Redogörelse för granskning år 2013

Transkript

1 1(6) Sundsvalls kommun Bilaga till revisionsberättelse Revisorerna Redogörelse för granskning år 2013 Inledning I revisorernas uppgifter ingår att bedöma om den kommunala verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom kommunstyrelsen och nämnderna är tillräcklig. Revisorerna granskar också, genom lekmannarevisorerna, verksamheten i de kommunägda företagen. Vidare ska revisorerna årligen avge en revisionsberättelse med ett uttalande huruvida ansvarsfrihet för kommunstyrelsen, facknämnderna och förtroendevalda tillstyrks eller ej. Berättelsen ska också innehålla en redogörelse för den revision som bedrivits under året. Syftet med denna redogörelse är att den ska utgöra underlag till revisionsberättelsen och ge en bild av genomförd revision. Revisionsrapporter delges löpande kommunstyrelsen, de nämnder och företag som berörts av revisionens granskning. Rapporter tillsänts även kommunfullmäktiges presidium samt publiceras på kommunens hemsida. Planering och urval av granskningsinsatser Valet av granskningsinsatser grundar sig på en analys som utgår från en helhetssyn på kommunen, där risk och väsentlighet samt tidigare års granskningsresultat varit vägledande. Utöver de fördjupade granskningsinsatser som denna analys motiverat har så kallad årlig granskning av kommunstyrelsens och nämndernas ledning, styrning och kontroll, delårsrapport och årsredovisning genomförts. Revisionens kostnad Revisionens budget uppgick till 2,5 mnkr och den visar ett överskott på 157 tkr. Genomförda revisionsinsatser - årlig granskning Kommunstyrelsens och nämndernas ansvarsutövande Med ansvarsutövande avses styrelsens och nämndernas aktiva åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Kommunstyrelse, facknämnder och beredningar ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga upp system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsett sätt. Granskningarna av ansvarsutövandet har genomförts genom att kontrollera de dokument som styrker nämndens kontrollerande aktiviteter inom områdena ledning, styrning, uppföljning och kontroll. Exempel på dokument är nämndernas planer, regler och rapporter samt protokollförda beslut. Med anledning av föregående års granskning av Socialnämndens ansvarsutövande som visade på brister i ekonomistyrningen och årets budgetavvikelse på -97 mnkr har vi fördjupat årets granskning av nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll. Redan i början på året visade nämndens prognos på en befarad, väsentlig budgetavvikelse för Nämnden borde, enligt vår uppfattning, redan i slutet av 2012 beslutat om och vidtagit åtgärder i syfte att anpassa verksamheten till beslutad ekonomisk ram, alternativt minskat avvikelsen mot budet och tydligt ha påtalat sina problem för Kommunfullmäktige med beslutsförslag till fullmäktige. Vår bedömning är att det har funnits brister i

2 2(6) socialnämndens samlade styrning. De brister som identifierats fanns, enligt vår uppfattning, under den första delen av Kommunfullmäktige beslutade den 30 september 2013 att återkalla uppdragen för samtliga 11 ledamöter och ersättare i socialnämnden från och med detta datum samt att utse 13 ledamöter och lika många ersättare i socialnämnden från samma datum. Med anledning av den passiva ledningen och styrningen riktar vi anmärkning mot den Socialnämnd var utsedd till 30 september 2013.

3 3(6) Redovisning Kommunen är redovisningsskyldig enligt lag om kommunal redovisning. Lagen som bland annat uppkommit med anledning av det så kallade balanskravet innehåller bestämmelser som uttolkas av Rådet för kommunal redovisning. Enligt kommunallagen ska revisorerna bedöma om resultatet i delårsrapport och årsredovisning är förenligt med de mål om god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om. Lag om kommunal redovisning innehåller bestämmelser att årsredovisningen och delårsrapportens förvaltningsberättelse ska innehålla en utvärdering av målen för god ekonomisk hushållning. Redovisningsrevisionen har inriktats på att bedöma om kommunen följer lag om kommunal redovisning och övriga krav på god redovisningssed samt om målen för god ekonomisk hushållning uppnåtts. Delårsrapport 2013 Revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige fastställt i mål- och resursplan för 2013 och om rapporten är upprättad enligt lag och god redovisningssed. I vår översiktliga granskning bedömer vi att delårsrapport per i allt väsentligt är upprättad är upprättad i enlighet med de krav som ställs i lagstiftning och gällande normgivning. Vi bedömer att delårsutfallet och årsprognosen ej är förenliga med fullmäktiges mål om god ekonomisk hushållning i ett finansiellt perspektiv främst beroende på att målen om årets resultat och investeringarnas finansiering ej väntas nås. Vidare bedömer vi att verksamhetsutfallen ej är förenliga med fullmäktiges mål då endast ett av fem mål beräknas uppnås och övriga fyra endast uppnås till en del. Årsredovisning 2013 Granskningen visar att årsredovisningen i allt väsentligt redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad i enlighet med god redovisningssed. Vi bedömer att kommunens ekonomiska situation och utveckling är relativt god. Kommunen uppfyller kommunallagens krav på en ekonomi i balans. De planerade investeringsnivåerna i kommunen är dock höga, framförallt med avseende på den förskjutning av investeringsprojekt framåt i tiden som sker fortlöpande. Om målet att investeringarna ska finansieras med egna medel ska nås, samtidigt som planerade investeringar ska genomföras i stället för att skjutas framåt i tiden, är årets resultatnivå för låg. Vi bedömer att resultatet enligt årsredovisningen i stort är förenligt med de finansiella mål om god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om då fyra av fem mål helt uppfyllts och ett delvis är uppfyllt. Vidare bedömer vi att verksamhetsutfallen inte fullt ut är förenliga med fullmäktiges verksamhetsmål. Fyra av fem mål är delvis uppfyllda och endast ett har uppnåtts helt. Angående redovisningsprinciper så har vi noterat att årsredovisningen ger uttryck för att kommunen saknar pensionsmedel. Vi gör bedömningen att de medel som överförts till

4 4(6) Kommungaranti i Skandinavien AB skulle kunna betraktas som placeringsmedel och att syftet med innehavet är framtida pensionsutbetalningar. Vi rekommenderar därför att kommunstyrelsen under kommande år gör en översyn av sina redovisningsprinciper med anledning av ovanstående. Granskning av de kommunala företagen Den kommunala revisionen omfattar att granska den verksamhet som bedrivs i andra juridiska personer. Fullmäktige utser därför ur gruppen av kommunens revisorer, lekmannarevisorer i kommunens hel- och delägda företag. Granskningen har inriktat sig på att bedöma om bolagen har ett fungerande målarbete, om framförda noteringar utifrån 2012 års granskning åtgärdats och om anpassning skett till förändringar i kommunallagen. Granskningarna har visat på skillnader, i hur stor utsträckning de olika företagen har säkerställt att rapportering av verksamhet och ekonomi är tillförlitlig, att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv och att lagar och regler efterlevs. För mer information om revisionen i kommunens företag hänvisas till granskningsrapporter och revisionsberättelser för respektive bolag. Genomförda revisionsinsatser - fördjupade projekt Granskning av elevers arbetsmiljö Revisionen har genomfört en granskning av arbetet med grunskoleelevers arbetsmiljö. Syftet med granskningen har varit att bedöma om nämndens säkerställt att det bedrivs ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete i grundskolorna. Sammantaget visar vår granskning att barn- och utbildningsnämnden delvis säkerställt att det bedrivs ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete i grundskolorna. Utifrån granskningsresultatet konstaterar vi att nämnden fastställt riktlinjer för skolornas likabehandlingsplaner men att det inte finns tillfredsställande likabehandlingsplaner upprättade för samtliga delar av verksamheten. Det finns ett antal utvecklingsområden gällande förebyggande respektive hantering av uppkomna fall av trakasserier och annan kränkande behandling men att detta bedrivs tillfredsställande i vissa avseenden inom verksamheterna. Vidare gör vi bedömningen att nämnden delvis har en tillfredsställande uppföljning av arbetsmiljöarbetet men att detta kan utvecklas. Granskning av det pedagogiska ledarskapet Revisionen har granskat rektors pedagogiska ledarskap inom grundskolan. Skolans resultat och elevernas måluppfyllelse är beroende dels av lärares professionella insatser och ansvar men aktuell forskning lyfter fram rektors betydelse för att skolan ska lyckas med sitt uppdrag. Rektors uppgift är att skapa förutsättningar för en effektiv och kvalitativ verksamhet. Syftet med granskningen har varit att bedöma om barn- och utbildningsnämnden säkerställt att skolans verksamhet optimeras och bedrivs i enlighet med gällande styrdokument samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen genomfördes genom enkät till samtliga lärare och rektorer i grundskolan samt kompletterande intervjuer. Sammantaget görs bedömningen att nämnden i stort säkerställer att skolans verksamhet optimeras och bedrivs i enlighet med gällande styrdokument och att den interna kontrollen är tillräcklig. Bedömningen grundar sig på att barn- och utbildningsnämnden tillsett att rektorerna har ett tydligt uppdrag och ansvar. Att rektors uppdrag och ansvar i huvudsak matchas av motsvarande befogenheter och att rektorerna bedöms generellt sett ha tillräckliga kunskaper och i huvudsak tillräckligt stöd för att kunna utföra sitt tilldelade

5 5(6) uppdrag. Verksamheten bedöms dock inte i tillräcklig utsträckning organiseras utifrån gällande styrdokument när det gäller rektors pedagogiska ledarskap. Med anledning av granskningen föreslås att nämnden tydliggör styrning inom området t.ex. mål, indikatorer samt vilka konkreta åtgärder som ska vidtas i syfte att säkerställa ett gott pedagogiskt ledarskap. Granskning av samverkan gällande barn och ungas psykiska hälsa Revisionen har genomfört en granskning av samverkan kring barn och ungas psykiska hälsa. Syftet med granskningen har varit att bedöma om socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden i Sundsvalls kommun har en ändamålsenlig uppgiftsfördelning och samverkan med Landstinget Västernorrland beträffande vården av barn och ungdomar med psykisk ohälsa för att säkerställa en god tillgänglighet. Granskningen resulterade i bedömningen att socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden inte har en tillräckligt ändamålsenlig uppgiftsfördelning och samverkan med landstinget beträffande vården av barn- och ungdomar med psykisk ohälsa för att säkerställa en god tillgänglighet. Bedömningen grundar sig bl.a. i att socialnämnden respektive barn- och utbildningsnämnden inte har fastställt ändamålsenliga mål och riktlinjer avseende samverkan mellan kommun och landstinget på operativ nivå. Att ansvarsfördelningen på övergripande nivå är tydlig men att på verksamhetsnivå är det varje enskilt ärende som styr arbetssättet. Att det saknas strukturer och arbetssätt som stödjer en sammanhållen vårdkedja. Det saknas rutiner för hantering av eventuella brister i samverkan av enskilda ärenden inom socialnämndens verksamhetsområde. Hanteringen av avvikelser är tämligen okända och tillämpas inte i verksamheten. Granskning av socialnämndens budgetering och prognoser Revisionen har även under året genomfört en granskning rörande socialnämndens tillvägagångssätt att budgetera och att göra prognoser. Bakgrunden till granskningen är att socialnämnden har haft i uppdrag av Kommunfullmäktige att anpassa sina kostnader till erhållen budgetramen. Under åren genomfördes kostnadsminskningar i verksamheterna. Under perioden har dock inte socialnämnden haft samma förmåga att anpassa verksamheten till erhållna budgetramar. Vår bedömning är att 2013 års budgetprocess inte varit utformad på ett ändamålsenlighet sätt. De bristerna vi konstaterat utgörs främst av ansvarsfördelningen samt transparensen i processen. Budgeten och dess mål för 2013 baseras, enligt vår bedömning på orealistiska antaganden, vilket den stora budgetavvikelsen för det aktuella året indikerar (-97 mnkr). Socialnämndens budgetmetodik saknar också, enligt vår bedömning, en koppling mellan budgeten och dess fördelning och verkliga kostnader. Vidare bedömer vi att de prognoser som har tagits fram av förvaltningen under 2012 och 2013 har varit relativt tillförlitliga, trots avsaknaden av en specifik prognosmetod. Det är snarare enskilda personers bedömningar som har skapat prognosen och då främst genom teoretiska trendanalyser. Under 2013 saknades en tydlig ansvarsorganisation/ekonomistyrning, där chefer kunde hållas ansvariga för ekonomi inom sin verksamhet. Granskning av koncernsamordning Revisorerna har valt att granska kommunkoncernens samordning. Syftet med granskningen har varit att bedöma om det finns en strategi för samordning och

6 6(6) samarbete i olika avseenden mellan kommunen och de kommunala bolagen i syfte att ge förutsättningar för att bedriva verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Granskningen resulterade i bedömningen att Sundsvalls kommunkoncern till stor del saknar en uttalad strategi för samordning och samarbete men att koncernen ändå inom specifika områden nått långt vad gäller att ta tillvara samordningsmöjligheter. Bedömningen grundar sig på att det finns styrsignaler i exempelvis ägardirektiv eller andra styrinstrument i syfte att skapa samordning och/eller samverkan mellan förvaltningsorganisationen och bolagen. Direktiven är av det övergripande slaget där det framgår att kommunstyrelsen har ansvaret för att samordna i syfte att nedbringa kostnaderna och främja effektiviteten i kommunkoncernen. Hade styrsignalerna om samordning varit tydligare formulerade och med klara ansvarsområden för bolag och nämnder hade detta med stor sannolikhet lett till ökad samordning. Inom områdena administration och teknik har kommunen gjort framsteg med samordning av IT, telefonväxel, internbank och viss lönehantering. Kommunen har en central upphandlingsenhet som bolagen utnyttjar och hela koncernen har nytta av detta. Granskning av planeringsperspektivet i äldreomsorgen Revisionen har granskat hur kommunen planerar den framtida äldreomsorgen. Syftet med granskningen var att bedöma om socialnämnden har en ändamålsenlig och långsiktig planering och samverkan avseende äldreomsorgen i kommunen. Utifrån våra iakttagelser gör vi bedömningen att socialnämnden inte har en ändamålsenlig och långsiktig planering avseende äldreomsorgen. Vi gör bedömningen utifrån att kommunen har stor brist på platser och att det finns ett akut behov om 100 nya platser och ytterligare 100 ersättningsplatser under de närmaste åren. Från 2009 fram till nu har socialnämnden tagit beslut vilka lett till en minskning av antalet äldreboendeplatser med 118 stycken medan beslut om utökning endast skett med 24 platser. Uppföljning av daglig verksamhet Revisionen har genomfört en uppföljande granskning av socialnämndens dagliga verksamhet efter en granskning som genomfördes Det som framkom i granskningen var att utlovade befästelser om investeringar har genomförts på aktivitetscentret Balder. Dock har inte den utlovade revideringen av inventarieförteckning genomförts på Teater Grönborg. Granskning av gränsdragning mellan investeringsutgifter och driftkostnader Revisionen har valt att granska inventarieköp med avseende på gränsdragning i bokföringen mellan investeringsutgifter och driftkostnader. Granskningen visar att kommunstyrelsen har väl utformade styrdokument och en fungerande kontrollrutin som säkerställer en rättvisande redovisning. Inventarieinköp som borde klassificerats som investeringar, har i mindre omfattning felaktigt bokförts som driftkostnader. Förbrukningsinventarier bokförs i huvudsak som driftkostnader. Granskning av medelshantering Revisonen har granskat kommunens medelshantering (placering- och finansieringsverksamhet). Granskningen visar att kommunstyrelsen har en tillräcklig intern kontroll inom området samt att rimliga krav på avkastning och säkerhet uppnås i finansverksamheten.