Granskning av delårsrapport 2008

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av delårsrapport 2008 Smedjebackens kommun September 2008 Robert Heed

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Uppdrag och ansvarsfördelning Kommunfullmäktiges mål för god ekonomisk hushållning Syfte och omfattning Sammanfattande revisionell bedömning Granskningsresultat Förvaltningsberättelsen Kommunens ekonomiska situation Kommunfullmäktiges finansiella mål Kommunfullmäktiges verksamhetsmål Övriga verksamhetsmål Driftsredovisningen Investeringsredovisningen Väsentliga nyckeltal och pensioner Resultaträkning, balansräkning och finansieringsanalys Resultaträkning Balansräkning Finansieringsanalys Noter Redovisningsprinciper Sammanställ redovisning Prognoser

3 1. Inledning 1.1 Uppdrag och ansvarsfördelning Enligt den kommunala redovisningslagen ska kommunstyrelsen, minst en gång under räkenskapsåret, upprätta en särskild delårsrapport för verksamheten och svara för innehållet i sin helhet. Rapporten ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de av fullmäktige beslutade målen. Kommunens revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB i uppdrag att granska delårsrapporten för Smedjebackens kommun avseende perioden januari augusti Fullmäktige ska behandla delårsrapporten tillsammans med revisorernas skriftliga utlåtande. 1.2 Kommunfullmäktiges mål för god ekonomisk hushållning Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktige anta verksamhetsmål och finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Kommunstyrelsen ska i sin delårsrapport följa upp och utvärdera de av fullmäktige fastställda målen i förvaltningsberättelsen. Revisorerna ska granska och bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenliga med de mål fullmäktige beslutat om. 1.3 Syfte och omfattning Revisorernas granskning av delårsrapporten skiljer sig från revisorernas granskning av årsredovisningen, som är mer omfattande. Tyngdpunkten i granskningen av delårsrapporten har kommit att ligga på att granska och bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de av fullmäktige fastställda verksamhetsmålen och finansiella målen. Kommunallagen ställer inga krav på att revisorernas bedömning av delårsrapporten ska omfatta räkenskaperna. För att kunna göra en bedömning av de finansiella målen är dock en översiktlig granskning av räkenskaperna nödvändig. Granskningen ska ha en sådan omfattning att den kan ligga till grund för revisorernas bedömning av om resultatet i delårsrapporten är förenligt med målen för den ekonomiska förvaltningen. 2

4 2. Sammanfattande revisionell bedömning Kommunens ekonomiska läge Resultatet för perioden är positivt med 2,5 mkr (3,1 mkr), vilket är 0,6 mkr sämre än motsvarande period föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett överskott på 3,2 mkr vilket är 5,0 mkr sämre än budget. Bedömning utifrån genomförd granskning Det är positivt att kommunen har påskyndat processen kring hanteringen av delårsrapporten. Detta ger förutsättningar för att vidta eventuella åtgärder i ett tidigare skede. För att rapporten ska utgöra en tillförlitlig grund krävs det att underlaget håller god kvalité och är överskådligt. Det är därför viktigt att kommunen fortsätter arbetet med att utveckla rutinerna kring framtagandet av delårsbokslut samt delårsrapportens innehåll. Vår bedömning är att kommunens delårsrapport uppfyller lagens krav på att den ska omfatta förvaltningsberättelse, resultaträkning och balansräkning för perioden. Delårsrapporten innehåller även en prognos för helårsresultatet per nämnd, som redovisas i respektive nämnds verksamhetsberättelse. Att delårsrapporten saknar noter, en samlad drift- och investeringsredovisning, en finansieringsanalys och sammanställd redovisning är ett avsteg från god sed. Vidare skulle överblicken förbättras om en årsprognos även sammanställdes för kommunen totalt. I delårsrapportens förvaltningsberättelse finns avstämning kring måluppfyllelsen för det finansiella målet, verksamhetens nettokostnader inklusive avskrivningar ska uppgå till högst 97%. Utfallet för perioden uppgår till 96,7%, vilket medför att kommunens resultat under perioden ligger inom ramen för det finansiella målet. Delårsrapporten innehåller även en avstämning av de verksamhetsmål som kommunfullmäktige fastställt i budget 2008 avseende god ekonomisk hushållning. Det gemensamma målet om att sjukfrånvaron ska uppgå till högst 7,5% av den sammanlagda ordinarie arbetstiden uppnås för perioden. Måluppfyllelsen för målen inom socialtjänst och skola redovisas för samtliga mål utom det som gäller andelen elever som väljer skola i kommunen. Målen för de redovisade målen uppfylls för perioden. 3

5 I nämndernas verksamhetsberättelser framgår det att flera av nämnderna prognostiserar underskot för helåret 2008 (till exempel Socialnämnden -2,4 mkr och Barn- och utbildningsnämnden -2,0 mkr). Det är viktigt att en bedömning görs kring behovet av vilka eventuella åtgärder som behöver vidtas, med anledning av prognostiserade underskott. Vid upprättandet av delårsbokslutet finns det osäkerhet kring att intäkter och kostnader har periodiserats korrekt och därigenom är hänförlig till rätt period. Detta medför att resultatet för perioden inte är helt rättvisande. Det är viktigt att kommunen för kommande år säkerställer rutinerna kring periodisering. 4

6 3. Granskningsresultat 3.1 Förvaltningsberättelsen Kommunens ekonomiska situation Resultatet för perioden är positivt med 2,5 mkr (3,1 mkr), vilket är 0,6 mkr sämre än motsvarande period föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett överskott på 3 mkr vilket är 5 mkr sämre än budget. Någon avstämning mot balanskravet återfinns inte, men något återställningskrav enligt balanskravet kvarstår inte sedan tidigare år Kommunfullmäktiges finansiella mål Kommunfullmäktige har fastställt ett mål för god ekonomisk hushållning ur ett finansiellt perspektiv. Detta mål är att: Verksamheternas nettokostnader inkl avskrivningar ska uppgå till högst 97 % av skatter och statsbidrag. I delårsrapportens förvaltningsberättelse återfinns en avstämning kring måluppfyllelse för det finansiella målet, som för perioden uppgår till 96,7%. Detta medför att målet uppnås Kommunfullmäktiges verksamhetsmål Kommunfullmäktige har i Budget 2008 (samt plan ) fastställt fem verksamhetsmål, som ska uppfyllas för att Smedjebackens kommun ska uppnå målet om god ekonomisk hushållning. De fem verksamhetsmål, som är de samma som föregående år, följs alla utom ett upp i förvaltningsberättelsen. De fem målen är: Gemensamt: Den totala sjukfrånvaron ska uppgå till högst 7,5% av den sammanlagda ordinarie arbetstiden. Socialtjänsten: Förebyggande insatser ska stärka människors möjligheter att leva ett självständigt liv och därigenom minska behovet av socialbidrag. Barn och ungdomar ska så långt som möjligt erbjudas hjälp i sin hemmiljö. 5

7 Skola: Andelen elever som väljer skola i kommunal regi skall öka i förhållande till Andelen elever som är behöriga till gymnasieskolans program skall öka i förhållande till När det gäller det gemensamma målet kring sjukfrånvaron uppfylls detta för perioden, då sjukfrånvaron uppgår till 7,43%. Måluppfyllelsen för målen inom socialtjänst och skola redovisas för samtliga mål utom det som gäller andelen elever som väljer skola i kommunen. Målen för de redovisade målen uppfylls för perioden Övriga verksamhetsmål Fullmäktige fastställde i samband med budget för 2008 ett relativt stort antal mål för kommunstyrelsen samt nämnderna. I verksamhetsberättelserna redovisas måluppfyllelse för väldigt få av dessa. I likhet med föregående år bör mer fokus läggas på verksamhetens mål och måluppfyllelse i kommande delårsrapporter, till exempel med angivande av väsentliga nyckeltal eller dylikt Driftsredovisningen Enligt kommunala redovisningslagen (KRL) ska förvaltningsberättelsen innehålla en redovisning av hur utfallet förhåller sig i förhållande till den budget som fastställts för den löpande verksamheten. I förvaltningsberättelsen saknas en samlad redovisning av verksamheternas resultat, i form av en driftsredovisning. I de sammanställningar som redovisas under respektive nämnd framgår att merparten av nämnderna redovisar underskott för perioden, till exempel Socialnämnden -3,0 mkr och Barn- och utbildningsnämnden -2,8 mkr. Dessa bedömer även i prognosen att resultatet för 2008 kommer att bli negativt (Socialnämnden -2,4 mkr, Barn- och utbildningsnämnden -2,0 mkr). Det är viktigt att en bedömning görs kring behovet av vilka eventuella åtgärder som behöver vidtas, med anledning av prognostiserade underskott. Delårsrapporten utgör en del av kommunens externa rapportering. Den primära utgångspunkten för delårsrapporten är att erhålla en mätning av resultat och ställning vid en given tidpunkt under räkenskapsåret. Delårsrapporten utgör också ett väsentligt instrument för den interna styrningen. För att bättre kunna utvärdera periodens resultat bör även budgeten redovisas och då gärna i form av periodiserad budget. 6

8 3.1.6 Investeringsredovisningen Enligt KRL ska förvaltningsberättelsen innehålla en samlad redovisning av kommunens investeringsverksamhet. I förvaltningsberättelsen saknas en samlad investeringsredovisning. Delårsrapporten bör kompletteras med en sammanställning av genomförda investeringar samt en prognos för helåret. Eftersom delårsrapporten även saknar en finansieringsanalys är det svårt att få en bild av kommunens investeringsverksamhet och hur denna har finansierats. För att kunna bedöma kommunens ekonomiska resultat och ställning är uppgift om genomförda och planerade investeringar under året mycket väsentlig Väsentliga nyckeltal och pensioner Delårsrapporten saknar en sammanställning över nyckeltal och kan med fördel kompletteras med ett urval av nyckeltal. 3.2 Resultaträkning, balansräkning och finansieringsanalys Resultaträkning Resultaträkningen i kommunens delårsrapport är uppställd i enlighet med KRL. Resultatet för perioden januari till augusti 2008 är ett överskott om 2,5 mkr (3,1 mkr). Prognosen för 2008 visar på ett resultat om 3,2 mkr (8,2 mkr). I budgeten uppgår resultatet till 8,2 mkr (6,8 mkr). Det är positivt att resultaträkning i årets delårsrapport även har kompletterats med utfall för motsvarande period föregående år. Däremot saknas en sammanställning över det prognostiserade resultatet för helåret. Bedömningen av resultatet för perioden inte är helt rättvisande, eftersom det finns brister i periodiseringen av intäkter och kostnader, se vidare rubrik Balansräkning Balansräkning Balansräkningen i delårsrapporten har granskats översiktligt genom stickprov av vissa upplupna samt förutbetalda kostnader samt analys av större poster och förändringar i jämförelse med tidigare år. Delårsbokslutet ska, så långt som möjligt, upprättas utifrån de bäst kända uppgifterna. Kommunen bör därför sträva efter att resultatet är så rättvisande som möjligt. 7

9 Vid upprättandet av delårsbokslutet finns det osäkerhet kring att intäkter och kostnader har periodiserats korrekt och därigenom är hänförlig till rätt period. Det är viktigt att kommunen för kommande år säkerställer rutinerna kring periodisering. Bland annat uppgår ankomstregistrerade leverantörsfakturor per till 5,4 mkr. Kostnaderna hänförliga till dessa fakturor har inte fördelats ut i verksamheterna utan endast bokförts mot ett balanskonto. Vilka av kostnaderna som skulle ha påverkat resultatet har inte fastställts, men kan medföra att periodens kostnader är för låga Finansieringsanalys En finansieringsanalys saknas, men bör enligt god redovisningssed ingå i delårsrapporten Noter För att kunna göra en bedömning om kommunallagens krav i fråga om balanskrav uppfylls, måste en avstämning göras för att få fram ett justerat resultat. Normalt görs denna via not. Avstämningen saknas i delårsrapporten, men bör göras till kommande år. Vidare bör resultat- samt balansräkningen kompletteras med noter. 3.3 Redovisningsprinciper Delårsrapporten bör kompletteras med redovisningsprinciper, bland annat så att avvikelser som sker i förhållande till god redovisningssed framgår. 3.4 Sammanställ redovisning I delårsrapporten återfinns ingen sammanställd redovisning eller någon redogörelse för bolagens resultat för perioden. KRL ställer inte krav på att en sammanställd redovisning ska ingå i delårsrapporten. Däremot har Referensgruppen i redovisningsfrågor tidigare uttalat att en sammanställd redovisning bör ingå. 3.5 Prognoser Prognoserna är en mycket viktig del av delårsrapporten. I skriften Kommunala delårsrapporter praxis och idéer från Rådet för kommunal redovisning, anges att det är viktigt att information med karaktären budgetuppföljning i delårsrapporten inte får innebära att den externa ekonomiska informationen om rapportperioden får en underordnad roll. Ingen särskild granskning har skett av kommunens prognoser. Det är svårt för revisorerna att värdera relevansen i föreslagna åtgärder och prognosernas riktighet. 8