Granskning av patientnämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av patientnämnden Landstinget i Östergötland Eva Andlert Cert. kommunal revisor Christina Widerstrand Cert. kommunal revisor Eva Ogensjö Cert. kommunal revisor

2 Granskning av Patientnämnden Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Avgränsning och metod Granskningsresultat Patientnämndens uppdrag och verksamhetsplan Protokoll Intern kontroll Uppföljning och utvärdering... 8

3 1. Sammanfattning Revisorerna i Landstinget i Östergötland har beslutat att genomföra en granskning av patientnämnden. Kommunal sektor inom har fått uppdraget att genomföra granskningen. Genomförandet har skett genom genomgång av styrdokument och andra för uppdraget relevanta dokument. Intervjuer har genomförts med nämndens fem ordinarie ledamöter, där de förtroendevalda revisorer som följt granskningen deltog och nämndens två tjänstemän samt landstingets chefsjurist. Granskningen syftar till att bedöma om patientnämnden utför sitt uppdrag i enlighet med landstingets reglemente. Utifrån syftet är den övergripande revisionsfrågan: Utför patientnämnden sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt? Den sammanfattande bedömningen, utifrån kontrollfrågorna, är att patientnämnden inte fullt ut utfört sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt. Nämnden behöver tydliggöra sitt uppdrag utifrån landstingets reglemente. Revisionen har vid flera tillfällen i den årliga revisionsberättelsen påpekat brister i patientnämndens verksamhet. Vår bedömning är det behöver initieras en diskussion i landstinget rörande patientnämndens roll och ansvar framför allt gällande landstingets patientsäkerhetsarbete för att klargöra nämndens uppgift att bidra till kvalitetsutveckling och hög patientsäkerhet. Utifrån de brister som granskningen indikerar bör följande åtgärder vidtas: Nämndens styrdokument bör få en tydligare koppling till nämndens uppdrag. Sammanträdesprotokollen uppfyller inte fullt ut kommunallagens krav varför detta bör ses över. Nämndens interna kontroll behöver utvecklas. För att fullmäktige tydligare ska kunna utläsa hur väl nämnden genomfört sitt uppdrag krävs att det finns en tydligare koppling mellan nämndens uppdrag och årsrapport 1 av 10

4 2. Inledning Revisorerna i Landstinget i Östergötland har beslutat att genomföra en granskning av patientnämnden. Kommunal sektor inom har fått uppdraget att genomföra granskningen. Två förtroendevalda revisorer, Charlotta Andersson och Leif Hidmark, har följt granskningen Bakgrund Av kommunallagen framgår att varje nämnd inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Vidare framgår att nämnder ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Protokoll ska föras och av protokollen ska framgå vilka beslut som har fattats. Patientnämnden har ingen egen årsbudget eller specifika uppdrag i fullmäktiges treårsbudget. Patientnämndens uppdrag är reglerat i landstingets reglemente. Nämndens uppdrag i reglementet bygger på lag om patientnämndsverksamhet m.m. Av reglementet framgår att patientnämndens främsta roll och uppgift som förtroendemannaorganisation är att verka för enskilda patienters intressen i relation till vårdgivare. Vidare framgår att nämnden ska utifrån synpunkter och klagomål stödja och hjälpa enskilda patienter och bidra till kvalitetsutveckling i hälso- och sjukvården. Nämnden ska arbeta utifrån ett förbyggande förhållningssätt. Av reglementet framgår även att nämnden utifrån sina speciella uppgifter ska tillförsäkras en självständig ställning gentemot dem som beslutar i hälso- och sjukvårdsfrågor i övrigt. Revisionen har tidigare haft synpunkter på patientnämndens oberoende och tolkning av sitt uppdrag. Vid dialog med nämnden under våren 2012 framkom att det fortfarande förelåg otydligheter i nämndens tydliggörande av sitt uppdrag. Granskningen ingår som en del i den årliga granskningen av patientnämndens ansvarsutövande och framgår av revisionsplanen för Revisionsplanen grundar sig på genomförd riskbedömning Revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om patientnämnden utför sitt uppdrag i enlighet med landstingets reglemente. Utifrån syftet ska följande revisionsfråga besvaras: Utför patientnämnden sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt? Den övergripande revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollfrågor: - Hur och på vilka grunder tolkar nämnden sitt uppdrag? - Har nämndens verksamhetsplan en tydlig koppling till uppdraget? - Uppfyller protokollen kommunallagens krav? - Vilka system och rutiner för intern kontroll har nämnden beslutat om och tillämpas de? - I vilken utsträckning sker uppföljning och utvärdering av nämndens arbete? 2 av 10

5 2.3. Avgränsning och metod Granskningen har avgränsats till patientnämndens roll och uppdrag samt efterlevnad av lagstiftning och andra styrande dokument. Granskningen har genomförts genom genomgång av styrdokument och andra för uppdraget relevanta dokument. Dessa utgörs av: Landstingets reglemente Patientnämndens o protokoll från åren 2011 och 2012 o verksamhetsplan 2012 o nämndens årsrapport 2012 (som revisionen fick tillgång till senare i granskningen) o delegationsordning o arbetsordning o tertiärrapport till landstingsstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden januari-april 2012 Intervjuer har genomförts med nämndens fem ordinarie ledamöter där de förtroendevalda revisorer som följt granskningen deltog, nämndens två tjänstemän samt med landstingets chefsjurist. I projektplanen angavs att representant för landstingsstyrelsen skulle intervjuas men under projektets genomförande har detta inte bedömts nödvändigt för faktainsamling eller för att kunna göra en revisionell bedömning utifrån revisionsfrågan och kontrollfrågorna. En muntlig avstämning av granskningsresultatet har genomförts med nämnden under december Ett utkast till revisionsrapport har sakgranskats av de intervjuade. De synpunkter som lämnades in medförde beslut om ytterligare en träff med nämnden utifrån ett ansvarsutövandeperspektiv. Denna träff genomfördes under mars Då hade vi också fått ta del av patientnämndens Årsrapport av 10

6 3. Granskningsresultat Vid intervjuerna är de intervjuade inte samstämmiga och det framkommer en bild som skiljer sig från den bild vi får dels vid avstämningsträff, dels av de synpunkter som lämnades under sakgranskning av rapportutkast Patientnämndens uppdrag och verksamhetsplan Vår sammanfattning av patientnämndens uppdrag är att nämnden främst ska stötta och hjälpa enskilda patienter och att bidra till kvalitetsutveckling och hög patientsäkerhet genom sin rapporterande roll. Patientnämnden har ingen styrande funktion och har heller inget drifts- eller beställaransvar. Det är landstingsstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden som ytterst ansvarar för detta och det är vårdgivaren, d.v.s. landstingsstyrelsen som ytterst ansvarar för verksamheternas kvalitet och patientsäkerhet. Nämndens uppdrag enligt landstingets reglemente Vid granskningens start gällde reglemente (LiÖ ) och enligt detta reglemente ska patientnämnden utifrån synpunkter och klagomål stödja och hjälpa enskilda patienter och bidra till kvalitetsutveckling i hälso- och sjukvården. Nämnden ska arbeta utifrån ett förebyggande förhållningssätt. Nämnden ska främja patienters rättigheter i kontakterna mellan patienterna och hälso-och sjukvården hjälpa patienterna att få den information de behöver för att kunna ta tillvara sina intressen i hälso- och sjukvården hjälpa patienterna att vända sig till rätt myndighet rapportera iakttagelse och avvikelser av betydelse för patienterna till vårdgivare och vårdenheter medverka till att patienter inom den psykiatriska tvångsvården erhåller stödperson lämna en redogörelse över patientnämndsverksamheten till Socialstyrelsen återföra erfarenheter från nämndens arbete till landstingsstyrelsen och till hälsooch sjukvårdsnämnden Patientnämnden ska utifrån sina speciella uppgifter tillförsäkras en självständig ställning gentemot dem som beslutar i hälso- och sjukvårdsfrågor i övrigt. Landstinget beslutade om ett nytt reglemente under 2012, LiÖ ( ) med ändring i inledningen bidra till kvalitetsutveckling och hög patientsäkerhet i hälso- och sjukvården. Ytterligare två punktsatser har tillkommit: informera allmänheten, hälso- och sjukvårdspersonalen och andra berörda om sin verksamhet göra Socialstyrelsen uppmärksam på förhållanden som omfattas av myndighetens tillsyn Innehållet i landstingets reglemente är i stort identiskt med lagen om patientnämndsverksamhet m.m. (1998:1656) förutom orden genom att i följande mening: Patientnämnden 4 av 10

7 ska utifrån synpunkter och klagomål stödja och hjälpa enskilda patienter och bidra till kvalitetsutveckling och hög patientsäkerhet genom att osv. Nämndens tolkning av uppdraget Nämnden har tagit fram och beslutat om verksamhetsplan för år 2012, arbetsordning och delegationsordning. Verksamhetsplanen 2012 I nämndens verksamhetsplan hänvisas till lag om patientverksamhet (1998:1656) men återger ett delvis omformulerat uppdrag jämfört med lagtexten och uppdraget beskrivs i form av sju punktsatser. I verksamhetsplanen anges även att Förutom ovanstående lag ligger Landstingsfullmäktiges verksamhetsplan med budget 2012, Reglemente för Patientnämnden och delegationsordning som underlag för Patientnämndens verksamhetsplan. Nämndens verksamhetsplan för 2012 anger vidare fyra mål och sex aktiviteter gällande nämnden. Vidare noterar vi att verksamhetsplanen anger även mål (7) och aktiviteter (10) för nämndens tjänstemän. Nämndens mål Patienterna ska bli sedda och hörda, förstådda och respekterade i vården. När ett ärende är avslutat i Patientnämnden ska den enskilde patienten så lång som möjligt vara nöjd med den hjälp han eller hon fått. Patientnämnden ska framföra iakttagelser, synpunkter och samlade erfarenheter som rör vårdsystem, vårdkvalitet och patientsäkerhet till berörda inom vårdprofession, verksamhetsledning och politisk ledning. Därigenom ska de brister och risker som uppmärksammas av Patientnämnden, tillsammans med avvikelsehanteringen enligt vårdprofessionens egna rutiner, resultera i ett effektivare patientsäkerhetsarbete. Förutom det lidande patienter utsätts för när vården brister medför bristerna också stora merkostnader såväl i vården som i samhällsekonomin i övrigt. Det innebär att ju bättre erfarenheterna från Patientnämndens verksamhet tas tillvara, desto större resurser kan komma vården till del. Att Patientnämndens roll och funktion integreras som en del i landstingets satsning på området patientsäkerhet. Nämndens aktiviteter Patientnämndens ledamöter ska delges alla ärenden, som avslutats av tjänstemännen, för att urskilja de brister som kan ha sin grund i strukturen i vårdarbetet. Nämnden uppmärksammar brister i rutiner, kommunikation eller bemötande och återför till vården så man kan undvika att det händer igen. Om nämnden inte får information om i vilken utsträckning patienterfarenheterna beaktas i avvikelsehanteringen kommer nämnden att efterfråga orsakerna härtill. Nämnden vill utveckla samarbete med Patientsäkerhetsenheten, Etiska rådet och Revisionen för att ytterligare förbättra patientsäkerhetsarbetet. Nämnden ska rapportera regelbundet till Hälso- och sjukvårdsnämnden och Landstingsstyrelsen. Nämnden kommer också att verka för att patienternas och Patientnämndens erfarenheter tas tillvara bättre på nationell nivå bland annat genom rapporter till Socialstyrelsen. Nämnden bör arbeta för att skapa kontakter och utbildningsmöjligheter för förtroendevalda liksom tjänstemän inom patientnämndsverksamheten på nationell/regional nivå. Vi noterar att målen i verksamhetsplanen inte har en tydlig koppling till uppdraget så som det är angivet i landstingets reglemente och vidare att aktiviteterna inte har en tydlig koppling till målen. Målen kan även vara svåra för nämnden att följa upp. Stödpersonsverksamheten nämns inte under nämndens mål utan anges som ett mål för tjänstemännen. Av verksamhetsplanen och i intervjuerna framkommer att stödpersonsverksamheten riskerar att få en undanskymd plats på grund av resursbrist. Nämnden framför vid intervjuer och avstämningsträffar att nämnden fått ett utökat uppdrag i den nya patientsäkerhetslagen som trädde i kraft den 1 januari Det framkommer dock senare att nämnden avser det som tillkommit i landstingets senaste reglemente. Den bild som framkommer från intervjuer och träffar med nämnden är att nämnden tar på sig en framträdande roll gällande landstingets patientsäkerhetsarbete. 5 av 10

8 I intervjuerna och i de synpunkter som lämnats in på rapportutkastet ges en bild av att nämndledamöterna jämför sitt uppdrag och sina resurser med andra landstings patientnämnder. Nämnden anser att de inte har tillräckliga resurser för att genomföra sitt uppdrag. Den bild vi får är att uppdraget angivet i landstingets reglemente får en undanskymd plats vid nämndens tydliggörande av uppdraget. Det framkommer att nämndens uppfattning är att nämndens erfarenheter inte tas tillvara i vården och att nämnden inte känner sig sedd, varför nämnden får tvinga sig fram för att kunna genomföra uppdraget. Detta framgår också av Årsrapport Rapportering/återrapportering till vårdgivare och vårdenheter Nämnden ska enligt reglementet rapportera iakttagelser och avvikelser av betydelse för patienterna till vårdgivare och vårdenheter. Nämnden kan inte precisera närmare vad av betydelse innebär. Under året har nämnden både besökt och haft besök av verksamhetsföreträdare som haft ett flertal inkomna ärenden till patientnämnden. Syftet, enligt nämnden, var att få en inblick i verksamheten och en förklaring till det ökade antalet ärenden från dessa verksamheter. Det saknas dokumenterade rutiner för hur rapportering till vårdenheter ska genomföras Nämnden har under året lämnat rapporter till landstingsstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden. Nämnden uppger att de inte känner till hur dessa rapporter hanteras vidare. Revisionell bedömning Hur och på vilka grunder tolkar nämnden sitt uppdrag? Det är svårt att få en tydlig bild av hur och på vilka grunder patientnämnden tolkar sitt uppdrag. Vår bedömning är att nämnden i stor utsträckning jämför sig med andra patientnämnder. Nämnden bör utgå från landstingets reglemente för att tydliggöra sitt uppdrag. Vår bedömning är det behöver initieras en diskussion i landstinget rörande patientnämndens roll och ansvar framför allt gällande landstingets patientsäkerhetsarbete för att klargöra nämndens uppgift att bidra till kvalitetsutveckling och hög patientsäkerhet. Har nämndens verksamhetsplan en tydlig koppling till uppdraget? Målen i nämndens verksamhetsplan behöver få en tydligare koppling till uppdraget och vidare att aktiviteterna får en tydligare koppling till målen. Det kan finnas risk för att patientnämndens självständiga ställning hotas genom målet Att Patientnämndens roll och funktion integreras som en del i landstingets satsning på området patientsäkerhet och aktiviteten Nämnden vill utveckla samarbete med.... Nämnden bör ta fram rutiner för att hantera olika situationer, t ex då patientnämnden får in många ärenden under en viss tid från en verksamhet och hur rapporteringen ska ske. Det är viktigt att rapporteringen inte får en karaktär av tillsynsärende. Av prop. 2009/10:210 framgår att patientnämnderna inte bör ha någon uppgift av tillsynskaraktär. Vidare framgår att det är väsentligt för nämndernas funktion att gränsen mot den statliga tillsynen upprätthålls. Sammantaget är det viktigt att uppdraget i reglementet, målen i verksamhetsplanen och återrapporteringen i Årsrapporten (avsnitt 3.4) hänger ihop för att tydligare kunna utläsa om nämnden utfört sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt. 6 av 10

9 3.2. Protokoll Kommunallagens krav på innehåll i protokoll 1 avseende nämnder och styrelser avser följande punkter: Redovisa tjänstgörande ledamöter och ersättare samt vilka ärenden som handlagts Förslag och yrkanden som inte tagits tillbaka och i vilken ordning ordförande lagt fram förslag till beslut Genomförda omröstningar och hur det utfallit Vilka ledamöter som deltagit i besluten och hur de röstat vid öppna omröstningar Vilka reservationer som lämnats mot besluten I patientnämndens protokoll för 2011 och 2012 finns uppgifter om närvarande ledamöter och ersättare. Det har inte förekommit några yrkanden och således inga omröstningar eller reservationer enligt de intervjuade. Av intervjuerna framkommer att vid sammanträdens förs framförallt diskussioner kring handläggningen av enskilda patientärenden. Vi noterar att inga beslut tagits avseende hantering av patientärendena. Beslut som nämnden fattat under 2011 och 2012 är främst om nämndens interna styrdokument, årsrapport 2011 samt en informationsbroschyr om nämndens verksamhet. De intervjuade anser dock att nämndens protokoll återspeglar vad som sker på sammanträdena och därmed uppfylls lagens krav på innehåll. Vid genomgång av protokollen noteras att det inte har förekommit några anmälningar av delegationsbeslut. Det framkommer att delegationsbeslut dock har fattats men att dessa beslut inte har anmälts. En ny rutin för anmälan ska, enligt intervjuerna, tas fram för att säkerställa att delegationsbeslut sker enligt kommunallagens krav. Vid genomgång av delegationsordning noteras att nämnden inte har tydliggjort skillnaden mellan delegation av beslutanderätt å nämndens vägnar och delegation av ansvarsområden eller rena verkställighetsfrågor. Revisionell bedömning Uppfyller protokollen kommunallagens krav? Vår bedömning är att protokollen inte fullt ut uppfyller kommunallagens krav. Protokollen ger inte tillräcklig information om nämndens beslut och aktiviteter. Nämnden bör se över innehållet i protokollen för att öka dess informationsvärde för medborgare och andra intressenter som inte deltar på sammanträden. Om nämnden beslutar om aktiviteter, exempelvis kontakt med vårdenhet, bör ett sådant beslut framgå av protokoll. Om nämnden konstaterar brister på en vårdenhet bör detta delges landstingsstyrelsen som ytterst ansvarar för patientsäkerhetsarbetet. Nämnden bör konsultera landstingets juridiska expertis för en översyn av delegationsordning och delegationsbeslut samt särskilja ansvarsområden och verkställighet från delegationsbeslut Intern kontroll Enligt kommunallagen 2 skall varje nämnd inom sitt ansvarsområde se till att verksamheten bedrivs i enlighet med fullmäktiges mål och riktlinjer samt föreskrifter för verksamheten. 1 KL 5: KL 6:7 7 av 10

10 Nämnden ansvarar för att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Landstinget har fastställt Reglemente för intern styrning och kontroll där bland annat följande framgår: Intern styrning och kontroll har definierats enligt följande: Intern kontroll kan övergripande definieras som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen samt övrig personal samverkar, vilken utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Det framkommer att nämnden diskuterat intern kontroll i ringa omfattning och det saknas dokumenterade rutiner för hur uppdraget ska genomföras, d.v.s. hur patientstödet, rapporteringen och stödpersonsverksamheten ska genomföras. Det framkommer att det finns någon form av allmän praxis för hur tjänstemännen ska hantera ärenden. Revisionell bedömning Vilka system och rutiner för intern kontroll har nämnden beslutat om och tillämpas de? Vår bedömning är att det till stor del saknas system och rutiner för intern kontroll. Patientnämnden behöver utveckla nämndens interna kontroll. Intern kontroll förutsätter att det finns dokumenterade rutiner för verksamheten. Landstingets reglemente för intern styrning och kontroll kan lämpligen utgöra grund för detta arbete Uppföljning och utvärdering Utöver ärendehantering har nämnden enligt intervjuerna inte genomfört någon systematisk uppföljning och utvärdering av det egna arbetet. Fokus och prioritering för nämnden har varit att ta fram bättre sammanställningar av patientärenden och delge nämndens erfarenheter för att vara en tydligare del av landstingets patientsäkerhetsarbete. Nämnden genomför också tertiära statistiksammanställningar till landstingsstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnden och en årlig rapport tillsänds Socialstyrelsen. I nämndens Årsrapport 2012 gör nämnden en bedömning av uppdragets genomförande. Vi noterar att det saknas en tydlig koppling mellan verksamhetsplanen och Årsrapporten. Som tidigare framgått noterar vi också att verksamhetsplanen inte har en tydlig koppling till nämndens uppdrag enligt landstingets reglemente. Vi noterar också att statistik i årsrapporten Fördelning av ärenden på centrumnivå inte tar hänsyn till centrumens varierande storlek. Vidare framgår av årsredovisningen att Under året har det varit flera vårdenheter som konsekvent trots flera påminnelser inte inkommit med svar till patientnämndens kansli. Vid träffen med nämnden i mars 2013 framkommer att nämnden har diskuterat någon form av uppföljning av hur nämnden uppfattas i verksamheterna, men någon sådan uppföljning har inte genomförts. Revisionell bedömning I vilken utsträckning sker uppföljning och utvärdering av nämndens arbete? Nämnden följer upp patientärenden genom sammanställningar i rapporter och i årsredovisning. Nämnden gör en form av utvärdering av sitt uppdrag i årsrapporten 2011 och av 10

11 För att fullmäktige tydligare ska kunna utläsa i årsrapporten hur nämnden har genomfört sitt uppdrag krävs att nämnden tydliggör sitt uppdrag utifrån landstingets reglemente och att verksamhetsplanen är tydligare kopplad till nämndens uppdrag samt att verksamhetsplanen kopplas till årsrapporten. Statistiken i årsrapporten bör utvecklas för att ge en så rättvis bild som möjligt av ärenden på centrumnivå. Det kan finnas ett behov av uppföljning och utvärdering av hur nämndens hantering av ärenden uppfattas i verksamheterna. 9 av 10

12 Xx april 2013 Eva Andlert Projektledare/Uppdragsledare 10 av 10