Promemoria avseende Lekmannarevison avseende Norrtåg AB verksamhetsåret 2018

Transkript

1 REVISIONSKONTORET Dnr: REV 27/2018 Promemoria avseende Lekmannarevison avseende Norrtåg AB verksamhetsåret 2018 Ansvarig: Ulf Rubensson

2 Revisionsrapport 2 (7) Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING BAKGRUND SYFTE, REVISIONSFRÅGA OCH AVGRÄNSNING REVISIONSKRITERIER METOD RESULTAT AV GRANSKNINGEN ÖVERGRIPANDE STYRDOKUMENT ÄGARDIREKTIV Ägarsamråd VERKSAMHETS- OCH EKONOMISTYRNING Budget Internkontroll Verksamhetsplaner och mål Rapportering/åtgärder Verksamhetsmål Ekonomi PROTOKOLL KVALITETSSÄKRING ANSVARIGA FÖR GRANSKNINGENS GENOMFÖRANDE... 7

3 Revisionsrapport 3 (7) 1 SAMMANFATTNING Sammanfattning På uppdrag av lekmannarevisorerna i Norrtåg AB har revisionskontoret i Region Jämtland Härjedalen gjort en grundläggande granskning av bolaget år Syftet har varit att, utifrån en grundläggande granskning, bedöma om verksamheten skötts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Avvikande punktlighet och inställda turer uppges vara faktorer som gjort att resandet inte utvecklas enligt plan. Norrtågs verksamhetsår inleddes med en problemfylld period. Mycket snö, kyla och olyckor var bidragande orsaker till att skapa stora besvär för tågtrafiken. Vinterns problem följdes av en varm sommar med bränder och åsknedslag som gav störningar i infrastrukturen vilket även ledde till trafikstörningar i form av inställda turer och förseningar. En återhämtning påbörjades under hösten men hämmades av banarbeten på både Botniabanan och Mittbanan. Under månaderna november och december återhämtade sig resandet med en bättre utveckling på vissa sträckor än Bolaget har under 2018 analyserat systemets brister och förmåga att klara mer omfattande störningar med fokus på fordon, underhåll och rutiner samt kommunikation med resenärerna. Analyserna har medfört ett omfattande åtgärdsprogram. Bolaget har också arbetat med långsiktiga strategiska frågor för att bättre klara sitt uppdrag. Bland annat genom att påbörja etablerandet av en serviceanläggning i Umeå och att tillföra ytterligare tre fordon till fordonsflottan. Sammanfattande bedömning Styrelsen har haft ett tydligt fokus på åtgärder för att tågen ska avgå och komma fram i tid. Vår bedömning är att bolagets styrelse agerat på ett adekvat sätt utifrån de problem som uppstått i verksamheten. Vi bedömer att den interna kontrollen i allt väsentligt har varit tillräcklig med anledning av att styrelsen löpande analyserat verksamheten, bedömt risker och tagit ställning till åtgärder för att reducera dessa. Vidare har styrelsen regelbundet under året tagit del av rapporter om bolagets ekonomi och verksamhet/kvalitet och följt upp den interna kontrollen. Vi bedömer sammantaget att verksamheten har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. 2 BAKGRUND På uppdrag av lekmannarevisorerna i Norrtåg AB har Region Jämtland Härjedalens revisionskontor gjort en grundläggande granskning av bolaget år SYFTE, REVISIONSFRÅGA OCH AVGRÄNSNING Granskningens syfte är att ge lekmannarevisorerna underlag för uttalanden i den enligt aktiebolagslagen föreskrivna granskningsrapporten genom att svara på:

4 Revisionsrapport 4 (7) om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkttillfredställande sätt, samt om den interna kontrollen varit tillräcklig Granskningen är avgränsad till verksamhetsåret REVISIONSKRITERIER Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar. De främsta revisionskriterierna i denna granskning utgörs av kommunallag, aktiebolagslag, offentlighets- och sekretesslag, arkivlag samt ägardirektiv och bolagsordning 5 METOD Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och träff med bolagets ledning. 6 RESULTAT AV GRANSKNINGEN 6.1 ÖVERGRIPANDE STYRDOKUMENT I den grundläggande granskningen har ingått en inventering av om vissa styrande dokument finns framtagna och är aktuella. I denna del av granskningen har följande dokument inventerats: Bolagsordning, arbetsordning, aktieägaravtal, ägardirektiv Protokoll (att de finns och uppfyller gällande krav) Riskanalys och internkontrollplan (att de finns och följs upp) Dokumenten finns och bedöms vara aktuella. 6.2 ÄGARDIREKTIV Ägardirektivet innehåller ett antal uppdrag som bolagets styrelse har att uppfylla. Bolagets VD bedömer att ägardirektivet har uppfyllts och är aktuellt. I fråga om förvaltningsberättelsen anges i ägardirektivet att Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorns granskning liksom för ägarnas uppsikt och beslut enligt 6 kap.1 och 1 a kommunallagen Hänvisningen till kommunallagen avser den gamla kommunallagen 1 a Styrelsen ska i årliga beslut för varje sådant aktiebolag som avses i 3 kap. 16 a pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om styrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Lag (2014:573). I protokoll har styrelsen prövat och intygat detta.

5 Revisionsrapport 5 (7) Förvaltningsberättelsens uttalande bör framdeles innehålla det uttalande styrelsen beslutat om vad avser det kommunala ändamålet och befogenheterna. I övrigt kan förvaltningsberättelsen utvecklas och struktureras för att bättre kunna utgöra grund för lekmannarevisorerna granskning. I nuvarande form saknas en tydlig sammanställning av mål och hur måluppfyllnaden utvecklats Ägarsamråd Av konsortialavtalet p 11 framgår: Ägarråd skall hållas minst två gånger per år. I god tid innan bolagsstämman skall ett ägarråd hållas där förslag om ägardirektiv till bolagsstämman skall läggas fast. Även bolagsstämman 2018 beslutade ( 11) att två ägarsamråd skulle hållas. Enligt uppgift har endast ett ägarsamråd hållits pga. den turbulens som uppstod hos flera av ägarna med anledning valresultaten Ägarrepresentanterna har varit delaktiga i beslutet om att det andra ägarsamrådet inte blev av. 6.3 VERKSAMHETS- OCH EKONOMISTYRNING Budget Budgeterad trafikkostnad var kkr. Utfallet stannade på kkr, dvs. ett överskott mot budget på kkr. Bolaget minskade också sina kostnader för bolagsförvaltningen med 805 kkr jämfört med budget. Totalt ger detta ett överskott mot budget på kkr. (Enligt kvalitetsrapport ekonomi kvartal 4) En lägre trafikkostnad medför en lägre finansiering för regionen vilket medför att skulden till ägarna ökat per med kkr och uppgår till kkr Internkontroll Vi har tagit del av bolagets internkontrollplan för år 2018, som innefattar en dokumenterad riskbedömning liksom planerade åtgärder, ansvariga och tidplan. Internkontrollplanen har följts upp av styrelsen. Vi anser att styrelsens arbete med att göra riskbedömningar, ta fram en internkontrollplan och att följa upp planen varit ändamålsenligt Verksamhetsplaner och mål Av bolagsordningen framgår bl.a. följande: 13 Bolagsstämmans kompetens Beslut i följande frågor ska alltid fattas av bolagsstämman "- årligt fastställande av handlingsprogram med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren" I protokoll från bolagsstämman 2018 framgår inte att handlingsprogram med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren behandlats eller fastställts. Av styrelsens arbetsordning framgår att styrelsen ska fastställa målsättningar, väsentliga policys och strategiska planer för bolaget.

6 Revisionsrapport 6 (7) Styrelsen har tagit fram en strategi för bolagets verksamhet för åren Strategin beskriver hur bolaget ska driva och utveckla verksamheten. Den innehåller även en beskrivning av hur bolagets arbete med verksamhetsplanering hänger ihop och hur bolaget med hjälp av den ska arbeta för att närma sig visionen. Styrelsen har också beslutat om en verksamhetsplan som bland annat innehåller bolagets syn på/analyser av marknad, kostnadsutveckling, påverkbara kostnader, uppföljning av trafikavtal och finansiering. I planen finns redovisat vilka fokusområden styrelsen valt inom respektive område under Verksamhetsplanen innehåller även målkort inom områdena resenär, utbud, varumärke och ekonomi/styrning samt även en SWOT-analys. Styrelsens arbete med att ta fram strategier, verksamhetsplan och mål för verksamheten har varit ändamålsenligt. Styrelsen bör bereda och lägga fram förslag till handlingsprogram med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren vid kommande bolagsstämmor Rapportering/åtgärder Som underlag för sin styrning har styrelsen bl.a. fått och behandlat: kvartalsvisa kvalitetsrapporter ekonomisk rapportering, vid varje styrelsemöte delårsrapporter verksamhetsrelaterade rapporter, vid varje styrelsemöte riskanalyser som följts upp, vid varje styrelsemöte Styrelsen har enligt vår bedömning haft tillgång till information som medfört goda förutsättningar för bolagets styrning. Så långt vi kan bedöma har styrelsen agerat utifrån erhållen information genom att vidta åtgärder Verksamhetsmål Årsredovisningen presenterar i huvudsak vilken produktion som uppnåtts. Uppgift om målsättningar saknas. I verksamhetsplan finns några mål redovisade vars utfall också redovisas i förvaltningsberättelsen. Regularitet Punktlighet Mål enl. verksamhetsplan 95% 92% Utfall redovisat i årsredovisning 90% 81% Av de övergripande mål som finns i verksamhetsplanens mål är det två som det finns en återredovisning av i årsredovisningen och i dessa fall uppnås de ej till fullo.

7 Revisionsrapport 7 (7) Detta gör det svårt att utifrån årsredovisningen få en bild av vilka mål bolaget har och att bedöma om målen uppfyllts på ett tillfredsställande sätt. Årsredovisningen kan med fördel utvecklas så att det görs en jämförelse mellan verksamhetens mål och hur de uppfyllts Ekonomi Verksamhetens ekonomi finns väl beskriven i bolagets årsredovisning. Det kan noteras att verksamheten har ett beroende av statlig medfinansiering vilket innebär att de ekonomiska förutsättningarna innehåller en osäkerhet på sikt. Den auktoriserade revisorn granskar bolagets räkenskaper. Vi gör därför ingen bedömning av detta. Utifrån bolagets årsredovisning bedömer dock vi att bolagets ekonomi är tillfredsställande. 6.4 PROTOKOLL Aktiebolagslagen innehåller bestämmelser om protokoll liksom styrelsens arbetsordning. I det sistnämnda finns angivet att Protokoll från styrelse skall, förutom besluten, ange underlaget för besluten i den mån detta kan ha varit av betydelse för beslutet. Utifrån gjord granskning är vår bedömning att protokollen motsvarar ställda krav. 7 KVALITETSSÄKRING Bolagets VD har faktagranskat uppgifterna i revisionsrapporten och lämnat synpunkter som inarbetats i rapporten. Projektledare svarar för kvalitetssäkring gentemot uppgiftslämnare och av de insamlade uppgifter som används i analysen. Projektledaren har det primära ansvaret för att den analys och de bedömningar och förslag som förs fram är tillräckligt underbyggda. Ansvarig för kvalitetssäkring har det övergripande ansvaret för att kontrollera om granskningen har en tillräcklig yrkesmässig och metodisk kvalitet samt att det finns en överensstämmelse mellan revisionsfrågorna/kontrollmålen, metoder, fakta, slutsatser/bedömningar och framförda förslag. Ansvariga för granskningens genomförande