Riktlinje för upphandling

Transkript

1 Riktlinje för upphandling Enligt Lunds kommuns inköps- och upphandlingspolicy beslutar kommunstyrelsen om riktlinjer för kommunens inköps- och upphandlingsarbete. Denna riktlinje gäller utförandet av offentlig upphandling. Riktlinjen anger vilket förhållningssätt och vilka arbetsmetoder som ska gälla då offentliga upphandlingar genomförs i kommunen. Förhållningssätt och Etik I upphandlingsarbetet skall verksamhetens behov och mål vara styrande. Upphandling skall präglas av ett totalkostnadstänkande. Upphandlingen skall användas för att främja angelägna samhällsmål som en god miljö, bra anställningsvillkor, minskad ekonomisk brottslighet samt ta sociala hänsyn inom ramen för gällande lagstiftning. Enligt Riktlinjen för samhälleliga mål ska det vid all upphandling bedömas om det föreligger risk för brott mot grundläggande arbetsvillkor och mänskliga rättigheter i produktionskedjan för upphandlingens föremål. Läs mer hur du gör detta i Rutin för att ställa och följa upp etiska krav i Lunds kommuns upphandlingar. Mutor är förbjudet enligt lag och ska naturligtvis inte förekomma inom någon verksamhet i Lunds kommun. Eventuella försök till muta skall anmälas. En upphandlingsprocess får inte misstänkliggöras utifrån att ovidkommande hänsyn tas. Därför är det viktigt att kommunen avstår även från mindre gåvor från leverantörer, även då dessa inte räknas som muta. Resor, luncher med mera betalar kommunen själv. Gåvor från leverantörer, oavsett värde, avstår Lunds kommun från att ta emot. Verksamhetens mål och behov vara styrande i upphandlingar Ett totalkostnadstänkande användas Alla leverantörer vilka tecknar avtal med Lunds kommun underteckna kommunens Uppförandekod Eventuella försök till muta anmälas Gåvor från leverantörer ej tas emot Kompetens Respektive nämnd och styrelse är ansvarig för att den personal vilken utför offentliga upphandlingar i rollen som ansvarig upphandlare har god kunskap i såväl upphandlingsjuridik som upphandlingsmetodik. Denna kunskap kan förvärvas genom att personen aktivt och löpande arbetar som ansvarig upphandlare eller genom en lämplig upphandlingsutbildning För att behålla och utveckla kompetensen hos den ansvarige upphandlaren är det viktigt att den ansvarige upphandlaren löpande genomför upphandlingar. En ansvarig upphandlare ha god kunskap inom såväl upphandlingsjuridik som upphandlingsmetodik En ansvarig upphandlare ha en möjlighet att löpande genomföra upphandlingar för att på det sättet kunna behålla kompetensen

2 Konkurrens En ambition med kommunens upphandlingar är att små och medelstora företag ska ha möjlighet att delta som leverantörer. Dessa företag kan ha fördelar som kommunen ska försöka ta till vara. I varje upphandling ska möjligheten att tillåta delanbud prövas. Prövningen ska ske utifrån ett affärsmässigt perspektiv och med utgångspunkt från rimlig uppdelning utifrån kommunens eventuella merkostnad för att arbeta med flera leverantörer på närliggande avtalsområden. Åtskilliga förenklingsåtgärder nedan har ett småföretagareperspektiv. För att tydliggöra vilka åtgärder detta är och vikten av att dessa följs markeras dessa åtgärder nedan med [småföretagarperspektiv]. Det i varje upphandling prövas om det ska vara tillåtet med delanbud. Miljö Offentlig upphandling inom Lunds kommun ska användas för att främja exempelvis en god miljö. Det ska i alla upphandlingar göras en bedömning av om det är lämpligt att ställa miljökrav och vilka krav som i så fall är aktuella. När miljökrav upprättas och utvärderas ska i första hand nationella modeller för miljökrav användas. Vid beslut om antagande av denna riktlinje gäller det i första hand Miljöstyrningsrådets mallar för upphandlingskriterier. Vid användande av nationella modeller bör det kontrolleras om dessa ska anpassas efter lokala och regionala förhållanden Miljöfrågan beaktas i alla upphandlingar Nationella modeller för miljökrav användas då dessa finns Djurskyddskrav Lunds kommun anser att det är viktigt att visa ansvar för djuromsorg. Man kan, när upphandlingsprocessen är klar, vid avtalsstart göra en genomgång av djurskyddskraven på offererat sortiment tillsammans med vald leverantör. Kraven och efterlevnaden av dessa bör följas upp kontinuerligt under hela avtalsperioden. djurskyddskraven beaktas och följs upp alla i upphandlingsavtal när det är relevant Upphandlingsprocessen Förfrågningsunderlag En förutsättning för en god konkurrens är att varje förfrågningsunderlag anpassas efter det som upphandlas och de anbudsgivare som förväntas lämna anbud. En stor byggentreprenad där vi kan förvänta oss anbud från stora nationella företag är inte detsamma som en liten entreprenad där vi kan förvänta oss anbud från lokala ensamföretagare. Ett alltför enkelt eller ett alltför komplicerat förfrågningsunderlag riskerar att leda till att vi missar i kvalitet eller konkurrens. Det är den ansvarige upphandlarens ansvar att anpassa förfrågningsunderlaget till den aktuella situationen. Det är nödvändigt att den ansvarige upphandlaren väljer en utformning av förfrågningsunderlag och upphandlingsmetoder som är anpassade för den unika upphandlingen.

3 I ett förfrågningsunderlag ska den ansvarige upphandlaren efterfråga all dokumentation från anbudsgivaren som är nödvändig för att genomföra upphandlingen men aldrig mer dokumentation än så. Det är möjligt att kräva att dokumentationen ska finnas och kunna skickas in på anmodan av den upphandlande myndigheten, det minskar risken för att anbud tvingas förkastas på grund av formella brister. I LOU anges det numera att det är den upphandlande myndigheten som ska kontrollera att skatter och socialavgifter betalats. Det är en stor fördel om det används ett kreditvärderingsföretag för denna kontroll, det är ett snabbt sätt att kontrollera företagen och därtill ges en värdering av företagets ekonomiska stabilitet och kreditvärdighet. Upphandlingsenheten använder Creditsafe som kreditvärderingsföretag. förfrågningsunderlag och utvärderingsmetod anpassas efter den aktuella upphandlingen (Småföretagarperspektiv) det aldrig krävas att intyg och bevis som inte är helt nödvändiga bifogas anbuden (Småföretagarperspektiv) den ansvarige upphandlaren kontrollera att skatter och socialavgifter betalas (Småföretagarperspektiv) Inom Lunds kommun bör: ett kreditvärderingsföretag användas för kontroll av om skatter och socialavgifter betalas samt om företaget är kreditvärdigt Annons Upphandlingsannonser publiceras via annonsföretaget OPIC. Annonsen skall publiceras via en inloggning som är unik för den aktuella enheten eller personen inom Lunds kommun. Detta för att annonsen skall knytas till rätt enhet/person inom kommunen. Genom att samtliga annonser publiceras via OPIC kommer också samtliga pågående upphandlingar att speglas på Lunds kommuns hemsida. Detta är viktigt för den lokala konkurrensen. alla upphandlingsannonser publiceras via annonseringstjänsten hos företaget OPIC (Småföretagarperspektiv) Kommunikation En elektronisk kommunikation mellan Lunds kommun och leverantörer är mer effektiv och tidsbesparande än en traditionell skriftlig kommunikation. Det pågår ett arbete såväl nationellt som inom Lunds kommun mot en effektiv e-förvaltning. Med små medel kan kommunikation ske elektroniskt avseende distribution av förfrågningsunderlag, utskick av frågor och svar under anbudstiden, komplettering av förfrågningsunderlag under anbudstiden samt distribution av tilldelningsbesked. Såväl företagen Allego som OPIC tillhandahåller enkla webbaserade verktyg för denna kommunikation, fler verktyg kan finnas. Då annonser ska ske via OPIC finns ett stort värde att använda detta företags tjänst även i denna del. Med hjälp av ett upphandlingssystem kan anbud tas in elektroniskt och avtal kommuniceras och signeras elektroniskt, utöver övrig kommunikation under hela upphandlingsprocessen. Upphandlingsenheten använder TendSign som upphandlingssystem för detta syfte.

4 kommunikation ske elektroniskt avseende distribution av förfrågningsunderlag, utskick av frågor och svar under anbudstiden, komplettering av förfrågningsunderlag under anbudstiden samt distribution av tilldelningsbesked (Småföretagarperspektiv) Inom Lunds kommun bör anbud tas in elektroniskt samt avtal kommuniceras och signeras elektroniskt (Småföretagarperspektiv) Utvärdering För att en upphandling skall vara trovärdig måste utvärderingsmetoden vara logisk och konsekvent. Det är också viktigt att den är förutsägbar såväl för den upphandlande myndigheten som för anbudsgivaren. En omfattande kritik har riktats mot utvärderingsmetoder som jämför anbuden mot varandra, framförallt avseende pris. En vanlig metod, som innehåller detta fel, är att anbudet med lägst pris ges högsta betyg och övriga anbud får betyg efter hur anbudens pris förhåller sig mot lägsta pris. Detta får som konsekvens att betygen påverkas av vilka anbud som lämnas in, ett visst anbud får olika betyg beroende på vilka andra anbud som lämnats in. Det är en ologisk och inkonsekvent utvärderingsmetod som därtill är oförutsägbar för såväl den upphandlande myndigheten som leverantören. En grundförutsättning för en bra utvärderingsmetod är att ett visst värde i anbudet alltid ges samma betyg oavsett vilka övriga anbud som lämnas in. Detta har bland annat uppmärksammats i flera forskningsrapporter utgivna av Konkurrensverket (rapport 2004:1, 2009:12). Det saknas skäl att i en riktlinje välja en enda utvärderingsmetod som ska vara den enda utvärderingsmetod som får användas i Lunds kommun. Det finns ett värde i att ha möjlighet att välja olika utvärderingsmetoder i olika upphandlingar. Huvudsaken är att den valda metoden är logisk, konsekvent och förutsägbar. Ett visst värde i ett anbud ska alltid få samma betyg oavsett vilka andra anbud som lämnas in. utvärderingsmetoder vilka jämför anbud med varandra i syfte att bestämma ett betyg inte användas utvärderingsmetoder vara logiska, konsekventa och förutsägbara. Ett visst värde i ett anbud ska alltid få ett visst betyg oavsett vilka andra anbud som lämnats in Beslut Ett tydligt beslut med en motivering som anger skälen för tilldelningsbeslutet är nödvändigt för att leverantörerna ska få förtroende för upphandlingsprocessen. Ett förtroende för processen minskar risken för överprövningar och leder till att leverantörens vilja att delta i kommande upphandlingar ökar. Tilldelningsbeslutet tydligt motivera skälen för tilldelningsbeslutet Utöver själva dokumentationen finns ett stort behov av att ha ordning på vilka avtal som avdelningen tecknat, vilka leverantörerna är, vilka kontaktpersoner man har och dessa personers kontaktuppgifter, vilka avtalstider avtalen har, vid vilka tidpunkter eventuella beslut om förlängningar eller uppsägningar ska fattas med mera. En avdelning som har något tiotal avtal eller fler har ett behov av ett system för hanteringen av denna information. Listor i kalkylprogram eller ordbehandlingsprogram ger inte den säkerhet och kontroll som det finns behov av.

5 Avtal Upphandlingar leder till många avtal, avtalen har en varaktighet från några få månader till åtskilliga år. Det finns ett behov av att ha kontroll över såväl pågående som avslutade avtal. Vad gäller avtalsdokumentationen finns ett behov av att ha ordning på såväl pappersdokument som elektroniska dokument. Den största risken med dålig kontroll på vilka avtal avdelningen har är att avdelningen missar att bevaka en förlängning eller uppsägning av avtalet. Detta kan få till följd att avtal saknas på ett område där det finns behov av avtal eller att ett avtal automatiskt blir förlängt trots att behov av avtalet saknas. Båda dessa alternativ kan leda till stora kostnader för avdelningen. För att säkerställa en god ordning på gällande och tidigare gällande avtal krävs ett gott IT-stöd där grundläggande avtalsinformation kan registreras och som exempelvis kan bevaka när avtal går ut eller ska förlängas. Upphandlingsenheten använder ett IT-stöd vilket heter TendSign, detta IT-stöd har ett behörighetssystem som möjliggör för många enheter att används systemet utan risk för sekretessproblem. Systemet är särskilt framtaget för att hantera avtal för upphandlingsorganisationer med många avdelningar och många avtal. Enheter/avdelningar med många avtal registrera och hantera sina avtal i ett databasbaserat IT-stöd Det databaserade IT-stödet för avtalsregistrering vara Tendsign om avdelningen inte valt ett annat för ändamålet lämpligt system Avtalsvård En väl genomförd upphandling och ett bra avtal kan vara av litet värde om avtalet inte nyttjas eller uppfylls på avsett sätt. Avtalsvården är mycket viktig för ett bra slutresultat. I avtalsvården ingår dialog med såväl med användare av avtalet på Lunds kommun som med leverantören. verksamheten organiseras så att tid för en god avtalsvård kan avsättas för den avtalsansvarige beställarutbildning skall erbjudas kommunens beställare genom upphandlingsenhetens försorg