Granskning av styrning och kontroll av miljöoch hälsoskyddsarbetet

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1 (1) Handläggare Datum Beteckning Kommunrevisionen MISSIVSKRIVELSE Bygg- och miljönämnden, Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige (f.k.) Granskning av styrning och kontroll av miljöoch hälsoskyddsarbetet Kommunrevisionen har genomfört en granskning av miljö- och hälsoskyddsarbetet i kommunen. Granskningsresultat i korthet Resultaten av granskningen framgår av bifogade revisionsrapport. Granskningen visar att bygg- och miljönämndens uppföljning av verksamheten behöver utökas och att prioriteringen mellan olika insatser behöver tydliggöras. Granskningen visar dock att tillsynsverksamheten dokumenteras på ett välstrukturerat vis. Begäran om nämndens synpunkter till följd av granskningen Bygg- och miljönämndens synpunkter och planerade åtgärder till följd av granskningen önskar revisionen erhålla senast den 31 august Kommunrevisionen Hakon Fältström Ordförande Revisionen Lars Gustafsson Vice Ordförande Revisionen Bilagor: Revisionsrapport Styrning och kontroll av miljö- och hälsoskyddsarbetet Postadress Finspångs kommun, Finspång Besöksadress Bergslagsvägen Tfn Fax E-post kommun@finspang.se Webbplats

2 Revisionsrapport Granskning av styrning och kontroll av miljö- och hälsoskyddsarbetet Finspångs kommun Eleonor Duvander Matti Leskelä Februari 2013

3 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning Bakgrund Syfte Metod 3 2 Granskningsresultat Tillsynsarbetets planering och genomförande Dokumentation av tillsynsarbete Uppföljning av arbetet i förvaltning samt nämnd 6

4 1 Sammanfattande bedömning För att främja en hållbar utveckling är det viktigt att kommunernas tillsynsverksamhet inom miljö- och hälsoskyddsområdet bedrivs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Tillsynsansvaret innebär att kommunen behöver ha en tydlig styrning och uppföljning av sin tillsynsverksamhet. Granskningen övergripande revisionsfråga är: Finns det en tydlig styrning och uppföljning av kommunens tillsynsverksamhet? Vi bedömer att nämndens styrning och uppföljning av tillsynsverksamheten behöver öka. Som utgångspunkt för miljöenhetens tillsynsarbete finns en tillsynsplan som nämnden beslutat om. Tillsynsplanen bygger på olika underlag, exempelvis registret över tillsynsobjekt, och redovisar den uppskattade avvikelse som finns mellan behovet av resurser för tillsynsarbetet samt de resurser som finns tillgängliga. Av tillsynsplanen för 2013 framkommer att behovet av resurser är större än de som miljöenheten förfogar över. I planen finns dock inga prioriteringar angivna från nämndens sida. Därmed bedömer vi att planens möjlighet att fungera som styrdokument för tillsynsverksamheten är mycket liten. Vidare bedömer vi att nämnden i ökad utsträckning behöver bygga sin kunskap om verksamheten på uppföljningar och utvärderingar av densamma. Dessa uppföljningar och utvärderingar blir ett viktigt underlag i den behovsutredning som varje ansvarig nämnd ska besluta om och som ska ligga till grund för nämndens prioriteringar i tillsynsplanen. Granskningen visar att kommunens tillsynsverksamhet fungerar väl utifrån tillgängliga resurser. Miljöenhetens personal arbetar för att utveckla verksamheten och dokumentationen av tillsynsarbetet bedöms som välstrukturerad. Ett utvecklingsområde är att tillförsäkra miljöenhetens handläggare tillgång till juridisk kompetens samt utveckla rutiner för att avsluta ärenden. 1.1 Bakgrund Miljöbalken syftar till att främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö. Varje kommun utövar tillsyn över miljö- och hälsoskyddet genom den eller de nämnder som kommunfullmäktige bestämt. Av förordningen om tillsyn enligt miljöbalken framkommer att den kommunala nämnden med ansvar för tillsyn enligt miljöbalken som underlag för sin tillsyn ska ha en utredning som anger tillsynsbehovet, register över verksamheter som fordrar återkommande tillsyn, och en årlig tillsynsplan. I behovsutredningen bedömer den kommunala nämnden tillsynsbehovet och de resurser som behövs för att utföra tillsyn enligt miljöbalken för att nå miljökvalitetsmålen. Tillsynsplanen ska baseras på behovsutredningen och registret Kommunal sektor 1 av 1

5 över de verksamheter som fordrar återkommande tillsyn. I tillsynsplanen redovisas hur tillsynen prioriteras, bl.a. med utgångspunkt från nämndens resurser. Nämnden ska fatta beslut om behovsutredningen och tillsynsplanen samt årligen följa upp och utvärdera sin tillsynsverksamhet. Bygg- och miljönämnden i Finspångs kommun har enligt reglementet i uppgift att utföra sådana uppgifter som enligt miljöbalken ska fullgöras av kommunal nämnd inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Granskningen syftar till att bedöma om kommunens tillsynsverksamhet inom miljöoch hälsoskyddsområdet bedrivs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. 1.2 Syfte Granskningens syfte är att besvara nedanstående revisionsfråga: i Finns det en tydlig styrning och uppföljning av kommunens tillsynsverksamhet? Granskningen syftar till att besvara nedanstående delfrågor: Fungerar tillsynsarbetet väl enligt ledande förtroendevalda och tjänstemän? Sker en välstrukturerad dokumentation av tillsynsarbetet? Hur följer bygg- och miljönämnden upp tillsynsverksamheten? 1.3 Metod Granskningen har utförts genom: i i En gemensam intervju med ordföranden i bygg- och miljönämnden, kommunens samhällsbyggnadschef, tillförordnande miljöchef samt en av kommunens miljö- och hälsoskyddsinspektörer Granskning av relevanta styrdokument, bl. a. kommunens tillsynsplan för miljö- och hälsoskydd för 2013 samt samtliga sammanträdesprotokoll från bygg- och miljönämndens möten under 2012 i Genomgång av ett slumpmässigt urval av miljöenhetens ärenden, ca 10 stycken 2 Granskningsresultat 2.1 Tillsynsarbetets planering och genomförande Kommunens miljöenhet är en del av sektor samhällsbyggnad. På miljöenheten finns fem inspektörer. Enheten leds av miljöchefen som också arbetar halvtid som inspektör. Intervjuade inspektörer upplever att kommunens system för styrning, i form av styrkort och åtaganden, inte i tillräcklig utsträckning är anpassat för Kommunal sektor 2 av 2

6 tillsynsverksamheten. Styrningen fungerade enligt de intervjuade bättre tidigare då nämnden fastställde en verksamhetsplan. Som grund för planering av tillsynsverksamheten finns en tillsynsplan som har beslutats av nämnden. Av planen framkommer att de resurser som under 2013 finns för miljö- och hälsoskyddstillsynen underskrider det uppskattade behovet. Tillsynsplanen innehåller emellertid ingen information om hur resursbristen ska hanteras och vilka prioriteringar som ska göras. Inspektörerna framhåller att planen inte i tillräcklig utsträckning bygger på behovsutredningen och att den behovsutredning som finns behöver förbättras. I dagsläget består behovsutredningen av olika underlag, exempelvis tillsynregistret, nyckeltal från tidigare år samt nationella och regionala miljömål. Utifrån dessa underlag prioriterar miljöenheten tillsynsverksamheten. Nämnden tar dock inte del av underlaget. Enligt tjänstemännen behöver man arbeta mer strukturerat med behovsutredningen för att åstadkomma tillsyn över rätt sak, med rätt ambitionsnivå och med rätt metod. Resurserna, i form av personal, har under 2012 inte varit tillräckliga för att kunna genomföra den planerade tillsynen av förskolor och skolor. Tillsynsintervallerna har enligt inspektörerna blivit för långa. Därför kommer dessa objekt att prioriteras För att komma tillrätta med resursbristen arbetar miljöenheten för att effektivisera tillsynsprocessen. Intervjuade inspektörer upplever att miljöenhetens medarbetare sammantaget har den kunskap och erfarenhet som tillsynsverksamheten kräver. Inspektörerna har emellertid behov av stöd för att tolka lagstiftningen inom området. Samtliga intervjuade är överens om att miljöenhetens tillsynsverksamhet fungerar väl utifrån tillgängliga resurser. Miljöenheten har börjat med så kallad projektinriktad tillsyn för att bredda kompetensen inom enheten samt säkerställa att genomförandet av tillsynen och inspektörernas ställningstaganden kännetecknas av likvärdighet och hög kvalitet. Inom miljöenheten arbetar man med checklistor och gemensamma mallar som också stödjer likvärdigheten. Vidare försöker man säkerställa en korrekt myndighetsutövning genom att enhetens miljö- och hälsoskyddsinspektörer arbetar tillsammans exempelvis med att besluta om riskklass för tillsynsobjekten. I den servicemätning som Sveriges Kommuner och Landsting genomförde 2011 fick myndighetsutövningen och servicen inom Finspångs kommuns miljö- och hälsoskydd höga betyg vad gäller tillgänglighet, bemötande och effektivitet. Bedömning Vi bedömer att planeringen av tillsynsverksamheten behöver utvecklas så att behovsutredningen får en tydlig struktur som beskriver nämndens samlade tillsyn enligt miljöbalken. Vidare behöver sambandet mellan behovsutredningen och tillsynsplanen tydliggöras. Nämndens delaktighet behöver öka genom att nämnden Kommunal sektor 3 av 3

7 tar del av och fattar beslut om behovsutredningen. Nämndens prioriteringar kan också på ett tydligare vis återspeglas i tillsynsplanen. 2.2 Dokumentation av tillsynsarbete Finspångs kommun använder ett ärendehanteringssystem med tillsynregister benämnt MiljöReda. Miljöenhetens ambition är att successivt utöka den digitala hanteringen av dokument. Från och med i år scannar man alla inkommande handlingar så att de finns digitalt i systemet. MiljöReda upplevs stödja tillsynsprocessen. Ansvarig inspektör öppnar ett ärende och skapar nya dokument i systemet under ärendets gång. Bland annat finns en checklista för tillsynsbesöket och en kontrollrapport alternativt en beslutsmall efter genomförd tillsyn. De ärenden som kräver uppföljning hamnar på en bevakningslista i systemet. Genomgången av ett antal öppna ärenden visar att det i varje akt finns dokument som verifierar tillsynsprocessens gång från att ärendet initierats till att beslut fattats av ansvarig beslutsfattare. Inspektörerna framhåller att alltför många ärenden är öppna länge och att de behöver ta fram en rutin för att avsluta ärenden. Önskvärt är att rutinen kopplas till MiljöReda så att ansvarig inspektör får en signal av systemet då det är dags att avsluta ett ärende. I samband med detta finns behov av ökad kunskap inom dokumenthantering, bl.a. utifrån förvaltningslagens krav och en utbildning är planerad. Bedömning Vi bedömer att miljöenhetens dokumentation i tillsynsärenden följer en tydlig struktur och att ordningen är god. Vi instämmer emellertid i inspektörernas egen bedömning att rutiner för att avsluta ärenden behöver tas fram. Inte minst kan ett väl fungerande system för att avsluta ärenden förse förvaltningen och nämnden med ytterligare underlag för att följa upp verksamheten. 2.3 Uppföljning av arbetet i förvaltning samt nämnd Inom miljöenheten sker en viss uppföljning av tillsynsverksamheten i form av nyckeltal. Exempelvis finns nyckeltal för antal tillsynsärenden per inspektör. Man bedömer också hur man klarat föregående års tillsynsbehov samt vilka resurser som krävs nästkommande år utifrån bedömd tillsynstid för olika objektstyper och uppskattad händelsestyrd tillsyn. Denna uppföljning utgör en del av behovsutredningen och används som underlag för tillsynsplanen. Uppföljningen redovisas för nämnden i form av en rapportering om avvikelsen mellan behov av resurser och tillgängliga resurser för tillsynsverksamheten. Någon annan uppföljning av tillsynsverksamheten har inte efterfrågats av nämnden och tjänstemännen välkomnar en ökad styrning, uppföljning och prioritering från nämndens sida. Kommunal sektor 4 av 4

8 I Kommunstyrelsens internkontrollplan för 2012 anges för sektor samhällsbyggnad att miljöchefen är ansvarig för att granska att fastslagen tillsynsplan följs. Denna granskning skulle genomförts i mars 2012 men har ej genomförts. I intervjun framkommer att Bygg- och miljönämnden kommer att anta en egen interkontrollplan för 2013, vilket får ses som ett led att stärka uppföljningen av verksamheten. En granskning av sammanträdesprotokollen från Bygg- och miljönämndens sammanträden under 2012 visar att nämnden fattat beslut i ett antal miljö- och hälsoskyddsärenden. Vidare har nämnden haft möjlighet att vid varje sammanträde ta del av de beslut som fattats på delegation inom miljöenheten. Det framkommer också av protokollen att nämnden fått information från ansvariga tjänstemän om olika frågor och ärenden inom miljöenhetens område. Av protokollen kan vi dock inte utläsa att bygg- och miljönämnden genomfört någon uppföljning och utvärdering av tillsynsverksamheten inom miljö- och hälsoskyddsområdet under Bedömning Vi bedömer att bygg- och miljönämnden i ökad utsträckning behöver skaffa sig en samlad bild av hur kommunens miljö- och hälsoskyddstillsyn fungerar och lever upp till författningarnas krav. I dagsläget efterfrågar inte nämnden uppföljningar och utvärderingar av verksamheten och har därför inte ett tillräckligt underlag för att kunna bedöma kvaliteten på tillsynsverksamheten och efterlevnaden av regler i förhållande till relevanta miljömål och författningskrav. Sammantaget bedömer vi att nämndens uppföljning av tillsynsverksamheten under 2012 inte varit tillräcklig. Kommunal sektor 5 av 5