Ansvarsutövande Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Johan Lidström Ansvarsutövande Kultur- och fritidsnämnden Sundsvalls Kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollområden Metod och avgränsning Granskningsresultat Risk- och väsentlighetsanalys Jämförelser med andra kommuner Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten Nämnden har mätetal/indikatorer som kopplar till nämndens mål Vidtas aktiva åtgärder vid signal om bristande måluppfyllelse? Tydliggörs i nämndsbeslut hur verksamhets- och ekonomiansvaret fördelas i organisationen?... 6 Oktober 2013 Sundsvalls Kommun

3 1. Sammanfattning Nedan sammanfattas vad som framkommit vid granskningen av kontrollområdena Risk- och väsentlighetsanalys genomförde nämnden en risk- och väsentlighetsanalys enligt reglementet för intern kontroll. De fyra områden som valdes att ingå i internkontrollplanen för 2013 var: investering i förvaltningsfastigheter, delegeringsbeslut, skyddsrondsanmärkningar och nämndsärendeberedningsprocessen. Jämförelser med andra kommuner Kultur- och fritidsnämnden gör jämförelser genom med andra referenskommuner genom KOLADA. Nämnden använder sig även av information som framkommit vid LUPP-enkäten. Enkäten ger svar på hur unga i kommunen uppfattar inflytande, demokrati, arbete, hälsa, fritidsutbud, situationen i skolan och vilka framtidsplaner de har. Vidare ingår nämnden i SCBs medborgarundersökning vartannat år som ger ett nöjd kundindex på de sammantagna verksamheterna. Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten Den produktivitetsmätning som nämnden gör genom mål och indikatorer för att förbättra kostnadseffektiviteten görs bl.a. genom att mäta besöksstatistik på bad och friluftsanläggningar. I övrigt används jämförelser med andra kommuner som nämns i stycket ovan. Nämnden har mätetal/indikatorer som kopplar till nämndens mål Kultur- och fritidsnämnden har totalt sju mål för nämndens verksamheter. Totalt finns 34 indikatorer vilka grundar sig på statistik och enkäter till största del vilket innebär att målens underliggande indikatorer är objektiva och ingen subjektiv bedömning av måluppfyllelse görs. Vidtas aktiva åtgärder vid signal om bristande måluppfyllelse? Vid genomgång av protokoll från 2013 har uppmärksammats ett tillfälle där nämnden fick signal om bristande måluppfyllelse då det befarades att ett mål inte skulle uppnås på helåret. Bedömning gjordes då av nämnden att förvaltningen skulle kunna vara på väg att uppnå målet om investeringar i sporthallsbad/ sporthallen och teaterlokaler skulle genomföras. Nämnden tog inget beslut i frågan då bedömningen var att beslutet om investeringen var fattat av kommunfullmäktigeoch därför krävdes ingen åtgärd. Tydliggörs i nämndsbeslut hur verksamhets- och ekonomiansvaret fördelas i organisationen? antog nämnden en ny delegationsordning där verksamhets och Sundsvalls Kommun 1 av 6

4 ekonomiansvaret har förtydligats genom att delegat verksamhetsansvarig har bytts ut mot förvaltningschef, enhetschef med ekonomiansvar, avdelningschef etc. Vår sammanfattande bedömning är att kultur- och fritidsnämnden vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp och rapportera tilldelat uppdrag. Sundsvalls Kommun 2 av 6

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar. Kommunstyrelse, facknämnder och beredningar ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga upp system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsett sätt Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande fråga: Vidtar kultur- och fritidsnämnden tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag? 2.3. Revisionskriterier Bedömningsgrunder utgörs av dokument som styrker nämndens kontrollerande aktiviteter inom områdena ledning, styrning, uppföljning och kontroll. Exempel på dokument är nämndernas planer, regler och rapporter samt protokollförda beslut Kontrollområden Nämndsgemensamma: Nämnderna gör en riskbedömning (risk och väsentlighetsanalys) enligt tillämpningsanvisningarna till Reglemente för intern kontroll. Nämnderna arbetar på ett strukturerat sätt med jämförelser med andra kommuner i syfte att utveckla verksamheten. Nämnden har angivit mål/indikatorer för att mäta produktiviteten i syfte att förbättra kostnadseffektiviteten. Specifika för Kultur- och fritidsnämnden: Har nämnden mätetal/indikatorer som kopplar till nämndens mål för att skapa bättre förutsättningar att objektivt följa upp verksamhetens måluppfyllelse? Vidtas aktiva åtgärder vid signal om bristande måluppfyllelse? Tydliggörs i nämndsbeslut hur verksamhets- och ekonomiansvaret fördelas i organisationen? Lämpligtvis bör utsedda befattningshavare vara ansvarsbärare för såväl ekonomi som verksamhet Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta Kultur- och fritidsnämnden och avgränsas i tid till främst år Sundsvalls Kommun 3 av 6

6 Revisionsmetoden består i huvudsak av dokumentanalys av sammanträdesprotokoll, styrdokument, bokslut, delårsrapport mm. och vid behov kompletterande intervjuer. Sundsvalls Kommun 4 av 6

7 3. Granskningsresultat 3.1. Risk- och väsentlighetsanalys genomförde nämnden en risk- och väsentlighetsanalys enligt reglementet för intern kontroll. De fyra områden som valdes att ingå i internkontrollplanen för 2013 var: investering i förvaltningsfastigheter, delegeringsbeslut, skyddsrondsanmärkningar och nämndsärendeberedningsprocessen. Bruttolistan som risk- och väsentlighetsanalysen gjordes utifrån inför 2013 innehöll fyra områden. Två områden togs ifrån medan områdena skyddsrondsanmärkningar och nämndsärendeberedningsprocessen fördes över från internkontrollplanen från 2012 då nämnden ville arbeta vidare med dessa Jämförelser med andra kommuner Kultur- och fritidsnämnden gör jämförelser genom KOLADA som är en kommunoch landstingsdatabas med över 3000 nyckeltal. Nämnden gör där jämförelser med andra referenskommuner (Luleå, Umeå, Karlstad och Norrköping) i ett antal områden där bl.a. kan nämnas: - Kostnad/nettokostnad för fritids- och kulturverksamhet som andel av total driftskostnad och kr/invånare. - Antal böcker i kommunala bibliotek/invånare. - Nettokostnad stöd studieorganisationer kr7invånare. - Tillgång till publika datorer. - Idrottsföreningar med flick-/pojkdominerad verksamhet. Nämnden använder sig även av information som framkommit vid LUPP-enkäten (lokal uppföljning av ungdomspolitiken). Enkäten ger svar på hur unga i kommunen uppfattar inflytande, demokrati, arbete, hälsa, fritidsutbud, situationen i skolan och vilka framtidsplaner de har. De jämförelser som görs där mot andra kommuner gäller de ungas trygghet i fritidsgårdar och ungdomens hus samt hur de ser på framtiden. Vidare ingår nämnden i SCBs medborgarundersökning vartannat år som ger ett nöjd kundindex på de sammantagna verksamheterna Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten Den produktivitetsmätning som nämnden gör genom mål och indikatorer för att förbättra kostnadseffektiviteten görs bl.a. genom att mäta besöksstatistik på bad och friluftsanläggningar och genom enkäter med besökare på nämndens verksamheter/anläggningar för att mäta om de är på väg att uppfylla målen. Sundsvalls Kommun 5 av 6

8 I övrigt används jämförelser med andra kommuner som nämns i punkt 3.2 ovan Nämnden har mätetal/indikatorer som kopplar till nämndens mål Kultur- och fritidsnämnden har totalt sju mål för nämndens verksamheter. Totalt finns 34 indikatorer vilka grundar sig på statistik och enkäter till största del vilket innebär att målens underliggande indikatorer är objektiva och ingen subjektiv bedömning av måluppfyllelse görs Vidtas aktiva åtgärder vid signal om bristande måluppfyllelse? Vid genomgång av protokoll från 2013 har uppmärksammats ett tillfälle där nämnden fick signal om bristande måluppfyllelse. Detta skedde vid sammanträdet där det befarades att målet i Sundsvall ska finnas goda förutsättningar för idrott och kultur på såväl professionell som breddnivå inte skulle uppnås på helåret. Bedömning gjordes då av nämnden att förvaltningen skulle kunna vara på väg att uppnå målet om investeringar i sporthallsbad/sporthallen och teaterlokaler skulle genomföras. Nämnden tog inget beslut i frågan vilket berodde på att kommunfullmäktige i juni 2013 beslutade om investeringarna för de angivna fastigheterna. Bedömningen var att beslutet om investeringen var fattat och därför krävdes ingen åtgärd Tydliggörs i nämndsbeslut hur verksamhets- och ekonomiansvaret fördelas i organisationen? Vid föregående års granskning av Kultur- och fritidsnämnden framkom att nämnden i sin delegationsordning bl.a. delegerat beslutsbefogenheter till verksamhetsansvariga. Det kunde inte styrkas att nämnden i beslut klargjort vem/vilka som bar verksamhets- och ekonomiansvar i organisationen antog nämnden en ny delegationsordning där verksamhets och ekonomiansvaret har förtydligats genom att delegat verksamhetsansvarig har bytts ut mot förvaltningschef, enhetschef med ekonomiansvar, avdelningschef etc Sundsvalls Kommun 6 av 6