Kommunrevisionens granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt

Transkript

1

2 1 (5) 3 Dnr 2017/ Kommunrevisionens granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt s beslut 1 beslutar att lämna svar till revisionen angående kommunstyrelsens uppsiktsplikt enligt yttrande nedan. Bakgrund ska enligt kommunallagen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i bolagsform och sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i. Kommunallagen reglerar dock inte hur kommunstyrelsen ska utforma uppsikten utan det är i princip upp till kommunstyrelsen att själv skapa ändamålsenliga former för genomförandet. Kommunrevisionen har beslutat att granska om kommunstyrelsens uppsiktsplikt är ändamålsenligt utformad och vill inledningsvis få kommunstyrelsens svar på följande frågor: Vilka organ som kommunstyrelsen anser omfattas av sin uppsiktsplikt? Hur definierar kommunstyrelsen uppsiktplikten för respektive organ? När och på vilket sätt utövas uppsikten för respektive av dessa organ? Förvaltningens yttrande s ansvar ska enligt kommunallagen 6 kap 1 ha uppsikt över kommunens nämnder, kommunens bolag och de kommunalförbund som kommunen är medlem i. I kommunstyrelsens reglemente 1 framgår bland annat följande om kommunstyrelsens uppsiktsplikt. ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunala företag, stiftelser och kommunalförbund. Vidare framgår att kommunstyrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige.

3 2 (5) har alltså en särskild ställning bland nämnderna i och med att man har en ledande och samordnande roll. Uppsikten är dock i praktiken begränsad till att lämna råd och anvisningar och påpekanden samt i de fall det anses nödvändigt se till att fullmäktige i egenskap av högsta beslutande organ ingriper. Hur utövas uppsiktsplikten? har flera instrument för att utöva sin uppsiktsplikt vilka redogörs för nedan. I styrdokument för respektive område regleras hur uppsikten ska utövas och hur rapportering och uppföljning sker. Policy och riktlinjer för verksamhets- och ekonomistyrning Efter en genomlysning av Falköping kommuns verksamheter framkom det ett behov av att tydliggöra principerna för verksamhets- och ekonomistyrning. Mot bakgrund av detta har kommunfullmäktige den 27 juni 2016, 91, antagit policy för verksamhets- och ekonomistyrning. Tillhörande riktlinjer antogs av kommunstyrelsen den 30 november 2016, 224. Policyn för verksamhets- och ekonomistyrning syftar till att säkerställa en tydlig och ändamålsenlig verksamhets- och ekonomistyrning genom regler och struktur för beslut, samt genom att fastställa grundläggande processer för att nå uppsatta verksamhetsmål och finansiella mål. I policyn beskrivs kommunens styrmodell avseende verksamhet och ekonomi. Det framgår att kommunstyrelsen genom sin uppsiktplikt kontinuerligt ska följa upp nämndernas måluppfyllelse och ekonomiska ställning. ska bilda sig en helhetsbild av nämndernas arbete och rapportera vidare till kommunfullmäktige. Om en nämnd vid uppföljning befarar en betydande avvikelse gentemot budget ansvarar respektive nämnd för att informera kommunstyrelsen hur avvikelsen ska hanteras. Kommunledningsförvaltningen ser ett behov av att förtydligande görs i policyn om hur detta ska dokumenteras i beslutsprotokoll i nämnd och kommunstyrelse, vilket föreslås arbetas in i kommande revidering av styrdokumentet. I kommunstyrelsens reglemente, 10, framgår att kommunstyrelsen tre gånger per år, senast den 30 april, den 31 augusti och den 31 december, ska samordna och därefter överlämna de olika nämndernas redovisningar samt rapportera till fullmäktige hur kommunens verksamheter utvecklas mot bakgrund av fastlagda mål och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. har i sin uppsiktsplikt möjlighet att utöver lagens krav besluta om ytterligare uppföljningar och tider för uppföljningar. I riktlinjer för verksamhet- och ekonomistyrning framgår även att kommunstyrelsen ska bilda sig en helhetsbild av nämndernas arbete och rapportera vidare till kommunfullmäktige. Uppföljning görs genom

4 3 (5) kontinuerlig analys av resultat i förhållande till mål och budget under året. Kunskapen från analysarbetet tas sedan med i planeringsarbetet inför kommande budgetår. På så sätt bidrar analysen till att verksamheten ständigt förbättras. För att tydliggöra när väsentliga processer och aktiviteter sker under ett verksamhetsår har ett årshjul utformats i syfte att stödja kommunens planering, uppföljning samt analys av verksamhet och ekonomi. För att ännu tydligare knyta an processen till schemat för sammanträden har en tydlig tidsplan för budgetarbetet under år 2018 tagits fram av kommunledningsförvaltningen. De kommunala bolagens årsredovisningar hanteras i samband med kommunens årsredovisning och utgör ett underlag för revisorernas bedömning. Kommunalförbundens årsredovisningar och delårsrapporter behandlas under verksamhetsåret. Riktlinjer för internkontroll I riktlinjer för internkontroll, antagna av kommunstyrelsen den 30 november 2016, 227, framgår följande om kommunstyrelsens uppsiktsplikt. har det övergripande ansvaret, som ett led i sin uppsiktsplikt, att tillse att det finns en god internkontroll samt att utvärdera kommunens samlade system för internkontroll. Riktlinjer för internkontroll omfattar kommunens nämnder och bolag. Nämnderna ska upprätta egen kontrollplan med riskanalys. Kontrollplanen ska revideras årligen och antas i nämnd senast i december månad varje år. De kommungemensamma kontrollerna som beslutas av kommunstyrelsen ska ingå i nämndernas kontrollplan som ett minimum. Nämnder och bolagsledning ska senast i samband med årsredovisningen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen. I de fall resultatet av kontrollerna bedöms vara otillräckliga ska en åtgärdsplan tas fram och bifogas rapporten. ska med utgångspunkt från nämndernas/bolagsledningarnas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade resultat för intern kontroll och rapportera resultatet till kommunfullmäktige. Ägardirektiv När det gäller uppsikten över den verksamhet som bedrivs i kommunala heloch delägda bolag hanteras denna uppgift i praktiken genom utfärdande av ägardirektiv där kommunstyrelsens rätt till insyn skrivs in. Följande framgår i ägardirektiv (rev den 21 mars 2016, 45) för Falköpings Hyresbostäder AB om kommunens insyn och ledningsfunktion.

5 4 (5) Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen som utövar kommunens ledningsfunktion över bolaget i de avseenden som anges i kommunstyrelsereglementet. ska ges den information och tillställas de handlingar som den begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen ska fastställas efter samråd med bolagets styrelse. Prövning av verksamheten Enligt kommunallagen 6 kap 1a ska kommunstyrelsen pröva om de kommunala bolagens verksamhet under föregående år är förenligt med det fastställda kommunala ändamålet och har utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Detta förtydligas i kommunstyrelsens reglemente 5 enligt följande. ska årligen i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet ska delges fullmäktige snarast. Finner kommunstyrelsen att brister förelegat, ska den samtidigt lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Kommunfullmäktige beslutade den 25 september 2017, 99, att ge ombuden i de kommunala bolagen i uppdrag att verka för att det i bolagsordning eller ägardirektiv tas in en bestämmelse om att de kommunala bolagen årligen ska upprätta en särskild rapport (bolagsstyrningsrapport) som omfattar rapportering av hur bolagens verksamhet bedrivits inom ramarna för det kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna. Rapporten ska lämnas till kommunen i samband med årsredovisningen. Program för mål och uppföljning av privata utförare Från år 2015 gäller enligt kommunallagen 3 kap 19 b regler om kontroll av privata utförare som bedriver verksamhet på uppdrag av kommunen. Detta beskrivs enligt följande i kommunstyrelsens reglemente. ska inom ramen för sin uppsiktsplikt övervaka att verksamheter som bedrivs av privata utförare kontrolleras och följs upp i enlighet med lag, avtal och av fullmäktige fastställda program och direktiv. Kommunfullmäktige fastställde den 28 november 2016, 142, ett program för mål och uppföljning av privata utförare. Programmet anger hur uppföljning ska ske samt hur allmänhetens insyn ska tillgodoses. s uppsiktsplikt omfattar även verksamhet som lämnats över till privata utförare. Det är varje nämnd som ansvarar för uppföljning och kontroll inom sitt ansvarsområde. En samlad uppföljning av den totala verksamheten oavsett utförare ska redovisas i nämndernas årsrapport. Övriga exempel på hur kommunstyrelsens uppsiktsplikt utövas i praktiken Sammanfattningsvis framgår ovan att kommunstyrelsens uppsiktsplikt

6 5 (5) formellt sätt utövas på en rad olika sätt. Samtidigt finns även andra forum av mer informell karaktär där information utbyts mellan kommunstyrelsen och övriga nämnder och kommunens ledande tjänstepersoner. Exempel på sådana tillfällen är årligen återkommande budgetupptaktsdagar, budgetkonferens, budgetberedningar och årsredovisningskonferens. Ordförandeträffar äger rum med jämna mellanrum under hela verksamhetsåret där kommunstyrelsens ordförande kan hålla sig informerad om och ha uppsikt över nämnderna och verksamheterna, enligt vad som framgår om ordförandens roll i kommunstyrelsens reglemente, 28. Det genomförs varje vecka majoritetsberedningar för kommunstyrelsen i syfte att diskutera aktuella frågor och främja en öppen och nära dialog. På planberedningarna som genomförs träffas presidierna från kommunstyrelsen, tekniska nämnden och byggnadsnämnden med syfte att föra dialog och skapa förutsättningar för helhetssyn gällande för nämnderna gemensamma frågeställningar. Medarbetare från olika förvaltningar blir även kallade till kommunstyrelsens sammanträden som föredraganden för att vid behov informera om specifika ärenden. Tjänsteutlåtandet, daterat den 27 november 2017, har utarbetats av kanslichef Linda Karelid. s arbetsutskott har behandlat ärendet under 125/2017. Paragrafen skickas till Kommunrevisionen