Lekmannarevision MittSverige Vatten AB & Sundsvall Vatten AB

Transkript

1 Revisionsrapport Johan Lidström Lekmannarevision MittSverige Vatten AB & Sundsvall Vatten AB Sundsvalls Kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Metod och avgränsning Granskningsresultat Bolagen har ett fungerande målarbete Förbättringar har gjort sedan 2012 års granskning Bolagsordningar följer kommunallagens bestämmelser Rapportering har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning... 5 Sundsvalls Kommun

3 1. Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Sundsvalls kommun har utfört lekmannarevisionsgranskning i MittSverige Vatten AB och Sundsvall Vatten AB. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk valt att granska samtliga kommunala företag där lekmannarevisorer utsetts. Syftet med granskningen är att kontrollera om styrelse och VD med rimlig grad av säkerhet säkerställt att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv, rapportering av verksamhet och ekonomi är tillförlitlig samt att lagar och regler efterlevs. Syftet med granskningen är att bedöma om bolagen har ett fungerande målarbete, om framförda noteringar utifrån 2012 års granskning åtgärdats och om anpassning skett till förändringar i kommunallagen Vår sammanfattande bedömning är att MittSverige Vatten AB och Sundsvall Vatten AB säkerställt att rapportering av verksamhet och ekonomi är tillförlitlig, att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv samt att lagar och regler efterlevs. Bedömningen baseras på följande granskningsiakttagelser: MittSverige Vatten AB & Sundsvall Vatten AB har fastställda övergripande mål som utgår utifrån ägardirektiven. Målen är: framgångsrika medarbetare, hållbar samhällsutveckling, effektivt arbetssätt, och rätt leverans. Vid 2012 års granskning framkom att det fanns brister i återrapportering av internkontrollplanen till bolagens styrelser. Där har förbättring skett och rapportering har gjorts ett flertal gånger under Bolagsordning för Sundsvall Vatten AB godkändes av Kommunfullmäktige För MittSverige Vatten AB behandlades nya bolagsordningar i de tre ägarkommunernas kommunfullmäktige under Båda bolagens bolagsordningar uppfyller kommunallagens bestämmelser Årsredovisningarna för MittSverige Vatten AB & Sundsvall Vatten AB 2012 innehåller information om exempelvis bolagets verksamhet, mål, risker, miljö men även information om den verksamhet gällande vattenproduktion och vattenrening som bedrivits under året. Informationen är tillräcklig för att kommunstyrelsen ska kunna ta ställning till om bolagens verksamhet har varit förenligt med de ändamål som kommunfullmäktige fastställt och de kommunala befogenheterna. För framtiden rekommenderar vi att bolagen tar fram indikatorer till de framtagna målen. Sundsvalls Kommun 1 av 5

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Sundsvalls kommun bedriver omfattande och varierande verksamheter genom sina ägda bolag. Kommunen har antagit en ny Mål- och resursplan för I denna läggs målsättningar fast för bolagen. Vidare lämnas specifika ägardirektiv till bolagen. Kommunens reglemente för intern kontroll gäller för de kommunala bolagen. Under 2012 granskades bolagens arbete beträffande detta och vi kunde notera flera förbättringsområden beträffande risk- och väsentlighetsanalyser, internkontrollplaner, rapportering mm. Kommunallagen har förändrats från och med 2013 vilket inneburit förändrade krav på de kommunala bolagen. Det ska i bolagsordningarna anges att fullmäktige bereds att ta ställning i principiella frågor och vidare ska det kommunala ändamålet anges i bolagsordningarna, tidigare kunde detta endast läggas fast via ägardirektiv. Förändringarna i kommunallagen innebär även att kommunstyrelsens ansvar beträffande uppsikten över bolagen tydliggörs. Kommunstyrelsen ska i årliga beslut pröva om bolagen verksamhet har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utfört sin verksamhet inom ramen för den kommunala befogenheten. Kommunstyrelsen ska vidta åtgärder om så krävs med anledning av prövningen (KL 6 kap 1a och 1b) Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande frågor: Har bolagen ett fungerande målarbete utifrån mål- och resursplan samt ägardirektiv? Har framförda noteringar utifrån 2012 års granskning av internkontrollarbetet åtgärdats? Har anpassning skett av bolagens styrdokument utifrån ägarpolicy, bolagsordningar och ägardirektiv till förändringar i kommunallagen? Har rapporteringsrutiner mm inom bolagskoncenen anpassats till de nya styrdokumenten och kommunstyrelsens utökade ansvar beträffande årlig prövning av bolagens verksamhet? 2.3. Revisionskriterier Bolagen har ett fungerande målarbete vilket följer kommunens övergripande mål. Detta omfattar mätetal/indikatorer som kopplar till antagna mål, värdering och analys, aktiva åtgärder utifrån rapportering samt rapportering i delårsbokslut och årsbokslut. Bolagen har gjort förbättringar inom de områden där revisionen hade synpunkter under 2012 års granskning. Bolagsordningar och andra relevanta dokument följer kommunallagens bestämmelser. Sundsvalls Kommun 2 av 5

5 Rapportering från bolag har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning av bolagens verksamhet Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta samtliga av kommunens majoritetsägda bolag. Revisionsmetoden består i huvudsak av dokumentanalys och vid behov kompletterande intervjuer. Sundsvalls Kommun 3 av 5

6 3. Granskningsresultat 3.1. Bolagen har ett fungerande målarbete MittSverige Vatten AB & Sundsvall Vatten AB har fastställda övergripande mål som utgår utifrån ägardirektiven. Målen är: framgångsrika medarbetare, hållbar samhällsutveckling, effektivt arbetssätt, och rätt leverans. Indikatorer hade ännu inte tagits fram till tertialrapport per den sista augusti. Vidare arbetar bolagen även inom samhällsbyggnadsprocessen för att uppfylla målet om bra boendemiljö, klimatsmart och god infrastruktur Förbättringar har gjort sedan 2012 års granskning Vid 2012 års granskning av bolagens arbete med den interna kontrollen framkom att avrapportering till bolagens styrelser endast skett en gång under året. Vid sammanträdet bestämdes att återrapportering av internkontrollplanen skulle ske löpande under Återrapportering av internkontrollplanerna har skett flera gånger under 2013 till styrelserna och har även funnits med i delårsrapporterna per april och augusti och följer alltså kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar gällande internkontrollreglementet Bolagsordningar följer kommunallagens bestämmelser. Enligt kommunallagens 3 kap 17 finns krav på att det fastställda kommunala ändamålet med bolagets verksamhet ska anges i bolagsordningen, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten i fråga samt att fullmäktige ska ha möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas. Bolagsordning för Sundsvall Vatten AB godkändes av Kommunfullmäktige För MittSverige Vatten AB behandlades nya bolagsordningar i de tre ägarkommunernas kommunfullmäktige (Sundsvall , Timrå , Nordanstig ). Båda bolagens bolagsordningar uppfyller kommunallagens bestämmelser. Sundsvalls Kommun 4 av 5

7 3.4. Rapportering har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning Bestämmelser om kommunstyrelsens uppsikt fanns redan tidigare i kommunallagen. Lagtexten gav dock ingen närmare vägledning om i vilka former uppsikten skulle ske och kommunstyrelserna har därför själva fattat beslut om detta. De nya bestämmelserna i kommunallagen innebär att kommunstyrelsen i årliga beslut ska bedöma om verksamheten som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår dels varit förenlig med ändamål fullmäktige fastställt, dels varit förenlig med de kommunala befogenheterna. Om kommunstyrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Årsredovisningarna för MittSverige Vatten AB & Sundsvall Vatten AB 2012 innehåller information om exempelvis bolagets verksamhet, mål, risker, miljö men även information om den verksamhet gällande vattenproduktion och vattenrening som bedrivits under året. Årsredovisningarna som rapporterades till kommunstyrelsen innehåller såpass mycket information att Kommunstyrelsen kan ta ställning till om bolagens verksamhet har varit förenligt med de ändamål som kommunfullmäktige fastställt och de kommunala befogenheterna. Sundsvalls Kommun 5 av 5