Svedala Kommuns 1:06 Författningssamling 1(5)

Transkript

1 Författningssamling 1(5) Inköpspolicy för Svedala kommun antagen av kommunfullmäktige , 114, med ändring Gäller från , 132, , Inköpspolicy för Svedala kommun anger de riktlinjer, som under iakttagande av gällande lagar och anvisningar om offentlig upphandling m m, gäller för kommunens upphandlingsverksamhet. KOMMUNEN SOM KÖPARE Kommunens upphandlingsverksamhet, dvs flödet av material, produkter och tjänster från leverantörer till slutlig förbrukning och eventuell destruktion, skall präglas av effektivitet, kompetent, samverkan och miljöhänsyn, där en god totalekonomi för kommunen skall vara målet. Kommunens storlek som köpare skall utnyttjas genom att ramavtal i så stor utsträckning som möjligt tecknas med lämpliga leverantörer. Upphandling/Inköp bör ske genom en samverkan mellan den enskilde upphandlings-/avropsansvarige och den kommersiella kompetens som kommunen tillhandahåller i form av upphandlingsenhet genom inköpssamverkan. Upphandlingen kan då genomföras på ett affärsmässigt och för kommunen ekonomiskt fördelaktigt sätt. För att tillgodose målet om lägsta möjliga totalkostnad krävs följande förhållningssätt av organisationen; att upphandlingsärenden avgörs med utgångspunkt från vad som långsiktigt är förmånligast för kommunen, att krav på kvalitet och prestanda inte ställs högre än vad som i varje särskilt fall behövs, att samverkan sker så långt som det är möjligt såväl inom kommunen som mellan kommuner och med andra organisationer för att uppnå samordningsvinster, att upphandlingen planeras så att förmånligaste villkor erhålles, att svensk standard, som överensstämmer med europeisk standard, används om inte särskilda skäl föranleder till annat,

2 Författningssamling 2(5) att upphandling görs med utnyttjande av teknisk, juridisk och kommersiell kompetens, att de leverantörer som anlitas fullgjort sina skyldigheter avseende skatter och avgifter, är kompetenta och kan fullgöra sina åtaganden och skyldigheter, att beställningar och avtal skall vara skriftliga, att kommunstyrelsen ansvarar för att upphandlingsverksamhet inom respektive verksamhetsområde hanteras utifrån kommunens inköpspolicy, Lagen om offentlig upphandling och övrig gällande lagstiftning. att miljöhänsyn skall beaktas inom ramen för gällande lagstiftning. För att upphandlingsverksamhetens grundmål att ha rätt vara till rätt pris på rätt plats i rätt tid skall kunna uppnås är det nödvändigt att alla som på något sätt medverkar i upphandlingen har samma grundsyn och arbetar efter samma spelregler. AFFÄRSETIK Kommunens upphandlings- och avropsansvariga, skall som företrädare för kommunen uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt gentemot kommunens leverantörer vad avser t ex konfidentiell information, intressekonflikter och gåvor. Ställningen som kommunens företrädare i upphandlingsfrågor får inte utnyttjas för personliga inköp på andra förmånligare villkor än de som gäller för andra konsumenter. STANDARDISERADE BESTÄMMELSER, LAGAR M M Vid affärstransaktioner skall standardiserade bestämmelser i möjligaste mån användas. Även köplagen, avtalslagen, räntelagen samt flera andra lagar kan vara tillämpliga. Brottsbalken 20 kap 2 som avser mutor och bestickning skall alltid beaktas. INKÖP MED RAMAVTAL Varor och tjänster som är gemensamma för ett eller flera verksamhetsområden skall upphandlas som ramavtal. Målsättningen är att huvuddelen av kommunens förbrukningsmateriel och löpande tjänsteköp skall ske på ramavtal. Ramavtal innebär att kommunen har träffat ett avtal med leverantören om successiva avrop under avtalsperioden med reglerade priser, kommersiella villkor och volymer. Upphandlings- och avropsansvariga är skyldiga att göra sig underrättade om vilka ramavtal som finns. Har ramavtal träffats skall dessa användas.

3 Författningssamling 3(5) Ramavtal, företrädesvis inom de produktgrupper som är störst, träffas gemensamt med kommunerna Staffanstorp, Svedala och Burlöv i enlighet med samverkansavtal. Alla anvisningar i policyn som gäller för Svedala kommun, gäller även vid upphandlingar enligt samverkansavtalet. Kommunstyrelsen är ansvarig för samtliga träffade ramavtal. Ramavtalen är baserade på kommunen som en köpare och med kommunens totala inköpsvolym. Ramavtalen gäller således för samtliga verksamhetsområden och enheter. Eventuella avsteg kan endast beviljas av ekonomichefen efter saklig motivering. INKÖP UTAN RAMAVTAL De flesta varor och tjänster skall täckas av ramavtal. Vissa upphandlingsbehov är dock alltför speciella och sällan förekommande för att kunna omfattas av ett ramavtal. Andra leveranser är mer eller mindre monopolistiska och saknar därför direkta avtal, t ex el- och gasleveranser. Huvudprinciper: att upphandlingen planeras och om möjligt samordnas med annan, att den gemensamma upphandlingsenheten konsulteras. UPPHANDLINGSFORMER Följande upphandlingsformer och gränsvärden/tröskelvärden gäller vid upphandling Under LOU:s tröskelvärden Direktupphandling Upphandling utan infordrande av skriftligt anbud, men krav på bibehållen konkurrens. Får endast användas i undantagsfall, då det totala värdet av upphandlingen under- Gäller stiger fem basbelopp och för inköp av varor och tjänster och sju basbelopp för fr o m byggentreprenader och enstaka intellektuella konsulttjänster. Förenklad upphandling Upphandling överstigande fem basbelopp för varor och tjänster och sju basbelopp Gäller för enstaka intellektuella konsulttjänster och byggentreprenader. fr o m

4 Författningssamling 4(5) Upphandling, där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud och den upphandlande enheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud. Över LOU:s tröskelvärden Fastställda tröskelvärden är: Varor och tjänster Byggentreprenader euro euro Öppen upphandling Upphandling, där alla leverantörer får lämna anbud. Selektiv upphandling Upphandling, där en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud. Förhandlad upphandling Upphandling, där en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och tar upp förhandling med en eller flera anbudsgivare. Upphandlingsformen används här endast vid upphandling av B-tjänster.

5 Författningssamling 5(5) Finns ramavtal? JA! NEJ! Avropa från ramavtalen! Är varu-/tjänstevärdet över tröskelvärdet? JA! NEJ! Upphandling enligt LOU:s regler över tröskelvärden Öppen upphandling Selektiv upphandling Förhandlad upphandling Är varu-/tjänste - värdet över fem basbelopp, eller är tjänstevärdet för intellektuella konsulttjänster och byggentreprenader överstigande sju basbelopp? Är varu-/tjänste - värdet under fem basbelopp? Direktupphandling Förenklad upphandling