Lekmannarevision Midlanda Fastigheter AB

Transkript

1 Revisionsrapport Johan Lidström Lekmannarevision Midlanda Fastigheter AB Sundsvalls Kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Metod och avgränsning Granskningsresultat Bolagen har ett fungerande målarbete Förbättringar har gjort sedan 2012 års granskning Bolagsordningar följer kommunallagens bestämmelser Rapportering har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning... 6 Sundsvalls Kommun

3 1. Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Sundsvalls kommun har utfört lekmannarevisionsgranskning i Midlanda Fastigheter AB. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk valt att granska samtliga kommunala företag där lekmannarevisorer utsetts. Syftet med granskningen är att kontrollera om styrelse och VD med rimlig grad av säkerhet säkerställt att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv, rapportering av verksamhet och ekonomi är tillförlitlig samt att lagar och regler efterlevs. Syftet med granskningen är att bedöma om bolagen har ett fungerande målarbete, om framförda noteringar utifrån 2012 års granskning åtgärdats och om anpassning skett till förändringar i kommunallagen. Då bolaget bildats under året har vi i granskningen haft överseende med att samtliga delar inte hunnits med under året. Vår sammanfattande bedömning är att Midlanda Fastigheter AB inte säkerställt att rapportering av verksamhet och ekonomi är tillförlitlig, att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv och inte heller att lagar och regler efterlevs. Bedömningen baseras på följande granskningsiakttagelser: Bolaget har inte tagit fram några mål. Internkontrollplan för 2014 antogs av styrelsen redan i november 2013 men det togs ett felaktigt beslut om att återrapportering endast ska göras årsvis. Styrelsen i Midlanda Fastigheter antog ny bolagsordning vilken antogs i Sundsvalls och Timrås Kommunfullmäktige Bolagsordningens utformning överensstämmer med kommunallagens bestämmelser men den senaste versionen finns inte tillgänglig via Bolagsverket. Bolagets årsredovisning inrymmer mycket kort information om bolagets verksamhet och ingen information om den verksamhet som bedrivits under Detta trots att i ägardirektivet som fastställts av ägarkommunernas fullmäktige finns bestämt att: Bolagets styrelse skall i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagen i detta avseende stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala syftet med bolaget.. I framtiden rekommenderar vi Midlanda Fastigheter AB att: Ta fram mål med tillhörande indikatorer och redovisa måluppföljning i tertialrapporter och årsredovisning. Internkontrollplanen minst tertialvis följas upp och avrapporteras till styrelsen. Sundsvalls Kommun 1 av 6

4 Tillse att den rätta versionen av bolagsordning finns hos Bolagsverket. På ett tydligare sätt redovisa den verksamhet som bedrivits under året i årsredovisningen så att kommunstyrelsen ges möjlighet att kunna ta ställning till om bolagens verksamhet har varit förenligt med de ändamål som kommunfullmäktige fastställt och de kommunala befogenheterna. Sundsvalls Kommun 2 av 6

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Sundsvalls kommun bedriver omfattande och varierande verksamheter genom sina ägda bolag. Kommunen har antagit en ny Mål- och resursplan för I denna läggs målsättningar fast för bolagen. Vidare lämnas specifika ägardirektiv till bolagen. Kommunens reglemente för intern kontroll gäller för de kommunala bolagen. Under 2012 granskades bolagens arbete beträffande detta och vi kunde notera flera förbättringsområden beträffande risk- och väsentlighetsanalyser, internkontrollplaner, rapportering mm. Kommunallagen har förändrats från och med 2013 vilket inneburit förändrade krav på de kommunala bolagen. Det ska i bolagsordningarna anges att fullmäktige bereds att ta ställning i principiella frågor och vidare ska det kommunala ändamålet anges i bolagsordningarna, tidigare kunde detta endast läggas fast via ägardirektiv. Förändringarna i kommunallagen innebär även att kommunstyrelsens ansvar beträffande uppsikten över bolagen tydliggörs. Kommunstyrelsen ska i årliga beslut pröva om bolagen verksamhet har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utfört sin verksamhet inom ramen för den kommunala befogenheten. Kommunstyrelsen ska vidta åtgärder om så krävs med anledning av prövningen (KL 6 kap 1a och 1b) Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande frågor: Har bolagen ett fungerande målarbete utifrån mål- och resursplan samt ägardirektiv? Har framförda noteringar utifrån 2012 års granskning av internkontrollarbetet åtgärdats? Har anpassning skett av bolagens styrdokument utifrån ägarpolicy, bolagsordningar och ägardirektiv till förändringar i kommunallagen? Har rapporteringsrutiner mm inom bolagskoncenen anpassats till de nya styrdokumenten och kommunstyrelsens utökade ansvar beträffande årlig prövning av bolagens verksamhet? 2.3. Revisionskriterier Bolagen har ett fungerande målarbete vilket följer kommunens övergripande mål. Detta omfattar mätetal/indikatorer som kopplar till antagna mål, värdering och analys, aktiva åtgärder utifrån rapportering samt rapportering i delårsbokslut och årsbokslut. Bolagen har gjort förbättringar inom de områden där revisionen hade synpunkter under 2012 års granskning. Bolagsordningar och andra relevanta dokument följer kommunallagens bestämmelser. Sundsvalls Kommun 3 av 6

6 Rapportering från bolag har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning av bolagens verksamhet Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta samtliga av kommunens majoritetsägda bolag. Revisionsmetoden består i huvudsak av dokumentanalys och vid behov kompletterande intervjuer. Sundsvalls Kommun 4 av 6

7 3. Granskningsresultat 3.1. Bolagen har ett fungerande målarbete Midlanda Fastigheter AB bildades i maj 2013 mellan Sundsvalls- och Timrå kommun för att kunna ta över Midlanda flygplats i juni I styrelsens arbetsordning med regler för styrelsearbetet som antogs av bolagsstyrelsen finns bestämt att den ska fastställa målsättningar. Det enda beslut som har tagits om mål under året skedde i augusti då styrelsen valde att avvakta till dotterbolaget Midlanda Flygplats AB tagit fram vision, affärsidé och mål innan beslut tas om det egna bolaget beslutade styrelsen i Midlanda Fastigheter AB att det ska börja ta fram egna mål Förbättringar har gjort sedan 2012 års granskning Då bolaget endast haft verksamhet under 2013 i kommunens regi har ingen tidigare granskning gjorts av internkontrollarbetet. Bolaget har tagit fram sin första internkontrollplanen vilken beslutades av styrelsen I beslutet bestämdes att internkontrollen ska återrapporteras till styrelsen årligen. Detta beslut är felaktigt då det enligt 11 i Reglemente för intern kontroll ska göras minst vid varje tertialbokslut Bolagsordningar följer kommunallagens bestämmelser. Enligt kommunallagens 3 kap 17 finns krav på att det fastställda kommunala ändamålet med bolagets verksamhet ska anges i bolagsordningen, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten i fråga samt att fullmäktige ska ha möjlighet att ta ställning innan viktigare beslut fattas. Styrelsen i Midlanda Fastigheter antog ny bolagsordning vilken antogs i Sundsvalls och Timrås Kommunfullmäktige Samtidigt antog bolagsstyrelsen även styrelsens arbetsordning och VD-instruktion. Bolagsordningen innehåller bolagets verksamhetsföre och -ändamål, befogenhetsbegränsningar samt fullmäktiges ställningstagande som enligt kommunallagen ska finnas i bolagsordningen. Dock är det en äldre version av bolagsordning som finns tillgänglig via Bolagsverket. Sundsvalls Kommun 5 av 6

8 3.4. Rapportering har anpassats till kommunstyrelsens utökade ansvar kring prövning Bestämmelser om kommunstyrelsens uppsikt fanns redan tidigare i kommunallagen. Lagtexten gav dock ingen närmare vägledning om i vilka former uppsikten skulle ske och kommunstyrelserna har därför själva fattat beslut om detta. De nya bestämmelserna i kommunallagen innebär att kommunstyrelsen i årliga beslut ska bedöma om verksamheten som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår dels varit förenlig med ändamål fullmäktige fastställt, dels varit förenlig med de kommunala befogenheterna. Om kommunstyrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Bolagets årsredovisning inrymmer mycket kort information om bolagets verksamhet: Bolaget äger förutom marken och byggnaderna ett dotterbolag, Midlanda Flygplats AB. Bolaget har uppdragit till dotterbolaget att driva anläggningen och hyra ut befintliga lokaler som inte behövs för egen verksamhet.. Denna information anser vi inte vara tillräcklig för att kommunstyrelsen ska kunna ta ställning till om bolagens verksamhet har varit förenligt med de ändamål som kommunfullmäktige fastställt och de kommunala befogenheterna då det saknas beskrivande information om den verksamhet som bedrivits under året. I bolagets ägardirektiv som fastställdes av kommunfullmäktige i Sundsvall och Härnösand finns bestämt att: Bolagets styrelse skall i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagen i detta avseende stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala syftet med bolaget.. Detta direktiv kan inte sägas ha fullgjorts.. Sundsvalls Kommun 6 av 6