Revisionsrapport Kommunstyrelsens övergripande ansvar för styrning, ledning och tillsyn av övriga nämnder.

Transkript

1 Revisionsrapport Kommunstyrelsens övergripande ansvar för styrning, ledning och tillsyn av övriga nämnder. Vara kommuns revisorer För Vara kommuns revisorer Göran Persson, ordförande Per-Olof Thörn, vice ordförande Vara, februari 2013

2 Innehållsförteckning 1. Genomförande Metod Bakgrund och revisionsfråga Granskningsresultat Övergripande styrning och ledning Omfattningen och formerna för uppsikten Informationen från nämnderna Styrelsens begäran om upplysningar Styrelsens rapportering till kommunfullmäktige Vår bedömning... 7

3 1. Genomförande Vi förtroendevalda revisorer i Vara kommun har med stöd av sakkunnigt biträde från PwC granskat kommunstyrelsens ansvar som det uttrycks i kommunallagen 6 kap. 1. Granskningen har haft en generell utgångspunkt, men särskilt fokuserat på kommunstyrelsens uppsikt över övriga nämnders verksamheter Metod Samtal/intervjuer har förts gruppvis med kommunstyrelsens ledamöter samt med nämndernas presidier. Enkät riktad till kommunstyrelsens ledamöter har genomförts, sammanställts och återkopplats till kommunstyrelsen. I granskningsarbetet har följande dokumentation beaktats: Kommunfullmäktiges protokoll, kommunstyrelsens protokoll samt nämndernas protokoll. Reglemente för kommunstyrelsen, Delegationsordning, Strategisk plan samt Styrning och organisation Bakgrund och revisionsfråga Vi förtroendevalda revisorer har i vår riskbedömning funnit det angeläget att granska kommunstyrelsens uppsiktsplikt visavi övriga kommunala nämnder. Enligt kommunallagen 6 kap. 1 ska styrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämndernas och företagens verksamhet. Styrelsen ska uppmärksamt följa de frågor som kan ha inverkan på kommunens ekonomiska ställning samt hos fullmäktige göra de framställningar som behövs. Styrelsen får från övriga nämnder och beredningar begära in de upplysningar som de behöver för att fullgöra sitt uppdrag. Revisionsfråga: Är kommunstyrelsens uppsikt över nämndernas verksamhet ändamålsenlig och tillräcklig? Revisionskriterier/granskningsmål: Formerna för uppsikten är ändamålsenliga Styrelsens uppsikt sker i tillräcklig omfattning Informationen från nämnderna stödjer Ks uppsiktsplikt Styrelsen begär regelbundet upplysningar från nämnderna Begäran om upplysningar fungerar tillfredsställande Styrelsens tillsynsansvar rapporteras till kommunfullmäktige 1 av 7

4 2. Granskningsresultat 2.1. Övergripande styrning och ledning Kommunstyrelsens ansvar såsom det uttrycks i kommunallagen förtydligas i Reglemente för kommunstyrelsen antaget av kommunfullmäktige /2010:2 och reviderad av kommunfullmäktige Utöver det som föreskrivs om kommunstyrelsen i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Ledningsfunktionen 1 Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Styrelsen ska med uppmärksamhet följa de verksamheter som åvilar respektive nämnd. 2 I kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger bl.a. att leda och samordna - utvecklingen av den kommunala demokratin - informationsverksamheten - den översiktliga planeringen av användningen av naturresurser - mark- och bostadspolitiken och se till att en tillfredsställande markberedskap upprätthålls samt att bostadsförsörjningen och samhällsbyggandet främjas - trafikpolitiken och verka för en tillfredsställande trafikförsörjning - infrastruktur inkl. datakommunikation - arbetet med att reformera det kommunala regelbeståndet och att effektivisera administrationen - upphandlingsverksamhet - säkerhetsarbetet - kvalitetsarbetet - utvecklingen av brukarmedverkan - sysselsättnings- och näringslivsfrågor - informations- och kommunikationstekniken (IKT) - teknisk verksamhet - personalpolitiken - ansvara för kommunövergripande tillväxt- och utvecklingsfrågor av strategisk och långsiktig karaktär Reglemente för kommunstyrelsen av 7

5 Styrfunktionen 3 I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att - leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande mål och policies - ange ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten och att göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd - övergripande ansvara för organisatorisk utformning av den kommunala verksamheten - övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt och ekonomiskt - tillse att uppföljning sker till fullmäktige från samtliga nämnder om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret - ansvara för samordningsträffar med nämndspresidierna - ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen - tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis Syftet med den enkät som riktats till kommunstyrelsens ledamöter har varit att på ett enkelt sätt få en översiktsbild av hur kommunstyrelsen uppfattat att den i olika avseenden lyckas med det uppdrag som beskrivs i reglementet. Enkäten redovisas som bilaga. Utfallet har presenterats för kommunstyrelsen, men kommer inte i detta sammanhang att redovisas i sin helhet utan betraktas som ett komplement till de samtal/intervjuer som genomförts. Vi bedömer att kommunstyrelsens interna samarbete, som är en grundläggande förutsättning för effektiv ledning och styrning, fungerar på ett tillfredsställande sätt. Det framkommer inte några påtagliga störningar även om det av samtal och enkät finns anledning att fundera över hur information och mötesformer kan utvecklas så att samtliga ledamöter uppfattat att de på ett likvärdigt sätt kan delta i beslutsprocesserna. Vad avser samarbetet med den egna förvaltningen råder stor samstämmighet om att detta fungerar bra eller mycket bra. Samarbetet med nämnderna uppfattar kommunstyrelsens ledamöter fungera på ett tillfredsställande sätt. Samtidigt tvingas vi konstatera att kontakterna mellan kommunstyrelsen och nämnderna i dokumenterad, formell mening i stor utsträckning saknar spårbarhet. 3 av 7

6 Ledning och styrning Bra Dåligt Som framgår av ovanstående diagram har kommunstyrelsens ledamöter fått ta ställning till hur de anser att kommunstyrelsen lyckas inom olika ansvarsområden. Alternativen bra och dåligt kan tyckas trubbigt, men är ett medvetet val för att tvinga fram ett ställningstagande. Som framgår uttrycks viss självkritik avseende ansvarstagandet för IT-utvecklingen. Även ansvarstagandet för utvecklingen av den kommunala demokratin ger uttryck för medvetenhet om viss förbättringspotential. Vid vår genomgång av kommunstyrelsens protokoll för 2012 förmedlas intrycket att flertalet ärenden är av så kallad expeditionskaraktär. Det är ett fåtal ärenden som kan härledas till den övergripande uppgiften så som den är formulerad i reglementet. Vid de samtal som förts hänvisas till olika informella möten som ett led i styr- och ledningsarbetet. Enligt reglementet skall kommunstyrelsen ansvara för samordningsträffar med nämndpresidierna. Av de samtal som vi har fört med representanter för nämnderna framgår att några presidieträffar inte genomförs. Vidare framgår av reglementet att kommunstyrelsens ordförande ansvarar för att kalla till ordförandeträffar. Vid de samtal som förts framkommer att ordförandeträffar genomförs, men att syfte och innehåll inte finns dokumenterade. Vi utgår från att kommunfullmäktiges intention inte bara är att träffarna skall genomföras, utan att det också finns ett syfte att säkerställa nödvändig information för ett effektivt styr- och ledningsarbete för såväl styrelsen som nämnderna i sin helhet. 4 av 7

7 2.2. Omfattningen och formerna för uppsikten Några egentliga rutiner/fastställda former för hur kommunstyrelsens uppsiktsplikt genomförs har inte redovisats. Kommunstyrelsen hänvisar till den allmänna uppföljning som sker i samband med delårsbokslut och årsredovisning. Vidare förekommer överläggningar i samband med beredning av budgeten Informationen från nämnderna I samband med delårsbokslut och årsbokslut delger nämnderna kommunstyrelsen information om verksamheternas ställning och utveckling. Informationen är omfattande och redovisas för varje resultatenhet enligt följande struktur: Årets viktigaste händelse Måluppfyllelse Ekonomisk översikt Ekonomiskt utfall Framtiden För Bildningsnämnden, som har ett stort antal resultatenheter blir redovisningen omfattande. Vidare sker en nämndspecifik redovisning enligt följande: - Årets viktigaste händelse - Nämndspecifik måluppfyllelse - Målavvikelse - Ekonomisk översikt - Ekonomiskt utfall - Framtiden Bildningsnämndens protokoll daterat omfattar inklusive bilagor 161 sidor. Det går inte att av protokoll eller annan dokumentation utläsa att styrelsen diskuterat informationen och som en följd därav begärt ytterligare information och/eller förklaringar Styrelsens begäran om upplysningar Vid en genomgång av kommunstyrelsens protokoll för 2012 framgår att styrelsen, med hänvisning till övergripande ansvar, i samband med delårsrapporterna begärt upplysningar från Bildningsnämnden avseende åtgärder för att komma till rätta med den prognostiserade budgetavvikelsen. I övrigt har inte styrelsen i protokollförd, formell mening begärt några upplysningar från nämnderna. 5 av 7

8 2.5. Styrelsens rapportering till kommunfullmäktige 6 av 7

9 Någon formell rapportering till kommunfullmäktige avseende kommunstyrelsens uppsikt relativt nämnderna, utöver vad som framgår av kommunstyrelsens behandling av delårsrapporten, har inte gått att spåra Vår bedömning Kommunstyrelsens ansvarsområde är vittgående och omfattar en lång rad uppgifter. Vi har i vår granskning, med utgångspunkt i protokoll, styrande dokument och samtal med såväl kommunstyrelsens ledamöter som nämndernas företrädare, inte på ett tydligt sätt kunnat se att kommunstyrelsen aktivt arbetar med styrning och ledning av strategisk karaktär på det sätt som exempelvis anges i den strategiska planen. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens arbete är av strategisk karaktär och avdelningarna utgör ett internt stöd till nämnder, förvaltningar och resultatenheter. Inom kommunstyrelsens verksamheter inryms arbetsområden som skapar en attraktiv miljö och ett stort och attraktivt utbud av service av olika slag. Kommunstyrelsens verksamheter ska under perioden inrikta sitt arbete på att öka attraktiviteten i kommunens miljöer och skapa förutsättningar för ett rikt serviceutbud. STRATEGISK PLAN Styrdokument antaget av kommunfullmäktige den 20 juni 2011 sid. 6 Vad avser kommunstyrelsens uppsiktsplikt relativt nämnderna konstaterar vi att det formella informationsutbytet begränsas till budgetöverläggningar och tertialuppföljningar. Samtidigt hänvisas till informella kontakter och överläggningar. Värdet av dessa undandrar sig vår revisionella bedömning då spårbarhet av förklarliga skäl saknas. Med utgångspunkt i revisionsfrågan bedömer vi att det finns anledning för styrelsen internt diskutera hur uppdraget, med betoning av strategisk ledning, i praktiken skall genomföras att styrelsen bör upprätta en form av internkontrollplan som beskriver de rutiner som styrelsen följer för att genomföra uppdraget i överensstämmelse med av kommunfullmäktige fastställt reglemente att det finns anledning att överväga om formerna för information från nämnderna till styrelsen är ändamålsenliga att spårbarheten vad avser presidieöverläggningar och ordförandeträffar bör öka 7 av 7