Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner Solna stad April 2010 Josefin Loqvist

2 Namnförtydligande Namnförtydligande

3 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Inledning Bakgrund Revisionsfråga Metod och avgränsning Granskningsresultat Fakturering inom miljö- och hälsoskyddsnämnden Rutiner för fakturering Faktureringsrutiner årlig kontrollavgift Faktureringsrutiner övriga avgifter Betalning och kravhantering Stickprov fakturering...9

4 1 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Komrev inom PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Solna stad genomfört en granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner. Det primära målet med intern kontroll är att säkerställa att lagar följs och att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls så att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Intern kontroll handlar om både styrning, uppföljning och utvärdering av verksamhet och ekonomi. Sammanfattningsvis är vår bedömning att miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner endast till viss del är tillräcklig. För att säkerställa att rätt avgifter faktureras behöver dokumentation av rutiner samt kontroller utvecklas och förbättras. Vår bedömning baseras på iakttagelser och bedömningar av nedanstående kontrollmål: Det finns dokumenterade rutiner för fakturering och dessa är kända och tillämpas Det finns övergripande regler och riktlinjer samt rutinbeskrivning för Solna stads fakturerings- och kravverksamhet. Av dessa framgår att nämnderna skall utfärda tillämpningsanvisningar och dokumentera rutiner. Vår bedömning är att de övergripande rutinerna inte är väl kända. Vidare har inte nämnden tagit beslut om tillämpningsanvisningar och dokumenterat rutiner. Trots avsaknaden av dokumenterade rutiner finns det ändå rutiner som tillämpas i praktiken och genomförda stickprov visar att fakturahanteringen fungerar väl. Det utförs kontroller för att säkerställa att alla utförda tjänster faktureras och kontroller utförs för att kontrollera att intäkterna bokförs i redovisningen med rätt belopp och på rätt verksamhet I den övergripande rutinen anges vilka kontroller som ska genomföras i samband med faktureringen och hur dessa ska dokumenteras. Vår bedömning är att det till viss del genomförs kontroller i enlighet med rutinen men att dokumentationen brister. Tillförlitlighet i hanteringen av fakturor Vår bedömning är, utifrån genomförda stickprov, att hanteringen av fakturorna i allt väsentligt fungerar väl.. 1

5 Resultatet av stickproven visar att fakturaunderlagen baseras på överenskomna villkor. Med detta avses att avgifterna på fakturaunderlagen upprättats i enlighet med de av fullmäktige fastställda taxorna och delegationsbeslut. Vidare visar stickproven att upprättade fakturor överensstämmer med fakturaunderlag, uppfyller formella krav och har registrerats inom rimlig tid. Med utgångspunkt från genomförd granskning ger vi följande rekommendationer för att stärka nämndens interna kontroll: Det bör säkerställas att rutinbeskrivningar görs kända och att de efterlevs/tillämpas. Nämnden bör säkerställa att tillämpningsanvisningar antas och att rutiner dokumenteras, i enlighet med de övergripande riktlinjerna. Rutinbeskrivningar för hantering av fakturering bör upprättas med utgångspunkt från de övergripande rutinerna. Av rutinbeskrivningen bör exempelvis ansvarsfördelning för respektive moment framgå samt vilka kontroller/avstämningar som ska genomföras och vem som bär ansvaret för kontrollerna. Dokumenterade rutiner är viktigt bl.a. för att i högre grad säkerställa en enhetlig hantering och för att minska sårbarhet vid eventuella verksamhetsförändringar. Det bör fastställas vilka kontroller som ska genomföras i samband med varje fakturering och detta bör dokumenteras. Det bör säkerställas att kontrollerna genomförs. Kontrollerna bör bygga på den övergripande rutinen. De kontroller som utförs bör dokumenteras skriftligt. Kontrollerna ska bland annat säkerställa att samtliga utförda tjänster faktureras och att redovisningen blir korrekt. Nämnden bör i sin internkontrollplan beakta behovet av att lyfta fram kontrollmoment som avser fakturering. Exempelvis kan internkontrollplanen innehålla kontrollmoment avseende att alla utförda tjänster faktureras eller att fakturering sker inom rimlig tid och till rätt belopp i enlighet med aktuell taxa. 2

6 2 Inledning 2.1 Bakgrund Nämndernas ansvar i arbetet med intern kontroll framgår av kommunallagen 6 kap 7 : Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. En av revisorernas uppgifter enligt kommunallagen 9 kap 9 är att utröna om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. I kommunens verksamheter förekommer flera olika typer av avgifter som faktureras. Det är därför väsentligt att faktureringsrutinerna är väl fungerande och säkra samt att det finns en inbyggd internkontroll i hanteringen. Det fordras bl.a. att de avgifter som faktureras är korrekta (de avgifter som faktureras överensstämmer med beslut och inlämnande av uppgifter). Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov att granska tillförlitligheten i tillämpade rutiner och om den interna kontrollen är tillräcklig. Komrev inom PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Solna stad genomfört en granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner. 2.2 Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga Är miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll tillräcklig för att säkerställa rätt fakturerade avgifter? Granskningen inriktas mot följande kontrollmål: Det finns dokumenterade rutiner för fakturering och dessa är kända och tillämpas Det utförs kontroller för att säkerställa att alla utförda tjänster faktureras Kontroller utförs för att kontrollera att intäkterna bokförs i redovisningen med rätt belopp och på rätt verksamhet Fakturaunderlagen baseras på överenskomna villkor Upprättade fakturor överensstämmer med underlag Fakturan uppfyller formella krav Registrering av underlag sker vid rätt tidpunkt (inom rimlig tid) 3

7 2.3 Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom intervjuer, dokumentstudier samt stickprov av faktureringsunderlag. Intervjuer har genomförts med: - Kvalitetschef miljö- och hälsoskyddsförvaltningen - Nämnds- och förvaltningssekreterare/ekonomiassistent miljö- och hälsoskyddsförvaltningen - Ekonomiassistent miljö- och hälsoskyddsförvaltningen De dokument som ingått i granskningen är: - Internkontrollplan för miljö- och hälsoskyddsnämnden Rutinbeskrivningar för delgivning av delegationsbeslut - Taxa för Solna stads offentliga kontroll av livsmedel - Taxa för Solna stads prövning och tillsyn inom miljöbalkens område Stickprov av nämndens faktureringar har genomförts för att kontrollera tillförlitligheten i hanteringen. Granskningen avgränsas till att gälla de faktureringar som skett inom miljöoch hälsoskyddsnämnden för perioden januari till mars