3. Efter ett antal uppgradering av miljönämndens ärendehanteringsprogram

Transkript

1 Miljönämnden Mn 125 Dnr Svar på revisionsrapport Beslut Miljönämnden beslutar redovisade följande åtgärder: 1. De olika avdelningarna presentera sin verksamhet för nämnden, en per sammanträde under 2018, för att öka nämndens kunskap inom de olika arbetsområden som finns inom nämndens verksamhet. Vid delårsrapportering till nämnden ska det framgå vad som kontrollerats inom de olika tillsyns- och kontrollområdena. Att redovisa effekten av förebyggande tillsynsarbete är svårt. 2. I behovsanalyserna som utförts inför framtagandet av tillsyns- och kontrollplan för 2018 framgår tydligt vilka resurser som behövs. Att behovet av personal är större än vad nämnden har tillgång till framgår tydligt i antagen tillsynsplan. Nämndens beslut om hur många timmar som ska användas för respektive område framgår tydligt. Faktiskt utfall kan inte redovisas förrän vid årets slut. 3. Efter ett antal uppgradering av miljönämndens ärendehanteringsprogram Ecos fungerar nu faktureringen tillfredsställande. Det arbetas kontinuerligt med att förbättra informationen på de fakturor som nämnden skickar ut. 4. I internkontrollplanen har en kontrollpunkt avseende fakturering införts. 5. Till varje nämnd redovisas tagna delegationsbeslut. I internkontrollplanen har en kontrollpunkt avseende stickprovskontroll om den som fattat beslutet har delegation att göra det införts.

2 Miljönämnden Från och med december 2017 har kompetensen inom ekonomiområdet på förvaltningen ökats. Arbetet med ekonomiuppföljning har flyttats. Ärendet PWC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun granskat miljönämndens styrning och ledning. Revisionsfrågan var: Säkerställer Miljönämnden en ändamålsenlig styrning och ledning av verksamheten? PWCs sammanfattande bedömning och svar på frågan är att miljönämnden inte helt säkerställer en ändamålsenlig styrning och ledning av verksamheten. Revisorerna önskar ta del av vilka åtgärder nämnden avser att vidta med anledning av granskningsresultatet Analys, förslag och motivering PWCs granskning har syftat till att besvara den fråga som de förtroendevalda kommunrevisorerna vill ha besvarad: Säkerställer Miljönämnden en ändamålsenlig styrning och ledning av verksamheten? PWCs sammanfattande bedömning och svar på frågan är att miljönämnden inte helt säkerställer en ändamålsenlig styrning och ledning av verksamheten. Kontrollmålet: Det finns tydliga mål som är kända och tillämpas är delvis uppfyllt. PWCs bedömning grundas på att det finns en verksamhetsplan med mål som är utformade och följs upp enligt kommunens riktlinjer. Däremot anser PWC att uppföljningen av målen i för stor utsträckning handlar om aktiviteter och inte en analys av effekter. Uppföljning av verksamhetsplan bör i större utsträckning fokusera på analys utav insatser och inte enbart redovisning av genomförda konsekvenser. De olika avdelningarna presentera sin verksamhet för nämnden, en per sammanträde under 2018, för att öka nämndens kunskap inom de

3 Miljönämnden olika arbetsområden som finns inom nämndens verksamhet. Vid delårsrapportering till nämnden ska det framgå vad som kontrollerats inom de olika tillsyns- och kontrollområdena. Att redovisa effekten av förebyggande tillsynsarbete är svårt. Kontrollmålet: Det finns en tydlig ansvarsfördelning och aktuell delegationsordning är uppfyllt. Kontrollmålet: Det finns ändamålsenliga styrdokument som tillämpas för tillsynsverksamheten är delvis uppfyllt. PWC grundar bedömningen på att nämnden beslutat om tillsynsplan och kontrollplan för nämndens tillsynsverksamhet. Beräkningen av timbehovet behöver ses över. Det är av särskild vikt att förhållandet mellan planerade tillsynsinsatser och resursbehovet framgår tydligt. Tillsynsplan för miljö- och hälsoskydd samt kontrollplan för livsmedel bör ses över. Förhållandet mellan planerade tillsynsinsatser, resursbehov och faktiskt utfall bör framgå. I behovsanalyserna som utförts inför framtagandet av tillsyns- och kontrollplan för 2018 framgår tydligt vilka resurser som behövs. Att behovet av personal är större än vad nämnden har tillgång till framgår tydligt i antagen tillsynsplan. Nämndens beslut om hur många timmar som ska användas för respektive område framgår tydligt. Faktiskt utfall kan inte redovisas förrän vid årets slut. Kontrollmålet: Det finns ändamålsenliga rutiner som tillämpas gällande faktureringsprocessen är inte uppfyllt. PWC grundar sin bedömning på att kontroller för att säkerställa att registrerade timmar och fakturerade timmar är korrekta och överensstämmer inte är tillräckliga. Vid tidpunkten för revisionen förelåg en betydande eftersläpning i faktureringen. En lösning avseende faktureringsproblematiken måste ske.

4 Miljönämnden Efter ett antal uppgradering av miljönämndens ärendehanteringsprogram Ecos fungerar nu faktureringen tillfredsställande. Det arbetas kontinuerligt med att förbättra informationen på de fakturor som nämnden skickar ut. Kontrollmålet: Nämnden följer ändamålsenligt upp verksamheten avseende resurser och kvalitet är delvis uppfyllt. PWC grundar sin bedömning på att nämnden följer upp verksamhetsplan, tillsynsplan och kontrollplan. Frekvensen av uppföljningen kan öka och vad gäller uppföljning av tillsyns- och kontrollplan ska dessa tydligare följas upp med avseende på planerad tillsynsinsats, resursbehov och faktiskt utfall. Uppföljning avseende ekonomin bör utvecklas med mer utförliga kommentarer avseende analys och prognos. Internkontrollarbetet kan utvecklas avseende kontroller av delegation och fakturering. Utveckla internkontrollarbetet. Nämnden bör säkerställa att väsentliga områden för verksamheten såsom efterlevnad av delegationsordning och kontroller för att säkerställa att registrerade och fakturerade timmar är korrekta och överensstämmer ingår i internkontrollplanerna. Uppföljning avseende ekonomin bör utvecklas med mer utförliga kommentarer avseende analys och prognos. I internkontrollplanen har en kontrollpunkt avseende fakturering införts. Till varje nämnd redovisas tagna delegationsbeslut. I internkontrollplanen har en kontrollpunkt avseende stickprovskontroll om den som fattat beslutet har delegation att göra det införts.

5 Miljönämnden Från och med december 2017 har kompetensen inom ekonomiområdet på förvaltningen ökats. Arbetet med ekonomiuppföljning har flyttats. Konsekvenser av förslaget Beslutet innebär inga konsekvenser utifrån Vision 2020 och dess värdegrund. Ärendets beredning Ärendet har beretts på miljöförvaltningens handläggarberedning och miljönämndens presidieberedning Förslag till beslut Miljönämnden beslutar redovisade följande åtgärder: 1. De olika avdelningarna presentera sin verksamhet för nämnden, en per sammanträde under 2018, för att öka nämndens kunskap inom de olika arbetsområden som finns inom nämndens verksamhet. Vid delårsrapportering till nämnden ska det framgå vad som kontrollerats inom de olika tillsyns- och kontrollområdena. Att redovisa effekten av förebyggande tillsynsarbete är svårt. 2. I behovsanalyserna som utförts inför framtagandet av tillsyns- och kontrollplan för 2018 framgår tydligt vilka resurser som behövs. Att behovet av personal är större än vad nämnden har tillgång till framgår tydligt i antagen tillsynsplan. Nämndens beslut om hur många timmar som ska användas för respektive område framgår tydligt. Faktiskt utfall kan inte redovisas förrän vid årets slut. 3. Efter ett antal uppgradering av miljönämndens ärendehanteringsprogram Ecos fungerar nu faktureringen tillfredsställande. Det arbetas kontinuerligt med att förbättra informationen på de fakturor som nämnden skickar ut. 4. I internkontrollplanen har en kontrollpunkt avseende fakturering införts. 5. Till varje nämnd redovisas tagna delegationsbeslut. I internkontrollplanen har en kontrollpunkt avseende stickprovskontroll om den som fattat beslutet har delegation att göra det införts.

6 Miljönämnden Från och med december 2017 har kompetensen inom ekonomiområdet på förvaltningen ökats. Arbetet med ekonomiuppföljning har flyttats.