SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

Transkript

1 Inköps- och upphandlingspolicy för Sollentuna kommun Fastställd av fullmäktige , 51 Reviderad av fullmäktige , 103/2016, Dnr 2016/0075.KS.1. Innehållsförteckning 1 Inledning Inriktning Hållbar Utveckling Grundläggande principer enligt LOU Samordnad upphandling Ansvar Ramavtal Etik Direktupphandling Uppföljning Övriga dokument... 5 Sida 1 av 5

2 1 Inledning Sollentuna kommun (nedan kallad kommunen) köper varor, tjänster och entreprenader för mycket stora belopp årligen. Det är därför av stor betydelse för kommunens ekonomi hur inköp och upphandling hanteras, vilka leverantörer som anlitas, vilka prestationer som erhålls och till vilka villkor. Denna policy avhandlar kommunens inköp och upphandling. Med inköp i denna policy avses i huvudsak de avrop och beställningar som görs på upphandlande ramavtalen medan det med upphandling avses de upphandlingar som genomförs enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingar inom kommunen ska präglas av effektivitet, kompetens och samordning där målet är en god totalekonomi för kommunen. Denna policy samt lagen om offentliga upphandling (LOU) och annan närliggande lagstiftning fastslår den yttre ram som gäller för kommunens samtliga nämnder och förvaltningar. Inom denna ram fastställs sedan detaljerade regler för hur inköp och upphandling ska ske i kommunen. Kommunens inriktning är att utnyttja sin storlek som köpare genom samordnad upphandling för att nå bättre villkor, begränsa inköpsadministrativa kostnader och undvika dubblering i upphandlingsprocessen. Samordnad upphandling eftersträvas för att nå detta resultat. Upphandling kan även ske enligt LOV (Lagen om valfrihetssystem). Sollentuna kommun är i sin egenskap av en juridisk person en upphandlande myndighet enligt 1 kap 19 LOU. 2 Inriktning Inköp och upphandling är en strategisk uppgift med ett kommungemensamt intresse. Sollentuna kommuns verksamheter ska tillämpa en gemensam hållning i inköps- upphandlingsfrågor. Kommunens inköp och upphandlingar ska samordnas såväl internt som externt utifrån ett helhetsperspektiv. Kommunens inköps- upphandlingsarbete ska genomföras med ett professionellt förhållnings- och arbetssätt och med hög kompetens och god trovärdighet så att det leder till effektiva affärer som är till nytta för medborgarna. Våra relationer med marknaden ska kännetecknas av öppenhet, enkelhet och god marknadskännedom. En ambition med kommunens upphandling ska vara att genomföra upphandling på ett sätt så att små och medelstora aktörer har möjlighet att delta. Sida 2 av 5

3 3 Hållbar Utveckling Kommunen ska verka för en långsiktigt hållbar utveckling genom att upphandla varor, tjänster och entreprenader som bidrar till en god livsmiljö och har en begränsad påverkan på klimatet. Kommunen ska ställa miljökrav där så är möjligt/relevant. Kommunstyrelsen ska ge ut regler för miljökraven. 4 Grundläggande principer enligt LOU EU-rättens grundläggande principer ska följas i kommunens upphandlingar. Det innebär att kommunen behandlar alla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt att upphandlingarna genomförs på ett öppet sätt. Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. Kommunens upphandling ska även kännetecknas av effektivitet och öppenhet men med beaktande av den upphandlingssekretess som råder under upphandlingsförfarandet och den sekretess avseende exempelvis affärsförhållanden som kan gälla därefter. 5. Samordnad upphandling Samordnad upphandling (avser både extern och intern samordning) är av strategisk betydelse för kommunen för att uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt för att aktivt påverka kvalitet och miljö. Samordning minimerar dessutom de administrativa kostnaderna för kommunens upphandlingar och inköp. Huvudregeln är att samordnad upphandling skall genomföras inom de områden där det finns gemensamma intressen. 6. Ansvar Kommunfullmäktige fastställer inköps- och upphandlingspolicy och kommunstyrelsen ansvarar för tillämpningen av policyn och de regler som gäller för inköp och upphandling samt beslutar om justeringar/förändringar. Kommunstyrelsen ska se till att kommunen har en kommungemensam central inköps/upphandlingsfunktion (Inköpsenheten) som ska utgöra kommunens expertkompetens och representant inom inköps- och upphandlingsområdet. Inköpsenheten har ett huvudansvar att genomföra samordnade varu- och tjänsteupphandlingar. Byggentreprenader med tillhörande konsulttjänster är undantagna för denna samordning. Utöver det ska Inköpsenheten på uppdrag även genomföra objektspecifika upphandlingar. Inköpsenheten har även ansvar för att bevaka och följa upp att ingångna ramavtal följs. Verksamheterna (förvaltningarna) kan vid behov vända sig till Inköpsenheten vid frågor avseende inköp och upphandling. Samtliga nämnder har ansvar för att Personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har Sida 3 av 5

4 nödvändig kunskap om gällande lagstiftning, policys och regler Verksamheterna (Förvaltningarna) medverkar i och verkar för samordnad upphandling exempelvis utse representanter till referensgrupper Verksamheterna utser inköpssamordnare som ansvarar för informationsutbyte mellan verksamheten och inköpsenheten Verksamheten använder de gemensamma ramavtalen Aktivt bidra till uppföljning och utvärdering av ingångna avtal. I detta ingår även uppföljning och utvärdering av ställda hållbarhetsoch miljökrav Upphandlingar understigande 28 % av tröskelvärdet (direktupphandlingar), avropsförfaranden exempelvis förnyade konkurrensutsättningar hanteras enligt kommunens tillämpningsanvisningar Tillse att bestämmelser om tilldelningsbeslut och undertecknande av avtal finns. Samverka med fackliga organisationer i enlighet med lagen om medbestämmande i arbetslivet MBL i förekommande fall. 7 Ramavtal Den centrala inköps- och upphandlingsfunktionen ska upphandla och tillse att konkurrenskraftiga ramavtal finns för såväl varor som tjänster. Ramavtalen ger goda villkor samtidigt som det spar administrativt arbete för verksamhetens beställare. Samtliga nämnder och förvaltningar är skyldiga att känna till och använda de ramavtal som upprättats. Avtalstrohet skapar förutsättningar att uppnå trovärdighet och bra affärsmässiga villkor. Uppföljning av ramavtalen genomförs kontinuerligt av verksamheterna tillsammans med inköpsenheten. Avvikelse från ramavtalen får endast ske på affärsmässiga grunder och först efter kontakt med inköpsenheten 8 Etik Kommunens upphandlings- och avropsansvariga ska som företrädare för kommunen uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt gentemot samtliga leverantörer vad avser t.ex. konfidentiell information, intressekonflikter och gåvor. Ställning som upphandlings- eller avropsansvarig får inte utnyttjas för personliga inköp på andra förmånligare villkor än vad som gäller för övriga konsumenter. I övrigt, se regler för representation i Sollentuna kommun (dnr2012/0704ks.014). Sida 4 av 5

5 9 Direktupphandling Verksamheterna ska alltid vid direktupphandling följa de regler och tillämpningsanvisningar som finns framtagna för direktupphandling. Direktupphandling kan göras av enstaka varor och tjänster om ramavtal saknas. Direktupphandling får endast användas om upphandlingens värde understiger gränsen för direktupphandling och en upphandling får inte delas upp i syfte att komma under beloppsgränsen för direktupphandling. Vid bedömning av kontraktsvärdet ska hela kommunens sammanlagda inköp av den aktuella varan eller tjänsten under ett år tas med i beräkningen. Direktupphandling kan vidare användas om kommunstyrelsen beslutar att det föreligger synnerliga skäl. 10 Uppföljning Upphandlingar och upphandlingskontrakt(avtal) ska aktivt följas upp avseende avtalstrohet (efterlevnad av avtal) samt gällande de krav som ställts på varan/tjänsten/entreprenaden och leverantören. 11 Övriga dokument Kommunstyrelsen ska utfärda erforderliga regler till denna policy att gälla inom hela den kommunala organisationen. Sida 5 av 5