Översiktlig granskning av kommunens arbete med att säkerställa en tillräcklig intern kontroll Smedjebackens kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Louise Cedemar, Hanna Franck Larsson Översiktlig granskning av kommunens arbete med att säkerställa en tillräcklig intern kontroll Smedjebackens kommun

2 Översiktlig granskning av kommunens arbete med att säkerställa en tillräcklig intern kontroll Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Uppdraget Avgränsning och metod Granskningsresultat Organisation och arbetssätt Kommunövergripande arbete Kommunstyrelsens arbete Nämndernas och förvaltningarnas arbete Bolagen Smedjebacken Energi & Vatten AB Bärkehus AB Kommentarer och bedömningar Uppföljning och rapportering Protokollsgenomgång Kommentarer och bedömningar Utvärdering och förbättringsåtgärder Kommentarer och bedömningar November 2014 Smedjebackens kommun

3 1. Sammanfattande bedömning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Smedjebackens kommun genomfört en granskning avseende kommunens arbete med att säkerställa en tillräcklig intern kontroll. Vår sammanfattande bedömning efter genomförd granskning är att kommunstyrelsen och nämnderna samt de kommunala bolagen endast till viss del utövar sitt ansvar gällande den interna kontrollen i enlighet med reglementet för intern kontroll. Kommunstyrelsen behöver förbättra sin samordning och uppsikt över nämnder och bolag för att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv verksamhet samt med tillräcklig intern kontroll. Vi grundar vår bedömning bland annat på att reglementet för intern kontroll behöver uppdateras samt göras känt inom kommunen att kommunstyrelsen behöver säkerställa att reglementet tillämpas att nämnderna i låg grad har upprättat och antagit regler, anvisningar och organisation för den interna kontrollen i enlighet med reglementet för intern kontroll. Vi kan dock konstatera att det inom två nämnder har upprättats ledningssystem som tydliggör organisation, processer, systematiskt kvalitetsarbete etc vilket är positivt och bidrar till att stärka den interna kontrollen inom verksamheten. att vår bedömning från tidigare granskning av bolagens ägarstyrning (november 2012) kvarstår d v s att vi bedömer att kommunstyrelsen, inom ramen för sin uppsiktsplikt, behöver kontrollera och fastställa att ändamålsenliga rutiner för internkontroll finns beslutade och dokumenterade i bolaget samt att dessa efterlevs att interkontrollplaner inom kommunstyrelse och nämnder behöver aktualiseras samt tas fram i bolagen att uppföljning och rapportering av intern kontroll i låg grad sker i enlighet med reglementet att kommunstyrelsen behöver säkerställa att utvärdering av kommunens samlade system för intern kontroll sker i enlighet med reglementet. Kommunstyrelsen behöver även säkerställa att vid identifierade förbättringar genomföra dessa. Ett förbättringsprojekt som lyfts fram i granskningen är översynen av informationssäkerheten samt dokumenthanteringen vilket vi anser är positivt. Smedjebackens kommun 1 av 15

4 Vi rekommenderar att vid en uppdatering av reglementet bör detta omfattas av att det inom kommunstyrelse och nämnder genomförs risk- och väsentlighetsanalyser som grund till arbetet med att säkerställa en tillräcklig intern kontroll att reglementet även bör gälla för de kommunala bolagen så att kommunstyrelsens samordning och uppsiktsplikt underlättas och stärks att som stöd till att stärka kommunstyrelsens samordningsansvar och övergripande ansvar för att tillse att det finns en god intern kontroll i kommunen bör gemensamma mallar utarbetas för risk- och väsentlighetsanalys, internkontrollplan, uppföljning och rapportering att anvisningar och rutiner tas fram och implementeras som tydligt redogör för hur uppföljning och rapportering av interna kontrollen ska ske att rutiner för utvärdering av kommunens samlade system för intern kontroll tas fram, görs kända och tillämpas att respektive nämnd och bolag utser en huvudansvarig för internkontrollarbetet inom deras verksamhet samt att kommunstyrelsen även utser en huvudansvarig för det övergripande internkontrollarbetet inom kommunen för att säkerställa att reglementet efterlevs att det bör analyseras varför förvaltningschefer uppfattar otydligheter kring anvisningar och tidplaner för kommunens budget- och bokslutsprocess, om det är processen eller om dokumenten behöver implementeras i verksamheten att informations- och utbildningsinsatser genomförs både för politiker och för tjänstemän avseende intern kontroll Sammanfattningsvis kan vi konstatera att svaren i webbenkäten visar en mer positiv bild av kommunens arbete med intern kontroll även vad vi fått fram i granskningen via intervjuer och styrande- och stödjande dokument. Det kan vara väsentligt att analysera vad denna skillnad beror på. Smedjebackens kommun 2 av 15

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Av kommunallagen (6 kap. 7 ) framgår att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detta innebär att det är nämnderna själva som ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten så den bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att räkenskaperna är rättvisande. Tillräcklig intern kontroll förutsätter ett strukturerat arbetssätt enligt definierade processer och rutiner, integrerade i organisation, system och i det löpande arbetet. I Smedjebackens kommun finns ett reglemente för intern kontroll fastställt av fullmäktige. Enligt reglementet 1 har styrelsen det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar att en organisation kring intern kontroll finns inom kommunen. Enligt reglementet 2 har nämnderna det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att: - En organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde - Regler och anvisningar antages för den interna kontrollen - Varje år antaga en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen Revisorerna ska bl a enligt KL 9 kap 7 pröva om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig Uppdraget Revisorerna i Smedjebackens kommun har i tidigare granskningar samt avstämningar med nämnder, bolag och styrelse noterat att den interna kontrollen behöver stärkas. Inför 2014 års granskningar genomfördes en risk- och väsentlighetsanalys där det bedömdes angeläget att granska kommunens arbete med att säkerställa en tillräcklig intern kontroll. har fått i uppdrag att genomföra granskningen. Revisionsfråga Vår revisionsfråga är om kommunstyrelsen och nämnderna samt de kommunala bolagen utövar sitt ansvar gällande den interna kontrollen i enlighet med reglementet för intern kontroll? Smedjebackens kommun 3 av 15

6 Revisionskriterier Kommunallagen Reglemente för intern kontroll, Smedjebackens kommun (daterat 2001) Kontrollmål - Nämnderna har antagit regler och anvisningar för den interna kontrollen. - Nämnderna har upprättat en organisation för den interna kontrollen. - Nämnderna fastställer årligen en plan för att följa den interna kontrollen inom verksamheten. - Nämnderna följer löpande upp det interna kontrollsystemet inom respektive nämnds verksamhetsområde. - Rutiner finns för hur uppföljningen av den interna kontrollen ska rapporteras. - Nämnderna har rapporterat resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen 2013 till styrelsen och kommunens revisorer. - Rutiner finns för styrelsens arbete med att utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Vid identifierade förbättringar, har styrelsen genomfört dessa? 2.3. Avgränsning och metod Granskningen avser kommunens samtliga nämnder, kommunstyrelsen och de kommunala bolagen. Genomgång av styrdokument och andra för granskningen relevanta dokument (t ex internkontrollplaner, uppföljningar avseende intern kontroll, rutiner för den interna kontrollen etc). Intervjuer, avstämningar och kontroller enligt nedan: - Webbenkät till ordföranden och vice ordföranden i kommunstyrelse och nämnder - Intervjuer med kanslichef, ekonomichef och förvaltningschefer samt ordförande och vd i kommunens bolag Intervjuerna har genomförts individuellt samt i grupp. Webbenkäten har haft en svarsfrekvens på 80 %. Representanter från samtliga nämnder och kommunstyrelsen har besvarat enkäten. Smedjebackens kommun 4 av 15

7 3. Granskningsresultat 3.1. Organisation och arbetssätt I reglementet för intern kontroll specificeras kommunstyrelsens och nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Enligt reglementet har styrelsen det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll samt att upprätta en organisation för internkontrollarbetet. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive område. De ska tillse att en organisation upprättas inom området samt att regler och anvisningarna för den interna kontrollen antas. Reglementet specificerar även förvaltningschefens respektive verksamhetsansvariga chefers ansvarsområden. Förvaltningschefen ansvarar för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Dessa regler skall antagas av respektive nämnd. Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. Verksamhetsansvariga cheferna ansvarar för att antagna regler och anvisningar följs och att övriga anställda informeras om dess innebörd. Iakttagelser I granskningen har vi noterat stora variationer i nämndernas och förvaltningarnas arbete med intern kontroll. Ansvarig för arbetet med interna kontrollen inom kommunstyrelseförvaltningen är kanslichefen. Kanslichefen har ett samordningsansvar för förvaltningscheferna inom kommunen men respektive nämnd ansvarar för tillsättandet av förvaltningschef för sin verksamhet. Det finns ingen kommunchef i Smedjebackens kommun utan funktionen kanslichef har en mer övergripande roll. Kännedomen om internkontrollreglementet varierar. Två av förvaltningscheferna känner inte till reglementet. VD och ordförande i bolagen känner inte heller de till reglementet. Reglementet antogs av fullmäktige 2001 och det upplevs av de intervjuade som kort och koncist. Vid intervjuerna framkommer att det upplevs som att det är ett gammalt dokument men att det inte är i behov av revidering Kommunövergripande arbete Gällande intern kontroll finns inget kommunövergripande arbete och ingen person har utsetts som ansvarig för att hålla ihop och samordna arbetet inom kommunen samt med bolagen. Varje nämnd/förvaltningschef ansvarar för sin verksamhet. Smedjebackens kommun 5 av 15

8 Det sker inga systematiska eller strukturerade diskussioner kring internkontrollarbetet på en kommunövergripande nivå. Vissa diskussioner har förts inom förvaltningschefernas ledningsgrupp men inte utifrån ett samordnat internkontrollarbete. I förvaltningschefernas ledningsgrupp har det dock identifierats en gemensam risk avseende personalssystemets självservice. En kommungemensam definition av intern kontroll finns inte. Sådana diskussioner har inte förts. Utifrån genomförd webbenkät kan vi konstatera att flertalet respondenter anser att kommunstyrelsen har upprättat en organisation för det övergripande internkontrollarbetet i kommunen. Gällande behovet av utbildning framkommer i intervjuer och webbenkät att detta varierar inom organisationen. Viss utbildning har utförts men det var några år sedan Kommunstyrelsens arbete Inom kommunstyrelseförvaltningen ansvarar avdelningarna för upprättandet av sin egen internkontrollplan. Det finns en mall för internkontrollplan upprättad och som ska användas av avdelningarna. I granskningen har noterats att det saknas aktuella internkontrollplaner för samtliga avdelningar (ekonomikontorets är från 2010). Ingen mall för redovisning av genomförda kontroller finns utarbetad inom förvaltningen. Kommunstyrelsen har antagit internkontrollmål för Avrapportering av målen gjordes i slutet av Uppdaterade internkontrollmål för kommunstyrelseförvaltningen ska tas inför Inom kommunstyrelsen finns en framtagen mall för riskbedömning inom enskilda rutiner. Riskbedömning har utförts för en enskild rutin men bedömningen är inte daterad varför det är svårt att avgöra hur aktuell den är. Kommunstyrelseförvaltningen har även gjort en övergripande riskbedömning för sin förvaltning, dock ej daterad. Gällande riskbedömningar görs detta strukturerat kring brandskydd, fysiska byggnader, lås och larm osv. Inom kommunstyrelseförvaltningen har ett utvecklingsarbete drivits och håller på att genomföras avseende informationssäkerhet. En informationssäkerhetspolicy har tagits fram. I detta arbete ska det även bland annat ses över samtliga rutiner för inkomna ärenden till kommunen (dokumenthanteringen, såväl manuella som digitala) för att säkerställa att detta fungerar på ett tillfredsställande sätt. Vid intervju framkommer att kommunen i detta har kommit långt i jämförelse med andra kommuner. Webbenkäten visar att kommunstyrelsen upplever att de har en god kommunikation med förvaltningen avseende intern kontroll och risker. Men att det Smedjebackens kommun 6 av 15

9 finns vissa tveksamheter kring förekomsten av internkontrollplaner och hur den kommunicerats inom verksamheterna Nämndernas och förvaltningarnas arbete Inom familje- och utbildningsnämnden (FUN) arbetar de med ett systematiskt kvalitetsarbete vilket enligt förvaltningscheferna har vävts samman med internkontrollarbetet inom förvaltningen. Ett årshjul har utarbetats där kontrollerna som anges i internkontrollplanen följs upp. En aktuell internkontrollplan finns upprättad för 2014 samt för Enligt förvaltningscheferna kan det dock finnas ett behov av att se över kontrollmålen och ta bort några samt basera dem i högre grad på en riskanalys. Kontrollmålen är till stor del återkommande vilket enligt förvaltningscheferna också bör förändras. FUN:s internkontrollplan innefattar även en beskrivning av styrdokument, arbetssätt och organisation. Omsorgsnämndens (ON) uppger att de har utarbetat ett ledningssystem där intern kontroll ingår. Internkontrollarbetet inom förvaltningen fokuserar på kvalitet och verksamhet och har ingen ekonomisk aspekt enligt förvaltningschefen. Vid en genomgång av ledningssystemet från mars 2014 kan vi se att årliga interna kontrollmål har fastställts, ansvarig för målen är angivna och resultatet från kontrollerna skall rapporteras till nämnden. Inom kulturnämnden (KN) finns en interkontrollplan från Förvaltningschefen är ny sedan januari Vid intervju uppges att det finns ett flertal dokument som stärker arbetet med den interna kontrollen men att det saknas ett systematiskt arbete. Det sker inga diskussioner avseende risk. Någon närmare granskning av framhållna dokument har inte gjorts. Miljö- och byggnadsnämnden (MBN) har ett reglemente som reglerar bl.a. nämndens ansvar och sammansättning. Reglementet nämner inte intern kontroll. Förvaltningen har en framtagen internkontrollplan med utvalda rutiner men den är inte daterad varför det är svårt att avgöra hur aktuell den är. Det finns enligt förvaltningscheferna en styrka och fördel i att utarbeta kommungemensamma mallar för internkontrollarbetet (t.ex. internkontrollplan, riskanalys, redovisning). Kommunstyrelsen fastställer varje år i februari datum för de olika stegen i budgetoch bokslutsarbetet. Samt finns mötesagenda för samtliga nämnds- och kommunstyrelsemöten framtagen. Vi har i granskningen tagit del av anvisningar och tidplan avseende budget- och bokslutsprocessen i dokumenten "Budgetprocessen som styrmedel" samt "tidsprocess". Vid intervjuer med förvaltningschefer framförs att det upplevs finnas en viss otydlighet avseende budgetprocess och tidplaner. Gällande behovet av utbildning varierar detta mellan förvaltningarna. Vissa anser att ytterligare utbildning vore bra för tjänstemännen men uppfattning är överlag att ett krafttag i och med den nya mandatperioden med utbildning av politikerna vore positivt för att öka förståelsen och strukturera arbetet med intern kontroll. Smedjebackens kommun 7 av 15

10 Förekomsten av regler och anvisningar varierar. Enligt webbenkäten finns det upprättat i nämnderna men vid intervjuerna framkommer att detta endast finns för FUN och KS. Webbenkäten stärker resultatet från intervjuerna kring huruvida nämnderna upprättat en organisation för den interna kontrollen. Internkontrollplaner har inte upprättats i majoriteten av nämnderna men dialogen med verksamheten framhålls som god Bolagen I Smedjebackens kommun finns bolagen Smedjebacken Energi & Vatten AB och Bärkehus AB. Vid intervju med bolagen framkommer att de inte har upprättat ett eget internkontrollreglemente. Bolagen har inte heller någon upprättad internkontrollplan. Arbete med riskanalyser och intern kontroll sker till viss del i det dagliga arbetet men inte strukturerat eller systematiskt. Det som framförs vid intervjuer med bolagen är att gemensamma mallar inom kommunen och ett tydligare reglemente kan vara positivt om det inte blir för detaljstyrt. Lekmannarevisorerna har i tidigare granskning (november 2012 Ägarstyrning) noterat att kommunens bolag saknar system och rutiner för intern kontroll. Inom Smedjebacken Energi AB har det tidigare genomförts en genomlysning av ekonomirutinerna. Som ett resultat av detta pågår nu med stöd av konsult ett genomgripande förändringsarbete av intern kontroll, redovisningsstruktur etc Smedjebacken Energi & Vatten AB Vi har i granskningen tagit del av följande dokument; Bolagsordning för bolaget antogs av kommunfullmäktige Ägardirektiv för bolaget antogs av kommunfullmäktige Styrelsens arbetsordning som antagits av styrelsen årligen, senast VD-instruktion som antagits av styrelsen årligen, senast Instruktion avseende ekonomisk rapportering enligt ABL som antagits av styrelsen årligen, senast Attestinstruktion daterad Bärkehus AB Vi har i granskningen tagit del av följande dokument; Bolagsordning för bolaget antogs av kommunfullmäktige Ägardirektiv för bolaget antogs av kommunfullmäktige Smedjebackens kommun 8 av 15

11 Styrelsens arbetsordning som antagits av styrelsen årligen, senast VD-instruktion som antagits av styrelsen årligen, senast Instruktion avseende ekonomisk rapportering enligt ABL som antagits av styrelsen årligen, senast Attest- och utanordningsinstruktion daterad Kommentarer och bedömningar Vår bedömning är att reglementet för intern kontroll behöver uppdateras samt göras känt inom kommunen. Vidare är vår bedömning att kommunstyrelsen behöver säkerställa att reglementet tillämpas. Vi rekommenderar att vid en uppdatering av reglementet bör detta omfattas av att det inom kommunstyrelse och nämnder genomförs risk- och väsentlighetsanalyser som grund till arbetet med att säkerställa en tillräcklig intern kontroll. Vidare är vår rekommendation att reglementet även bör gälla för de kommunala bolagen så att kommunstyrelsens samordning och uppsiktsplikt underlättas och stärks. Vår bedömning är att nämnderna i låg grad har upprättat och antagit regler, anvisningar och organisation för den interna kontrollen i enlighet med reglementet för intern kontroll. Vi kan dock konstatera att det inom två nämnder har upprättats ledningssystem som tydliggör organisation, processer, systematiskt kvalitetsarbete etc vilket är positivt och bidrar till att stärka den interna kontrollen inom verksamheten. Webbenkäten visar att det finns en uppfattning om att kommunstyrelsen och nämnderna har upprättat en organisation för internkontrollarbetet i kommunen men vid intervjuer med tjänstmännen är detta inte lika tydligt. Vi bedömer med bakgrund i detta att det finns ett behov av att tydliggöra organisationen och kommunicera detta inom kommunen. Som vi noterat under iakttagelserna så gjordes en granskning av bolagens ägarstyrning i november Vår bedömning från denna granskning kvarstår d v s att vi bedömer att kommunstyrelsen, inom ramen för sin uppsiktsplikt, behöver kontrollera och fastställa att ändamålsenliga rutiner för internkontroll finns beslutade och dokumenterade i bolaget samt att dessa efterlevs. Vi bedömer att interkontrollplaner inom styrelse och nämnder behöver aktualiseras samt tas fram i bolagen. Vi rekommenderar att som stöd till att stärka kommunstyrelsens samordningsansvar och övergripande ansvar för att tillse att det finns en god intern kontroll i kommunen bör gemensamma mallar utarbetas för risk- och väsentlighetsanalys, internkontrollplan, uppföljning och rapportering. Vi konstaterar att det finns anvisningar och tidplaner för kommunens budget- och bokslutsprocess. Det bör analyseras varför förvaltningschefer uppfattar otydligheter Smedjebackens kommun 9 av 15

12 kring detta, om det är processen eller om dokumenten behöver implementeras i verksamheten. Vi bedömer vidare att informations- och utbildningsinsatser bör genomföras både för politiker och för tjänstemän avseende intern kontroll Uppföljning och rapportering Enligt reglementet är nämnderna skyldiga att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sitt område och skall årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Resultatet av uppföljningen skall löpande rapporteras till nämnden. Nämnden skall i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen och samtidigt även till kommunens revisorer. Kommunstyrelsen skall sedan göra en utvärdering av kommunens samlade system för intern kontroll samt informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen. Iakttagelser Kommunstyrelsens sekreterare arbetar med insamling av internkontrollplanerna inom kommunstyrelseförvaltningen inför avrapporteringen till styrelsen. Tanken är att internkontrollplanerna ska sammanställas men det arbetet uppges ej fungera fullt ut. Under 2014 har endast en avdelning lämnat in en redovisning av internkontrollarbetet. Kanslichefen ansvarar för arbetet med insamling. Begäran skickas ut efter semestrarna men återkopplingen fungerar inte tillfredsställande. Vid genomförda intervjuer framkommer att FUN har en klagomålshanteringsrutin som används för att fånga upp brister inom förvaltningen. Denna fokuserar främst på kundernas möjlighet att lämna synpunkter på t.ex. rektorer men hjälper förvaltningscheferna att fånga upp brister. FUN har även en internkontrollplan med specificerade kontroller som följs upp och rapporteras till nämnden. FUN rapporterar till nämnden utifrån sitt systematiska kvalitetsarbete där intern kontroll ingår. Rapportering till nämnden sker en gång per år. Inom övriga förvaltningar används arbetsplatsträffar (APT), ledningsgruppsmöten och dylikt för uppföljning och rapportering. Uppföljning och rapportering sker inte på ett systematiskt sett och intern kontroll är inte en stående punkt på dagordningen. I samband med årsbokslut 2013 träffade respektive förvaltningschef kommunens revisorer och deras sakkunniga biträde och informerade om arbetet med internkontroll och årets resultat. Bolagen har inte lämnat någon rapport till kommunstyrelsen avseende internkontrollarbetet. Vid genomförda intervjuer sker rapportering till Smedjebackens kommun 10 av 15

13 kommunstyrelsen genom att kallelser till styrelsemöten samt protokoll översändes till kommunstyrelsen. Uppföljning och rapportering uppges vara styrt av ägardirektiven. Webbenkäten har visat att uppföljningen och rapporteringen av intern kontrollarbetet kan förbättras. Detta upplevs endast till viss del vara fungerande. Uppföljning och rapportering sker till viss del till kommunstyrelsen från den egna förvaltningen. Utifrån enkätsvaren har ingen av nämnderna rapporterat sitt arbete till kommunstyrelsen Protokollsgenomgång I granskningen har en genomgång av kommunstyrelsens och nämndernas protokoll gjorts. Iakttagelser Nedan redovisas 2013 och 2014 t.o.m oktober Internkontrollplan KS FUN KN ON => MBN Regler och anvisningar Särskild plan för uppföljning Löpande rapportering x Årlig uppföljning Rapport till kommunstyrelsen FUN har fått löpande rapportering från förvaltningscheferna om det systematiska kvalitetsarbetet inkl internkontrollmoment under ON beslutade i september 2013 att en ny internkontrollplan skulle tas fram och ingå som en del i kvalitetsledningssystemet. Nämnden beslutade även i samband med budget 2014 att internkontrollplan skulle utarbetas Internkontrollplan Regler och anvisningar Särskild plan för uppföljning Löpande rapportering Årlig uppföljning av fg år KS x x FUN x x x KN ON x MBN Rapport till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har tagit del av internkontrollplan 2014 samt uppföljning av internkontrollplan 2013 för Västerbergslagens kulturskolenämnd vid ett möte. Kommunstyrelsen tar regelbundet del av protokollen från nämnderna och bolagens styrelsemöten. FUN har fått löpande rapportering från förvaltningscheferna om det systematiska kvalitetsarbetet inkl internkontrollmoment under Smedjebackens kommun 11 av 15

14 ON beslutade att godkänna ledningssystemet i mars 2014 i vilket internkontrollplanen ingår. Nämndernas protokoll innefattar återkommande budgetuppföljningar. Utifrån resultatet redovisas vidtagna/planerade åtgärder samt hot och möjligheter för att nå en budget i balans. Detta görs dock inte för MBN Kommentarer och bedömningar Vi kan konstatera att det idag inte sker ett strukturerat uppföljningsarbete eller rapportering av internkontrollarbetet inom kommunen med undantag för FUN. Inom kommunstyrelseförvaltningen finns en struktur för uppföljning och rapportering men detta uppges inte fungera då internkontrollplanerna inte lämnas in. Vi kan även konstatera att förekomsten och aktualiteten av internkontrollplaner inom förvaltningarna och bolagen varierar. Med bakgrund i protokollsgenomgången kan vi konstatera att endast en nämnd har spårbara löpande uppföljningar som innefattar intern kontroll. Kommunstyrelsen har inte fått några rapporter ifrån nämnderna och ingen utvärdering har utförts under 2014 av föregående års internkontrollarbete. Uppfattningen i nämnderna är dock att kommunstyrelsen följer upp internkontrollarbetet i samband med årsbokslut, delårsbokslut och budgetuppföljningar samt att de har avrapporterat sina internkontrollplaner till kommunstyrelsen. Detta går dock inte att utläsa ur protokollen. Mot bakgrund av ovan är vår bedömning att uppföljning och rapportering av intern kontroll i låg grad sker i enlighet med reglementet. Vi rekommenderar att anvisningar och rutiner tas fram och implementeras som tydligt redogör för hur uppföljning och rapportering av interna kontrollen ska ske Utvärdering och förbättringsåtgärder Enligt reglementet skall kommunstyrelsen utifrån sin utvärdering av kommunens sammanställda system för intern kontroll identifiera eventuella förbättringsområden och stärka den interna kontrollen inom dessa områden. Iakttagelser Det görs inte någon sammanställning eller utvärdering på kommunövergripande nivå (inkl bolagen) avseende hur arbetet med intern kontroll fortlöpt under året. Som vi beskriver under punkt pågår inom kommunen ett utvecklingsarbete avseende informationssäkerheten inkl dokumenthantering. Bland annat kommer det att innebära att när kommunens IT-användare tilldelas olika behörigheter så måste de genomgå kunskapstester för att säkerställa att de arbetar på ett säkert och effektivt sätt med kommunens IT-system. I webbenkäten framkommer att åtgärdsplaner upprättas vid behov men att uppföljningen av dessa kan förbättras. Smedjebackens kommun 12 av 15

15 Kommentarer och bedömningar Vår bedömning är att kommunstyrelsen behöver säkerställa att utvärdering av kommunens samlade system för intern kontroll sker i enlighet med reglementet. Kommunstyrelsen behöver även säkerställa att vid identifierade förbättringar genomföra dessa. Ett förbättringsprojekt som lyfts fram i granskningen är översynen av informationssäkerheten samt dokumenthanteringen vilket vi anser är positivt. Vi rekommenderar att rutiner för utvärdering av kommunens samlade system för intern kontroll tas fram, görs kända och tillämpas. Smedjebackens kommun 13 av 15

16 Projektledare Louise Cedemar Uppdragsledare Hans Gåsste Smedjebackens kommun 14 av 15

17 Smedjebackens kommun 15 av 15