Förfrågningsunderlag. Upphandling av internrevisionstjänster

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandling av internrevisionstjänster

2 1. Allmän information 1.1 Om Sjunde AP-FONDEN Sjunde AP-fonden (AP7) presenteras på där även den senaste årsredovisningen (2011) och halvårsrapport kan laddas ner. 1.2 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Sjunde AP-fonden (AP7). 1.3 Upphandlingen Avtalsform Upphandlingen syftar till att avtal ingås mellan den upphandlande myndigheten och leverantören enligt vilket fastställs samtliga villkor för internrevisionstjänster under tre år, med möjlighet till förlängning med ytterligare ett år, från och med att avtal ingås med leverantör Omfattning AP7 avser att upphandla internrevisionstjänster för granskning av den egna verksamheten, dess risker, internkontroll och regelefterlevnad av policies, riktlinjer och rutiner. Internrevisionen ska utföras på ett strukturerat och systematiskt sätt och granska effektiviteten i verksamheten och dess riskhantering. Internrevisionen ska fokusera på risker, processer, ITmiljöer, kontroller, beslutsfattande och kostnadseffektivitet. Styrelsen fastställer årlig granskningsplan, vilken ska bygga på en riskbedömning. Internrevisionen förutsätts delta i årlig riskkartläggning som ska ligga till grund för riskbedömningen och granskningsplanen. Rekommendationer och förslag på förbättringsåtgärder ska ges skriftligen. Minst en gång per år ska muntlig och skriftlig återrapportering ske till hela styrelsen. Därutöver ska internrevisionen vid, uppskattningsvis, tre-fyra tillfällen per år sammanträda med styrelsens revisionsutskott, där skriftlig och muntlig rapport ska ges efter varje utförd granskning. Antalet årliga granskningsområden uppskattas till två-tre, där varje granskningsområde i normalfallet förväntas utföras under en-två veckor. Någon inköpsvolym kan inte garanteras. AP7 förvaltar ett betydande kapital för de pensionssparare som inte själva gjort ett aktivt premiepensionsval. Investeringar görs i AP7 Aktiefond och AP7 Räntefond. Med dessa byggstensfonder som grund erbjuder AP7

3 också fyra fondkonstruktioner, där olika delar AP7 Aktiefond och AP7 Räntefond ingår (förvalsalternativet AP7 Såfa samt tre statliga fondportföljer). AP7 Aktiefond är en global aktiefond, där hävstång används i förvaltningen. Tillgångarna i AP7 Räntefond placeras främst i svenska räntebärande finansiella instrument med låg kreditrisk. Ytterligare information om AP7 Aktiefond, AP7 Räntefond, AP7 Såfa och statens fondportföljer finns i AP7:s årsredovisning. Det är av stor vikt att allmänhetens förtroende för AP7 upprätthålls. Det är därför viktigt att internrevisorerna besitter tillräcklig kunskap om finansiell verksamhet, förvärvad genom erfarenhet av liknande uppdrag. Mot bakgrund av den komplexa verksamhet som fonden bedriver och de höga krav som ställs på internrevisorerna krävs att erfarenhet och övriga allmänna krav kan tillgodoses med en betryggande grad av säkerhet. Därför ställs krav på branschledande kunskaper och omfattande erfarenhet, som i sin tur styrker att internrevisionen kan bedrivas med integritet och tillräcklig insikt om verksamhetens olika risker. Revisionsteamet ska som helhet ha den kunskap och erfarenhet som krävs för att vara väl förtroget med uppdraget och i övervägande utsträckning utgöras av erfarna medarbetare. Ledaren för revisionsteamet ska vara erfaren i sin roll och effektivt kunna leda arbetet på plats. God tillgänglighet krävs av internrevisorer och revisionsteam Upplysningar Frågor avseende upphandlingen kan ställas fram till sju dagar före anbudstidens utgång och ska tillställas: Hans Bergström, Compliance Officer (hans.bergstrom@ap7.se) och Svante Linder, Administrativ chef (svante.linder@ap7.se). Telefonnummer till AP7: Samtliga frågor kommer att besvaras i ett sammanhang och gentemot alla anbudsgivare och intressenter senast den 1 februari 2013 om inte särskilda skäl föranleder annat (exempelvis frågor och svar av enklare art). Detta kommer att ske genom publikation av frågor och svar på AP7:s hemsida ( Anbudsgivare uppmanas därför att löpande följa den information som publiceras på hemsidan. 2. Anbudsspecifikation 2.1 Leverantörsuppgifter Beskrivning av anbudsgivaren, förmåga och kapacitet Med anbud ska bifogas en beskrivning av anbudsgivaren, dess verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, etableringsort, historik, ägarförhållanden, vinstdelningssystem och ledningsorganisation. AP7 kommer, när avtalet är på plats, att vilja ha möjlighet att godkänna eventuella underleverantörer.

4 2.1.2 Referenser Med anbud ska bifogas referensförteckning (två stycken som ej är äldre än två år) över uppdragsgivare/referenspersoner med angivande av kontaktperson och telefonnummer. AP7 förbehåller sig rätten att själv söka och kontakta referenser Kontaktperson I anbud ska anges namn på den person som är tänkt att bli AP7:s kontaktperson för uppdraget. 2.2 Formella krav Registreringsbevis Med anbud ska bifogas aktuellt registreringsbevis från Bolagsverket Skatteregistrering Anbudsgivaren ska inneha godkännande för F-skatt Skattekontroll Anbudsgivaren ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter genom att bifoga skattemyndighetens blankett 4820 Begäran om upplysningar offentlig upphandling ifylld för svenska anbudsgivare. Små och tvistiga skulder kommer inte att beaktas. Blanketten får inte vara äldre än tre månader Företag under bildande Anbud kan inte inges av företag under bildande Kreditupplysning Med anbud ska bifogas utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande från annat kreditupplysningsföretag), som visar att anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet minst motsvarar kreditnivå 3 (enligt UCs skala) eller motsvarande. Utdraget får inte vara äldre än tre månader Erfarenhet Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av internrevisionsuppdrag avseende förvaltning av globalt diversifierade värdepappersportföljer, företrädesvis avseende investeringsfonder. Som bevis på detta ska anbudsgivaren presentera två relevanta uppdrag inom området globalt diversifierade värdepappersportföljer och /eller två uppdrag inom området investeringsfonder. Uppdragen får inte vara äldre än tre år och ska spegla de tjänster som efterfrågas i denna upphandling. En beskrivning av varje uppdrag ska bifogas med information om uppdragets syfte och omfattning samt uppdragsgivarens namn och telefonnummer.

5 2.3 Övriga krav Årsredovisning Med anbud ska bifogas anbudsgivarens undertecknade årsredovisning för de två senaste åren eller de uppgifter som annars finns att tillgå beträffande ekonomisk redovisning för verksamheten till anbudet. Årsredovisning ska innehålla undertecknad revisionsberättelse. För anbudsgivare som inte har att tillgå årsredovisning för de två senaste åren, ska med anbud bifogas annan dokumentation utvisande anbudsgivarens ekonomiska ställning (pro forma balansräkning och resultaträkning). Att dessa dokument återspeglar företagets ekonomiska ställning ska vidimeras av företagets revisor Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren ska inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden. Med anbudet ska bifogas intyg från anbudsgivarens revisor. Av intyget ska framgå, enligt revisorns bedömning, att anbudsgivaren med beaktande av omfattningen av dess verksamhet samt arten och omfattningen av anbudsgivarens uppdrag har en beloppsmässigt tillräcklig ansvarsförsäkring. Antagna anbudsgivare ska kunna uppvisa dokumentation som styrker att anbudsgivaren innehar en giltig ansvarsförsäkring och som styrker storleken på densamma (totalt och per skadefall), med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer. Uppgifter av detta slag anses enligt AP7 omfattas av sekretess, 31 kap offentlighets- och sekretesslagen. 2.4 Särskilda krav på internrevisionstjänsterna Skall-krav Internrevisionstjänsten har följande skall-krav: Teamet ska ha god kompetens i och betydande tidigare erfarenhet av den bransch där AP7 är verksam, d v s fondbolag som bedriver förvaltning av placeringstillgångar som innefattar globalt diversifierade värdepappersportföljer och placeringar i onoterade tillgångar (private equity). Teamledare ska ha minst sju års tidigare erfarenhet av internrevisionsarbete inom den bransch där AP7 är verksam. Teamledare ska namnges (en eller flera) och CV inkluderas. Samtliga teammedlemmar ska vara seniora med minst fyra års tidigare erfarenhet av internrevisionsarbete inom den bransch där AP7 är verksam. Teammedlemmar ska namnges och CV inkluderas. Anbudsgivaren ska kunna säkerställa god kvalitet i revisionsuppdraget oavsett vilket relevant fokusområden revisionsutskottet/styrelsen väljer. Utbyte av namngiven teammedlem får endast ske om avtalsleverantören ej råder över omständigheterna. Byte ska ske till person med motsvarande kompetens och godkännas av AP7. Anbudsgivaren ska ha en intern process för kvalitetssäkring av internrevisionsuppdrag. Beskriv kortfattat kvalitetssäkringsprocessen.

6 En revisionsinsats ska kunna genomföras inom en period av 3-6 veckor efter det att AP7 gör ett avrop Efterfrågade beskrivningar och uppgifter Utöver angivna skall-krav vänligen redogör för följande: Metod, revisionsstandard eller tillvägagångssätt som används vid utförandet. Relevant specialkompetens som finns att tillgå för revisionsteamet. Sätt varpå tillgång till denna specialkompetens säkerställs, t ex genom egna specialister, underkonsulter eller liknande. 3. Kommersiella villkor 3.1 Pris Priset ska anges per timme. Om priset varierar mellan olika nivåer i teamet ska pris för varje nivå anges, samt uppskattad viktning av dessa så att totalpris kan beräknas. I anbud ska pris anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. Priset ska vara fast under de två första åren. För det fall resterande period ska indexuppräknas ska tillämplig index anges i anbudet. 4. Övriga villkor 4.1 Underleverantör Underleverantör får ej anlitas utan AP7:s skriftliga godkännande. För underleverantör svarar anbudsgivaren såsom för sig själv. 4.2 Överlåtelse av avtal Avtal får ej överlåtas på annan utan AP7:s skriftliga medgivande. 5. Utvärdering Utvärdering genomförs i två steg: 1. Kvalificering 2. Utvärdering I steg 1 kommer AP7 att kontrollera att anbudsgivaren besvarat och uppfyller samtliga skall-krav, samt nedan angivna krav a)-d). Anbudsgivare kan uteslutas om kreditupplysning visar att risk kan föreligga att avtal inte kan fullföljas. a) Anbudsgivaren ska uppfylla de kvalifikationskrav som angetts i avsnitten 2-4; b) Anbudsgivare ska med anbudet bifoga efterfrågad information, c) Anbudsgivare ska inneha ansvarsförsäkring erforderlig för anbudsgivarens verksamhet och de uppdrag som kan komma att omfattas av upphandlingen (prövning kommer att ske mot bakgrund av information enligt punkt ovan), och

7 d) Anbudsgivaren ska inneha den ekonomiska stabilitet och den etiska professionalism och oberoende som är erforderlig för att kunna erbjuda de i upphandlingen efterfrågade internrevisionstjänsterna. De anbud som uppfyller samtliga ovanstående kriterier kommer sedan att utvärderas i ett andra steg, där det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, med hänsyn till nedanstående omständigheter, kommer att antas. I steg 2 ingår en samlad utvärdering av nedanstående kriterier, där AP7 kommer att välja det för AP7 mest fördelaktiga anbudet med hänsyn tagen till: Nummer: Kriterium: Prövning mot bakgrund av: Vikt vid sammanräkning: 1. Pris Information enligt punkt % 2. Leveransförmåga, kvalitet och funktion Information enligt Punkterna och % Definition av pris: Pris per timme exklusive moms i svenska kronor. Definition av kvalitet: I anbud redovisade tjänster för internrevision, kommer att viktas och poängbedömas (se nedan). Även angivna referenser och av AP7 intagna egna referenser kan komma att tillmätas betydelse i utvärderingen av kvalitet. För utvärdering i det andra steget gäller följande: För varje anbud kommer vart och ett av ovan kriterier att poängsättas mellan 1 till 100, där 1 är den lägsta poängen och 100 är den högsta poängen. Vid poängsättning av kriterium 1 ovan, kommer det anbud vars pris är mest fördelaktigt för AP7 att erhålla 100 poäng. Övriga anbud får poäng i förhållande till anbudet med lägst totalkostnad. De övriga anbuden får en lägre poäng enligt formeln: (Lägsta pris/aktuellt pris)*100. Vid poängsättning av kriterium 2 ovan, kommer det anbud som bäst tillgodoser AP7:s behov av kompetens, resurser och erfarenhet att erhålla högst poäng. Därefter sätts poängen i fallande ordning. Jämförliga anbud kan erhålla samma poäng. Efter poängsättning viktas poängen för varje kriterium enligt ovan angivna procentsatser och sammanräknas till en totalpoäng för varje anbud.

8 6. Allmänna förutsättningar för anbudet 6.1 Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs i enlighet med lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsförfarandet är förenklat förfarande. Deltagande leverantörer skall lämna skriftligt anbud. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. 6.2 Tidsfrister Skriftligt anbud skall vara AP7 tillhanda senast den 6 februarii, 2013 (receptionen stänger 17,00) och skall vara bindande tre månader därefter. 6.3 Undertecknande Anbudet skall vara undertecknat av firmatecknare eller annan dokumenterat behörig person. För det fall att firmatecknarens/undertecknarens behörighet inte framgår av utdrag från Bolagsverket skall behörigheten styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt. 6.4 Inlämnande av anbud Skriftligt anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud Upphandling av internrevisionstjänster, Diarienr. 2012/90 insändes till: Sjunde AP-fonden Vasagatan 11 Box 100 SE Stockholm Anbud per e-post eller fax godtages ej, dock kan till anbuden kommande kompletteringar skickas med e-post. 6.5 Meddlande om beslut Samtliga anbudsgivare kommer att få skriftligt besked om AP7:s tilldelningsbeslut via ett tilldelningsmeddelande. 6.6 Information i detta förfrågningsunderlag Faktainformation i detta förfrågningsunderlag är endast information till anbudsgivare. Anbudsgivare skall själva tillförsäkra sig om att sagda information är korrekt. AP7 har inget ansvar för given information häri. 6.7 Ingen ersättning för anbud AP7 godtar inga krav på ersättning för upprättande av anbud.

9 6.8 Antal leverantörer och delat anbud AP7 avser att teckna avtal med en leverantör. 6.9 Språk Anbud skall avlämnas på svenska Allmänt om anbudet Anbudet skall uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att AP7 skall ha möjlighet att utvärdera anbudet är det av stor vikt att det innehåller samtliga begärda uppgifter. 7. Administrativa bestämmelser AP7 är en statlig myndighet och verksamheten omfattas därmed av den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bl.a. att alla handlingar normalt är tillgängliga för den som vill ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med AP7. Under den tid som upphandlingen genomförs är samtliga uppgifter som berör anbuden sekretessbelagda. När avtal har slutits är anbudsgivarens möjligheter att med stöd av sekretesslagstiftningen erhålla sekretess för uppgifter i handlingarna allmänt sett mycket begränsade. Prövning av sekretess i varje enskilt fall sker först när någon begär att få ta del av någon uppgift i handlingarna. Om en anbudsgivare anser att någon uppgift i anbudet ska omfattas av sekretess även efter det att upphandlingen är avslutad bör detta anges, liksom de skäl som åberopas för sekretess.