Förfrågningsunderlag Upphandling av Tryckning av Sveriges Televisions och Sveriges Radios Julkalender. Inbjudan & Administrativa förutsättningar

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandling av Tryckning av Sveriges Televisions och Sveriges Radios Julkalender SVT Inköp, FFU 2011/43 Inbjudan & Administrativa förutsättningar 1 (9)

2 1 Innehållsförteckning 1 Innehållsförteckning Inbjudan Allmänt om SVT Om SVT Upphandlande enhet Bakgrund Föremål för upphandlingen Tryckning och distribution av julkalender Kortfattad tidplan för uppdraget: Allmänt Helt eller delat anbud? Annonsering Upphandlingsform Tidplan Administrativa föreskrifter Inlämning av anbud, formkrav Frågor och information under anbudstiden Information om TendSign Förtydliganden och kompletteringar av anbud SVT och offentlighetsprincipen Uteslutning av anbudsgivare Kvalifikationskrav (krav på anbudsgivaren) Kravspecifikation (krav på produkten/tjänsten) Skall- och börkrav Kommersiella villkor m.m Utvärdering av anbud och grund för tilldelning av kontrakt Svarsformulär för upphandlingen Övrigt... 8 Bilagor: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Trycksaksbeskrivning och kravspecifikation Svarsformulär Referensformulär Avtalsutkast 2 (9)

3 2 Inbjudan Sveriges Television AB (SVT) inbjuder härmed leverantörer att inkomma med anbud i upphandlingen gällande Tryckning och viss distribution av Sveriges Televisions och Sveriges Radios Julkalender. 3 Allmänt om SVT 3.1 Om SVT SVT är ett public serviceföretag finansierat av anslagsmedel. SVT finns på 27 orter med TV-hus eller redaktioner över hela Sverige, dock är mycket av verksamheten förlagd i Stockholm. Företaget har cirka 2000 fastanställda medarbetare och ca 500 visstidsanställda på ett år. SVT ska finnas i och spegla verkligheten från hela landet. Det betyder också att SVT är till för alla. Oavsett ålder, kön, bakgrund, intressen eller geografisk hemvist är alla tittare lika viktiga för oss. SVT:s värdeord är Publiken främst, Oberoende och angelägen, Valuta för pengarna och Mod och kreativitet. För mer information om SVT: svt.se/omsvt 4 Upphandlande enhet Sveriges Television AB, organisationsnummer , genom SVT Inköp, Stockholm. Handläggare och övergripande kontaktperson för denna upphandling är: Jonas Lundin, SVT Inköp Tfn: E-post: jonas.lundin@svt.se Uppdragsgivare för denna upphandling är SVT Försäljning och kontaktperson är Linda Strid. 5 Bakgrund Under december månad varje år sänder Sveriges Television och Sveriges Radio julkalendern i TV respektive radio. Av tradition sedan många år producerar Sveriges Television och Sveriges Radio en papperskalender som säljs till konsument. SVT söker efter en leverantör som har bred och god erfarenhet av att trycka och distribuera julkalendrar motsvarande det uppdrag som SVT har i denna upphandling. 6 Föremål för upphandlingen 6.1 Tryckning och distribution av julkalender Upphandlingen omfattar tryck och distribution av 2012 års julkalender. Upplagan för 2011 års julkalender uppgår till ca exemplar. Julkalenderns utseende, format och egenskaper etc. bestäms av SVT. Trycksaksbeskrivning och förutsättningar för arbetet redovisas i Bilaga 1, Trycksaksbeskrivning och kravspecifikation. Julkalendrarna skall vara tryckta och färdiga för distribution ut till slutkund senast under mitten på september Samtliga julkalendrar skall paketeras och färdigställas enligt ställda krav samt 3 (9)

4 distribueras till slutkunderna runt omkring i Sverige. De exakta leveransadresserna meddelas avtalad leverantör i samband med avtalets ikraftträdande. I arbetet ingår att utföra följande delar i enlighet med trycksaksbeskrivning och kravspecifikation: - Reproarbete, - Tryckning av julkalendern, - Efterbearbetning av julkalendern, - Tryckning av förpackning i wellpapp för julkalendern, - Efterbearbetning av förpackning i wellpapp för julkalendern, - Ta emot beställningar från av SVT anvisad distributör och paketera julkalendrarna enligt deras önskemål och behov (paketeras om 25, 75 eller 150 st/förpackning), - Paketering av julkalendern i wellpappsförpackningar (paketeras om 25, 75 eller 150 st/förpackning), samt streamer och informationsblad, - Distribution och leverans till slutkund (grossister, återförsäljare samt motsvarande), - ca 50 olika leveransadresser i Sverige Kortfattad tidplan för uppdraget: Repro för trycksakerna ska vara klart vecka 25 (år 2012) Intag av julkalendern vecka 33 (år 2012) Leverans ut till slutkund vecka 38 (år 2012) Löpande leveranser till slutkunder hösten Allmänt SVT avser att teckna avtal med en (1) leverantör för denna upphandling. Avtalet som kommer att tecknas för denna upphandling skall gälla under 24 månader räknat från undertecknandet, d.v.s. avtalet gäller tryckning och distribution av 2012 och 2013 års julkalender. Dessutom finns det optionsklausul om att SVT har rätten att förlänga avtalet så att det även omfattar kommande uppdrag gällande tryckning och leverans av julkalendrar t.o.m I det fall en anbudsgivare inte ensam kan erbjuda samtliga delar som efterfrågas i någon av upphandlingarna accepteras en eller flera underleverantörer. Dock måste en huvudansvarig anbudsgivare utses redan i anbudet. SVT tecknar inte avtal med underleverantörer. 6.3 Helt eller delat anbud? Anbudet skall omfatta hela det efterfrågade behovet. 7 Annonsering SVT har annonserat denna upphandling på Visma Opic ( Annonsen är publicerad Upphandlingsform Upphandlingen genomförs med öppet förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 4 (9)

5 9 Tidplan För upphandlingen gäller följande tidplan: Annonsering Sista dag att ställa frågor Sista dag för lämnande av anbud Tilldelningsbeslut preliminärt vecka Avtalstecknande preliminärt vecka Civilrättsligt kontrakt kan upprättas tidigast 10 dagar (avtalsspärr) efter meddelande av tilldelningsbeslut. 10 Administrativa föreskrifter 10.1 Inlämning av anbud, formkrav SVT använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet Visma TendSign. Därför accepteras endast elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet TendSign i denna upphandling. För att delta i upphandlingen skall anbudsgivare senast inkomma med anbud till SVT enligt följande: - Anbud och svarsformulär skall lämnas i sin helhet via TendSign i elektroniskt format Anbud skall vara skrivet på svenska. Anbud skall vara bindande t.o.m Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren Frågor och information under anbudstiden Alla handlingar och all övrig information i denna upphandling distribueras elektroniskt via upphandlingssystemet Visma TendSign via den länk som framgår av upphandlingsannonsen. Den som inte har tillgång till länken i upphandlingsannonsen kan även gå in på denna länk ( och därefter söka på Sveriges Television. Om förfrågningsunderlaget innehåller oklarheter av betydelse för att kunna lämna ett fullständigt anbud bör SVT omgående skriftligen kontaktas för klargörande. SVT besvarar gärna frågor gällande förfrågningsunderlaget. Frågor under anbudstiden ska ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign. SVT besvarar frågor via samma funktion. Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under Frågor och svar. De som inte registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen. Svar lämnas enbart genom TendSign för att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information. Alla som har registrerat sig för att få tillgång till inbjudan kommer att få en avisering via e-post om att nya svar har kompletterats upphandlingen. 5 (9)

6 Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydlig i något avseende är det viktigt att SVT kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Sista dag att ställa frågor i denna upphandling är så att frågorna hinner besvaras i god tid. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit Information om TendSign Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda upphandlingssystemet Visma TendSign och att lämna anbud. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom en enkel registrering på Efter genomförd registrering får anbudsgivaren omedelbar tillgång till systemet. Vid frågor eller support kring hanteringen av systemet ska ni kontakta TendSign support på e-post tendsignsupport@visma.com eller på telefon Supporten har telefontid vardagar under normal arbetstid. Anbudsgivaren får genom TendSign: - tillkommande information - kontroll av att ställda frågor i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet av anbud Om anbudsgivare inte registrerar sig på utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan SVT inte garantera att all information om frågor och svar under anbudstiden kommer er till handa. Anbudsgivare ansvarar då själv för att kontrollera och hämta tillkomna upplysningar via TendSign Förtydliganden och kompletteringar av anbud Vid prövning och utvärdering av anbud kan SVT begära förtydliganden eller kompletteringar under förutsättning att det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Anbudsgivaren äger ingen motsvarande rätt att förtydliga eller komplettera sitt anbud, efter det att anbudstiden gått ut SVT och offentlighetsprincipen SVT är ett aktiebolag och inte en myndighet. Det innebär att handlingar hos SVT inte är allmänna eller offentliga. SVT har därför ingen skyldighet att enligt offentlighetsprincipen lämna ut handlingar. Detta gäller även i samband med upphandlingar. SVT har dock en informationsskyldighet enligt LOU gentemot leverantörer som deltar i upphandlingar. Det innebär att SVT i samband med tilldelningsbeslutet kommer att redogöra för grunderna till sitt beslut i en utvärderingspromemoria. Av denna kommer att framgå: antal inkomna anbud samt namn på anbudsgivarna resultat av kvalificering av samtliga anbudsgivare enligt ställda krav resultat av prövning av ställda skallkrav resultat av utvärdering enligt uppställda utvärderingskriterier redogörelse för eventuella rättelser, förtydliganden och kompletteringar vilken eller vilka anbudsgivare som SVT avser att tilldela avtal/kontrakt SVT kommer inte att lämna ut anbud eller annan dokumentation, men möjlighet kommer att finnas att ställa frågor om upphandlingen. 6 (9)

7 11 Uteslutning av anbudsgivare SVT skall utesluta anbudsgivare från deltagande i upphandlingen enligt 10 kap 1 LOU om anbudsgivaren, eller företrädare för denne, enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som omfattas av paragrafen. SVT kan komma att utesluta anbudsgivare från deltagande i upphandlingen enligt 10 kap 2 LOU om anbudsgivaren är föremål för några av de omständigheter som här uppräknas. 12 Kvalifikationskrav (krav på anbudsgivaren) Kvalifikationskraven anger de krav som ställs på en anbudsgivare i upphandlingen. Upplysningarna ska ge information om dennes juridiska, ekonomiska och finansiella ställning samt om dennes tekniska förmåga och kapacitet. Uppgifterna lämnas genom att fylla i Bilaga 2, Svarsformulär, samt bifoga efterfrågade intyg eller vad som i övrigt begärs av SVT. 13 Kravspecifikation (krav på produkten/tjänsten) Kravspecifikationen anger de krav som ställs på det som ska upphandlas. Uppgifterna ska ge information om den produkt eller tjänst som efterfrågas. Kraven på produkten eller tjänsten kan bestå både av skallkrav och börkrav. Krav på tryckning och distribution av Julkalendern för denna upphandling finns specificerade i Bilaga 1, Trycksaksbeskrivning och kravspecifikation samt i Bilaga 2, Svarsformulär. 14 Skall- och börkrav Kraven i upphandlingen är utformade som antingen skallkrav eller börkrav. Skallkrav måste ovillkorligen vara uppfyllda för att anbudet ska kunna utvärderas. Ett skallkrav som inte är uppfyllt diskvalificerar anbudet i sin helhet. Börkrav måste inte vara uppfyllda, men graden av uppfyllnad påverkar resultatet av utvärderingen. 15 Kommersiella villkor m.m Pris för julkalender, wellförpackning, skyltställ etc. skall anges i Bilaga 2, Svarsformulär. Priser får ej lämnas på annat sätt eller på annan plats än vad som angivits ovan. Lämnas priser på annat sätt eller på annan plats riskerar anbudsgivaren att anbudet i sin helhet förkastas. Avtalsvillkor i denna upphandling framgår av Bilaga 4, Avtalsutkast. Bilaga 1 och delar av Bilaga 2 kommer att utgöra en bilaga till avtalet i form av avtalad specifikation. Civilrättsligt bindande avtal förutsätter att skriftligt kontrakt undertecknas av båda parter. Kontrakt får undertecknas tidigast tio (10) dagar efter dagen för meddelande av tilldelningsbeslut (avtalsspärr). 16 Utvärdering av anbud och grund för tilldelning av kontrakt Grund för tilldelning av kontrakt i denna upphandling är ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. 7 (9)

8 Utvärdering av anbud sker i två steg. Det första steget omfattar en prövning av om anbudet omfattar alla skallkrav. Anbud som inte uppfyller samtliga skallkrav, eller är ofullständiga, kommer inte att utvärderas vidare. Därefter görs en utvärdering av kvarvarande anbud. Utvärderingen görs enligt utvärderingskriterierna nedan. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas enligt angivna utvärderingskriterier i figur nedan. Vid utvärdering av börkravsuppfyllnad kommer en skala 0-100% att användas, där 100% motsvarar full kravuppfyllnad och 0% ej till någon del uppfyllt krav. Kravuppfyllnad av pris beräknas genom att anbud med det lägsta anbudspriset ger 100% och övriga anbudspriser en kravuppfyllnad relativt lägsta pris. Nedan följer en grafiska övergripande viktningsmodell för upphandlingen. Samtliga variabler utom Pris utgörs av börkrav. Skallkrav viktas inte. Totalt 100% Erfarenhet och referenser 40% Genomförandet av uppdraget 30% Pris 30% Kvalitetsledningssystem 20% 9.1 Tid- och genomförandeplan 80% 17 Svarsformulär för upphandlingen Bilaga 2 och Bilaga 3 skall fyllas i och undertecknas av anbudsgivaren samt insändas med anbudet. SVT kommer att genomföra kvalificering av anbudsgivaren samt utvärdering och prövning av anbuden utifrån inkomna svar i svarsformuläret och därtill begärda uppgifter. I svarsformuläret efterfrågas den information och de bevis som krävs för bedömning av om kraven är uppfyllda. Observera att anbudsgivaren skall inkomma med svarsformulär i samma format som svarsformuläret är utformat i. 18 Övrigt SVT rekommenderar att anbudsgivaren noggrant stämmer av innehållet i sitt anbud med samtliga instruktioner och krav i detta dokument och i Bilaga 1 och Bilaga 2. Notera att såväl kvalificeringskrav som krav på föremålet för upphandlingen återfinns i Bilaga 1 och Bilaga 2. 8 (9)

9 I övrigt bör anbudsgivare särskilt beakta följande: Fullständiga svar Varje skallkrav måste besvaras fullständigt och vara uppfyllt. Där bevis till styrkande av kravens uppfyllnad efterfrågas måste sådant bifogas. Anbudet måste vara undertecknat Om anbudet inte är undertecknat av behörig företrädare är det inte giltigt. Anbud måste lämnas i tid Försenade anbud får inte beaktas, oberoende av anledningen till förseningen. Kommunikation Under upphandlingsprocessen är det inte tillåtet för SVT att diskutera underlag, anbud, utvärdering etc. med anbudsgivare eller andra på ett sådant sätt att någon anbudsgivare kan gynnas eller missgynnas. *** 9 (9)