Granskning av kommunens hantering av styrdokument

Transkript

1 Granskning av kommunens hantering av styrdokument Smedjebackens kommun Revisionsrapport Februari 2011 Hans Gåsste

2 Innehållsförteckning Sammanfattning och revisionell bedömning Bakgrund och syfte Uppdrag och revisionsfråga Metod och avgränsning Allmänt om kommunens styrdokument Kontrollmålen Vilka styrdokument finns i Smedjebackens kommun? Finns uttalat vem som har huvudansvaret för respektive styrdokument? Är styrdokumenten aktuella? Finns det angivet i de olika styrdokumenten när de skall aktualiseras? Finns det kontrollmetoder som säkerställer att styrdokumenten beaktas i ärendeberedningsprocessen i respektive nämnd/ styrelsen? Kommentarer

3 Sammanfattningning och revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Smedjebackens kommun har Komrev inom PwC granskat kommunstyrelsens och nämndernas hantering av styrdokument. Sammanfattningsvis bedömer vi att kommunen har ett stort antal och i flera fall inaktuella styrdokument. De styrdokument som finns är otydligt organiserade och de är otydligt benämnda. De är dessutom inte tillgängliga på ett bra sätt för kommunorganisationen. Det innebär att de inte är tillräckligt kända i kommunorganisationen. Det i sin tur innebär att de inte är styrande på det sätt som avsågs då man fattade politiska beslut kring de olika styrdokumenten. Mot bakgrund av ovanstående rekommenderar vi kommunstyrelsen och nämnderna att: Gå igenom och diskutera aktualiteten på de styrdokument som finns. De inaktuella skall tas bort. Se till att samtliga styrdokument som efter denna genomgång skall vara kvar har en tydlig anvisning om vem/vilken funktion som ansvarar för respektive styrdokument. Se till att det skapas en enhetlig benämning av samtliga styrdokument i Smedjebackens kommun. Lägga ut samtliga styrdokument på kommunens hemsida och på kommunens intranät. Lägga in bevakning och aktualisering av styrdokumenten i respektive nämnds/styrelsens internkontrollplan. Fastställ vilken person/funktion som har det övergripande ansvaret för kommunens samlade styrdokument. 3

4 1 Bakgrund och syfte Vid sidan av de lagar och regler som gäller för det kommunala uppdraget och vad som reglerar den kommunala kompetensen har kommunerna också en rad fastställda styr och policydokument som styr och påverkar den egna verksamheten. Vanligtvis fastställs dessa dokument av fullmäktige. De är därigenom starkt styrande för de berörda verksamheterna. Det finns dessutom ofta olika typer av styrdokument fastställdalda på nämnds och verksamhetsnivå. I Smedjebackens kommun finns ett stort antal fastställda styrdokument som på olika sätt skall styra kommunens handlande i olika frågeställningar och situationer. Syftet med granskningen är att undersöka om de politiskt fastställda styrdokumenten i författningssamlingen är förankrade i verksamheterna, om dessa tillämpas och följs upp på ett korrekt sätt i kommunens verksamheter samt om de är aktuella. 1.1 Uppdrag och revisionsfråga På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Smedjebackens kommun har Komrev inom PwC genomfört granskningen av kommunens hantering av olika styrdokument. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är de fastställda styrdokumenten styrande för verksamheterna i Smedjebackens kommun? Kontrollfrågor: Vilka styrdokument finns inom Smedjebackens kommun? Finns ett uttalat ansvar för vem som har huvudansvaret för respektive styrdokument? Är styrdokumenten aktuella? Finns det angivet i de olika styrdokumenten när de skall aktualiseras/uppdateras? Finns det kontrollmetoder som säkerställer att styrdokumenten beaktas i ärende- beredningsprocessen i respektive nämnd/styrelsen? 4

5 1.2 Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom insamling och analys av samtliga politiskt fastställda styrdokument i Smedjebackens kommun. Intervjuer har genomförts med ansvariga för de olika styrdokumenten inom respektive nämnd/styrelsen. 5

6 2 Allmänt om kommunens styrdokument I Smedjebackens kommun finns en författningssamling i pappersform. Den består av 5 pärmar som innehåller ett antal olika styrdokument som gäller för kommunens olika verksamheter. Syftet med dessa styrdokument är att de skall utgöra vägledning för hur kommunens nämnder och förvaltningar skall arbeta för att uppnå de politiskt fastställda målsättningarna samt hur kommunorganisationen skall förhålla sig internt och externt i olika frågeställningar. Dessutom utgör de ett stöd för hanteringen av lagstadgade uppgifter som kommunen ansvarar för. Den kommunala författningssamlingen innehåller 141 dokument (index över de styrdokument som återfinns i författningssamlingen bifogas som bilaga till rapporten). I författningssamlingen benämns de olika dokumenten: Taxor och avgifter Föreskrifter och normer Reglementen för nämnder och styrelser Stadgar och reglementen Löne- och tjänstebestämmelser Styrdokumenten i författningssamlingen är daterade från 1975 fram till Utöver dessa styrdokument finns ytterligare ett 60-tal styrdokument samlade i en mapp på kansliavdelningen. Det finns ingen koppling mellan dokumenten i författningssamlingen och i de dokument som samlats i mappen. Kommunens nämnder har också fastställt egna nämndsspecifika styrdokument. I min granskning bedömer jag att det totalt finns ett 25 tal nämndspecifika styrdokument. Inom barn och utbildningsnämnden redovisas följande nämndspecifika styrdokument: Skolbiblioteksplan Barn- och ungdomskulturplan Handlingsplan för nyanlända Lokal plan för simkunnighet Policy för kompetensutveckling Ansvars och befogenhetsplan Skolplan Mål elevhälsan Dokument och arkivplan Skolskjutsanvisningar Arbete med hälsa, miljö och säkerhet Dessa styrdokument förvaras i pärm på förvaltningen. 6

7 Inom socialnämnden redovisas följande nämndspecifika styrdokument: Ansvars och befogenhetsplan Ledningssystem inom socialtjänsten God kvalitet i socialtjänsten Dessa styrdokument förvaras på förvaltningen. Inom kulturnämnden redovisas följande nämndspecifika styrdokument: Barnplan Reglemente för kulturpris Arbetsplan för barn och kulturgruppen Dessa styrdokument förvaras på förvaltningen. Miljö- och byggnadsnämnden har inga nämndspecifika styrdokument. Inom respektive nämnd finns dessutom fastställda delegationsordningar och attestreglementen/ attestordningar som är att betrakta som styrdokument. 7

8 3 Kontrollmålen 3.1 Vilka styrdokument finns i Smedjebackens kommun? Totalt finns ca 225 fastställda styrdokument som skall ligga till underlag för hanteringen av ärenden i Smedjebackens kommun. Dessa styrdokument är dels kommunövergripande, dels nämndsspecifika. Tillgängligheten till styrdokumenten är generellt sätt låg eftersom de endast finns samlade i pärm och i mappar på kommunens kansliavdelning. De nämndsspecifika styrdokumenten är samlade på respektive nämnd/förvaltning. 3.2 Finns uttalat vem som har huvudansvaret för respektive styrdokument? Granskningen visar att det i de flesta fall saknas en tydlig anvisning för vilken funktion som har huvudansvaret för respektive styrdokument. 3.3 Är styrdokumenten aktuella? Granskningen visar att de styrdokument som finns i författningssamlingen till del är inaktuella. Detta gäller framför allt de dokument som finns i kommunens författningssamling. Aktualiteten för övriga styrdokument (som har fastställts under senare år) är högre. 3.4 Finns det angivet i de olika styrdokumenten när de skall aktualiseras? I de flesta fall saknas detta. I några fall finns angivet när och hur styrdokument skall aktualiseras/ uppdateras. Eftersom det i flera fall saknas tydliga anvisningar om ansvar för respektive styrdokument är det sannolikt så att aktualiseringen av styrdokumenten inte fungerar på ett tillfredställande sätt. 3.5 Finns det kontrollmetoder som säkerställer att styrdokumenten beaktas i ärendeberedningsprocessen i respektive nämnd/ styrelsen? I internkontrollplanen för barn- och utbildningsnämnden finns angivet ansvar och tillvägagångssätt för hur man skall beakta styrdokumenten i ärendeberedningsprocessen. Även i socialnämnden finns fastställda rutiner som säkerställer att styrdokumenten beaktas i ärendeberednings- processen. 8

9 I övriga nämnder finns inga dokumenterade metoder som säkerställer att styrdokumenten beaktas i ärendeberedningsprocessen. 4 Kommentarer Granskningen visar att Smedjebackens kommun har många styrdokument. Dessa dokument är inte organiserade på ett sätt som gör att de på ett lätt sätt är tillgängliga för de förtroendevalda och förvaltningen. Dessutom är benämningen på styrdokumenten otydlig. Den systematisering/ benämning av de olika styrdokumenten som finns i författningssamlingen behöver utvecklas. Det är viktigt att klargöra vad de olika styrdokumenten står för. Dessa kan vara direkt styrande och de kan vara av inriktningskaraktär, dvs. en vägledning för hur en viss fråga kan hanteras. Eftersom de kommunövergripande styrdokumenten som är fastställda av fullmäktige (författningssamlingen) förvaras i pärmar på kommunens kansliavdelning bedömer jag att kommunorganisationen kännedom och kunskap kring styrdokumenten är låg. Även de fastställda styrdokumenten av senare datum är inte samlade på ett sätt som gör dem allmänt tillgängliga för kommunorganisationen. För att styrdokumenten skall få den avsedda effekten är det viktigt att de är tillgängliga och kända i kommunorganisationen. I Smedjebackens kommun pågår diskussioner om att införa ett intranät. I intranätet har man planerat att lägga in samtliga styrdokument. Min uppfattning är att detta skulle underlätta kommunens samlade hantering av styrdokumenten på ett påtagligt sätt. För att ett styrdokument skall vara styrande på det sätt som beslutats är det viktigt att det finns en tydlig anvisning om vem som ansvarar för när och hur uppföljning och aktualisering av dokumenten skall ske. Eftersom det saknas i flera fall är det stor risk att dokumenten glöms bort och att de tappar sin roll som ett aktivt styrdokument. I samband med att man politiskt fastställer ett styrdokument är det av stor vikt att man i beslutet tydligt anger vem som har ansvar för dokumentet och hur och hur ofta de skall aktualiseras. Ett flertal av de styrdokument som redovisas i författningssamlingen är inaktuella. Det har inte skett någon genomgripande genomgång av dessa styrdokument under senare år. Min uppfattning är att det är viktigt t att snarast gå igenom samtliga styrdokument och aktualisera innehållet i dem som skall vara kvar och att ta bort de styrdokument som inte längre är aktuella som styrdokument. I granskningen hart jag tagit del av ett antal kommunövergripande styrdokument. I flera fall saknas en tydlig instruktion om vem, när och hur respektive styrdokument skall aktualiseras/följas upp. För vissa fall finns det angivet. Jag har följt upp ett antal av dessa (bl.a. likabehandlingsplan, energi och klimatstrategi, brandskyddspolicy) och kan konstatera att aktualisering/uppföljningen 9

10 av dessa sker på ett tillfredsställande sätt. Däremot finns det exempel på andra styrdokument som inte har följts upp på det sätt som beslutats, ex biblioteksplan. Den interna kontrollen är ett redskap för nämnd och förvaltning för att kunna styra och följa upp sin verksamhet i enlighet med det uppdrag man har fått av fullmäktige. I detta uppdrag ingår även att säkerställa att respektive verksamhet följer de fastställda styrdokumenten på ett ändamålsenligt sätt. I granskningen kan jag konstatera att Barn- och utbildningsnämnden i sin internkontrollplan på ett föredömligt sätt hanterar dels sina egna nämndspecifika styrdokument samt dels de kommun- övergripande styrdokumenten som berör nämndens verksamheter. Övriga nämnder/ kommun- styrelsen har inte behandlat styrdokumenten i sina internkontrollplaner Hans Gåsste Projektledare Robert Heed Kundansvarig 10