Upphandling av administration av Telepriskollen

Transkript

1 Diarienr Datum Upphandling av administration av Telepriskollen Förfrågningsunderlag

2 Upphandling av administration av Telepriskollen Diarienummer Författare Anna-Karin Hellsten Post- och telestyrelsen Box Stockholm

3 Innehåll Om PTS 5 1 Upphandlingens syfte Omfattning 6 2 Krav på anbudsgivaren Teknisk förmåga och kapacitet Beskrivning av anbudsgivarens verksamhet Leverantörens erfarenhet/kapacitet Underleverantörer Juridisk ställning Registreringsbevis Skattekontroll Sanningsförsäkran Ekonomisk ställning Kreditupplysning Övrigt Ansvarsförsäkring 9 3 Krav på tjänsten Implementering 10 4 Formella krav Språk Angivande av prisuppgifter Acceptans av villkor Avtalstid Svarsmall Kommersiella villkor i övrigt Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Undertecknande, behörig firmatecknare 12 5 Utvärdering Utvärderingsmodell Lägsta pris räknas fram på följande sätt Lika poäng efter utvärdering 14 6 Allmänna förutsättningar för anbudet Upphandlingsform Anbuds form och antal Frågor och svar Sekretess Kontaktperson Förbehåll Inlämnande av anbud 16 Bilagor 1. Kravspecifikation 2. Avtal 1 A. Manualen Bra att veta 3. Svarsmall 1 B. Mall för månadsrapportering till PTS 4. Sanningsförsäkran 3

4 4

5 Om PTS Post- och telestyrelsen, PTS, är en central förvaltningsmyndighet inom området elektronisk kommunikation och post. PTS har därmed ett övergripande ansvar som innebär att myndigheten ska främja och följa upp målen inom området för elektronisk kommunikation och post. Enligt de nationella målen för handikappolitiken bör samhället utformas så att människor med funktionsnedsättning blir fullt ut delaktiga i samhällslivet. Inom den sektor PTS verkar innefattas detta i myndighetens vision som är att alla i Sverige ska ha tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS verkar för denna vision bland annat genom att upphandla tjänster som skapar nytta för personer med funktionsnedsättning och som tillser att människor med funktionsnedsättning kan nyttja elektroniska kommunikationer och post på likvärdiga villkor som människor som inte har funktionsnedsättningar. PTS består av ett huvudkontor i Stockholm och ett antal lokala tjänsteställen. Myndigheten har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret. Se vidare 5

6 1 Upphandlingens syfte Det övergripande syftet med upphandlingen är att säkerställa kvalitet i uppgifterna på webbtjänsten Telepriskollen (TPK) genom en rad olika, specificerade längre nedan i texten, arbetsuppgifter. Det resultat som PTS förväntar sig av uppdraget är kvalitetssäkrade, aktuella uppgifter på TPK som överensstämmer med uppgifterna på webbplatserna för de operatörer som medverkar i TPK. 1.1 Omfattning TPK är en webbapplikation som tillhandahålls av PTS. TPK hjälper konsumenter att jämföra priser och villkor mellan olika operatörer inom sex olika kategorier: fast - och mobiltelefoni, bredband, mobilt och uppringt Internet samt paket (inklusive tv). Ett syfte med TPK är att göra det lättare för konsumenter att hitta de mest fördelaktiga erbjudandena utifrån kundens behov. Genom prislistor och beräkningar kan kunden se vilken produkt som blir billigast för kundens egna behov. TPK har mellan och besökare i Sverige och utomlands per månad. Uppgifterna om priser och andra villkor kommer från operatörerna själva och måste kontrolleras. Operatörerna ansvarar för att uppdatera informationen och att den stämmer överens med uppgifter på deras egna webbplatser. TPK visar endast ordinarie priser däremot kan kampanjerbjudanden visas i kommentarer. Alla bolag som har anmält sin verksamhet till PTS enligt lagen enligt 2 kap. 1 om elektronisk kommunikation (LEK) har möjlighet att medverka i TPK. För att medverka i TPK ska operatörerna uppfylla vissa kriterier. 6

7 2 Krav på anbudsgivaren 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet Beskrivning av anbudsgivarens verksamhet Med anbud ska bifogas en beskrivning av anbudsgivaren och dess verksamhet. Beskrivningen ska omfatta organisation och ägarförhållanden i företaget, verksamhet, affärsidé, resurser och kapacitet för uppdraget, samt en redovisning av kvalitetssäkringsrutiner Leverantörens erfarenhet/kapacitet Krav på leverantörens verksamhet Anbudsgivaren ska inte bedriva en verksamhet liknande Telepriskollen, dvs. en verksamhet som konkurrerar med Telepriskollen Krav på offererad personal Två konsulter ska offereras för det aktuella uppdraget. Konsulterna ska kunna arbeta, både självständigt och i samarbete med andra, efter fastställda rutiner med att: kvalitetssäkra och administrera uppgifter inlagda i databasen (skapa, registrera, ändra, radera) besvara förfrågningar från konsumenter och operatörer som deltar i Telepriskollen dokumentera och rapportera vad som ska utföras eller åtgärdas samt medverka i webbapplikationens utvecklingsarbete (där det finns möjlighet till kreativitet och nytänkande, se kravspecifikationen punkt 2.5). Konsulterna ska ha: mycket goda kunskaper inom Microsoft Office-paketet, god administrativ förmåga, mycket goda kunskaper i svenska språket i tal och skrift samt två års erfarenhet från anställning där egenskaper som flexibilitet, noggrannhet, problemlösningsförmåga, samarbetsförmåga och servicekänsla krävts. Dessutom ska konsulten vid uppdragets start ha grundläggande kunskaper om Telepriskollen. Dessa kunskaper kan inhämtats från information publicerad på PTS hemsida samt bilaga 1 A och 1 B. 7

8 Anbudsgivaren ska styrka ovanstående kunskaper och erfarenheter hos de offererade konsulterna genom att till anbudet bifoga CV för konsulterna. Av bifogade CV ska framgå att konsulterna uppfyller kraven ovan Underleverantörer Om anbudsgivare avser att använda underleverantörer ska dessa redovisas i anbud med namn och organisationsnummer. Anbudsgivare ska även, genom att tillhandahålla ett åtagande från underleverantören/-erna eller på annat sätt, visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. 2.2 Juridisk ställning Registreringsbevis Till anbud ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis för att visa att anbudsgivaren är ett registrerat företag. Utländska anbudsgivare ska bifoga liknande dokumentation från behörig myndighet i anbudsgivarens hemland. Anbudsgivare kan även, som alternativ, till anbud bifoga ett intyg som styrker att anbudsgivaren är ett registrerat företag eller avge en utsaga avseende detta på heder och samvete Skattekontroll Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i Sverige. För att säkerställa detta kommer PTS att begära in Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling för samtliga svenska anbudsgivare, samt eventuella underleverantörer. Detta kommer att göras efter anbudsöppningen i samband med utvärderingen. Inhämtade uppgifter ska visa att anbudsgivare vid tillfället för kontrollen är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter. Utländsk anbudsgivare ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter i sitt hemland genom att till anbudet bifoga intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Observera att det är ett ska-krav att intyg/blankett enligt denna punkt inte är äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag Sanningsförsäkran Anbudsgivare ska uppfylla kraven i bilaga 4, Sanningsförsäkran, underteckna sanningsförsäkran och bifoga den till sitt anbud, alternativt lämna en förklaring till varför samtliga krav inte är uppfyllda. 8

9 Observera att sanningsförsäkran inte behöver vara undertecknad av behörig firmatecknare. 2.3 Ekonomisk ställning Kreditupplysning Anbudsgivare ska till anbud bifoga ett utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet. Kreditvärdigheten i det lämnade intyget ska vara minst 3 enligt UC:s skala eller motsvarande, om inte anbudsgivaren vid förfrågan kan lämna en förklaring som visar att anbudsgivaren är kreditvärdig, och som kan godtas av PTS. Observera att intyget om kreditupplysning inte ska vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag, då det annars inte kan betraktas som aktuellt. 2.4 Övrigt Ansvarsförsäkring Av avtalet (bilaga 2) framgår att Leverantören ska ha en giltig ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden. Om anbudsgivare redan vid tiden för anbudslämnande har en sådan försäkring kan dokumentation om giltig ansvarsförsäkring, med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer, bifogas anbudet. Giltig ansvarsförsäkring ska finnas senast från tidpunkten för avtalstecknande. 9

10 3 Krav på tjänsten Tjänsten ska utföras i enlighet med vad som framgår av bifogad kravspecifikation, bilaga Implementering Avtal med den leverantör som är vinnande anbudsgivare förväntas tecknas under andra hälften av april Arbetet med utbildning av leverantören förväntas kunna påbörjas under augusti Leverantören ska vara tillgänglig för utbildning från den 22 augusti. Leverantören ska kunna ta över driften av tjänsten senast den 29 augusti

11 4 Formella krav 4.1 Språk Anbud ska avlämnas på svenska. 4.2 Angivande av prisuppgifter I anbud ska ersättning i svenska kronor anges som pris per månad för utförande av uppdraget i sin helhet (detta pris ska innefatta alla leverantörens kostnader för tjänsten då inga andra omkostnader kommer att ersättas av PTS) och pris per timme för utförande av sådant arbete som PTS enligt avsnitt 5 Option i kravspecifikationen kan komma att tilläggsbeställa, exempelvis insamling av information genom enkätundersökningar och kvalitetssäkring av statistikuppgifter gällande TPK. Angivna prisuppgifter kommer att utvärderas i enlighet med vad som anges nedan under 5.1 Utvärderingsmodell. 4.3 Acceptans av villkor Anbud ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbud är det av stor vikt att anbud innehåller samtliga begärda uppgifter. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven ej kan uppfyllas. Likaså kan oklarheter i anbud komma att betraktas som att krav inte uppfylls. Det är därför mycket viktigt att anbud är tydligt och fullständigt, eftersom det annars kan komma att leda till att anbud förkastas. Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Därför är det viktigt att anbudsgivare anger priset baserat på förutsättningarna som angivits i förfrågningsunderlag, kravspecifikation (bilaga 1) och bifogat avtal (bilaga 2). Anbud med reservationer mot villkoren i förfrågningsunderlaget med bilagor kan komma att förkastas. 4.4 Avtalstid Avtalstiden för det avtal som PTS avser att teckna löper under ett (1) år från det datum avtal undertecknats av båda parterna. Avtalet kan komma att 11

12 förlängas med ett (1) år vid tre (3) tillfällen. Maximal avtalstid kommer således att kunna uppgå till fyra (4) år. 4.5 Svarsmall Som bilaga 3 till detta dokument finns en svarsmall. För att tydliggöra för PTS vilka krav som uppfylls respektive inte uppfylls ska anbudsgivare fylla i svarsmallen och lämna in den tillsammans med sitt anbud. Svar ska markeras genom att anbudsgivare sanningsenligt markerar med ett kryss i respektive ruta (JA/NEJ) under rubriken Uppfylls/Uppfylls ej. Om anbudsgivare underlåter att redovisa svar på någon eller några av punkterna i svarsmallen kan det komma att innebära att anbudsgivarens anbud inte utvärderas. Det är därför av största vikt att mallen ifylls fullständigt. Svarsmallen används för att underlätta både anbudsgivares och PTS kontroll av anbud. 4.6 Kommersiella villkor i övrigt Bifogat avtal ska gälla, men kan komma att revideras i mindre omfattning vid avtalsskrivning. 4.7 Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Skriftligt anbud i slutet kuvert ska vara PTS tillhanda senast den 31 mars 2011 och ska vara bindande t.o.m. den 31 juli För det fall att upphandlingen begärs överprövad ska anbud vara bindande ytterligare sex månader. 4.8 Undertecknande, behörig firmatecknare Anbud ska vara undertecknat av behörig firmatecknare (d.v.s. den eller de personer som i registreringsbevis för det anbudsgivande företaget utpekas som behöriga firmatecknare). Om behörig firmatecknare inte framgår av bifogat registreringsbevis, ska behörighet styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt, som ska bifogas anbudet. 12

13 5 Utvärdering Kvalificering och utvärdering av inlämnade anbud sker i flera steg. Först genomförs den s.k. leverantörskvalificeringen, som innebär att PTS kontrollerar om samtliga ställda ska-krav i avsnitt 2 uppfylls. Om leverantören klarat leverantörskvalificeringen genomförs den s.k. anbudsprövningen, som innebär att PTS kontrollerar huruvida ställda ska-krav under avsnitt 3 (d.v.s. kraven i kravspecifikationen) och avsnitt 4 uppfylls. Först i ett tredje steg, om anbud klarat båda de tidigare stegen, kommer anbud att utvärderas i enlighet med vad som framgår nedan under avsnitt Utvärderingsmodell Vid utvärderingen kommer anbudet med det lägsta priset att antas som vinnande anbud. PTS kommer att utvärdera av anbudsgivare angivet månadspris samt pris per timme för utförande av kringtjänster. Anbud med lägst utvärderingspris anses ha det lägsta priset Lägsta pris räknas fram på följande sätt PTS kommer att utvärdera priset för en exempelmånad där leverantören, utöver utförande av tjänsten, även utför kringtjänster som beställts av PTS uppgående till 10 timmar, se räkneexempel nedan. Räkneexempel Av anbudsgivare offererat pris: Angivet månadspris: kr Angivet timpris: 500 kr PTS kommer att räkna på följande sätt: Angivet månadspris + angivet timpris*10=utvärderingspris I detta exempel blir utvärderingspriset: (500*10)=

14 5.2 Lika poäng efter utvärdering Om situationen uppstår att två eller flera anbudsgivare har erbjudit samma pris, kommer lottning att genomföras för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. På begäran av en anbudsgivare kommer en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran. 14

15 6 Allmänna förutsättningar för anbudet 6.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling enligt LOU. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. 6.2 Anbuds form och antal Anbud bör upprättas i lika ordningsföljd som förfrågningsunderlaget samt hänvisa till de punkter som anges i detta. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. Anbud och informationsmaterial önskas i två exemplar, ett original och en kopia. Handlingar och intyg enligt punkterna 2.2.1, 2.2.3, 2.3.1, 2.4.1, 4.5 samt eventuell fullmakt enligt 4.8 kan lämnas i ett exemplar. 6.3 Frågor och svar PTS vill uppmana anbudsgivare att ställa frågor kring alla eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget med bilagor. Under anbudstiden är det möjligt att med ledning av ställda frågor rätta och tydliggöra det annonserade underlaget. Efter anbudstidens utgång är möjligheterna till sådana tydliggöranden mycket små. Frågor angående förfrågningsunderlaget och övriga däri ingående handlingar ställs skriftligen till handläggaren Anna-Karin Hellsten via e-post till anna-karin.hellsten@pts.se eller till adressen PTS, Anna-Karin Hellsten, Box 5398, Stockholm. PTS vill ha alla frågor senast den 23 mars 2011 för att kunna publicera svaren så att de kommer samtliga anbudsgivare till del. Inkomna frågor kommer att besvaras löpande på PTS hemsida på adressen Det är upp till varje anbudsgivare att själv hålla sig informerad om den information som PTS publicerar på hemsidan. 6.4 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 15

16 kap. 16 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Ni ombeds att i inlämnat anbud ange vilka uppgifter som ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av er bedömning utan kommer att företa en självständig prövning vid begäran om utlämnande av handlingar. 6.5 Kontaktperson Anbud bör innehålla uppgift om vem hos anbudsgivaren som är kontaktperson för anbudet och kontaktuppgifter till denne. Om leverantören önskar kontakt via e-post ska adress för detta anges. 6.6 Förbehåll PTS förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om inkomna anbud överstiger de ekonomiska medel som PTS har tillgängligt för det aktuella uppdraget. 6.7 Inlämnande av anbud Anbud i slutet kuvert märkt Anbud - Upphandling av administration av Telepriskollen, Dnr insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception på Valhallavägen 117 i Stockholm. Receptionen har öppet kl varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Stockholm den 17 februari 2011 Anna-Karin Hellsten Upphandlingsjurist Charlotte Murray Upphandlingschef 16