Bolagsstyrning, det kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna. Sundsvalls kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Pär Månsson Projektledare Robert Bergman Projektmedarbetare Bolagsstyrning, det kommunala ändamålet och de kommunala Sundsvalls kommun December 2015

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfrågor Revisionskriterier Kontrollmål Metod och avgränsning Iakttagelser och bedömningar Det kommunala ändamålet har formulerats i dialog med bolaget Iakttagelser Bedömning Det kommunala ändamålet har beskrivits i bolagsordningen Iakttagelser Bedömning De kommunala har beskrivits i bolagsordningen Iakttagelser Bedömning Det finns en tydlig koppling mellan bolagsordning, ägardirektiv och MRP/affärsplan Iakttagelser Bedömning Anpassning har skett av de kommunala till respektive bolags verksamhet (dvs särlagstiftning inom allmännyttan, VA-lagstiftning mm) Iakttagelser Bedömning Rapporteringsrutiner Iakttagelser Rapportering Iakttagelser - Kommunstyrelsens förstärka uppsiktsplikt Bedömning Kommunfullmäktiges ställningstagande Iakttagelser Bedömning Revisionell bedömning Rekommendationer December av 15

3 Sammanfattning Revisionsfrågor Har kommunen genomfört anpassningar av gällande styrdokument i form av policies, ägardirektiv och bolagsordningar till de förändrade reglerna i kommunallagen? Har kommunstyrelsen infört ändamålsenliga rapporteringsrutiner beträffande bolagens verksamhet kopplat till det kommunala ändamålet och de kommunala? Revisionell bedömning Vi bedömer att Sundsvalls kommun i allt väsentligt genomfört anpassningar av gällande styrdokument till de förändrade reglerna i kommunallagen och att kommunstyrelsen infört ändamålsenliga rapporteringsrutiner beträffande bolagen verksamhet kopplat till det kommunala ändamålet och de kommunala. Utifrån genomförd granskning gör vi bedömningen att kommunstyrelsen under 2015 ej formellt fattat ett årligt beslut i enlighet med kommunallagen 6 kap 1 beträffande 2014 års verksamhet för bolagen. Kontrollmål Kontrollmål 1 Det kommunala ändamålet har formulerats i dialog med bolaget. Bedömning Vår bedömning är att det kommunala ändamålet formulerats i dialog med bolaget. Formuleringen av bolagens ändamål har föregåtts av en process där dialogen har skett genom bl.a. hearings och vd-träffar. Kontrollmål 2 Det kommunala ändamålet har beskrivits i bolagsordningen. Bedömning Vår bedömning är att det kommunala ändamålet till övervägande del har beskrivits i bolagsordningarna. Bedömningen baseras på att i 8 av 10 bolagsordningar finns en beskrivning av respektive bolags ändamål. För det helägda Näringslivsbolaget i Sundsvall AB bör bolagsordningen kompletteras med en beskrivning av det kommunala ändamålet. För det delägda bolaget Sundsvalls Hamn AB bör kommunstyrelsen verka för att bolagsordningen kompletteras med en beskrivning av det kommunala ändamålet. Kontrollmål 3 De kommunala har beskrivits i bolagsordningen. Bedömning De kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges inte specifikt i respektive bolagsordning. En allmän beskrivning sker dock för samtliga bolag förutom Sundsvalls Näringslivsutveckling AB och Sundsvall Hamn AB. Vi har inte heller kunnat se att övriga styrdokument ger en tydlig bild vilka kommunala befogenheter som utgör ram för respektive bolag. Vi har utifrån genomförda intervjuer noterat att det sker en löpande December av 15

4 avstämning med bolagen beträffande detta. Vi bedömer att en mer specifik formulering av de kommunala i bolagsordning alternativt ägardirektiv skulle underlätta kommunstyrelsens uppsiktsplikt inom området. Kontrollmål 4 Det finns en tydlig koppling mellan bolagsordning, ägardirektiv och MRP/affärsplan. Bedömning Vår bedömning är att det finns en tydlig koppling mellan bolagsordningar, ägardirektiv och MRP. Vi bedömer att bolagsordningarnas beskrivning av bolagens ändamål kan spåras i ägardirektiv och MRP/affärsplaner. När det gäller de kommunala, som tidigare nämnts, finns dessa inte specificerade eller tydliggjorda i respektive bolagsordning. Respektive bolags befogenheter finns heller inte samlat beskrivet i ägardirektiv eller MRP/affärsplaner. Kontrollmål 5 Anpassning har skett av de kommunala till respektive bolags verksamhet (dvs. särlagstiftning inom allmännyttan, VA-lagstiftning mm). Bedömning Bolagen i Sundsvalls kommun bedriver verksamhet inom flera olika områden som på olika sätt påverkas av speciallagstiftning gällande de kommunala. En generell beskrivning återfinns i bolagsordningarna för alla granskade bolag utom två. Vid vår genomgång av ägardirektiven kan noteras att en mer specifik beskrivning återfinns för vissa av bolagen. Vi bedömer dock att det finns behov av en tydligare beskrivning för respektive bolag när det gäller de kommunala. Kontrollmål 6 Rapporteringsrutiner finns beträffande bolagens verksamhet vad gäller uppfyllelse av det kommunala ändamålet och de kommunala. Rapporteringsrutinerna är ändamålsenliga och väl fungerande. Bedömning Ändamålsenliga och fungerande rapporteringsrutiner finns beträffande bolagens verksamhet. Innehållet i rapporteringen bör ses över för att säkerställa ett komplett beslutsunderlag för kommunstyrelsens årliga beslut beträffande bolagens verksamhet kopplat till ändamål och befogenheter. Vi vill peka på att beslutet även ska omfatta kommunens delägda bolag samt eventuella kommunalförbund. Utifrån genomförd granskning gör vi bedömningen att kommunstyrelsen under 2015 ej formellt fattat ett årligt beslut i enlighet med kommunallagen 6 kap 1 beträffande 2014 års verksamhet. Rekommendationer Utifrån genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: Tydliggör specifika formuleringar av de kommunala i bolagsordning alternativt ägardirektiv för respektive bolag. Se över rapporteringen till kommunstyrelsen för att säkerställa ett komplett beslutsunderlag för kommunstyrelsens årliga beslut beträffande bolagens verksamhet kopplat till ändamål och befogenheter. Rapportering och beslut ska även omfatta kommunens delägda bolag samt eventuella kommunalförbund. December av 15

5 1. Inledning 1.1. Bakgrund Sundsvall kommunkoncern har ett stort antal bolag. Verksamheten i bolagen ingår i den kommunala verksamheten och styrning och uppföljning av bolagens verksamhet är lika viktig som verksamheten i nämnderna. De kommunala bolagens särart kräver att styrprocessen är genomtänkt och följer ägardirektiv och riktlinjer på ett beslutat och strukturerat sätt som bottnar i kommunfullmäktiges mål. Från 2013 infördes nya regler i kommunallagen (KL 3kap 17 ). Reglerna innebär att de helägda kommunala bolagens bolagordningar ska omfatta förutom det kommunala ändamålet även de kommunala befogenheter som gäller för respektive bolag (kommunala befogenheter = lokaliseringsprincipen, självkostnadsprincipen, likställighetsprincipen). Vidare infördes en utökad/förstärkt uppsiktsplikt för kommunstyrelsen (KL 6 kap 1a-b). Den förstärkta uppsiktsplikten innebär att kommunstyrelsen årligen ska fatta ett aktivt beslut om bolagen utfört verksamheten inom de ramar som lagts fast i bolagsordningarna. Om så inte är fallet ska kommunstyrelsen föreslå åtgärder till kommunfullmäktige Syfte och Revisionsfrågor Syftet med denna granskning är att besvara följande revisionsfrågor: Har kommunen genomfört anpassningar av gällande styrdokument i form av policies, ägardirektiv och bolagsordningar till de förändrade reglerna i kommunallagen? Har kommunstyrelsen infört ändamålsenliga rapporteringsrutiner beträffande bolagens verksamhet kopplat till det kommunala ändamålet och de kommunala? 1.3. Revisionskriterier Kommunallagen kap 3:16, 3:17 samt 6:1 samt styrdokument antagna av kommunfullmäktige och bolagstämmor som berör granskningsområdet. De styrdokument som berör granskningsområdet utgörs av: Bolagsordningar Ägarpolicy för Sundsvalls kommuns bolag Generella ägardirektiv och bolagsspecifika ägardirektiv Fastställd MRP/affärsplan för SBAB-koncernen 1.4. Kontrollmål För att kunna besvara revisionsfrågorna har följande kontrollmål formulerats: Det kommunala ändamålet har formulerats i dialog med bolaget. Det kommunala ändamålet har beskrivits i bolagsordningen. Det finns en tydlig koppling mellan bolagsordning, ägardirektiv och MRP/affärsplan. De kommunala har beskrivits i bolagsordningen. December av 15

6 Anpassning har skett av de kommunala till respektive bolags verksamhet (dvs. särlagstiftning inom allmännyttan, VA-lagstiftning mm). Rapporteringsrutiner finns beträffande bolagens verksamhet vad gäller uppfyllelse av det kommunala ändamålet och de kommunala. Rapporteringsrutinerna är ändamålsenliga och väl fungerande Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom dokumentgranskning av för granskningen relevanta dokument däribland ägarpolicy, bolagsordningar, ägardirektiv, rapportering samt protokoll. Vidare har kommundirektör/vd för Stadsbacken, bolagscontroller och kommunstyrelsens ordförande intervjuats. Granskningen har avgränsats till kommunens helägda bolag och i tid till i huvudsak kalenderåret December av 15

7 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Det kommunala ändamålet har formulerats i dialog med bolaget. Ägarens styrning av de kommunala bolagen kommer främst till uttryck genom bolagsordning, ägardirektiv och MRP. Av dessa dokument ska bl.a. bolagens ändamål framgå, exempelvis genom att främja bostadsförsörjningen eller tillhandahålla VA-tjänster. Enligt KL 3 kap 17 ska de helägda kommunala bolagens bolagsordningar omfatta det kommunala ändamålet och de kommunala befogenheter som gäller för respektive bolag Iakttagelser De helägda bolagens bolagsordningar har ändrats med utgångspunkt från de förändringar i kommunallagen som gäller från Av intervju framgår att ändringarna har föregåtts av dialog med bolagen innan ändringarna genomfördes. Enligt kommundirektör/stadsbacken AB:s vd initierade stadsjuristen frågan om att bolagsordningarna behövde revideras till följd av ny lagstiftning. Stadsbacken AB har sedan genomfört hearings med bolagen där uppgift och roller har stämts av och diskuterats samt diskuterat förslag på nya bolagsordningar på VD-möten Bedömning Vår bedömning är att det kommunala ändamålet formulerats i dialog med bolaget. Formuleringen av bolagens ändamål har föregåtts av en process där dialogen har skett genom bl.a. hearings och vd-träffar Det kommunala ändamålet har beskrivits i bolagsordningen. För vår granskning har bolagsordningar för kommunens helägda bolag inhämtats från bolagsverket och är således de bolagsordningar som aktiebolagsrättsligt gäller för respektive bolags verksamhet. För att registrering ska ske krävs att respektive bolagsordning beslutats av kommunfullmäktige och respektive bolagsstämma Iakttagelser Granskningen visar att Stadsbacken AB:s bolagsordning beskriver bolagets verksamhetsändamål. I denna beskrivning framgår att bolaget ska hålla samman den kommunala bolagskoncernen samt, efter ägarens direktiv, ansvara för koncernens övergripande utveckling och strategisk styrning av de ekonomiska och finansiella resurserna på ett för ägarna optimalt sätt. Granskning av bolagsordningarna i övriga helägda dotterbolag till Stadsbacken AB visar följande beskrivningar av respektive bolags kommunala ändamål. December av 15

8 Stadsbackens helägda bolag Mitthem AB Sundsvall Energi AB Sundsvall Elnät AB Sundsvall Oljehamn AB SKIFU AB Sundsvall Logistikpark AB Sundsvall Vatten AB Näringslivsbolaget i Sundsvall AB Ändamål enligt bolagsordning Främja bostadsförsörjningen och utveckla bostadsmarknaden i Sundsvall genom att utgöra ett gott exempel och föredöme genom att erbjuda trygga, säkra och prisvärda bostäder. Medverka till att energiverksamhet i Sundsvall byggs ut och utvecklas för att uppnå goda energilösningar inom kommunen samt för att uppnå en miljövänlig och långsiktigt hållbar utveckling. Sundsvalls kommuns syfte med bolaget är att genom detta främja utvecklingen av infrastrukturen i Sundsvall med avseende på nätanläggningar. Stärka infrastrukturen i Sundsvallsregionen Sundsvalls kommuns syfte med SKIFU AB är att främja utveckling och nyetablering i Sundsvall genom att bygga, förvärva, äga och förvalta fastigheter som är strategiskt viktiga för kommunen. Stärka infrastrukturen i Sundsvallsregionen genom att verka för en lokalisering av kombiterminal med kringliggande infrastruktur inom Tunadal-Korsta-Ortviken hamn och industriområde, så att Sundsvalls kommun ytterligare stärks som nationellt och internationellt logistikcenter samt att Tundalshamnen bevaras som allmän hamn. Bolaget ska drivas utan vinstsyfte enligt KL 2 Kap 7 Tillhandahålla anläggningar för produktion av allmänna vattentjänster Ändamålet med bolaget framgår ej av bolagsordningen För Stadsbacken AB:s delägda bolag har följande ändamål formulerats; Stadsbackens delägda bolag Sundsvalls Hamn AB (85 % ) Ändamål enligt bolagsordning Ändamålet med bolaget framgår ej av bolagsordningen Midlanda Fastigheter AB (84 %) Skapa förutsättningar för en långsiktig och hållbar satsning på Sundsvall Timrå Airport och dess verksamheter. Flygplatsens verksamhet är viktigt för att regionen ska kunna fortsätta att utvecklas som en viktig exportregion ( ) samt att säkra transportinfrastruktur i regionen med avseende på såväl personbefordran som godstrafik Ovan sammanställning visar att för två av bolagen (Sundsvalls Hamn AB och Näringslivsbolaget i Sundsvall AB) framgår inte vilket ändamål som föreligger. Vi noterar att Näringslivsbolagets bolagsordning inte har varit föremål för revidering sedan år Även Sundvalls hamns bolagsordning saknar beskrivning av vilket kommunalt ändamål som bolaget ska verka utifrån. Vidare konstateras att bolagsordningen reviderades senast år December av 15

9 Bedömning Vår bedömning är att det kommunala ändamålet till övervägande del har beskrivits i bolagsordningarna. Bedömningen baseras på att i 8 av 10 bolagsordningar finns en beskrivning av respektive bolags ändamål. För det helägda Näringslivsbolaget i Sundsvall AB bör bolagsordningen kompletteras med en beskrivning av det kommunala ändamålet. För det delägda bolaget Sundsvalls Hamn AB bör kommunstyrelsen verka för att bolagsordningen kompletteras med en beskrivning av det kommunala ändamålet De kommunala har beskrivits i bolagsordningen. Från 2013 infördes nya regler i kommunallagen (KL 3 kap 17 ) som innebär att de helägda bolagens bolagsordningar ska omfatta vilken/vilka kommunala befogenheter som gäller för respektive bolag. Med kommunal befogenhet avses bl.a. lokaliseringsprincipen, självkostnadsprincipen och likställighetsprincipen. De kommunala gäller dock inte för samtliga bolag utan det finns speciallagstiftning för vissa av bolagens verksamheter. Exempelvis ska Mitthems verksamhet enligt Lag om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag bedrivas enligt affärsmässiga principer Iakttagelser Granskningen av bolagsordningarna för de granskade bolagen visar att bolagens befogenheter har reglerats enligt följande allmänna formulering för alla bolag utom två: Bolaget ska i sin verksamhet agera med iakttagande av samma begränsande villkor som skulle ha gällt för det fall bolagets verksamhet istället utförts i kommunal regi. Detta innebär att bolaget kontinuerligt ska säkerställa att det agerar väl inom ramen för det kommunala ändamålet med bolagets verksamhet (den kommunala kompetensen) samt med efterlevnad av de befogenhetsbegränsande principer som reglerar den kommunala förvaltningen Bolaget äger endast göra avsteg från nämnda principer i den utsträckning författningsreglerade undantag så medger För Sundsvalls hamn AB och Sundsvalls Näringsutvecklingsbolag AB saknas paragraf som reglerar bolagets befogenheter, varken specifik formulering eller generell formulering i likhet med övriga bolag Bedömning De kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges inte specifikt i respektive bolagsordning. En allmän beskrivning sker dock för samtliga bolag förutom Sundsvalls Näringslivsutveckling AB och Sundsvall Hamn AB. Vi har inte heller kunnat se att övriga styrdokument ger en tydlig bild vilka kommunala befogenheter som utgör ram för respektive bolag. Vi har utifrån genomförda intervjuer noterat att det sker en löpande avstämning med bolagen beträffande detta. Vi bedömer att en mer specifik formulering av de kommunala i bolagsordning alternativt ägardirektiv skulle underlätta kommunstyrelsens uppsiktsplikt inom området. December av 15

10 2.4. Det finns en tydlig koppling mellan bolagsordning, ägardirektiv och MRP/affärsplan. En viktig del i bolagsstyrningen generellt är att det finns en tydlig koppling mellan bolagsordning, ägardirektiv och MRP/affärsplan. Detta gäller såväl det kommunala ändamålet med bolaget som den ram vad gäller befogenheter som bolagets verksamhet ska bedrivas inom Iakttagelser Sundsvalls kommuns formella styrning av bolagen utgår från följande styrdokument: Ägarpolicy för Sundsvalls kommuns bolag (KF ) Generella och bolagsspecifika ägardirektiv MRP/Affärsplan (SBAB ) Ägarpolicy för Sundsvalls kommuns bolag innehåller information om övergripande ledning och styrning av kommunens bolag samt vilket ansvar som åligger kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och koncernstyrelsen Policyn reglerar även hur information och återrapporering ska ske till Stadsbacken och kommunstyrelsen. MRP/Affärsplanen är ett samlat dokument för hela bolagskoncernen. MRP/Affärsplan avseende år har fastställts av styrelsen i Stadsbacken AB och innehåller beskrivning av bolagens ändamål och syfte samt nedbrutna mål/aktiviteter utifrån fullmäktiges övergripande målsättningar samt bolagets ägardirektiv. Vid våra intervjuer framkom att tilläggsdirektiv till bolagen fastställs vid behov exempelvis inom bostadsförsörjningsområdet Bedömning Vår bedömning är att det finns en tydlig koppling mellan bolagsordningar, ägardirektiv och MRP. Vi bedömer att bolagsordningarnas beskrivning av bolagens ändamål kan spåras i ägardirektiv och MRP/affärsplaner. När det gäller de kommunala, som tidigare nämnts, finns dessa inte specificerade eller tydliggjorda i respektive bolagsordning. Respektive bolags befogenheter finns heller inte samlat beskrivet i ägardirektiv eller MRP/affärsplaner, se även avsnitt 2.6 nedan Anpassning har skett av de kommunala till respektive bolags verksamhet (dvs särlagstiftning inom allmännyttan, VAlagstiftning mm). Vissa former av verksamhet som bedrivs i kommunala bolag är undantagen vissa bestämmelser enligt kommunalagen. Mot denna bakgrund krävs att särskilda anpassningar genomförs av dessa bolags kommunala befogenheter så att de är i enlighet med tillämpliga lagar för respektive verksamhetsområde. December av 15

11 Iakttagelser Som framgår av avsnitt har befogenhetsbegränsningar allmänt beskrivits i bolagens bolagsordningar. Därmed blir det väsentligt att i andra dokument närmare beskriva och tydliggöra vilka anpassningar som finns i bolagens kommunala befogenheter mot gällande särlagstiftning. Nedanstående tabell åskådliggör tillämplig särlagstiftning för respektive bolag. Bolag Mitthem AB SKIFU AB Sundsvalls Energi ab Sundsvall Elnät AB Sundsvalls Vatten AB Tillämplig särlagstiftning som har påverkan på kommunala befogenheter Lag om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag) 1 Kap 3 Lag om vissa kommunala befogenheter Ellagen Fjärrvärmelagen Ellagen Lag om allmänna vattentjänster Sundsvalls Hamn AB - Sundsvall Oljehamn AB - Sundsvalls Logistikpark AB Näringslivsbolaget i Sundsvall AB Midlanda Fastigheter AB Lagen om vissa kommunala befogenheter Lagen om vissa kommunala befogenheter Lagen om vissa kommunala befogenheter Befogenheterna för bolagen har till viss del beskrivits i ägardirektiv till bolagen. Som tidigare påpekats saknas dock en tydlig och samlad beskrivning för respektive bolag. Utifrån vår genomgång av ägardirektiven gör vi följande iakttagelser: - Av Mitthem AB:s ägardirektiv framgår att verksamheten ska bedrivas på affärsmässiga principer med utgångspunkt från lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag. - I SKIFU:s ägardirektiv finns ingen hänvisning som kan styrka att bolagets befogenhet har anpassats efter särlagstiftningen, vilket i bolagets fall är Lag om vissa kommunala befogenheter som är tillämplig för bolagets verksamhet. - Av Sundsvall Elnät AB:s ägardirektiv framgår att bolagets verksamhet ska bedrivas på affärsmässig grund. - I Sundsvalls Vatten AB: ägardirektiv framgår, under ekonomiska direktiv, att bolaget ska finansiera sin VA-verksamhet som huvudman med intäkter från de avgifter som tas ut. I enlighet med lag (2006:412) om allmänna vattentjänster får inte December av 15

12 avgifterna överstiga det som behövs för att täcka de kostnader som är nödvändiga för att ordna och driva Va-anläggningen. Vi vidare att ägardirektivet fastslår att verksamheten ska bedrivas på affärsmässig grund. - I sammanhanget noteras att i Sundsvall Energis ägardirektiv finns uppdraget att arbeta för att öka mängden insamlat matavfall. Detta uppdrag genomförs av dotterbolaget REKO som fr.o.m kommer att bli ett dotterbolag underställt Stadsbacken AB. Detta medför att ägardirektivet för Sundsvall Energi behöver revideras samt att ägardirektiv för REKO bör upprättas Bedömning Bolagen i Sundsvalls kommun bedriver verksamhet inom flera olika områden som på olika sätt påverkas av speciallagstiftning gällande de kommunala. En generell beskrivning återfinns i bolagsordningarna för alla granskade bolag utom två. Vid vår genomgång av ägardirektiven kan noteras att en mer specifik beskrivning återfinns för vissa av bolagen. Vi bedömer dock att det finns behov av en tydligare beskrivning för respektive bolag när det gäller de kommunala Rapporteringsrutiner Vår granskning visar att bolagens rapportering av verksamhet och ekonomi till ägaren har reglerats genom följande styrande dokument: Styrning Ägarpolicy: Ägardirektiv: Uppföljning och rapportering Bolagen ska överlämna följande handlingar till kommunstyrelsen: - Protokoll från bolagsstämma - Protokoll från styrelsemöten - Bolagets årsredovisning - Revisionsberättelse Underlag för sammanställning av koncernredovisning för kommunen, tertial- eller månadsvisa redovisningar av bolagets verksamhet, utveckling och ekonomiska förhållanden lämnas till Stadsbacken som sammanställer och, med egna analyser och kommentarer, lämnar en redovisning till kommunstyrelsen Stadsbacken AB lägger fast vilken rapportering som ska ske inom Stadsbackenkoncernen. Att bolagen ska redovisa ekonomiska nyckeltal i ekonomiska rapporter såsom budget, delårsrapporter och årsredovisning. Stadsbacken ska till kommunstyrelsen redovisa Stadsbackenkoncernens läge utifrån de uppdrag som lämnats till bolagen genom ägardirektiv samt ekonomiska direktiv. Muntlig och skriftlig redovisning ska ske till kommunstyrelsens sammanträden i juni, oktober och februari varje år. December av 15

13 Iakttagelser Rapportering Syftet med kommunal verksamhet är att generera nytta åt medborgarna. Vilken nytta som respektive bolag ska leverera kommer bl.a. till uttryck i bolagens ändamål. Det är därför viktigt att ägaren kan följa upp att så sker, vilket förutsätter att det finns en rutinmässig uppföljning och rapportering kring bolagens ändamål. Av intervjuer med kommunstyrelsens ordförande, Stadsbacken AB:s VD samt bolagscontroller kan vi konstatera att rapportering till ägaren sker i huvudsak genom följande dokument: - Tertialrapport per april och augusti innehåller information om utfall för verksamhet och budget - Bolagskoncernens årsredovisning - innehåller respektive bolags bedömning om de uppfyllt ägardirektivet/ändamål/befogenheter. Vidare framgår av intervjuerna att det finns tre olika forum där bolagens utveckling och ställning diskuteras; - Strategiska chefsgruppen Består av kommunens förvaltningschefer och bolagens vd:ar. Gruppen behandlar frågor som rör kommande utmaningar och hur koncernen ska jobba för att verkställa fullmäktiges beslut. - VD träffar - Diskuterar frågor som är kopplade till stadsbackens verksamheter. Träffas fyra till sex gånger per år. - Enskilda möten mellan Stadsbackens VD och bolagens VD:ar. Utöver dessa träffar/forum håller Stadsbacken hearings med dotterbolagen samt att ordföranden och VD:ar vid ett antal tillfällen och konstellationer träffas under året. Av intervju med Stadsbackens VD/kommundirektör framgår att han har ett uppdrag att få de kommunala bolagen och kommunens förvaltningar att närma sig varandra, vilket dessa träffar är ett sätt att göra detta på. Granskningen av Stadsbacken AB:s protokoll visar att Stadsbacken AB har upprättat årsredovisning för år 2014 som bolagets styrelse har behandlat Till grund för beslutet låg följande underlag; - PM-Beslut Årsredovisning 2014 Stadsbacken AB - Granskningsredogörelse 2014 från lekmannarevisorn - Lekmannarevision 2014 Investeringsprocessen i Stadsbacken AB Vi har vid vår granskning tagit del av bolagskoncernens årsredovisning 2014 som, på ett mer utförligt sätt än i kommunens årsredovisning, beskriver bolagens verksamhet år Av redovisningen konstateras att för vissa bolag har bedömningen gjorts att ändamål och befogenheter har uppfyllts, följt av en beskrivning av händelser under året. Av kommunstyrelsens protokoll framgår att kommunstyrelsen har behandlat delårsrapporter per april och augusti 2015 samt årsredovisning för år 2014 i enlighet med det intervall som läggs fast i styrdokumenten. Vi konstaterar att delårsrapporterna och årsredovis- December av 15

14 ningen har tyngdpunkten på bolagens ekonomiska utveckling och ger ingen närmare information om hur bolagens ägardirektiv har uppfyllts. Kommunstyrelsen har i mars 2015 behandlat bolagens årsredovisningar. Grund för beslut/förslag till fullmäktige har utgjorts av följande underlag; - finans- och näringslivsutskottets protokoll - koncernstabens skrivning - årsredovisning för respektive bolag samt - lekmannarevisorns granskningsrapport för år 2014 för respektive bolag. I övrigt noteras av intervju med kommunstyrelsens ordförande att rapporteringen bedöms fungera bra från bolagen när det gäller budgetplanering och tertialrapportering och löpande. Vidare framgår att dialogen mellan kommunstyrelsen och bolagen styrelser sker mellan kommunstyrelsens ordförande och Stadsbackens ordförande. Stadsbackens styrelse har sedan ansvaret att handha dialogen gentemot dotterbolagen. När det gäller bolag som är direkt underställda kommunstyrelsen och således ligger utanför Stadsbacken AB sker rapportering och dialog på olika sätt. Av intervju med kommunstyrelsens ordförande framgår att rapporteringen i vissa fall sker via av kommunstyrelsens utsedda ombud/representanter eller genom den information som lämnas i samband med Stadsbackens rapportering Iakttagelser - Kommunstyrelsens förstärka uppsiktsplikt Som en del i den förstärka uppsiktsplikten över de kommunala bolagen som åligger kommunstyrelsen, enligt KL 6 kap 1, ska kommunstyrelsen fatta ett årligt beslut där styrelsen tar ställning/prövar om bolagen har bedrivit verksamheten i enlighet med fastställda kommunala ändamål och inom ramen för de kommunala. Kommunstyrelsen bör i det sammanhanget ta ställning i följande frågor: Har den verksamhet som respektive bolag bedrivit under föregående kalenderår varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala? Hur beskrivs det kommunala ändamålet och uppfyllandet av de kommunala i bolagens styrdokument? Hur beskrivs årets viktiga händelser i bolagens delårsrapport och årsredovisning? Har annan rapportering skett till kommunstyrelsen under året från bolagen? Behöver kommunstyrelsen vidta några åtgärder med anledning av detta? Har kommunfullmäktige tagit ställning till beslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt som avser bolagens verksamhet under året? December av 15

15 Om kommunstyrelsen finner att bolag inte har bedrivit verksamheten enligt det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala ska man lämna förslag till kommunfullmäktige om nödvändiga åtgärder. Granskningen av kommunstyrelsens protokoll kan inte visa att kommunstyrelsen har beslutat om bolagen har uppfyllt de kommunala ändamålen och de kommunala, enligt bestämmelserna i kommunallagen 6 kap 1. Av intervjuer med kommunstyrelsens ordförande och kommundirektör/stadsbackens VD framgår att inget formellt beslut har fattats av kommunstyrelsen i frågan hur bolagens ändamål har uppfyllts. Däremot bedömer de intervjuade att de underlag som lämnas till kommunstyrelsen är tillräckliga för att skapa förutsättningar att fatta beslut enligt kommunallagens 6 kap Bedömning Ändamålsenliga och fungerande rapporteringsrutiner finns beträffande bolagens verksamhet. Innehållet i rapporteringen bör ses över för att säkerställa ett komplett beslutsunderlag för kommunstyrelsens årliga beslut beträffande bolagens verksamhet kopplat till ändamål och befogenheter. Vi vill peka på att beslutet även ska omfatta kommunens delägda bolag samt eventuella kommunalförbund. Utifrån genomförd granskning gör vi bedömningen att kommunstyrelsen under 2015 ej formellt fattat ett årligt beslut i enlighet med kommunallagen 6 kap 1 beträffande 2014 års verksamhet Kommunfullmäktiges ställningstagande Enligt kommunallagen 3 kap 17 ska bolagsordningarna i de helägda bolagen innehålla en skrivning att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet, eller annars av större vikt, fattas Iakttagelser Skrivning beträffande fullmäktiges ställningstagande återfinns i samtliga granskade helägda bolag. Av intervju med kommunstyrelsens ordförande och kommundirektör/stadsbackens VD framgår att seminarier har genomförts med bolagen där området har diskuterats. Vidare framgår att bolagen har ett bra stöd från bolagscontroller och bolagsjurist när det gäller att bedöma om ett ärende är av principiell art. Av intervjuerna är framgår också att bolagsstyrelserna är proaktiva och söker stöd beträffande om en fråga kan anses principiell eller av större vikt Bedömning Vi bedömer att området hanteras på ett tillfredställande sätt. December av 15

16 3. Revisionell bedömning Vi bedömer att Sundsvalls kommun i allt väsentligt genomfört anpassningar av gällande styrdokument till de förändrade reglerna i kommunallagen och att kommunstyrelsen infört ändamålsenliga rapporteringsrutiner beträffande bolagen verksamhet kopplat till det kommunala ändamålet och de kommunala. Utifrån genomförd granskning gör vi bedömningen att kommunstyrelsen under 2015 ej formellt fattat ett årligt beslut i enlighet med kommunallagen 6 kap 1 beträffande 2014 års verksamhet för bolagen Rekommendationer Utifrån genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: Tydliggör specifika formuleringar av de kommunala i bolagsordning alternativt ägardirektiv för respektive bolag. Se över rapporteringen till kommunstyrelsen för att säkerställa ett komplett beslutsunderlag för kommunstyrelsens årliga beslut beträffande bolagens verksamhet kopplat till ändamål och befogenheter. Rapportering och beslut ska även omfatta kommunens delägda bolag samt eventuella kommunalförbund Per-Åke Brunström Uppdragsledare Pär Månsson Projektledare December av 15