Förfrågningsunderlag. Upphandling av banktjänster SRF 2012/1

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandling av banktjänster SRF 2012/1 1

2 Innehållsförteckning: 1 Inledning 3 2 Upphandlande enhet 3 3 Beskrivning av upphandlande enheter Om SRF och Linmen Om SVT Om SR Om UR 4 4 Bakgrund och syfte 5 5 Upphandlingens omfattning Tjänster Obligatoriska krav (skall-krav) Särskilda upphandlingsförutsättningar 6 6 Annonsering 6 7 Upphandlingsform 6 8 Tidplan 6 9 Anbudets utformning och innehåll Inlämning av anbud Reservationer Rättelse och förtydligande av anbud Fel! Bokmärket är inte definierat. 9.4 Övrigt 7 10 Frågor och information under anbudstiden Upplysningar under anbudstiden Förtydligande av förfrågningsunderlaget Förtydliganden och kompletteringar av anbud Muntlig presentation och anbudsgenomgång Ersättning för anbudsarbete 9 11 Offentlighet och sekretess 9 12 Tilldelningsmeddelande 9 13 Krav på anbudsgivaren - kvalificeringskrav Kravspecifikation Kommersiella krav Priser Avtalsvillkor Utvärdering av anbud Svarsformulär för upphandlingen 11 Bilaga 1 Kravspecifikation och svarsformulär Bilaga 2 Pris Bilaga 3 Avtalsvillkor Bilaga 4 Avropsavtal Bilaga 5 Sammanställning av viktning av bör-krav avseende tjänster Bilaga 6 Referensformulär Bilaga 7 Statistik 2

3 1 Inledning Sveriges Radio Förvaltnings AB (SRF) inbjuder härmed företag att lämna in anbud i upphandling gällande banktjänster. SRF har uppdraget att upphandla dessa tjänster för oss själva, Sveriges Radio AB (SR), Sveriges Television AB (SVT), Sveriges Utbildningsradio AB (UR) samt Linmen Fastighets AB(Linmen). I förfrågningsunderlaget benämns ovanstående bolag som Public Service-bolagen. (PS-bolagen) Namn och organisationsnummer: SRF SR SVT UR Linmen Upphandlande enhet Sveriges Radio Förvaltnings AB Oxenstiernsgatan Stockholm organisationsnummer Handläggare och kontaktperson för denna upphandling är: Helene Jarlheden på SRF. Uppdragsgivare för denna upphandling är PS-bolagen. 3 Beskrivning av upphandlande enheter Sedan 2007 samordnas PS-bolagens ekonomi- och löneadministration inom SRF med gemensam administration och gemensamma system. 3.1 Om SRF och Linmen SRF är ett kunskaps- och serviceföretag som ansvarar för gemensamma service- och stödfunktioner för de tre programbolagen SVT, SR och UR samt övriga företag inom public service-gruppen. SRF ägs av de tre programbolagen. SRF är även fastighetsägare i Stockholm och Umeå där SVT, SR och UR bedriver programverksamhet. SRF har en decentraliserad organisation som innebär att ansvariga chefer för de olika verksamheterna har ett delegerat ansvar för planering, genomförande och uppföljning av den egna verksamheten i enlighet med av styrelsen och VD fastställda mål, riktlinjer och budgetramar. Linmen Bolaget är ett helägt dotterbolag till SRF som äger den fastighet i Göteborg där SR och SVT bedriver sin verksamhet. 3

4 För mer information om SRF och Linmen, Om SVT SVT finansieras av avgiftsmedel. SVT är organiserat i tre divisioner och finns på 27 orter i landet. Företaget har cirka 2100 tillsvidareanställda och cirka 150 visstidsanställda. SVT är en demokratisk idé. Vårt uppdrag är fri television. Tillsammans med publiken skapar vi angelägen kunskap och engagerande upplevelser genom ett utbud i världsklass. För mer information om SVT, se Om SR Sveriges Radio bedriver radioverksamhet i enlighet med det av regeringen givna sändningstillståndet. Verksamheten finansieras av radio- och tv-avgifter som samlas in av RIKAB. Årets verksamhet har byggt på det sändningstillstånd som regeringen gett för perioden , samt de anslagsvillkor som förelagts företaget inför året. Sveriges Radio sänder i fyra rikstäckande kanaler och i 28 lokala kanaler. Dessutom finns Sveriges Radios utlandsutbud som finns för nedladdning via webben. Sveriges Radio erbjuder också ett kompletterande utbud över det digitala nätet och över internet. För mer information om SR, se Om UR UR, är sedan länge den största enskilda aktören inom det växande svenska utbildningsområdet. UR är unikt genom sin multimediala verksamhet med tv, radio, webb, böcker och andra förlagsprodukter. UR ligger i framkant även i utvecklingen av teknik och media. Under 2011 sände UR timmar tv samt 315 timmar analog radio och 686 timmar digital radio. För mer information om UR, se 4

5 4 Bakgrund och syfte PS-bolagens ekonomi- och löneadministration hanteras med gemensamma system, hanteringen sker hos SRF Administrativt Centrum (AC) sedan SRF AC består av ca 40 personer, av dessa har ett fåtal behov av kontakt med bankens support eller med bankens kundansvarige Sedan sammanslagningen av PS-bolagens ekonomi och löneadministration har fokus varit att skapa gemensamma rutiner, de flesta banktjänsterna utförs idag av SRF AC. 4.1 Nuläge Nuvarande bank hanterar PS-bolagens löneregister. Leverantör- och löneutbetalningar sker via fil. Vid utbetalning signerar PS-bolagen två i förening. SVT och SR har valutakonton i EUR, USD, CHF och GBP. Fullmaktshanteringen administreras av AC via bankens webblösning. Elektroniska kontoutdrag erhålls via webben. PS-bolagen har idag ingen cashmanagement-funktion. 4.2 Framtid SRF AC eftersträvar mindre manuell hantering, ökad automatisering samt minskad pappershantering gällande bl a svenska och utländska in-och utbetalningar. 5 Upphandlingens omfattning 5.1 Tjänster Upphandlingen omfattar följande tjänster: Webbtjänster, inlåning, utlåning, lön, övriga tjänster, kontakter och support och behörighetsadministration, se bilaga 7 Statistik. Upphandlingens omfattning i sin helhet framgår i förfrågningsunderlaget. Avtalsperioden gäller from tidpunkten för avtalets tecknande fram tom 31 oktober 2015, med möjlighet till ytterligare förlängning med ett år i taget i högst tre år. Uppdragsstart beräknas till 1 november Ett rullande införande av de nya tjänsterna kommer att ske efter driftstart vilken inleds med lönehantering. 5.2 Obligatoriska krav (skall-krav) Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav, så kallade skall-krav. Dessa är markerade med fetstil, skall. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna prövas, utvärderas och antas är att dessa skall-krav är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller skall-kraven kommer att förkastas. Skall-kraven avser såväl krav på anbudsgivaren som på efterfrågad tjänst. 5

6 5.3 Särskilda upphandlingsförutsättningar SRF avser att teckna ett avtal med en leverantör av banktjänster vilka avropas av övriga PSbolag. Alla volymer som anges i förfrågningsunderlaget skall anses vara riktvärden som kan komma att förändras över tiden. Med hänsyn till organisationsförändringar mm kan det ej garanteras några volymer, se bilaga 7. I de fall att någon anbudsgivare inte ensam kan erbjuda samtliga delar som efterfrågas i upphandlingen accepteras en eller flera underleverantörer. Dock måste en huvudansvarig anbudsgivare utses i anbudet. SRF kommer inte att teckna avtal med underleverantörer. 6 Annonsering SRF har annonserat denna upphandling på e-avrop.se. Annonsmanus är publicerat Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som Öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), kap 4 1. Möjligheterna att begära in kompletterande uppgifter eller förtydliganden av anbudet är begränsade och regleras i 9 kap 8 i LOU. Det är därför av största vikt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter. En öppen upphandling omfattar huvudsakligen följande steg: Annonsering Alla leverantörer får tillgång till förfrågningsunderlaget Alla leverantörer får lämna anbud Anbudsgivare kvalificeras Anbuden utvärderas Avtal tecknas med antagen leverantör tidigast elva (11) dagar efter det att upplysningar om tilldelningsbeslutet har skickats till alla anbudsgivare. Avtal träder ikraft när båda parter undertecknat avtal. Vid öppen upphandling upptas inga förhandlingar med anbudsgivare. En anbudsgivare kan alltså inte påfordra förhandlingar. Det är därför av stor vikt att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar ett fullständigt underlag för utvärderingen samt redan från början offererar så fördelaktiga ekonomiska och andra villkor som möjligt. 8 Tidplan För upphandlingen gäller följande tidplan: Annonsering Sista dag att ställa frågor Anbudet skall lämnas in senast Avtalsperioden påbörjas Avtalsperioden avslutas

7 SRF avser att fatta tilldelningsbeslut under juni månad Civilrättsligt upphandlingskontrakt kan tidigast upprättas 11 dagar efter upphandlingen avslutats, då avtalsspärren hävts. Ett civilrättsligt upphandlingskontrakt (avtal) upprättats då det undertecknats av båda parterna. 9 Anbudets utformning och innehåll 9.1 Inlämning av anbud Anbudsgivaren har att tillse att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter i föreskriven form. PS-bolagen har ingen skyldighet att begära att ett ofullständigt anbud förtydligas eller kompletteras. Reservationer eller liknande som innebär att anbudet avviker från ställda krav godtas inte och innebär att anbudet måste förkastas. För att delta i anbudsgivningen skall anbudsgivare inkomma med anbud senast till: Sveriges Radio Förvaltnings AB Att: Helene Jarlheden Stockholm Anbud kan även lämnas i Sveriges Radio Förvaltnings reception på Oxenstiernsgatan 20. Receptionen är bemannad måndag-fredag kl Anbud skall: a) Lämnas i ett (1) original i pappersformat. b) Lämnas med en (1) digital kopia, i läsbart format såsom word, excel och acrobat (pdf) på USB-minne. c) Lämnas på hela det efterfrågade behovet. d) Vara skrivet på svenska. e) Vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivaren. f) Vara bindande till och med g) Anbud lämnas på hela uppdraget. h) Lämnas i förseglat kuvert samt vara märkt: Anbud banktjänster. Det är mycket viktigt att anbud är korrekta och kompletta vid lämnandet. 9.2 Reservationer Anbud skall utformas helt i enlighet med förfrågningsunderlaget. Reservationer (sidoanbud) accepteras inte. 9.3 Övrigt Anbudsgivare bör speciellt beakta följande: 7

8 Fullständiga anbud Varje skall-krav måste besvaras fullständigt. Kommunikation Under upphandlingsprocessen är det inte tillåtet för PS-bolagen att diskutera underlag, anbud, utvärdering etc. med anbudsgivare på ett sådant sätt att någon anbudsgivare gynnas eller missgynnas. Anbudet skall vara undertecknat Om anbudet inte är undertecknat är det inte giltigt. Anbud måste lämnas i tid Försenade anbud får inte PS-bolagen behandla oberoende av anledningen till förseningen. PS-bolagen rekommenderar anbudsgivaren att koncentrera sig på den information som efterfrågas och som enligt förfrågningsunderlaget har betydelse för prövningen. Annan information bör utelämnas. 10 Frågor och information under anbudstiden 10.1 Upplysningar under anbudstiden PS-bolagen genomför upphandlingen som en elektronisk upphandling via upphandlingssystemet e-avrop. Upplysningar eller ytterligare handlingar erhålles via nedan angiven länk hos e-avrop. Eventuella frågor om upphandlingen skall lämnas skriftligen och göras i så god tid som möjligt. För att samtliga presumtiva anbudsgivare ska få tillgång till samma information om denna upphandling skall frågor som gäller upphandlingsunderlaget eller som kan påverka presumtiva anbudsgivares anbud vara SRF tillhanda senast Anbudshandlingar distribueras elektroniskt av e-avrop, via länk som framgår av vår upphandlingsannons. Frågor om upphandlingen skall ställas via denna länk. Svar och andra uppgifter om upphandlingen, under anbudstiden, delges registrerade anbudsgivare via samma länk. Innan anbud lämnas uppmanas därför anbudsgivaren kontrollera om ny information om upphandlingen tillkommit Förtydligande av förfrågningsunderlaget Om anbudsgivare upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig kontaktperson kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Frågor om upphandlingen skall ställas via ovanstående länk. SRF besvarar gärna frågor från anbudsgivare gällande förfrågningsunderlaget. Anbudsgivare som inte beställt upphandlingsunderlaget direkt från e-avrop måste själv kontrollera om några förtydliganden distribuerats. 8

9 10.3 Rättelse, förtydliganden och kompletteringar av anbud PS-bolagen kan medge att anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning/felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Under anbudsutvärderingen kan SRF begära att anbud förtydligas eller kompletteras under förutsättning att det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden och kompletteringar ska bekräftas skriftligen. Anbudsgivaren har ingen motsvarande rätt att få ett förtydligande eller komplettering till stånd, efter det att anbudstiden gått ut Muntlig presentation och anbudsgenomgång Anbudsgivaren kan bli kallad till ett möte för att presentera anbud och förutsättningar för ett avtal. Detta innebär dock inte att avtal med säkerhet kommer att tecknas med anbudsgivaren Ersättning för anbudsarbete Ersättning för nedlagt arbete som har samband med anbudsgivningen utgår ej. 11 Offentlighet och sekretess Eftersom SRF är ett aktiebolag och inte en myndighet lyder inte SRF under förvaltningslagen och offentlighetsprincipen. Det innebär att SRF inte har någon skyldighet att lämna ut handlingar avseende sin verksamhet. Detta gäller även i samband med upphandlingar. SRF är dock skyldig att följa LOUs kapitel avseende upplysningsskyldighet. Det innebär att SRF i samband med tilldelningsbeslut kommer att redogöra för grunderna till sitt beslut i en utvärderingspromemoria. Av denna kommer att framgå: - antal inkomna anbud och anbud samt tillkännagivande av namn på leverantörerna - resultat av kvalificering av samtliga leverantörer enligt ställda krav - resultat av prövning av ställda skallkrav - resultat av utvärdering enligt uppställda utvärderingskriterier - redogörelse av förtydliganden och rättningar som begärts - vilken leverantörer som SRF avser tilldela kontrakt SRF kommer inte att lämna ut anbud eller annan dokumentation men möjlighet kommer att finnas att ställa frågor om upphandlingen. 12 Tilldelningsmeddelande När beslut om leverantör och anbud har fattats meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen via upphandlingssystemet e-avrop. Tilldelningsbeslutet är inte att se som en accept enligt avtalslagen. Kontrakt kan tecknas, alternativt träda i kraft, tidigast när den avtalsspärr upphört som gäller för upphandlingen enligt tilldelningsbeslutet. Meddelande om vilken leverantör som har vunnit upphandlingen kommer att lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen samt till andra som begär det. 9

10 13 Krav på anbudsgivaren - kvalificeringskrav Kvalifikationskraven anger de krav som ställs på en anbudsgivare i upphandlingen. Upplysningarna ska ge information om anbudsgivare och om dennes juridiska, ekonomiska och finansiella ställning samt om dennes tekniska förmåga och kapacitet. Det är således obligatoriskt för anbudsgivare att lämna svar på samtliga begärda uppgifter. De lämnade uppgifterna utgör grund för SRF:s beslut om vilka anbudsgivare som kvalificerar sig för anbudsutvärderingen. SRF kan komma att genomföra en kontroll av att anbudsgivaren är och har varit verksam inom aktuellt upphandlingsområde samt har erforderlig erfarenhet, varför anbudsgivaren ombeds att lämna referenser som intygar och bevisar detta. SRF kan komma att anlita extern hjälp för hantering och bedömning av lämnade referenser. Uppgifterna lämnas genom att fylla i bifogat svarsformulär, bilaga 1 och 2, samt att bifoga efterfrågade intyg. De krav som SRF ställer på anbudsgivare i denna upphandling framgår av detta dokument samt i bilaga 1-2 och bilaga Kravspecifikation Krav på banktjänster för denna upphandling finns specificerade i bilaga 1, Kravspecifikation och svarsformulär. Kravspecifikationen och svarsformuläret kommer även att ingå som en bilaga i avtalet. 15 Kommersiella krav 15.1 Priser Pris för banktjänster anges i svarsformuläret i bilaga 2, pris, på avsedda platser. Priser anges i kronor (SEK) inklusive moms. Pris får ej lämnas på annat sätt än vad som angivits ovan. Om pris lämnas på annat sätt riskerar anbudsgivaren att uteslutas från deltagande i upphandlingen Avtalsvillkor Avtalsvillkor för denna upphandling framgår av bilaga 3, Avtalsvillkor. 16 Utvärdering av anbud Utvärdering av anbud sker i två steg: Det första steget omfattar en prövning av om anbuden uppfyller alla ställda skall-krav. De anbud som inte uppfyller alla skall-krav, eller är ofullständiga, kommer inte att utvärderas vidare. Därefter görs en utvärdering och bedömning av kvarvarande anbud. 10

11 Beställaren kan komma att begära personliga sammanträffanden som ett led i utvärderingen av anbuden. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Anbudsutvärdering kommer att ske enligt den så kallade mervärdesmetoden, vilket innebär att erhållna mervärden dras av från anbudssumman och resulterar i en jämförelsesumma. Det anbud med lägst jämförelsesumma kommer att antas och vinner upphandlingen. Jämförelsesumma Anbudssumma Avdrag Anbudssumma avdrag Offererat pris (slutsumma enligt bilaga 2 Pris) Värdet av utvärderingskriterier omräknat till kronor, SEK (antal kronor som samtliga utvärderingskriterier värderas till). Avdragets storlek är relaterat till vilken nivå anbudet uppfyller definierade poängnivåer för kriteriet. Utvärderingskriterier (avdrag): Maximalt kan SEK erhållas i avdrag från anbudssumman. Följande omständigheter kommer att tillmätas betydelse vid anbudsprövning: 1. Sammanställning av utvärderingskriterier (motsvarar SEK i maximalt avdrag) - Se bilaga 5 Sammanställning av viktning av börkrav Beställaren kommer att utvärdera varje kriterium individuellt. Samtliga utvärderingskriterier förutom anbudssumma poängsätts (bedöms) med Ja, börkrav uppfylls eller Nej, börkrav uppfylls inte. Ja, börkrav uppfylls ger högsta mervärdet (avdrag). Nej, börkrav uppfylls inte innebär att anbudet är kvalificerat d.v.s. att det uppfyller samtliga i förfrågningsunderlaget ställda kvalificeringskrav men att det inte innehåller något mervärde (avdrag). Se bilaga 5 Sammanställning av viktning av börkrav. 17 Svarsformulär för upphandlingen Bifogade svarsformulär (bilaga 1-2 och bilaga 6) skall fyllas i och undertecknas av anbudsgivaren och insändas med anbudet. SRF kommer att genomföra kvalificering/prövning av anbudsgivaren samt prövning och utvärdering av övriga ställda krav utifrån inkomna svar i svarsformuläret och därtill begärda uppgifter. I svarsformuläret efterfrågas den information och de bevis som krävs för bedömning av om krav uppfylls. Observera att anbudsgivaren skall leverera ifyllda svarsformulär i pappersform, i samma format som svarsformuläret är utformat i Sveriges Radio Förvaltnings AB Helene Jarlheden 11