Revisionsrapport Kommunala kontokort Haparanda stad Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Martin Gandal

Transkript

1 Revisionsrapport Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Kommunala kontokort Haparanda stad Martin Gandal

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Revisionskriterier Metod och avgränsning Granskningsresultat Regler och anvisningar Förekomsten av kommunala kontokort Ansvars- och beslutsorganisation Kontrollrutiner... 5 Bilaga 1 Haparanda stad

3 1. Sammanfattning På uppdrag av stadens förtroendevalda revisorer har genomfört en granskning hur kontokort hanteras inom Haparanda stad. Granskningen är intagen i 2014 års revisionsplan. Utifrån genomförd granskning görs en sammantagen revisionell bedömning att hanteringen av kontokort inte fullt ut hanteras på ett ändamålsenligt sätt samt att den interna kontrollen i flera avseenden är otillräcklig. Bedömningen baseras på följande granskningsiakttagelser: - Staden saknar en samlad bild när det gäller förekomsten av kommunala kontokort. Vår granskning visar att det finns ungefär 300 st kort inom stadens olika verksamheter. Cirka 3/4 av kontokort är hänförliga till socialnämndens och barn- och ungdomsnämndens verksamheter - Styrningen genom politiskt satta regler och anvisningar är otillräcklig. Inom verksamheten finns dokumenterade rutinbeskrivningar formulerade på verksamhetsnivå, vilka är i vissa avseenden ändamålsenliga - Ansvarsfördelningen i organisationen är otydlig. Granskningen visar att ansvarsfrågan inte i tillräcklig grad reglerats - varken på politisk eller verksamhetsnivå - i kommuninterna regelverk - Beslutsorganisationen är varken tydlig eller ändamålsenlig. Granskningen visar att beslut om beviljande av kontokort tas av befattningshavare inom organisationen, trots att de politiska organen inte delegerat några beslutsbefogenheter inom området - Rutin för kontroller är i allt väsentligt tillförlitliga. Granskningen visar att verksamheten kan verifiera att attestkontroll sker samt att de aktiva korten är aktuella För framtiden lämnas följande rekommendationer: Kommunstyrelsen tar fram ett övergripande regelverk för kontokort inom kommunal verksamhet. Styrdokumentet bör bl a reglera följande områden: definition, ansvar, beslutsorganisation och uppföljning/kontroll Kommunstyrelsen gör en samlad utredning av omfattningen av kommunala inköp genom kontokort, kontonummer mm. Utredningsresultatet ligger därefter till grund för en strategi vad gäller förekomsten av kontokort i stadens verksamheter Haparanda stad 1 av 5

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Stadens revisorer har med hänsyn till risk och väsentlighet bedömt det angeläget att göra en granskning inom ovan rubricerat område. Inom kommunal verksamhet förekommer i varierande omfattning kontokort där arbetsgivaren är betalningsansvarig. Brister i fråga om rutiner, styrning och kontroll kan riskera att området inte hanteras på ett tillförlitligt och effektivt sätt. Revisionsobjektet i denna granskning är kommunstyrelsen och nämnderna. Av kommunallagen framgår att dessa politiska organ ansvarar för att den interna kontrollen är tillräcklig Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om hanteringen av kontokort sker på ett ändamålsenligt sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Följande revisionsfrågor ska besvaras: Finns heltäckande och ändamålsenliga regler och anvisningar för området? Tillämpas kommuninterna riktlinjer på avsett sätt? I vilken omfattning tillhandahålls kontokort till anställda och förtroendevalda? Är ansvarsfördelning och beslutsorganisation inom området tydlig och ändamålsenlig? Finns tillförlitliga kontrollrutiner inom området? 2.3. Revisionskriterier Följande dokumentation utgör revisionskriterier i granskningen: - Kommunallagen - Kommuninterna regelverk och anvisningar som rör granskningsområdet 2.4. Metod och avgränsning Analys av adekvat dokumentation, stickprovskontroll och samt kompletterande intervjuer. I tid avgränsas granskningen i huvudsak till år I övrigt se revisionsfråga. Haparanda stad 2 av 5

5 3. Granskningsresultat 3.1. Regler och anvisningar Av lagstiftning framgår att i de politiska organens uppdrag, d v s kommunfullmäktige, kommunstyrelsens och nämnderna, ingår bland annat att utfärda mål och riktlinjer för verksamheten. Granskningen visar att det på politisk nivå inte fastställts några regler eller anvisningar gällande kontokort inom kommunal verksamhet. Av granskningen framgår det däremot att på förvaltningsnivå har det utfärdats vissa dokumenterade rutiner som beskriver vissa aspekter av kontokortshantering för verksamheterna. Rutinerna reglerar följande områden; Tabell 1: Översikt av rutiner Verksamheter Principer Beslut Hantering Kontroll Kommunstyrelsen* X X Socialnämnden X X X Barn-och utbildningsnämnden *Hantering av stadens samtliga drivmedelkort administreras av medborgarkontoret. Inom medborgarkontoret finns formulerade rutiner gällande beslut och hantering av drivmedelskort. I staden används ett två-kort system, vilket betyder att för att tanka behövs två kort (förarkort och fordonskort). Rutinerna ger ingen vägledning av uppföljning och kontroll av korten. Inom den sociala verksamheten finns dokumenterade rutiner rörande beslut om tilldelning, hantering och kontroll för gemensamma Ica, Coop, Ikea och Länsstyrelse kort/kontonummer inom äldre-och handikappomsorg. Kreditkorten i staden förvaltas av kommunchefen, kommunalrådet och IT-chefen. Dessa fakturor/kvitton redovisas till ekonomiavdelningen. I vår översiktliga granskning har det inte framkommit något som indikerar på att ovan angivna rutinbeskrivningar inte tillämpas i organisation. Revisionell bedömning: På politisk nivå saknas det ändamålsenliga regler och anvisningar gällande kontokortshanteringen. De dokumenterade rutinbeskrivningar som finns på verksamhetsnivå bedöms i vissa avseende vara ändamålsenliga. Inom barn- och ungdomsnämndens ansvarsområden saknas det i hög utsträckning regler och anvisningar. För framtiden rekommenderas att kommunstyrelsen skapar ett heltäckande och ändamålsenligt regelverk inom området. Regelverket bör bl.a. innehålla en tydlig strategi gällande kontokortshantering från utgivning till kontroll. Haparanda stad 3 av 5

6 3.2. Förekomsten av kommunala kontokort Avsaknad av interna regler medför att det inte finns någon tydlig definition vad som avses med kommunala kontokort. Granskningen visar att staden på varken central eller inom respektive förvaltning har en samlad bild när det gäller förekomsten av kommunala kontokort. I granskningen har vi noterat att det finns en förteckning aktuella fordonskort hos medborgarkontoret. Inom ramen för granskningen har det skett en inventering av kommunala kontokort. Förteckningar har inhämtats från olika leverantörer. I bilaga redovisas en sammanställning av förekommande kort. Av sammanställningen framgår att det finns ungefär 300 st kort inom stadens olika verksamheter. Majoriteten av kontokorten är drivmedelskort följt av Coop kort. Cirka 3/4 av kontokort är hänförliga till socialnämndens och barn-och ungdomsnämndens verksamheter. Av årsredovisning 2013 framgår att det finns mer än 750 årsarbetare i stadens verksamheter. Revisionell bedömning: Staden bedöms i hög utsträckning tillhandahålla kontokort till anställda och förtroendevalda. För framtiden föreslås att staden gör en samlad utredning rörande omfattningen av kommunala inköp genom kontokort, kontonummer mm. Utifrån genomförd utredning formulerar kommunen en strategi vad gäller förekomsten av kontokort i verksamheten Ansvars- och beslutsorganisation Av avsnitt 3.1 framgår att det inte antagits ett internt regelverk gällande kontokortshantering på en politisk nivå. Av kommunallagen och andra kommuninterna regelverk framgår att kommunstyrelse och nämnder bär ansvar för budget, inköp och räkenskaper inom den egna verksamheten. De politiska organen ansvarar även för att skapa en god intern kontroll. Med intern kontroll menas bland annat att ansvar, befogenheter och skyldigheter är tydligt beskrivna och att de tillämpas av organisationen. Enligt kommunallagen kan de politiska organen uppdra till ett utskott, en ledamot eller en anställd att besluta på styrelsens/nämndens vägnar i ett visst ärende. Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas delegationsordningar visar att inget av de politiska organen delegerat beslutsrätt i fråga om kontokort. Tolkningen är därmed att beslut om tilldelning av kontokort ska hänskjutas till den nämnd/styrelse som ansvarar för den aktuella verksamheten. Av avsnitt 3.1 framgår att rutinbeskrivningar inom socialnämndens och kommunstyrelsens verksamheter i vissa avseenden reglerar vilka i organisationen som beslu- Haparanda stad 4 av 5

7 tar om tilldelning av kontokort. Rutinbeskrivningen reglerar dock inte på motsvarande sätt ansvarsfördelningen inom organisationen. Värt att notera är att rutinbeskrivningarna inte är behandlade på politisk nivå. Revisionell bedömning: Ansvarsfördelningen bedöms i flera avseenden vara otydlig. Bedömningen baseras på att ansvaret varken på politisk eller verksamhetsnivå - inte närmare reglerats i stadens interna styrdokument. Vår tolkning är att kommunstyrelsen och nämnderna bär ett gemensamt ansvar för att området hanteras på ett tillfredställande sätt. Beslutsorganisationen bedöms varken vara tydlig eller ändamålsenlig. Granskningen visar att de politiska organen inte delegerat några beslutsbefogenheter inom området. Vi har dock noterat att beslut om beviljande av kontokort tas av befattningshavare inom organisationen. För framtiden föreslås att ansvarsfördelning och beslutsorganisation för kommunala kontokort regleras i ett övergripande regelverk som beslutas av kommunfullmäktige alternativt kommunstyrelsen Kontrollrutiner Som tidigare nämnts saknar staden ett samlat internt regelverk för stadens kontokort. Specifika anvisningar för hur området ska kontrolleras finns inte. Kommunstyrelsens och nämnderna fastställer årligen attestreglementen för sina ansvarsområden. I dessa dokument regleras vilka i organisationen som svarar för attestkontrollen (beslutsattestant) för leverantörsfakturor m.m. Vår granskning visar att inom verksamheterna har de utformats olika arbetssätt och kontrollrutiner för kontokort. Detta gäller för drivmedelskort och Ica, Coop, Länstrafiken och Ikea kort. Vår stickprovskontroll indikerar att kontrollen i flertalet fall utövas av utsedda kontrollanter (beslutsattestanter). Stickprovskontrollen visar även att kontokorten i verksamheterna är aktuella och inte är utställda på personer som inte längre är anställda i kommunen med undantag för vissa av förarkorten. Revisionell bedömning: Befintliga kontrollrutiner är i allt väsentligt tillförlitliga. Bedömningen baseras på att verksamheten kan verifiera att attestkontroll sker av utsedda kontrollanter samt att de aktiva kontokorten är aktuella. Däremot noterar granskningen att det saknas ett samlat internt regelverk för kontokort samt att kontrollrutiner skiljer sig åt mellan verksamheterna. För framtiden i syfte att utveckla sina kontrollrutiner rekommenderas att skapa ett gemensamt regelverk för kontokort som ämnar harmonisera kontrollrutinerna gällande kontokort i verksamheterna. Haparanda stad 5 av 5

8 Bilaga Tabell 2: Förteckning över kommunala kontokort Verksamhet Coop Ica Ikea Shell Länstrafiken Summa: Socialnämnden Barn- och ungdomsnämnden Kommunstyrelsen Samhällsbyggnadsnämnden Kan inte definieras Summa: * Vid inköp på ICA så tilldelas en person/verksamhet ett kontonummer/kod till inköpen, fakturering av inköpen sker i efterhand. ** I övrigt visar granskningen att på barn-och ungdomsförvaltningen så finns det även kort/koder/rekvisition på Jysk, K-Rauta och El- Giganten. De tre kreditkorten som finns i kommunen nyttjas av kommunchefen, kommunalrådet och IT-chefen. Haparanda stad 1 av 1