltäckande gällande både verksamhet och måluppfyllelse Sundsvalls kommun 1 av 5

4 6 Nämnden/styrelsen har en god måluppfyllelse 7 Nämnden/styrelsen vidtar aktiva åtgärder vid rapportering om bristande måluppfyllelse En enkät har skickats ut till samtliga ordinarie ledamöter i kommunstyrelse och nämnder där analyserar svaren med våra iakttagelser om nämnden/styrelsen vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera tilldelat uppdrag. Enkäten skickades ut per e-post till samtliga ordinarie ledamöter i slutet av september i år med två påminnelser där vi poängterade vikten av att samtliga ledamöter besvarade enkäten. I enkäten fanns även möjlighet att kommentera om exempelvis upplevda brister eller förbättringsområden. Följande påståenden fick ledamötena besvara i enkäten: Mål och övrig styrning 1. Jag har god kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program 2. Jag känner till de mest väsentliga regler och lagar som är av betydelse för nämndens verksamhet samt för mitt uppdrag som nämndsledamot 3. Jag har tillräckligt med kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente 4. Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens verksamhet Uppföljning, rapportering och resultat 5. Rapportering av måluppfyllelse sker regelbundet till nämnden avseende verksamhetsmål 6. Nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende verksamheten 7. Nämnden har fastställt uppföljningsbara mål för nämndens ekonomi 8. Rapportering av måluppfyllelse sker regelbundet till nämnden avseende ekonomiska mål 9. Nämnden har en tillfredställande måluppfyllelse avseende ekonomin 10. Jag anser sammantaget att jag har tillräcklig information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet Analys och aktiva åtgärder 11. Nämnden diskuterar och analyserar måluppfyllelse på sina sammanträden 12. Nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen 13. Nämnden uppnår sammantaget ett resultat som överensstämmer med kommunfullmäktiges mål och nämndens uppdrag i övrigt Intern kontroll 14. Jag anser mig veta tillräcklig om vad som menas med intern kontroll, och om vad nämndens ansvar för intern kontroll innebär 15. Jag anser att nämndens arbete med den interna kontrollen är tillräcklig Sundsvalls kommun 2 av 5

5 16. Nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet 17. Nämnden genomför regelbundet olika analyser för att identifiera problemområden, utmaningar och eventuella risker avseende exempelvis ekonomi, måluppfyllelse och rättsäkerhet. I vilken utsträckning dokumenteras dessa analyser? 18. Nämnden har en dokumenterad och aktuell delegationsordning 19. Nämnden har etablerade och välfungerande arbetsformer 20. Jag anser att roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är tydlig 21. Jag anser att nämnden har ett gott diskussionsklimat vid sina sammanträden 22. Jag anser att jag fortlöpande får den information och utbildning jag behöver gällande nämndens verksamhet och mitt uppdrag som ledamot 23. Jag upplever att kommunstyrelsen utövar en tillräcklig uppsikt över nämnden Sundsvalls kommun 3 av 5

6 2. Granskningsresultat 2.1. Överförmyndarnämnden Mitt Endast 50% av överförmyndarnämndens ledamöter har besvarat enkäten vilket ger en låg tillförlitlighet Resultat av enkäten Mål- och övrig styrning 67% anser att inte har en tillräckligt med kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program medan samtliga anser att de helt eller i huvudsak känner till de mest väsentliga regler och lagar som är av betydelse för nämndens verksamhet samt i deras uppdrag som nämndsledamot och att de har tillräckligt med kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente Uppföljning, rapportering och resultat Samtliga ledamöter som har svarat på enkäten är av uppfattningen att rapportering av måluppfyllelse avseende verksamhets- och ekonomiska mål sker tre gånger varje år, vid delårsrapporter och årsredovisning. 100% instämmer i huvudsak i påståendet att nämnden har en tillfredsställande måluppfyllelse avseende verksamheten och att resultatet ser något bättre ut gällande de ekonomiska målen. 67% anser helt och 33% i huvudsak att de har en tillräcklig information avseende måluppfyllelse för såväl ekonomi som verksamhet Analys och aktiva åtgärder Ledamötena instämmer helt eller i huvudsak att nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapportering och analys av måluppfyllelsen och att nämnden sammantaget uppnår ett resultat som överensstämmer med kommunfullmäktiges mål och nämndens uppdrag i övrigt Intern kontroll Gällande intern kontroll anser sig samtliga ledamöter att de helt eller i huvudsak vet tillräcklig om vad som menas med intern kontroll, och om vad nämndens ansvar för intern kontroll innebär och de anser även att nämndens arbete med den interna kontrollen är tillräcklig. Sundsvalls kommun 4 av 5

7 Samtliga anser även helt eller i huvudsak att delegationsordningen är dokumenterad aktuell, att nämnden har etablerade och välfungerande arbetsformer och att roll- och ansvarsfördelningen mellan politiker och tjänstemän är tydlig. 100% är av uppfattningen att nämnden har ett gott diskussionsklimat vid sina sammanträden. 67% instämmer till viss del i påståendet att kommunstyrelsen utövar en tillräcklig uppsikt över nämnden (33% i huvudsak) Vår granskning Ansvarsutövandegranskningen för 2013 resulterade i bedömningen att Överförmyndarnämnden Mitt kunde utveckla sin styrning men att nämndens åtgärder för att följa upp, kontrollera och rapportera tilldela uppdrag var tillräckligt Vid årets granskning av protokoll, rapporter och styrdokument har vi inte funnit några brister som bör uppmärksammas. Däremot har enkäten pekat ut ett par områden som nämnden bör uppmärksamma: 67% av ledamötena anser att de inte har tillräckligt med kunskap om kommunens övergripande styrdokument i form av policys, riktlinjer, planer och program. Vi rekommenderar att nämnden bör titta närmare på detta resultat och åtgärda detta problem. Vidare anser vi att det tydligare bör framgå av nämndens protokoll den rapportering som görs till nämnden som exempelvis ekonomisk redovisning då vi anser detta vara otydligt Bedömning Vår sammanfattande bedömning är att Överförmyndarnämnden Mitt vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag. Sundsvalls kommun 5 av 5