FÖRSLAG. Riktlinjer för upphandling i Eslövs kommun

Transkript

1 Riktlinjer för upphandling i Eslövs kommun Enligt Eslövs kommuns inköps- och upphandlingspolicy beslutar kommunstyrelsen om riktlinjer för kommunens inköps- och upphandlingsarbete. Denna riktlinje gäller utförandet av offentlig upphandling. Riktlinjen anger vilket förhållningssätt och vilka arbetsmetoder som ska gälla då offentliga upphandlingar genomförs i Eslövs kommun. 1. Grundläggande principer och regelverk för offentlig upphandling Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) samt lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transport och posttjänster (LUF) samt EG-direktiven om offentlig upphandling utgör regelverket. De grundläggande principerna, bestämmelser för utvärdering av anbud samt regler för överprövning och skadestånd gäller alla upphandlingar. Upphandlingar som överstiger de så kallade tröskelvärdena ska annonseras i Europeiska gemenskapernas officiella tidning (EUT). Upphandling under tröskelvärdena ska annonseras i rikstäckande media. Offentlig upphandling inom EU är harmoniserad genom EG-direktiv och den svenska lagstiftningen bygger på EG-direktiv. Vissa grundläggande EG-rättsliga principer som fastställs i EG-fördraget aktualiseras och måste iakttas. All offentlig upphandling ska följa principerna om likabehandling av ekonomiska aktörer, insyn i anbudsförfarandena, verklig konkurrens, frihet att tillhandahålla tjänster och ömsesidigt erkännande i hela EU. Bestämmelserna i den svenska lagstiftningen ska därför tolkas mot bakgrund av dessa principer. Det gäller särskilt principerna om: fri rörlighet för varor och tjänster likabehandling icke-diskriminering öppenhet proportionalitet ömsesidigt erkännande Av likabehandlingsprincipen följer att alla leverantörer ska behandlas lika. Detta innebär att alla ges lika förutsättningar. Ett exempel är att alla måste få samma information, vid samma tillfälle. Av principen om icke-diskriminering följer att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer, främst på grund av nationalitet eller geografiskt läge. 1

2 Principen om öppenhet innebär att upphandlingsprocessen ska vara förutsägbar. För att anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar för anbudsgivning måste förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. Vid utvärdering får inga andra hänsyn eller kriterier beaktas än de som klart framgår av förfrågningsunderlaget. Av proportionalitetsprincipen följer att kvalifikationskraven och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Kraven får inte vara mer ingripande än vad som behövs för att uppnå målet. Principen om ömsesidigt erkännande innebär bland annat att intyg och certifikat som utfärdats av behöriga myndigheter i något medlemsland måste godtas i de övriga medlemsländerna. 1.1 Tröskelvärden Europeiska kommissionen publicerar vartannat år nya tröskelvärden för utannonsering av offentliga upphandlingar. Beloppen fastställs i euro och för de länder som inte har infört euro räknas beloppen om till nationell valuta. Tröskelvärdena styr vilken upphandlingsform som ska användas. Tröskelvärdena i riktlinjerna justeras löpande enligt vid var tid gällande regler. Klassiska sektorn: För varor och tjänster För bygg - och anläggningsentreprenader: EUR ( SEK) EUR ( SEK) Försörjningssektorn (områdena vatten, energi, transporter och posttjänster): För varor och tjänster EUR ( SEK) För bygg - och anläggningsentreprenader: EUR ( SEK) 1.2 Beloppsgränser för direktupphandling Gränsen för direktupphandling är i svensk lag om offentlig upphandling fastställd till 15 procent av EU:s tröskelvärden. Beloppsgränserna i riktlinjerna justeras löpande enligt vid var tid gällande regler. Klassiska sektorn: För varor, tjänster och byggentreprenader Försörjningssektorn: För varor, tjänster och byggentreprenader SEK SEK 2

3 2. Ansvar, funktioner och roller 2.1 Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige i Eslövs kommun fastställer Eslövs kommuns inköps- och upphandlingspolicy. Kommunstyrelsen beslutar om riktlinjer för kommunens inköps- och upphandlingsarbete. Exempel på sådana riktlinjer är denna riktlinje för upphandling Inköps- och upphandlingsfunktionen Eslövs kommun har en central inköps- och upphandlingsfunktion på kommunledningskontoret som är underställd kommunstyrelsen. Inköps- och upphandlingsfunktionen ansvarar för kommunens övergripande upphandlingar och ramavtal. Upphandlingarna sker i samarbete med förvaltningarna och gäller dels upphandlingar som endast omfattar Eslövs kommun dels upphandlingar och ramavtal som sker i samverkan med externa samverkansparter. Exempel på samverkansparter är Lunds kommun, Kommunförbundet Skåne, SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) och Statens Inköpscentral/Kammarkollegiet. Vidare bistår inköps- och upphandlingsfunktionen kommunens förvaltningar i genomförandet av förvaltningsspecifika upphandlingar. Inköps- och upphandlingsfunktionen ansvarar för: att vara kommunens allmänna expertfunktion på upphandling att genomföra kommunövergripande upphandlingar och förvalta ramavtalen att vara rådgivare och stöd vid förvaltningsspecifika upphandlingar och svara för upphandlingskompetens, formalia, annonsering och handläggning att upprätta en plan över kommunövergripande och förvaltningsspecifika upphandlingar att leda kommunens interna inköps- och upphandlarnätverk med ansvariga kontaktpersoner från varje förvaltning och bolag att vara kommunens kontakt i inköps- och upphandlingsfrågor med externa samverkansparter att samordna upphandlingar och ramavtal i samverkan med externa parter att förvalta, följa upp, förlänga och säga upp centrala ramavtal att informera och utbilda förvaltningarnas direktupphandlare och beställare att tillse att kommunens ramavtal finns tillgängliga på kommunens hemsida och intranät att verka för att flera leverantörer vill och kan delta i upphandlingar att två gånger per år följa upp kommunens upphandlingsverksamhet och avrapportera till kommunstyrelsen att upprätta rutinbeskrivningar för upphandlingsprocessen att tillhandahålla mallar för att förenkla och kvalitetssäkra upphandlingsförfarandet 3

4 2.2 Nämnderna och de kommunala bolagen Nämnderna och de kommunala bolagen vid Eslövs kommun ansvarar för att inköps- och upphandlingsorganisationen inom respektive förvaltning är organiserad på ett effektivt sätt så att gällande lagar och regler kan följas. Nämnderna och bolagen ska upprätta rutiner som säkerställer att inköps- och upphandlingspolicyn samt riktlinjerna efterlevs Förvaltningarnas ansvar Förvaltningarna har ett odelat ansvar för verksamheten inkluderat inköp av externa varor, tjänster och entreprenader. Av detta följer att förvaltningarna svarar för: att förvaltingsspecifika upphandlingar genomförs att all upphandling sker i samverkan med inköps- och upphandlingsfunktionen på kommunledningskontoret att i god tid planera upphandlingarna och beställa uppdragen hos kommunledningskontorets inköps- och upphandlingsfunktion att budgeterade medel finns att införskaffa upphandlingsobjektet att aktivt delta i kommunens interna nätverk för inköps- och upphandlingsfrågor och samverka till godo för hela kommunen att utse en ansvarig projektledare för aktuell upphandling för samordning av referensgruppen, upprättande av tidplan och kravspecifikationer samt genomförandet av marknadsundersökningar att avtalen förvaltas samt förlängs eller sägs upp att regelbundet följa upp avtalen samt att kontrollera att leverantörer/entreprenörer efterlever kraven i upphandlingen och avtalet Kontaktpersoner Varje förvaltning och bolag ska utse en kontaktperson i inköps- och upphandlingsfrågor som representerar respektive förvaltning/bolag i kommunens interna nätverk för inköp och upphandling. Kontaktpersonen ska verka för en välfungerande samordning mellan egen förvaltning och inköps- och upphandlingsfunktionen. När upphandlingarnas referensgrupper bildas ska kontaktpersonen stödja upphandlingsfunktionen med namn på lämpliga personer som deltar i utformningen av underlag och kravspecifikationer och tillvaratar kommunens intressen i upphandlingsprocessen Referenspersoner I varje upphandling krävs sakkunnig kompetens så att rätt krav ställs på det som ska upphandlas och verksamheternas behov tillgodoses. Denna kompetens innehar personalen i de verksamheter som kommer att avropa de upphandlade varorna eller tjänsterna. Referenspersonerna bör ha ett kommunövergripande synsätt då de ska 4

5 representera inte endast sin egen verksamhet utan samtliga verksamheter i kommunen som berörs av avtalet. Förvaltningarna ansvarar för att bistå med referenspersoner från verksamheterna i de olika upphandlingsprojekten. 2.3 Roller inom kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet All upphandling ska utföras professionellt med hög kompetens och god trovärdighet. Vid inköp ska ingångna ramavtal följas. Bristfälliga upphandlingar och bristande avtalstrohet kan medföra skadeståndsanspråk riktade mot kommunen, respektive nämnd eller bolag. Före alla upphandlingar och inköp ska noggranna efterforskningar ske för att kontrollera om det finns ramavtal som kan användas Certifierade/diplomerade upphandlare Alla som genomför upphandlingar ska ha genomgått grundutbildning för certifierade/diplomerade upphandlare eller motsvarande samt fortlöpande utföra upphandlingsarbeten och kontinuerligt fortbildas inom upphandlingsområdet för att behålla och utveckla kompetensen Direktupphandlare Alla som genomför direktupphandling under beloppsgränsen för direktupphandling ska ha genomgått kommunens interna utbildning för direktupphandlare samt fortlöpande hålla sig informerade om kommunens aktuella ramavtal och i förekommande fall förvaltningens egna avtal. Av respektive nämnds/bolags delegationsordning följer vem som har behörighet att genomföra direktupphandlingar. Varje förvaltning kan utse annan personal som har behörighet att handlägga direktupphandlingar men beslutet om anskaffning och tilldelning följer delegationsordningen. Direktupphandling ska ske i samverkan med inköps- och upphandlingsfunktionen på kommunledningskontoret. Se Riktlinjer för direktupphandling i Eslövs kommun Beställare Alla beställare ska ha genomgått kommunens interna beställarutbildning samt fortlöpande hålla sig informerade om kommunens aktuella ramavtal och i förekommande fall förvaltningens egna avtal. Varje förvaltning utser behöriga inom verksamheternas enheter som får göra beställningar från ramavtal samt ansvarar för att beställarna har den kompetens som krävs. Beställaren ska kontinuerligt och rutinerat utföra beställningar i det dagliga arbetet. Beställaren ska också samordna och praktiskt genomföra enhetens beställningar. Enheten ska organisera beställningsarbetet så att en och samma personal, med utsedda ersättare, ansvarar för beställningar, för att säkerställa avtalstrohet och anskaffning av varor och tjänster med rätt kvalitet till rätt avtalspriser. Budgetansvarig kvitterar ut personliga idnummer till lämpliga beställare och har huvudansvaret för att ramavtalen följs. Beställare ansvarar fullt ut för de beställningar som görs genom detta idnummer. 5

6 3. Affärsmässighet, förhållningssätt och etik 3.1 Strategisk upphandling I upphandlingsarbetet ska verksamhetens behov och mål vara styrande. För att uppnå önskat resultat måste processen omfatta behovs- och marknadsanalys, strategi, upphandling, avrop samt uppföljning. Upphandling ska präglas av ett totalkostnadstänkande. Med totalkostnadstänkande avses att samtliga kostnader som är förenliga med varan, tjänsten eller entreprenaden beaktas. Pris, kvalitet, miljö och sociala/etiska villkor ska vara aktiva instrument i upphandlingsarbetet och tillämpas i proportionerlig omfattning. Upphandling ska användas för att främja angelägna samhällsmål som en god miljö, bra anställningsvillkor, minskad ekonomisk brottslighet samt ta sociala hänsyn inom ramen för gällande lagstiftning. I nya direktiv, antagna av EU-kommissionen i januari 2014, utökas möjligheterna att ställa strategiska krav för att uppnå samhälleliga mål. EU-direktiven ska implementeras i svensk lag senast våren Konkurrens En ambition med kommunens upphandlingar är att små och medelstora företag ska ha möjlighet att delta som leverantörer. Dessa företag kan ha fördelar som kommunen ska försöka ta till vara Delat anbud I varje upphandling ska möjligheten att tillåta delanbud prövas. En upphandling kan till exempel delas upp i geografiska områden eller varugruppsområden. Prövningen ska ske utifrån ett affärsmässigt perspektiv och med utgångspunkt från rimlig uppdelning utifrån kommunens eventuella merkostnad för att arbeta med flera leverantörer inom närliggande avtalsområden. 3.3 Ekonomiska krav på leverantören Ekonomisk brottslighet - uteslutande av leverantör Det är angeläget att Eslövs kommun bidrar till en sund konkurrens på lika villkor. Om det offentliga kan säkerställa att genom den offentliga upphandlingen inte gynna svart arbete stängs en viktig inkomstkälla för den organiserade brottsligheten. Enligt lagen om offentlig upphandling ska leverantörer uteslutas om de är dömda för brott i organiserad brottlighet, bedrägeri, penningtvätt m m. Leverantörer som har skulder i form av skatter och avgifter till det allmänna får uteslutas. 6

7 3.3.2 Kvalificeringskrav I Eslövs kommun ska betalning av skatt och samhälleliga avgifter vara ett kvalificeringskrav på leverantörer vid upphandling. Det innebär att de leverantörer som inte uppfyller detta krav inte får delta i anbudsutvärderingen. Samtliga förvaltningsekonomer har licens till kreditupplysningstjänster för en första kontroll. Härutöver har Eslövs kommun ett samarbete med Skatteverket angående kontroll av leverantörers skatter, avgifter och skulder. Även underleverantörer och underentreprenörer bakåt i flera led ska anges i anbudet och kontrolleras av den upphandlande myndigheten. Byte av underleverantörer ska meddelas och godkännas av myndigheten. Betalning ska, efter godkänd leverans och godkänd faktura, ske även till bolag under konkursförvaltning om så är påkallat Mutor och bestickning Mutor är förbjudet enligt lag. Eventuella försök till muta, så kallad bestickning, ska anmälas. En upphandlingsprocess får inte misstänkliggöras utifrån att ovidkommande hänsyn tas. Se även Eslövs kommuns Riktlinjer för mutor och andra otillbörliga förmåner. 3.4 Sociala och etiska hänsyn Det finns lagligt utrymme, i såväl EU:s upphandlingsdirektiv som i lagen om offentlig upphandling (LOU) att ta sociala hänsyn, bland annat genom användande av sociala klausuler. Sociala och etiska hänsyn kan beaktas vid offentlig upphandling i första hand i samband med utförandet av kontraktet i form av en antidiskrimineringsklausul eller tillkommande kontraktsvillkor. Detta innebär att leverantören ska uppfylla kraven först under kontraktsperioden men redan i sitt anbud måste godkänna kraven för att anbudet inte ska förkastas. Förutsättningen är att kraven stämmer överens med unionsrätten och inte diskriminerar anbudsgivare från andra medlemstater Vita Jobb-modellen Vita Jobb-modellen innebär att säkerställa att anlitade leverantörer erbjuder sina anställda kollektivavtalsenliga villkor. Det är inte förenligt med unionsrätten att ställa krav på en viss märkning eller en viss modell. Däremot kan de kriterier och villkor som märkningen eller modellen innehåller ställas som krav såvida de inte strider mot unionsrätten. Enligt beslut av kommunfullmäktige i Eslövs kommun ska riktlinjerna för upphandling utvecklas enligt Vita Jobb-modellen där dessa är förenliga med unionsrätten. I Eslövs kommun ska krav enligt Vita Jobb-modellen ställas i form av Särskilda kontraktsvillkor i en bilaga. Det betyder att anbudsgivaren måste godkänna villkoren och följa dem då avtalet träder i kraft och därefter under hela kontraktsperioden. Den förvaltning som upphandlar ansvarar för kontroll av att entreprenören lever upp till kontraktsvillkoren. Dessa kontroller kan köpas från utomstående konsult med kompetens inom området. 7

8 Det krävs att leverantörer, entreprenörer och kommunernas personal får information om vad Vita Jobb-modellen innebär. Erfarenheterna i kommunerna av att ställa dessa krav är begränsad och har oftast använts i försöksprojekt. I de nya EU-direktiv som ska implementeras i svensk lag 2016 finns utökade möjligheter att ställa sociala krav liknande kraven i Vita Jobb-modellen. Eslövs kommun ska under 2015 i minst två bygg- och anläggningsentreprenadupphandlingar ställa krav enligt Vita Jobb-modellen vilka inte strider mot unionsrätten. Därefter utvärderas resultatet så att riktlinjerna kan utvecklas i takt med ny lagstiftning Djurskyddskrav Eslövs kommun anser att det är viktigt att visa ansvar för djuromsorg. Man kan, när upphandlingsprocessen är klar, vid avtalsstart göra en genomgång av djurskyddskraven på offererat sortiment tillsammans med vald leverantör och köpa in dessa produkter. 3.5 Miljö Offentlig upphandling inom Eslövs kommun ska användas för att främja en god miljö. Det ska i alla upphandlingar göras en bedömning av om det är lämpligt att ställa miljökrav och vilka krav som i så fall är aktuella Miljöstyrningsrådets krav När miljökrav upprättas och utvärderas ska i första hand nationella modeller för miljökrav användas. Vid beslut om antagande av denna riktlinje gäller detta i första hand Miljöstyrningsrådets mallar för upphandlingskriterier Eslövs kommun lokala miljömål Även lokala miljökrav ska ställas där sådana finns. För nedanstående områden finns detaljerade lokala miljömål och anvisningar vid upphandling och inköp, antagna av kommunfullmäktige i Eslövs kommun. Drivmedel Elenergi Fordon Kemikalier Resor Uppvärmning Detaljerade mål finns i Lokala miljömål för Eslövs kommun samt i kommunens Energi- och klimatplan, antagna av kommunfullmäktige. 3.6 Kontroll av ställda krav Krav ställda vid upphandling ska följas upp och kontrolleras kontinuerligt under kontraktsperioden. Om myndigheten inte kan visa att den har ett kontrollorgan för uppföljning av kraven får dessa krav inte ställas i upphandlingen. Tredjepartskontroller får köpas in från godkända externa kontrollorgan. 8