Upphandling av ramavtal avseende grafisk formgivning Dnr

Transkript

1 Datum FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av ramavtal avseende grafisk formgivning Dnr

2 Upphandling av ramavtal avseende grafisk formgivning Diarienummer Författare Caroline Sandlin Post- och telestyrelsen Box Stockholm Post- och telestyrelsen 2

3 Innehåll Om PTS 4 1 Upphandlingens syfte 5 2 Krav på anbudsgivaren Teknisk förmåga och kapacitet Beskrivning av företaget Konsult och kapacitet Underleverantörer Juridisk ställning Registreringsbevis Skattekontroll Sanningsförsäkran Ekonomisk ställning Kreditupplysning 7 3 Krav på uppdraget Kravspecifikation för uppdraget Beskrivning av uppdraget Krav på uppdraget Krav på formgivaren/-na Arbetsprover 10 4 Formella krav Språk Ersättning Acceptans av villkor Avtalsperiod Svarsmall Kommersiella villkor i övrigt Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Undertecknande, behörig företrädare 12 5 Utvärdering Utvärderingsmodell Kvalitet (arbetsprov) 60 % Pris 40 % Exempel på anbudsutvärdering Lika poäng efter utvärdering 15 6 Allmänna förutsättningar för anbudet Upphandlingsform Anbudets form och antal Frågor och svar Sekretess Kontaktperson Inlämnande av anbud 17 Bilagor till förfrågningsunderlaget: 1. Avtal 2. PTS allmänna avtalsvillkor för konsultuppdrag 3. Sanningsförsäkran - fylls i av anbudsgivaren 4. Svarsmall - fylls i av anbudsgivaren Post- och telestyrelsen 3

4 Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar områdena elektronisk kommunikation och post. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS fyra övergripande mål är: långsiktig konsumentnytta långsiktigt hållbar konkurrens effektivt resursutnyttjande säker kommunikation För att nå målen arbetar PTS bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom aktuella områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. PTS består av ett huvudkontor i Stockholm och fyra lokala tjänsteställen (Kiruna, Luleå, Limhamn och Sköndal). Myndigheten har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret. Se vidare Post- och telestyrelsen 4

5 1 Upphandlingens syfte Upphandlingen syftar till att täcka PTS behov av grafisk formgivning. PTS har för avsikt att teckna ramavtal med en leverantör. Ramavtalet ska gälla för en tid av två år med möjlighet till förlängning i ytterligare två år med ett år i taget. Uppdragets totala volym är svår att uppskatta och PTS förbinder sig därför inte till några volymer. För information kan dock nämnas att PTS under det senaste året, med hjälp av en extern grafisk formgivare, har producerat fem broschyrer, tagit fram en logotyp och grafisk profil för regeringens Bredbandsforum ( och producerat två annonskampanjer. Dessutom har det löpande förekommit ett antal mindre uppdrag. Post- och telestyrelsen 5

6 2 Krav på anbudsgivaren 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet Beskrivning av företaget Med anbud ska bifogas en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget som innehåller uppgifter om dess verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, samt uppgift om hur länge företaget bedrivit efterfrågad verksamhet. För uppdraget relevanta arbetsmetoder ska redovisas Konsult och kapacitet Anbudsgivaren ska i anbudet offerera en eller flera grafisk/-a formgivare som kommer att representera anbudsgivaren vid anbudsutvärderingen och namnges vid ett eventuellt avtalstecknande. Det är tillåtet att offerera olika formgivare för de olika områdena: tryckt informationsmaterial, logotyper och enklare grafiska profiler, material för webbpublicering och utställningsmaterial. Om anbudsgivare offererat en formgivare för alla fyra områden ska denne uppfylla kraven på tre års erfarenhet för samtliga områden. Om anbudsgivare offererat olika formgivare för de fyra områdena ska dessa uppfylla kraven på tre års erfarenhet för respektive område. Se avsnitt för krav på formgivaren. Då det är viktigt för PTS att ha tillgång till en extern grafisk formgivare ska anbudsgivaren omgående kunna ersätta den/de offererade formgivaren/-na för det fall att denne/dessa inte kan fullgöra uppdraget. Ersättaren ska uppfylla de krav som ställs på formgivaren/-na nedan i avsnittet samt godkännas av PTS Underleverantörer Om anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska dessa redovisas med namn och organisationsnummer. Anbudsgivaren ska även genom att tillhandahålla ett åtagande från underleverantören/-erna eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Underleverantörer ska uppfylla samma krav som anbudsgivaren avseende kraven i avsnitten Skattekontroll och Kreditupplysning. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörer såsom för egen personal. Post- och telestyrelsen 6

7 2.2 Juridisk ställning Registreringsbevis Till anbud ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis för att visa att anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, är ett registrerat företag. Utländska anbudsgivare ska bifoga liknande dokumentation från behörig myndighet i anbudsgivarens hemland. Anbudsgivare kan även, som alternativ, till anbud bifoga ett intyg som styrker att anbudsgivaren är ett registrerat företag eller avge en utsaga avseende detta på heder och samvete Skattekontroll Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i Sverige. För att säkerställa detta kommer PTS att begära in Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling för samtliga svenska anbudsgivare, samt eventuella underleverantörer. Detta kommer att göras efter anbudsöppningen i samband med leverantörskvalificeringen. Inhämtade uppgifter ska visa att anbudsgivare vid tillfället för kontrollen är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter. Utländsk anbudsgivare ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter i sitt hemland genom att till anbudet bifoga intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Observera att det är ett ska-krav att intyg/blankett enligt detta stycke inte får vara utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag Sanningsförsäkran Anbudsgivaren ska uppfylla kraven i bilaga 3, Sanningsförsäkran, underteckna sanningsförsäkran och bifoga den, alternativt lämna en förklaring till varför samtliga krav i sanningsförsäkran inte är uppfyllda, som ska godtagas av PTS. Observera att det är ett krav att sanningsförsäkran ska vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivaren. 2.3 Ekonomisk ställning Kreditupplysning Anbudsgivaren ska bifoga ett utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens, och eventuella underleverantörers, finansiella och ekonomiska stabilitet. Post- och telestyrelsen 7

8 Kreditvärdigheten i det lämnade intyget ska vara minst två enligt UC:s skala eller motsvarande, om inte anbudsgivaren vid förfrågan kan lämna en förklaring som kan godtas av PTS. D.v.s. ett värde lägre än två kan ändå godtas om en tillfredställande förklaring lämnas som visar att företagets kreditvärdighet är god. Observera att det är ett ska-krav att intyget om kreditupplysning inte är utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. Detta för att intyget ska vara relevant vid tidpunkten för anbuds inlämnande. Post- och telestyrelsen 8

9 3 Krav på uppdraget 3.1 Kravspecifikation för uppdraget Beskrivning av uppdraget Formgivaren ska formge myndighetens tryckta informationsmaterial, som exempelvis broschyrer. Detta innebär framtagning av en kreativ och målgruppsanpassad layout, val och/eller framtagning av bilder/illustrationer med mera. Uppdraget innefattar inte själva tryckningen av trycksakerna. Formgivaren ska producera annonser, tryckta eller i form av banners i t.ex. gifoch jpg-format. Formgivaren ska även kunna utforma projektspecifika logotyper och enklare grafiska profiler. Formgivaren ska utforma PTS utställningsmaterial (exempelvis montrar, affischer, banners och bildspel) Krav på uppdraget För att fullgöra uppdraget ska formgivaren/-na: följa PTS grafiska profil och/eller rekommendationer. följa Handisams riktlinjer för en tillgänglig statsförvaltning, se följande länk: aspx utföra arbetet så att uppdateringar och förändringar kan ske enkelt, snabbt och kostnadseffektivt. till PTS leverera en slutlig, webbanpassad pdf av allt informationsmaterial som produceras. På begäran ska även pdf:n göras tillgänglig för personer med funktionsnedsättning. avsluta utformningen med produktion av tryckfärdigt original och skicka detta till tryckeriet eller motsvarande samt ansvara för kontakten med tryckeriet eller motsvarande under tryckproduktionen. när arbetet kräver det samarbeta med PTS övriga leverantörer. påbörja arbetet med ett uppdrag inom fem arbetsdagar från mottagen beställning Krav på formgivaren/-na Formgivaren/-na ska behärska svenska språket i tal och skrift. Offererad formgivare ska ha minst tre års erfarenhet av formgivning av det/ de område som han/ hon offereras för: 1. tryckt informationsmaterial, t.ex. broschyrer, och annonser 2. logotyper och enklare grafiska profiler. Post- och telestyrelsen 9

10 Offererad formgivare ska ha minst tre års erfarenhet av formgivning och produktion av det/ de områden som han/ hon offereras för: 3. material för webbpublicering, till exempel banners i gif- och jpg-format 4. utställningsmaterial. Med anbud ska bifogas CV för formgivaren/-na som ska styrka den efterfrågade erfarenheten för respektive område. Med anbud ska även bifogas lista över minst tre relevanta referensuppdrag för varje område (1-4 ovan) som den/de offererade formgivaren/-na har genomfört. Sammanlagt ska alltså 12 referensuppdrag anges i listan. Referensuppdragen ska ha utförts under de senaste tre åren räknat från tidpunkten för anbudsinlämnande. För varje referensuppdrag ska minst anges uppdragsgivare, period för utförande (start- samt sluttidpunkt) samt en kort och översiktlig beskrivning av uppdragets innehåll Arbetsprover Till anbudet ska bifogas ett arbetsprov för varje område (1-4). Proverna ska vara från något av de referensuppdrag som ska anges i listan enligt krav Sammanlagt ska således fyra arbetsprover bifogas anbudet, ett för respektive område. Arbetsproverna kommer inte att återsändas. Arbetsprovet för material för webbpublicering ska lämnas in i digital form på USB-minne eller CD/DVD. Vad gäller arbetsprovet för utställningsmaterial ska en beskrivning samt bild eller ritning av arbetsprovet lämnas med anbudet. Till varje arbetsprov ska en kortfattad redovisning bifogas, vilken minst ska beskriva vilken roll den offererade formgivaren haft i projektgruppen som utförde referensuppdraget och i vilken utsträckning denne medverkade, uppdragets mål och syfte, uppdragets omfattning och resultatet av genomfört uppdrag. Post- och telestyrelsen 10

11 4 Formella krav 4.1 Språk Anbud ska avlämnas på svenska. 4.2 Ersättning I anbudet ska pris i svenska kronor anges som pris per timme. Olika priskategorier kommer inte att accepteras. Ersättningen ska inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader. Observera att inga tillkommande kostnader utöver dessa kommer att accepteras av PTS. Mervärdesskatt tillkommer till angivet pris. Timpriserna kommer att utvärderas i enlighet med vad som anges nedan i avsnitt Acceptans av villkor Anbud ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbud är det av stor vikt att anbud innehåller samtliga begärda uppgifter. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven ej kan uppfyllas. Likaså kan oklarheter i anbud komma att betraktas som att krav inte uppfylls. Det är därför mycket viktigt att anbud är tydligt och fullständigt, eftersom det annars kan komma att leda till att anbud förkastas. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Därför är det viktigt att anbudsgivare anger priset baserat på förutsättningarna som angivits i förfrågningsunderlag och bifogade avtal (bilaga 1 och 2). Anbud med reservationer mot villkoren i förfrågningsunderlaget med bilagor kan komma att förkastas. 4.4 Avtalsperiod Avtalsperioden ska gälla för en tid av två år räknat från och med att avtal undertecknats av båda parter, dock tidigast den 15 februari Avtalsperioden kan därefter förlängas med ett år i taget, om PTS senast tre månader före avtalsperiodens utgång skriftligen begär detta. Förlängning kan Post- och telestyrelsen 11

12 dock som mest ske för sammanlagt två år. Maximal avtalsperiod kommer således att kunna uppgå till fyra år. 4.5 Svarsmall Anbudsgivare ska bekräfta att villkoren och kraven i detta förfrågningsunderlag accepteras och uppfylls, genom att fylla i bilaga 4, Svarsmall, och foga denna bilaga till anbudet. Svarsmallen används för att underlätta både anbudsgivares och den upphandlande myndighetens kontroll av anbud. Observera att svarsmallen ska fyllas i fullständigt, vilket innebär att för alla krav ska det markeras antingen JA eller NEJ. Markering av NEJ tolkas som att aktuellt krav inte uppfylls/aktuellt villkor inte accepteras, vilket kan leda till att anbudet förkastas. Svarsmallen kan skrivas ut och fyllas i för hand alternativt fyllas i med hjälp av Excel innan utskrift sker. 4.6 Kommersiella villkor i övrigt Bifogat avtal inklusive PTS allmänna avtalsvillkor för konsultuppdrag ska gälla, se bilaga 1 och Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Skriftligt anbud ska vara PTS tillhanda senast den 1 februari 2011 och ska vara bindande t.o.m. den 1 juni För det fallet att upphandlingen begärs överprövad ska anbud vara bindande ytterligare sex månader. 4.8 Undertecknande, behörig företrädare Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare hos anbudsgivaren. Post- och telestyrelsen 12

13 5 Utvärdering Kvalificering och utvärdering av inlämnade anbud sker i flera steg. Först genomförs den s.k. leverantörskvalificeringen, som innebär att PTS kontrollerar om samtliga ställda ska-krav i avsnitt 2 uppfylls. Om anbudsgivaren klarat leverantörskvalificeringen genomförs den s.k. anbudsprövningen, som innebär att PTS kontrollerar huruvida ställda ska-krav i avsnitt 3 (dvs. kraven i kravspecifikationen) och avsnitt 4 uppfylls. Först i ett tredje steg, om anbud klarat båda de tidigare stegen, kommer anbud att utvärderas i enlighet med vad som framgår nedan under avsnitt Utvärderingsmodell Grund för tilldelning av kontrakt är ekonomiskt mest fördelaktiga anbud med hänsyn till utvärderingskriterierna kvalitet (arbetsprov) samt pris. Kvalitet har viktats till 60 procent och offererat pris har viktats till 40 procent. Följande modell kommer att användas för att räkna ut utvärderingspriset: Utvärderingspris = offererat timpris x (1 + procentuellt påslag) Procentuellt påslag = ((maxpoäng poäng)/ maxpoäng) x uppräkningsfaktor Uppräkningsfaktor = kvalitetens vikttal/prisets vikttal, 60/40 För exempel på hur utvärderingen kommer att gå till, se avsnitt 5.2. Det anbud som har lägst utvärderingspris efter uppräkningen kommer att tilldelas kontrakt Kvalitet (arbetsprov) 60 % Arbetsproverna kommer att utvärderas av en referensgrupp av tre personer från PTS kommunikationsavdelning enligt följande kriterier: 1. Tryckt informationsmaterial: Hur genomtänkt är dispositionen av informationsmaterialet? Hur tydliga och representativa är rubrikerna i texten? Hur ökar samspelet mellan bild och text förståelsen för innehållet? Hur väl hjälper designen att lyfta fram textens innehåll? Post- och telestyrelsen 13

14 2. Logotyp och grafisk profil: Hur genomtänkt är logotypen/profilen? 3. Material för webbpublicering, till exempel banners Hur genomtänkt är dispositionen av bannern? Hur väl fungerar bannern rent tekniskt? 4. Utställningsmaterial: Hur ökar samspelet mellan bild och text förståelsen för innehållet? Hur väl hjälper designen att lyfta fram informationens innehåll? Varje arbetsprov kommer att poängsättas individuellt av de tre personerna i referensgruppen i en skala 0-3, där 3 är högst. 3 mycket väl, arbetsprovet visar ett resultat som är helt tillfredsställande 2 väl, arbetsprovet har inte några brister av betydelse 1 tillräckligt bra, men arbetsprovet har viss förbättringspotential 0 ej tillräckligt bra, arbetsprovet visar ett reslutat som inte är godkänt. Poängen från de tre referenspersonerna kommer sedan att räknas samman till en sammanlagd poängsumma. Maximalt kan nio poäng (3+3+3) erhållas för varje arbetsprov. Den totala poängsumman från de fyra arbetsproverna kommer att utgöra den poäng som anbudsgivaren får tillräkna sig i utvärderingen. Maximalt kan 36 poäng erhållas för de fyra arbetsproven. De tre referenspersonerna kommer vid utvärderingen inte att veta vad respektive leverantör har offererat i pris för att priset inte ska påverka deras bedömning Pris 40 % Priset som kommer att utvärderas är det offererade timpriset. 5.2 Exempel på anbudsutvärdering Anbudsgivare A som totalt får 30 poäng för arbetsproverna och offererar ett pris om kr erhåller ett utvärderingspris om Utvärderingspris = = x (1 + 0,250) Procentuellt påslag = ((36 30) / 36) x 1,5 = 0,250 Uppräkningsfaktor = 60/40 = 1,5 Post- och telestyrelsen 14

15 Anbudsgivare B som totalt får 25 poäng för arbetsproverna och offererar ett pris om kr erhåller ett utvärderingspris om Utvärderingspris = = x (1 + 0,458) Procentuellt påslag = ((36 25) / 36) x 1,5 = 0,458 Uppräkningsfaktor = 60/40 = 1,5 Anbudsgivare C som totalt får 18 poäng för arbetsproverna och offererar ett pris om 850 kr erhåller ett utvärderingspris om Utvärderingspris = = 850 x (1 + 0,750) Procentuellt påslag = ((36 20) / 36) x 1,5 = 0,750 Uppräkningsfaktor = 60/40 = 1,5 Resultat: anbudsgivare B erhåller lägst utvärderingspris och kommer därmed att tilldelas kontrakt. 5.3 Lika poäng efter utvärdering Om situationen uppstår att två eller flera anbud erhåller samma utvärderingspris kommer PTS i första hand att skilja anbuden åt genom att anta det anbud som tilldelats högst poäng på arbetsproverna. I andra hand kommer lottning att genomföras för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. På begäran av en anbudsgivare kommer en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran. Post- och telestyrelsen 15

16 6 Allmänna förutsättningar för anbudet 6.1 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingen har påbörjats efter den 15 juli Anbudets form och antal Anbud bör upprättas i lika ordningsföljd som förfrågningsunderlaget samt hänvisa till de punkter som anges i detta. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. Anbud och informationsmaterial önskas i två exemplar, ett original och en kopia. Handlingar och intyg enligt punkterna och kan lämnas i ett exemplar. 6.3 Frågor och svar PTS vill uppmana anbudsgivare att ställa frågor kring alla eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget med bilagor. Under anbudstiden är det möjligt att med ledning av ställda frågor rätta och tydliggöra det annonserade underlaget. Efter anbudstidens utgång är möjligheterna till sådana tydliggöranden mycket små. Frågor angående förfrågningsunderlaget och övriga däri ingående handlingar ställs skriftligen via e-post eller post till handläggaren Caroline Sandlin. E-post: caroline.sandlin@pts.se Postadress: PTS, att. Caroline Sandlin, Box 5398, Stockholm PTS vill ha alla frågor senast den 25 januari för att kunna publicera svaren så att de kommer samtliga anbudsgivare till del. Inkomna frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS hemsida Det är upp till varje anbudsgivare att själv hålla sig informerad om den information som PTS publicerar på hemsidan. 6.4 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 kap. 16 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med Post- och telestyrelsen 16

17 myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Ni ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av er bedömning utan kommer att företa en självständig prövning. 6.5 Kontaktperson Anbud bör innehålla uppgift om vem hos anbudsgivaren som är kontaktperson för anbudet och kontaktuppgifter till denne. Om leverantören önskar kontakt via e-post bör adress för detta anges. 6.6 Inlämnande av anbud Anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud Upphandling av ramavtal avseende grafisk formgivning, Dnr insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception på Valhallavägen 117 i Stockholm. Receptionen har öppet kl varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Stockholm den 15 december 2010 Caroline Sandlin Upphandlingsjurist Charlotte Murray Upphandlingschef Post- och telestyrelsen 17