Kommunstyrelsen Finspångs Tekniska Verk AB Vallonbygden AB Kommunfullmäktige (f.k.) Uppföljning av granskningar kring avtalstrohet inom bolagen.

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1 (1) Handläggare Datum Beteckning Kommunrevisionen MISSIVSKRIVELSE Kommunstyrelsen Finspångs Tekniska Verk AB Vallonbygden AB Kommunfullmäktige (f.k.) Uppföljning av granskningar kring avtalstrohet inom bolagen. Kommunrevisionen har i sin granskning konstaterat att den interna kontrollen i inköpsverksamheten är tillräcklig. Vi gör bedömningen att upphandling av ramavtal behöver utvecklas inom kommunkoncernen. Vi anser också att kommunens upphandlingsfunktion skall ges en tydligare roll och ökat ansvarsområde. Kommunrevisionen begär svar från bolagen beträffande hur man avser agera för att öka samordningen av upphandlingar och svar från kommunstyrelsen beträffande behov av inköpsfunktionens tydligare roll. Svar önskas senast Kommunrevisionen Hakon Fältström Ordförande Revisionen Lars Gustafsson Vice Ordförande Revisionen Bilagor: Revisions-PM: Avtalstrohet inom bolagen Postadress Finspångs kommun, Finspång Besöksadress Bergslagsvägen Tfn Fax E-post kommun@finspang.se Webbplats

2 Revisions PM Bolagens köp mot tecknade avtal och köp via direktupphandling Finspångs kommun Lars Edgren Matti Leskelä

3 De kommunala bolagens rutiner för inköp knutna till ingångna avtal Innehållsförteckning BAKGRUND... 1 ORGANISATION OCH ANSVAR... 1 REVISIONSFRÅGA... 1 METOD OCH AVGRÄNSNING... 1 FASTSTÄLLDA RIKTLINJER OCH RUTINER FÖR INKÖP OCH UPPHANDLING I KOMMUNEN IAKTTAGELSER... 2 BEDÖMNING... 3 Februari 2013 Finspångs kommun PwC

4 Bakgrund Finspångs kommuns förtroendevalda revisorer har gett PwC i uppdrag att genomföra en begränsad granskning av bolagens köp mot tecknade avtal och köp via direktupphandling inom de av kommunen ägda bolagen. Finspångs kommuns kommunala bolag upphandlar årligen varor och tjänster för betydande belopp. Vid inköp är bolagen skyldiga att beakta lagregler på upphandlingsområdet (LOU) samt av kommunen fastställda styrdokument. Det är även viktigt av affärs- och objektivitetsskäl att bolagen ianspråktar möjligheten med upphandling. Detta gäller såväl objekts- som ramavtalsupphandlingar och att upphandlingarna sker inom fastställda tröskel- eller gränsvärden. När det gäller ramavtal innebär en hög köptrohet att bolagen kan erhålla bättre villkor i kommande upphandlingar och avtal. Kommunens revisorer har i sin risk- och väsentlighetsbedömning för 2012 funnit skäl att granska bolagens köptrohet mot tecknade avtal och om direktupphandlingar sker överstigande tröskelvärden för direktupphandling. Granskningens syfte är att bedöma om den interna kontrollen i inköpsverksamheten är tillräcklig. Ansvarig för den interna kontrollen är styrelse och verkställande direktör. Organisation och ansvar Ansvarig för upphandlingsverksamheten i kommunen är kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens ansvar för inköps/upphandlingsverksamhet utgår från det övergripande och generella ansvar styrelsen har för förvaltnings- och verkställighetsuppgifter. I styrelsens styrfunktion ingår speciellt att leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten, göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd. Kommunen utgör en upphandlande myndighet som omfattas av lagen om offentlig upphandling (LOU). Kommunens bolag omfattas också av upphandlingsrättslig lagstiftning. Vallonbygden omfattas av samma lag som gäller för kommunen. Tekniska verken omfattas av lag om upphandling i försörjningssektorerna (LUF). För att betona upphandlingsverksamhetens betydelse är det viktigt att kommunens upphandlingsfunktion får en tydligare roll i kommunkoncernen och därmed ett mera uttalat ansvar för upphandlingar och uppföljning speciellt när det gäller ramavtalsupphandlingar där såväl kommun som bolag kan omfattas. Revisionsfråga Den övergripande frågan som denna granskning ska besvara gäller: Är den interna kontrollen i inköpsverksamheten tillräcklig? Metod och avgränsning Granskningen omfattar följande bolag i Finspångs kommun: Vallonbygden AB Finspångs tekniska verk AB Granskningen baseras på: 1

5 Genomförd registeranalys av respektive bolags leverantörsreskontra samt kommunens och bolagens avtalsregister. Intervjuer med ansvariga tjänstemän Granskningen omfattar genomförda inköp av varor och tjänster i bolagen av leverantörer till ett sammantaget värde överstigande kronor. Valet av denna beloppsgräns baseras på gränsvärdet per år för direktupphandling. Noteras kan, att om inköpet avser över åren återkommande köp av varor eller tjänster, är den fastställda nivån för direktupphandling cirka / kronor då man utgår från en avtalsperiod om fyra år (direktupphandlingsgränserna är / kronor beroende på vilken lag som åsyftas). De olika beloppen baseras på de två lagstiftningar som gäller för bolagen, Lagen om offentlig upphandling (LOU) för Vallonbygden och Lag om upphandling i försörjningssektorerna (LUF) i huvudsak för Tekniska verken. Fastställda riktlinjer och rutiner för inköp och upphandling i kommunen. Finspångs kommun har fastställt riktlinjer för sin upphandlingsverksamhet. Riktlinjerna gäller även kommunens helägda bolag. Bolagen omfattas dock inte av de ramavtal kommunen tecknar. I riktlinjerna anges att bolagen skall medverka i samordning av kommunens och övriga koncernföretags upphandling där så är möjligt. Som stöd i upphandlingsfrågor samverkar kommunen med Upphandlingsenheten i Norrköpings kommun (kommunalförbundet 4:e storstadsregionen). Samverkan omfattar främst ramavtal och gemensamma upphandlingar. Kommunstyrelsen har enligt lagstiftningen det övergripande ansvaret för all upphandling i kommunen. Kommunen utgör en upphandlande myndighet. Ansvaret för de upphandlingar kommunens bolag utför åvilar ytterst respektive företags styrelse. Vallonbygden utgör lika med kommunen en upphandlande myndighet, medan Tekniska verken i huvudsak är en upphandlande enhet. Skillnaden mellan upphandlande myndighet och enhet har sin grund i den bedrivna verksamheten. Kommunala bolag med ansvar för försörjning av vatten och avlopp samt energi (försörjningssektorerna) utgör en upphandlande enhet. Iakttagelser Vid tillfället för granskningen hade i bolagen påbörjats en översyn av uppkomna kostnader mot bakgrund av en upphandlingsaspekt. Under hösten 2013 har därför inom Vallonbygden AB genomförts ramavtalsupphandlingar inom bygg/målnings- samt installationsområdena. Sammanlagt har det varit fråga om sju ramavtalsområden. Ramavtalsupphandlingarna påverkar inte de ramavtal bolaget har med ex vis 1 HBV (husbyggnadsvaror). HBV tillhandahåller många av varor och tjänster bostads- 1 Som inköpscentral handlar HBV, en ekonomisk förening som ägs av sina medlemmar i huvudsak de kommunala bostadsbolagen, upp ramavtal för varor och tjänster som medlemsföretagen kan dra nytta av. Allt upphandlat enligt LOU. 2

6 bolagen har regelbundna behov av, ex vis vitvaror. Bolaget har även ramavtal med NCC och SKL Kommentus men för andra ändamål. De nyligen genomförda upphandlingarna utgår från rangordning av tre kontrakterade utförare med en procentuell fördelning av uppskattad årlig kostnad. Över visst belopp kan bolaget bortse från ramavtalet och istället göra en objektsupphandling. Kontraktstiden omfattar 2014 och 2015 med möjlighet till förlängning i max två år. I förfrågningsunderlaget för upphandlingen noteras under Entreprenadföreskrifter att ägaren Finspångs kommun och dess bolag skall utan egna avtal kunna avropa på tecknat kontrakt med Vallonbygden AB. Detta är dock endast möjligt om de som skall avropa tjänsterna deltager som upphandlande och avtalsskrivande part i upphandlingen. Tekniska verken har huvuddelen av sina behov såväl på investerings- som driftssidan täckta av ramavtal. Här kan noteras att Tekniska verken lyder under LUF där gränsvärdet för direktupphandling är betydligt högre än det bostadsbolaget har att följa. Vid sina inköp av bränsle för värmeproduktion gäller inte upphandlingslagstiftningen. Enligt ett undantag i LUF kap 1, 21 gäller inte upphandlingsreglerna för kontrakt som tilldelas av en upphandlande enhet och avser anskaffning av vatten, om den upphandlande enheten bedriver försörjningssektorverksamhet som avser dricksvatten, eller vid köp av energi eller bränsle för energiproduktion, om den upphandlande enheten bedriver försörjningssektorverksamhet som avser el, gas eller värme. Undantaget medför att ex vis flis anskaffas utan formell upphandling. Här måste dock betonas att konkurrensneutralitet, objektivitet och affärsmässighet gäller i vanlig ordning. Samtidigt har noterats att i något eller några fall har genomförts upphandlingar där kostnaden överskridit gällande gränsvärde för direktupphandling samtidigt som förfarandet inte följt någon av de formbundna upphandlingsformerna. Här har ansvariga inom Tekniska verken ansett att synnerliga skäl (tidsbrist, ensamrättssituation mm) förelegat. Bedömning Mot bakgrund av revisionsfrågan gör vi bedömningen att den interna kontrollen i inköpsverksamheten är tillräcklig. Vi bedömer att kommunens bolag har ramavtal för leveranser av varor och tjänster som tillgodoser bolagens behov. Vi bedömer även att köptroheten mot ramavtal är tillfredställande samt att bolagen, trots att avsteg i några fall förekommer, inte genomför direktupphandlingar som avviker från upphandlingsreglerna. Vi gör även den bedömningen att samordningen av i första hand upphandling av ramavtal behöver förtydligas/utvecklas inom kommunkoncernen. En samordning av upphandling av ramavtal i första hand på det tekniska området kan ge ökade volymer och på så sätt lägre kostnader för såväl kommunen som kommunens bolag. Ur en affärs- och konkurrensneutralitetsaspekt behöver kommunens centrala upphandlingsfunktion ges en tydligare roll och ett ökat ansvarsområde, dels för att markera upphandlingsfrågornas betydelse, dels för ökad kostnadseffektivitet och därmed ökad nytta i kommunkoncernen. 3

7 4