1. Upphandling. De grundläggande principerna innebär:

Transkript

1 Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kanslienheten Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Beslut: KS 193, Riktlinjer för upphandling och inköp 1. Upphandling Dessa riktlinjer bygger på av kommunfullmäktige antagen upphandlings och inköpspolicy och att all upphandling i kommunen sker enligt Lag (2016:1145) om offentlig upphandling inom den klassiska sektorn (LOU) och Lag (2016:1146) inom försörjningssektorn (LUF). Kommunen är i sin egenskap av juridisk person en upphandlande myndighet enligt 1 kap 22 LOU. Det betyder att inköpsvolymer osv. räknas samman för hela kommunen. Kommunägda bolag är egna juridiska personer och därmed också egna upphandlande myndigheter. De grundläggande principerna för offentlig upphandling gäller för all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. Dessa är krav på icke diskriminering, likabehandling, transparens (öppenhet och förutsebarhet), proportionalitet och ömsesidigt erkännande och de anges i 1 kap. 9 LOU. De grundläggande principerna innebär: 1. Principen om icke diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer främst på grund av nationalitet. Även om den upphandlande myndigheten inte förväntar sig några utländska anbud får den vid utformningen av förfrågningsunderlaget inte införa krav som enbart svenska företag känner till eller kan utföra. Den upphandlande myndigheten får heller inte exempelvis ge ett lokalt företag företräde med anledning av dess geografiska läge. 2. Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. Alla måste exempelvis få samma information vid samma tillfälle. 3. Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES länder. 4. Proportionalitetsprincipen innebär att kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Om det finns flera alternativ bör det alternativ väljas som är minst ingripande eller belastande för leverantörerna. 5. Principen om transparens innebär en skyldighet för den upphandlande myndigheten att skapa öppenhet genom att lämna information om upphandlingen och hur den kommer att genomföras. För att anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar för anbudsgivning måste förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. Därmed blir det förutsebart för leverantörerna vad som är av störst vikt vid valet av leverantör.

2 2. Grundläggande regler Upphandling av varor och tjänster görs av Upphandlingsenheten i enlighet med gällande delegationsordningar. Upphandling av byggentreprenader genomförs av respektive förvaltning i enlighet med gällande delegationsordningar. All upphandling ska göras på affärsmässig grund och utan ovidkommande hänsyn, den ska baseras på en helhetssyn och på professionalism och ska ske i nära samverkan mellan upphandlingsenheten och verksamheterna. All personal som genomför upphandling/inköp, ska ha kännedom om gällande lagar och regelverk. Samtliga beställare ska vara certifierade och utbildade i kommunens e handelssystem. Ingångna ramavtal är civilrättsligt bindande för kommunen som helhet och därmed också för de olika förvaltningarna. Inköp utanför befintliga avtal är inte tillåtna. Varje förvaltning ska genom intern kontroll tillse att tecknade avtal utnyttjas och följs av organisationen. Varje verksamhet har ett ansvar för att medverka vid upphandlingar oavsett vem som företräder Karlshamns kommun som ansvarig upphandlande myndighet. Detta gäller i synnerhet framtagande av funktionsbeskrivningar och funktionskrav vid upphandling. Inriktningen ska vara att upphandling ska ske på ett sådant sätt att små och medelstora företag kan delta i upphandlingarna. De sociala, etiska och miljörelaterade krav som anges i Karlshamns kommuns upphandlingsoch inköpspolicy ska följas. Gällande regler och avtal som finns på arbetsmarknaden ska följas. Varje beställare ska påtala brister i utförandet av leveranser av varor och tjänster för, av förvaltningen, utsedd medlem i upphandlingsgruppen. Upphandlingsenheten ska informera om ingångna avtal i kommunens intranät och i upphandlingsgruppen. Förvaltningarna ska använda samma system för sina avtal. Avvikelserapportering ska av Upphandlingschefen ske till Ksau i de fall dessa riktlinjer inte följs. Livsmedel som upphandlas ska vara producerade i enlighet med svensk lagstiftning. 3. Uppföljning av krav ställda i upphandling Olika typer av krav, inte minst miljökrav, som tas med i förfrågningsunderlag ska kunna följas upp av kommunen, dvs. denna måste kontrollera att leverantören lever upp till gjorda åtaganden mot beställaren. Det går därför inte att ställa krav som i praktiken är omöjliga att i efterhand kontrollera om leverantören följer. Att det sker en uppföljning av de offentliga inköpen av varor 2

3 och tjänster med avseende på produkter, produktkvalitet och leverantörer är angeläget utifrån flera aspekter. 4. Organisation Ansvaret för kommunens upphandlingsverksamhet fördelas på följande enheter och omfattar angivna uppgiftsområden: 4.1 Kommunfullmäktige Beslutar om upphandlingspolicy. 4.2 Kommunstyrelsen Ansvarar för uppföljning av upphandlings och inköpspolicyn, och vid behov av revidering av densamma, tillämpningsföreskrifter/riktlinjer och intern kontroll av kommunens upphandlingsoch inköpsverksamhet. 4.3 Upphandlingschefen Ansvarar för enhetens strategiska utveckling samt operativa arbetsledning. Fastslå förfrågningsunderlag, tilldelningsbeslut och tecknande av avtal i enlighet med kommunstyrelsens och nämndernas delegationsordningar. 4.4 Upphandlingsenheten Ansvarar under kommunstyrelsen för genomförandet och samordningen av upphandlingsverksamheten. Upphandlingsenhetens roll är att: - Vara kommunens allmänna expertfunktion på upphandling av varor och tjänster. - Samordna och genomföra varu och tjänsteupphandlingar såvida inte dessa har delegerats till annan enhet. - Ansvara för kommunens avtalsvård inom upphandlingsområdet. - Ge information och erbjuda utbildning till ansvariga inom förvaltningar så att de av kommunen beslutade kraven och gällande regelverk aktuella styrdokument uppfyller de krav som lagen om ställer. - Vid behov bistå de kommunala bolagen med hjälp inom upphandlingsområdet. - Leda kommunens upphandlingsgrupp. - Initiera uppdateringar av upphandlingspolicyn. - Sälja upphandlingstjänster till de organisationer som tecknat avtal med Karlshamns kommun att delta i förvaltningsövergripande upphandlingar som Karlshamns kommun genomför. - Bistå vid avbrytande av inköps och upphandlingsavtal där entreprenören inte följer angivna villkor eller i övrigt åsidosätter ingångna avtal. - Företräda kommunen vid överprövningar av upphandlingar samt vid konsultuppdrag, såvida inte nämnden utsett annat ombud. - Upphandlingsenheten ansvarar för att förteckning över kommunens samlade avtal med avtalsperiod och eventuella förlängningar hålls aktuell och tillgänglig. I upphandlingsenhetens uppgift ingår även att följa utvecklingen inom upphandlingsområdet samt att tolka och tillämpa lagen om offentlig upphandling. 3

4 4.5 Nämnder och förvaltningar Varje nämnd och förvaltning har ett ansvar för att inte bara se till den egna verksamhetens intressen, utan även beakta kommunens gemensamma bästa vid upphandling och inköp. I detta ansvar ligger bland annat att medverka i utvecklingen av samordnade inköp, att eftersträva att kommunens egna resurser utnyttjas effektivt samt att känna till och vara köptrogen mot tecknade avtal. Nämnden/styrelsen/Förvaltningschefen ansvarar för att personal som handlägger beställningar, avrop och upphandlingar har relevant kunskap om gällande lagstiftning, policy och riktlinjer. Vid upphandling ska Förvaltningschefen utse referenspersoner med stor kännedom inom aktuellt område att delta i det samordnade upphandlingsarbetet. Erforderliga resurser ska vara tillgängliga för detta arbete. Varje nämnd/styrelse/förvaltningschef har ansvar för att gällande regler tillämpas inom sitt ansvarsområde. Nämnd/styrelse/Förvaltningschef ska inför nytt verksamhetsår upprätta plan för kommande upphandlingar. Planen revideras fortlöpande under året och meddelas Upphandlingschefen. Direktupphandlingar ska genomföras av respektive förvaltning. För direktupphandlingar med ett kontraktsvärde mellan SEK upp till 28 % av gällande tröskelvärde enligt LOU samt 26 % för LUF finns en dokumentationsplikt. De ska annonseras via kommunens upphandlingssystem. Förfrågningsunderlaget ska granskas av upphandlingsenheten innan annonsering sker. Särskilda rutiner finns för annonsering av direktupphandlingar. Beslut om upphandling inom ramen för tillgängliga medel fattas av dem som är ansvariga för verksamheten enligt de delegationsbestämmelser som gäller för varje nämnd och förvaltning. Beslut om upphandling (delegation) ska dock särskiljas från rätten att genomföra upphandlingar (verkställighet). Nämndernas/styrelsens/förvaltningarnas roll är därmed att: - I enlighet med gällande delegationsordningar besluta om och genomföra direktupphandling av icke återkommande karaktär inom ramen för tillgänglig budget samt att besluta om den tekniska och funktionella beskrivningen av det som ska upphandlas samt vilka krav som bör ställas kring detta. - I enlighet med gällande delegationsordningar besluta och/eller genomföra byggentreprenadupphandlingar av icke återkommande karaktär över och under tröskelvärdet enligt LOU. - årligen i oktober till upphandlingschefen lämna över en förteckning avseende kommande års upphandlingsbehov. Vidare ska det framgå uppskattat värde och när upphandling bör påbörjas. - framtagning av funktionsbeskrivning och kravspecifikation etc. vid upphandlingar av varor och tjänster. 4

5 - delegera till kommunens Upphandlingschef att genomföra och slutföra tjänste och varuupphandlingar vars kontraktsvärde överstiger 28 % av gällande tröskelvärde enligt LOU samt 26 % för LUF men understiger 7 miljoner kronor. - delegera till kommunens Upphandlingschef att teckna avtal vid upphandlingar i enlighet med gällande delegationsordning. 4.6 Upphandlingsansvarig På varje förvaltning ska finnas en namngiven upphandlingsansvarig som fungerar som kontaktperson och rådgivande inom förvaltningen. Denne ska också fungera som kontaktperson gentemot den centrala upphandlingsenheten. Upphandlingsansvarig ingår i upphandlingsgruppen. Namngiven ersättare ska finnas. 4.7 Upphandlingsgruppen Upphandlingsgruppen ska verka som ett samordnande organ för kommunens förvaltningar och bolag samt initiera nya avtal/ramavtal på varor och tjänster där behov föreligger. Upphandlingsgruppen ska bevaka att kommunens upphandlingar sker i enlighet med gällande lagar och kommunens upphandlingspolicy samt att avrop/inköp i första hand görs via befintliga avtal. Respektives förvaltningsmedlem ansvarar för att förvaltningens samlade och kända upphandlingsbehov inrapporteras till upphandlingsenheten. Kommande års behov ska inrapporteras senast oktober året innan. Upphandlingsgruppen initierar och rekommenderar nämnder, styrelse och förvaltningar om åtgärder vid avvikelse från riktlinjer för upphandling/gällande regelverk/styrdokument. 4.8 De kommunala bolagen Respektive styrelse ska fastställa en upphandlings och inköpspolicy som baseras på denna policy. Respektive styrelse har självständigt ansvar för bolagets upphandlingsverksamhet. Respektive bolag har ett ansvar för att ta tillvara alla möjligheter till samverkan avseende upphandling. 5