Upphandling av ramavtal avseende konsulttjänster för utredningar, undersökningar och analyser gällande samhällsomfattande tjänster.

Transkript

1 Upphandling av ramavtal avseende konsulttjänster för utredningar, undersökningar och analyser gällande samhällsomfattande tjänster Datum

2 Diarienummer Författare Anna-Karin Hellsten Post- och telestyrelsen Box Stockholm Post- och telestyrelsen 2

3 Innehåll 1 Upphandlingens syfte och uppdragsområdets innehåll 7 2 Kortfattad introduktion till uppdragsområdet och avropsprocessen Upphandlingsprocessen Beskrivning av avropsprocessen 8 3 Krav på anbudsgivaren Teknisk förmåga och kapacitet Beskrivning av företaget Konsulter och kapacitet Underleverantörer Juridisk ställning Registreringsbevis Skattekontroll Sanningsförsäkran Ekonomisk ställning Kreditupplysning 10 4 Krav på tjänsten Obligatoriska krav Styrkande av obligatoriska krav Ickeobligatoriska krav (bör-krav) Styrkande av ickeobligatoriska krav 15 5 Formella krav Ersättning/ angivande av pris Pris per timme Pris för utförande av uppdrag Angående prissättning, låga priser 18 6 Utvärdering Utvärderingsmodell Exempel på utvärdering av anbud Rangordning av utvärderade anbud Samma pris vid utvärdering 20 7 Formella krav Språk Acceptans av villkor Avtalsperiod Svarsmall Kommersiella villkor i övrigt Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Undertecknande, behörig företrädare 22 8 Allmänna förutsättningar för anbudet Upphandlingsform Anbudets form och antal Frågor och svar Sekretess Kontaktperson Inlämnande av anbud 24 Post- och telestyrelsen 3

4 Bilagor till förfrågningsunderlaget: 1. Ramavtalsutkast 2. Sanningsförsäkran fylls i av anbudsgivaren 3. Svarsmall - fylls i av anbudsgivaren 4. Uppdragsbeskrivning Post- och telestyrelsen 4

5

6 Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar områdena elektronisk kommunikation och post. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS fyra övergripande mål är: långsiktig konsumentnytta långsiktigt hållbar konkurrens effektivt resursutnyttjande säker kommunikation För att nå målen arbetar PTS bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom aktuella områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. PTS består av ett huvudkontor i Stockholm och ett antal lokala tjänsteställen. Myndigheten har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret. Se vidare Post- och telestyrelsen 6

7 1 Upphandlingens syfte och uppdragsområdets innehåll PTS genomför en ramavtalsupphandling med avsikt att ingå ramavtal som ska täcka myndighetens behov av konsulttjänster för utredningar, undersökningar och analyser avseende samhällsomfattande tjänster inom områdena tillgång till telefoni- och internettjänster samt posttjänster. I uppdragsområdet ingår utredningar om samhällsomfattande tjänster inom områdena tillgänglighet till telefoni- och internettjänster samt posttjänster. Utredningarna ska belysa behovet av samhällsomfattande tjänster ur ett brett samhällsperspektiv, dvs. ur såväl ekonomiska och marknadsmässiga aspekter som ur övriga samhällsaspekter som t ex företagande, innovation och regional tillväxt, livskvalitet för utsatta grupper samt uppfyllelsen av politiska målsättningar. Exempel på uppdragens inriktning kan vara: Kartlägga centrala brukar- och användaraspekter såsom tillgänglighet till post- och teletjänster, olika brukarkategoriers särskilda behov av samhällsomfattande tjänster, kvalitetsmässiga bedömningar av tillhandahållna tjänster samt användarnas priskänslighet och betalningsförmåga. Analysera bransch- och marknadsmässiga förutsättningar för tillhandahållandet av samhällsomfattande tjänster. Utreda hur olika politiska och ekonomiska styrmedel kan användas för att styra marknadens aktörer mot ett effektivare tillhandahållande av samhällsomfattande tjänster. Genomföra jämförelser med andra länder med likartad problematik i form av omfattande glesbygd och höga ambitioner vad gäller tillgång till posttjänster och elektronisk kommunikation. Genomföra jämförelser med andra branscher som t.ex. energi, tåg samt annan samhällsservice. Utreda konsekvenser av omfattningen av samhällsomfattande tjänster samt av olika främjandeåtgärder, såsom stöd- och främjandeinsatser och offentlig-privat samverkan. Post- och telestyrelsen 7

8 2 Kortfattad introduktion till uppdragsområdet och avropsprocessen 2.1 Upphandlingsprocessen När anbud har inkommit kommer PTS att utvärdera dessa. Det innebär att samtliga anbud genomgår nedanstående process. Först genomförs den s.k. leverantörskvalificeringen. Det innebär att PTS säkerställer att inlämnade anbud klarar de krav som framgår av avsnitt 3 i detta dokument. Anbud som klarar leverantörskvalificeringen går därefter vidare till anbudsprövningen. I denna fas säkerställs att anbud klarar kraven under avsnitt 4 (Krav på tjänsten). Anbud som klarat även anbudsprövningen utvärderas därefter i enlighet med vad som framgår av avsnitt 6 (Utvärdering). När utvärdering har genomförts kommer PTS att fatta ett tilldelningsbeslut där vinnande leverantörer rangordnas. Efter fattat tilldelningsbeslut är ambitionen att skriva avtal med de aktuella leverantörerna. 2.2 Beskrivning av avropsprocessen PTS avsikt är att teckna ramavtal med tre leverantörer. Avrop mot ramavtalet kommer att ske genom rangordning. Den leverantör som lämnar det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att rangordnas som nummer ett, och leverantören som lämnar det ekonomiskt näst mest fördelaktiga anbudet kommer att rangordnas som nummer två etc. Vid avrop från ramavtalet avseende detta område kommer PTS att skicka förfrågan om möjlighet att utföra uppdrag i första hand till leverantören som är rangordnad som nummer ett, och i andra hand (om den först tillfrågade leverantören av någon orsak inte förmår leverera) till leverantören som är rangordnad som nummer två etc. Post- och telestyrelsen 8

9 3 Krav på anbudsgivaren 3.1 Teknisk förmåga och kapacitet Beskrivning av företaget Med anbud ska bifogas en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget som innehåller uppgifter om dess verksamhet relevanta för det område som upphandlingen berör Konsulter och kapacitet Anbudsgivaren ska offerera tre (3) namngivna konsulter. För det fall att anbudsgivaren offererar fler konsulter än tre kommer PTS att kontakta anbudsgivaren för att klargöra vilka tre av de offererade konsulterna som ska bedömas. Observera att konsult/-er som offereras för uppfyllande av de ickeobligatoriska kraven ska vara den-/desamma som de offererade konsulterna som uppfyller de obligatoriska kraven (krav 1-3 alt. krav 1-5) Underleverantörer Om anbudsgivaren redan vid anbudslämnandet vet att de avser att använda underleverantörer ska dessa redovisas med namn och organisationsnummer. Anbudsgivaren ska även, genom att tillhandahålla ett åtagande från underleverantören/-erna eller på annat sätt, visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Kraven i avsnitten Registreringsbevis, Skattekontroll och Kreditupplysning ska uppfyllas även av eventuella underleverantörer. PTS kommer att genomföra en skattekontroll enligt nedan även avseende eventuella underleverantörer. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörer såsom för egen personal. 3.2 Juridisk ställning Registreringsbevis Till anbud ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis för att visa att anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, är ett registrerat företag. Utländska anbudsgivare ska bifoga liknande dokumentation från behörig myndighet i anbudsgivarens hemland. Post- och telestyrelsen 9

10 Som alternativ kan anbudsgivare istället bifoga ett intyg som styrker att anbudsgivaren är ett registrerat företag eller avge en utsaga avseende detta på heder och samvete Skattekontroll Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i Sverige. För att säkerställa detta kommer PTS att begära in Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling för samtliga svenska anbudsgivare, samt eventuella underleverantörer. Detta kommer att göras efter anbudsöppningen i samband med leverantörskvalificeringen. Inhämtade uppgifter ska visa att anbudsgivare vid tillfället för kontrollen är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter. Utländsk anbudsgivare ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter i sitt hemland genom att till anbudet bifoga intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Observera att det är ett ska-krav att intyg/blankett enligt detta stycke inte får vara utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag Sanningsförsäkran Anbudsgivaren ska uppfylla kraven i bilaga 2, Sanningsförsäkran, underteckna sanningsförsäkran och bifoga den, alternativt lämna en förklaring till varför samtliga krav i sanningsförsäkran inte är uppfyllda. PTS gör i varje enskilt fall en bedömning av lämnad förklaring som ska godtas av PTS för att kravet ska anses vara uppfyllt. Observera att det är ett krav att sanningsförsäkran ska vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivaren. 3.3 Ekonomisk ställning Kreditupplysning Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska bifoga ett utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens, och eventuella underleverantörers, finansiella och ekonomiska stabilitet. Kreditvärdigheten i det lämnade intyget ska vara minst två (2) enligt UC:s skala eller motsvarande, om inte anbudsgivaren vid förfrågan kan lämna en förklaring som kan godtas av PTS. Det vill säga ett värde lägre än två (2) kan Post- och telestyrelsen 10

11 ändå godtas om en tillfredställande förklaring lämnas som visar att företagets kreditvärdighet är godtagbar. Observera att det är ett ska-krav att intyget om kreditupplysning inte är utfärdat tidigare än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. Detta för att intyget ska vara relevant vid tidpunkten för anbuds inlämnande. Post- och telestyrelsen 11

12 4 Krav på tjänsten 4.1 Obligatoriska krav Nedan angivna krav är obligatoriska, dvs. måste uppfyllas enligt följande för att anbudet ska kunna utvärderas. Krav 1-3 måste uppfyllas av samtliga tre konsulter. Krav 4 måste minst två av de tre konsulterna uppfylla. 1 Respektive konsult ska behärska svenska och engelska språket i tal och skrift. 2 Respektive konsult ska, om PTS begär det, samarbeta med PTS andra konsulter. 3 Respektive konsult ska ha A) relevant praktisk och teoretisk metodkunskap inom för uppdragsområdet relevanta områden samt vara öppen för att använda den metod som PTS förevisar, samt B) en för uppdragsområdet relevant universitets- eller högskoleexamen. Med relevant universitets- eller högskoleexamen avses exempelvis examen inom samhälls- eller beteendevetenskapliga ämnen så som statistik, sociologi, nationalekonomi och ekonomisk geografi. 4 Två (2) av de offererade konsulterna ska var för sig uppfylla A och B nedan. A) Minst fyra (4) års relevant arbetslivserfarenhet (heltidsarbete), varav minst två (2) år ska vara från offentlig verksamhet antingen som anställd eller som konsult. Här kan uppdrag som avses under krav 4 B nedan räknas in. Med relevant arbetslivserfarenhet avses självständigt, kvalificerat samhällsvetenskapligt utrednings- och analysarbete, t.ex. genom uppdrag som de nedanstående under B. B) Minst tre (3) stycken relevanta uppdrag inom området samhällsomfattande tjänster ska ha utförts. Med relevanta uppdrag inom området samhällsomfattande tjänster avses här dels analyser av hushålls eller företags tillgång till telefoni- och internettjänster, posttjänster eller annan samhällsvice som t ex Post- och telestyrelsen 12

13 energi- eller tågtjänster, dels bransch- och marknadsanalyser avseende telefoni- och internettjänster, posttjänster eller annan samhällsvice som t ex energi- eller tågtjänster. Respektive konsults arbete i uppdragen ska sammantaget (dvs. tiden som är nedlagd i alla tre uppdragen sammantaget) ha utgjort minst sex (6) månaders heltidsarbete. Arbetet ska vara utfört under perioden från och med den 1 mars 2007 till och med sista datum för att lämna anbud i denna upphandling, och ska ha både påbörjats och slutförts under denna tidsperiod, dvs. får ej längre vara pågående. Uppdragen behöver ej ha utförts i form av heltidsarbete, men nedlagt arbete ska motsvara minst sex månaders heltidsarbete. Arbete i uppdragen behöver inte ha utförts under en längre sammanhängande period, utan kan ha varit utfört i etapper. Det viktiga är att den sammanlagda arbetstiden uppgår till minst sex månader. Konsultens roll i respektive uppdrag ska ha varit så betydande att dennes medverkan varit en förutsättning för uppdragets fullgörande. 4.2 Styrkande av obligatoriska krav Krav 1 och 2 Uppfyllande av krav 1 och 2 ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att dessa krav uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen. Krav 3 A För uppfyllande av kravet gäller att ett (1) uppdrag per konsult ska ha utförts. Detta ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen, samt till anbudet bifogar en redogörelse för utförda uppdrag per konsult. För uppfyllande av kravet ska redogörelsen innehålla minst följande delar: Beskrivning av uppdragets innehåll Beskrivning av vilken metod som har tillämpats Beskrivning av konsultens roll i uppdraget Uppgift om uppdragets längd (angivet i t.ex. timmar, veckor) Uppgift om uppdragsgivare/beställare av uppdraget Post- och telestyrelsen 13

14 Krav 3 B Uppfyllande av krav 3 B ska styrkas genom att CV med dokumenterad utbildning bifogas anbudet för att styrka att kravet på för uppdragsområdet relevant universitets- eller högskoleexamen uppfylls. Krav 4 A Uppfyllande av krav 4 A ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen, samt till anbudet bifogar CV med dokumenterad arbetslivserfarenhet för respektive konsult, som styrker att kravet uppfylls. PTS förbehåller sig rätten att på lämpligt sätt kontrollera uppfyllande av detta krav. Krav 4 B Uppfyllande av krav 4 B ska styrkas genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att kravet uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen, samt till anbudet bifogar en redogörelse för utförda uppdrag per konsult. För uppfyllande av kravet ska redogörelsen för respektive uppdrag innehålla minst följande: Vilken typ av uppdrag som konsulten har genomfört samt en kort och översiktlig beskrivning av uppdragets omfattning, inriktning och innehåll. Vilken roll konsulten haft i uppdraget. Period för utförande (start- samt sluttidpunkt angivet som årtal och månad). Uppdragets uppdragsgivare/beställare samt kontaktperson. Kontaktuppgifter till kontaktpersonen såsom namn, telefonnummer och e-postadress. PTS förbehåller sig rätten att bekräfta att konsulten har utfört uppdraget samt att uppdraget är av den omfattning, inriktning och med det innehåll som angetts. Som exempel på vad som avses med heltidsarbete hade exempelvis år 2009 sammanlagt 226 arbetsdagar. Med 8 timmars arbetsdag innebär det en årsarbetstid på timmar. Post- och telestyrelsen 14

15 4.3 Ickeobligatoriska krav (bör-krav) Nedan angivna krav är inte obligatoriska att uppfylla men kommer, om de uppfylls, att ge anbudsgivaren mervärde/fördel vid anbudsutvärderingen i form av prisavdrag från det offererade priset, se vidare avsnitt 6. Observera att den/de konsulter som offereras för uppfyllande av krav 5, 6, 7 och/eller 8 ska vara någon/några av de konsulter som offereras för uppfyllande av de obligatoriska kraven 1-3 eller 1-4 ovan. Det är med andra ord inte tillåtet att offerera konsulter som enbart uppfyller krav 5, 6, 7 och/eller 8. Krav 5. En (1) av de offererade konsulterna bör ha utfört minst ett (1) års heltidsarbete i form av utrednings- och analysarbete avseende hushålls eller företags tillgång till telefoni- och internettjänster. 6. En (1) av de offererade konsulterna bör ha utfört minst ett (1) års heltidsarbete i form av utrednings- och analysarbete avseende hushålls eller företags tillgång till posttjänster. 7. En (1) av de offererade konsulterna bör ha utfört minst ett (1) års heltidsarbete i form av utrednings- och analysarbete avseende äldres och personer med funktionsnedsättningars särskilda behov. 8. En (1) av de offererade konsulterna bör ha utfört minst ett (1) års heltidsarbete i form av kvalitativa utredningsmetoder. Prisavdrag för uppfyllt krav angivet i kr Styrkande av ickeobligatoriska krav Krav 5-8 Uppfyllande av krav 5-8 styrks genom att anbudsgivaren i sitt anbud bekräftar att ett eller flera av kraven uppfylls, t.ex. genom kryss i svarsmallen, samt till anbudet bifogar en redogörelse för utfört arbete som styrker att respektive krav uppfylls. För respektive krav ska minst följande anges: Post- och telestyrelsen 15

16 Namn på den konsult som har utfört arbetet Redogörelse för det utförda arbetet med särskilt angivande av: o vilken erfarenhet (utförda uppdrag/projekt etc.) som konsulten har inom det aktuella området o en kort beskrivning av utförda uppdrag/projekt, innehållande en översiktlig beskrivning av arbetets omfattning (angivet i veckor, månader etc.), inriktning och innehåll. o period för utförande av arbetet o beställare av arbetet Uppdragen behöver ej ha utförts i form av heltidsarbete, men nedlagt arbete ska motsvara minst ett års heltidsarbete (se nedanstående stycke). Arbete i uppdragen behöver inte ha utförts under en längre sammanhängande period, utan kan ha varit utfört i etapper. Det viktiga är att den sammanlagda arbetstiden uppgår till minst ett år. Som exempel på vad som avses med heltidsarbete hade exempelvis år 2009 sammanlagt 226 arbetsdagar. Med 8 timmars arbetsdag innebär det en årsarbetstid på timmar. Post- och telestyrelsen 16

17 5 Formella krav 5.1 Ersättning/ angivande av pris I anbudet ska pris per arbetad timme (60 minuter) anges för följande kategorier: Pris per timme Pris per arbetstimme (60 minuter) ska anges för: Juniorkonsult (uppfyller krav 1-3) Seniorkonsult (uppfyller krav 1-4) De lämnade timpriserna är de som PTS avser att teckna avtal utifrån. Timpris ska inkludera samtliga med uppdrag förenade kostnader. Observera att inga tillkommande kostnader utöver dessa kommer att accepteras av PTS. Mervärdesskatt tillkommer till angivna priser Pris för utförande av uppdrag I bilaga 4 till förfrågningsunderlaget finns en uppdragsbeskrivning som avser ett uppdrag som PTS har beställt och fått utfört. För att PTS ska kunna bilda sig en uppfattning om hur anbudsgivaren arbetar med ett uppdrag liknande det i uppdragsbeskrivningen ska i anbudet anges: hur många timmar som anbudsgivaren beräknar för genomförande av uppdraget, tillsammans med en kort beskrivning av hur man skulle lägga upp genomförandet av uppdraget samt hur man skulle fördela antalet timmar per konsultkategori (junior och senior). Observera att lämnat pris och angiven timfördelning för utförande av uppdraget ska vara vägledande för de priser och den timfördelning som sedan tillämpas vid genomförande av uppdrag som beställs av PTS efter avtalstecknande. Om en leverantör vid utförande av uppdrag under avtalstiden avviker markant från i anbudet lämnat pris och timfördelning ska detta i samband med avropet motiveras utförligt och med sakliga skäl. Detta för att kopplingen mellan utvärderingspriser och de facto-priser ska bli så stark som Post- och telestyrelsen 17

18 möjligt, och i anbud lämnade priser för genomförande av uppdrag relevanta. Givetvis kommer sedan den faktiska fördelningen av timmar mellan junioroch seniorkonsult att variera beroende på respektive uppdrags karaktär. Lämnade priser kommer att utvärderas i enlighet med vad som anges nedan i avsnitt Angående prissättning, låga priser PTS vill tydliggöra att myndigheten starkt avråder från att anbudsgivare lämnar timpriser som är så låga att de inte kan anses vara marknadsmässiga. Myndighetens erfarenhet är att då anbudsgivare prisar in sig på ett sådant sätt, och därmed förbinder sig att leverera till de låga priserna, blir relationen mellan uppdragsgivare och leverantör mindre bra, eftersom leverantören sällan är intresserad av att leverera till vad som egentligen är ett underpris, vilket bl.a. går ut över kvaliteten på utfört arbete. Post- och telestyrelsen 18

19 6 Utvärdering Kvalificering och utvärdering av inlämnade anbud sker i flera steg, se närmare i avsnitt 2. Anbud som klarat både leverantörskvalificering och därefter anbudsprövning kommer att utvärderas i enlighet med vad som framgår nedan under avsnitt Utvärderingsmodell Grund för tilldelning av kontrakt är ekonomiskt mest fördelaktiga anbud, vilket innebär att PTS kommer att utvärdera lämnade anbud på utvärderingskriterierna kvalitet och pris enligt följande. PTS kommer att utvärdera det angivna priset för utförande av uppdraget i bilaga 4 till förfrågningsunderlaget. Detta sker på följande sätt. 1. Antalet timmar för juniorkonsult multipliceras med pris per timme för juniorkonsulten. 2. Antalet timmar för seniorkonsult multipliceras med pris per timme för seniorkonsulten. Prisavdrag i steg 1 och 2 Om ett eller flera av de ickeobligatoriska kraven i avsnitt 4.3 uppfylls kommer däri specificerade prisavdrag att göras från angivna timpriser. Prisavdrag görs från priset för den konsultkategori som konsulten som uppfyller kravet tillhör. Observera att enbart ett prisavdrag per uppfyllt krav kommer att göras, oavsett om det skulle vara fler än en konsult som uppfyller kravet. Prisavdraget görs innan multiplicering av pris och antal timmar. 3. Därefter adderas priset för de bägge konsultkategorierna, vilket resulterar i ett utvärderingspris Exempel på utvärdering av anbud Pris per timme Offererat timpris juniorkonsult: 750 kr Offererat timpris seniorkonsult: 950 kr Post- och telestyrelsen 19

20 Uppfyllda ickeobligatoriska krav Juniorkonsulten uppfyller inget av de ickeobligatoriska kraven. Seniorkonsulten uppfyller krav 6 och 7, vilket ger ett prisavdrag om 250 kr från det offererade timpriset om 950 kr. Utvärderingspris per timme för seniorkonsulten blir således 700 kr. Antal timmar Anbudsgivaren anger att man skulle behöva 310 timmar för att utföra uppdraget, och att juniorkonsulten skulle utföra 230 av dessa timmar, medan seniorkonsulten skulle utföra resterande 80 timmar. Utvärderingspris Utvärderingspris för anbudet kommer att räknas fram på följande sätt: 750 kr * 230 timmar = kr ( =) 700 kr * 80 timmar = kr = kr Rangordning av utvärderade anbud Det anbud som har lägst utvärderingspris kommer att rangordnas som första leverantör vid ramavtalstecknande. Det anbud som har näst lägst utvärderingspris kommer att rangordnas som andra leverantör vid ramavtalstecknande. Anbudet med tredje lägst utvärderingspris kommer att rangordnas som tredje leverantör vid ramavtalstecknande. 6.2 Samma pris vid utvärdering Om situationen uppstår att två eller flera anbud erhåller samma utvärderingspris kommer PTS i första hand att skilja anbuden åt genom att anta det anbud som uppfyller flest ickeobligatoriska krav. Om detta inte skiljer anbuden åt kommer PTS i andra hand att genomföra lottning för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. På begäran av en anbudsgivare kommer en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran. Post- och telestyrelsen 20

21 7 Formella krav 7.1 Språk Anbud ska avlämnas på svenska eller engelska. 7.2 Acceptans av villkor Anbud ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbud är det av stor vikt att anbud innehåller samtliga begärda uppgifter. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven ej kan uppfyllas. Likaså kan oklarheter i anbud komma att betraktas som att krav inte uppfylls. Det är därför mycket viktigt att anbud är tydligt och fullständigt, eftersom det annars kan komma att leda till att anbud förkastas. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Därför är det viktigt att anbudsgivare avger sitt anbud baserat på förutsättningarna som angivits i förfrågningsunderlag med bilagor. Anbud med reservationer mot villkoren i förfrågningsunderlaget med bilagor kan komma att förkastas. 7.3 Avtalsperiod Avtalsperioden ska gälla för en tid av ett år räknat från och med att avtal undertecknats av båda parter. Avtalsperioden kan därefter förlängas med ett år i taget, om PTS senast två månader före avtalsperiodens utgång skriftligen begär detta, eller senare om båda parter godtar det. Förlängning kan dock som mest ske för sammanlagt tre år. Maximal avtalsperiod kommer således att kunna uppgå till fyra år. 7.4 Svarsmall För att tydliggöra för PTS vilka av förfrågningsunderlagets krav som uppfylls respektive inte uppfylls ska anbudsgivare fylla i den svarsmall som finns bifogad i bilaga 3 och lämna in den tillsammans med sitt anbud. Svar ska markeras genom att anbudsgivare sanningsenligt markerar med ett kryss i respektive ruta Uppfylls/Uppfylls ej. Post- och telestyrelsen 21

22 Observera att svarsmallen ska fyllas i fullständigt, vilket innebär att för alla krav ska det markeras antingen JA eller NEJ. Markering av NEJ tolkas som att aktuellt krav inte uppfylls/aktuellt villkor inte accepteras, vilket kan leda till att anbudet förkastas. Svarsmallen kan skrivas ut och fyllas i för hand alternativt fyllas i med hjälp av Excel innan utskrift sker. 7.5 Kommersiella villkor i övrigt Bifogat utkast till ramavtal ska gälla, se bilaga 1. Smärre ändringar kan komma att göras i samband med avtalsteckning. Anbudsgivare som reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget med bilagor, alternativt anger egna villkor och/eller förbehåll, kan komma att uteslutas. 7.6 Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Skriftligt anbud ska vara PTS tillhanda senast den 17 april 2012 och ska vara bindande t.o.m. den 17 september För det fallet att upphandlingen begärs överprövad ska anbud vara bindande ytterligare sex månader. 7.7 Undertecknande, behörig företrädare Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare hos anbudsgivaren. Post- och telestyrelsen 22

23 8 Allmänna förutsättningar för anbudet 8.1 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som öppen upphandling enligt LOU. 8.2 Anbudets form och antal Anbud bör upprättas i lika ordningsföljd som förfrågningsunderlaget inklusive kvalificeringsdokument samt hänvisa till de punkter som anges i detta material. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. Anbud och informationsmaterial önskas i två exemplar, ett original och en kopia. 8.3 Frågor och svar PTS vill uppmana och uppmuntra anbudsgivare att ställa frågor kring alla eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget och dess bilagor. Under anbudstiden är det möjligt att med ledning av ställda frågor rätta och tydliggöra det annonserade underlaget. Efter anbudstidens utgång är möjligheterna till sådana tydliggöranden mycket små. Frågor angående förfrågningsunderlaget och övriga däri ingående handlingar ställs skriftligen via e-post eller post till upphandlingsjurist Anna-Karin Hellsten. E-post: anna-karin.hellsten@pts.se Postadress: PTS, att Anna-Karin Hellsten, Box 5398, Stockholm PTS vill ha alla frågor senast den 10 april för att kunna publicera svaren så att de kommer samtliga anbudsgivare till del. Inkomna frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS hemsida Det är upp till varje anbudsgivare att själv hålla sig informerad om den information som PTS publicerar på hemsidan. 8.4 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 kap. 16 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller Post- och telestyrelsen 23

24 driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Ni ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av er bedömning utan kommer att företa en självständig prövning. 8.5 Kontaktperson Anbud bör innehålla uppgift om vem hos anbudsgivaren som är kontaktperson för anbudet och kontaktuppgifter till denne. Om leverantören önskar kontakt via e-post bör adress för detta anges. 8.6 Inlämnande av anbud Anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud Upphandling av ramavtal avs. konsulter för samhällsomfattande tjänster, Dnr ) insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception på Valhallavägen 117 i Stockholm. Receptionen har öppet kl varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Stockholm den 6 mars 2012 Anna-Karin Hellsten Upphandlingsjurist Charlotte Murray Upphandlingschef Post- och telestyrelsen 24