FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG UPPHANDLING AV SJUKVÅRDSFÖRSÄKRING

Transkript

1 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG UPPHANDLING AV SJUKVÅRDSFÖRSÄKRING

2 1. Allmän information Om Tredje AP-fonden Upphandlande Myndighet Upphandlingen Anbudsspecifikation Leverantörsuppgifter Formella krav Övriga krav Särskilda krav på försäkring Kommersiella villkor Pris Övriga villkor Tillstånd från myndigheter Underleverentör Överlåtelse av avtal Utvärdering Allmänna förutsättningar för anbudet Upphandlingsförfarande Tidsfrister (sista anbudsdag och bindande t.o.m. dag) Undertecknande, behörig firmatecknare Inlämnande av anbud Meddelande om beslut Information i detta förfrågningsunderlag Ingen ersättning för anbud Antal leverantörer och delat anbud Antal exemplar och format Språk Allmänt om anbudet Uteslutningsgrunder Anmälningsskyldighet Sekretess... 9

3 1. ALLMÄN INFORMATION 1.1 OM TREDJE AP-FONDEN Tredje AP-fonden presenteras på där även den senaste årsredovisningen (2009) och halvårsrapport kan laddas ner. 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Upphandlande myndighet är Tredje AP-fonden (AP3). 1.3 UPPHANDLINGEN Avtalsform Upphandlingen syftar till att avtal ingås mellan den upphandlande myndigheten och leverantören enligt vilket fastställes samtliga villkor för sjukvårdstjänster under tre år, med möjlighet till förlängning med ytterligare ett år, från och med att avtal ingås med leverantör. AP3 förbehåller sig rätten att redan efter två år genomföra en ny upphandling varpå befintligt avtal upphör att gälla utan föregående skriftlig uppsägning Omfattning AP3 avser att upphandla en obligatorisk sjukvårdsförsäkring för sin fast anställda personal. Inlämnat anbud skall avse försäkring med giltighet i Sverige (ej utlandsresa). Försäkringen skall inte innefatta hälsoundersökningar, second opinion, vaccinationer, synkontroller, logoped, missbruksavvänjning etc, såtillvida detta inte ingår i standardomfattningen i försäkringen, helt eller delvis Upplysningar Frågor avseende upphandlingen kan ställas fram till 7 dagar innan anbudstidens utgång och skall tillställas: Bolagsjurist Charlotte Jürgenthal (charlotte.jurgenthal@ap3.se; ). Samtliga frågor kommer att besvaras i ett sammanhang och gentemot alla anbudsgivare och intressenter senast 6 oktober 2010, om inte särskilda skäl föranleder annat (exempelvis frågor och svar av enklare art). Detta kommer att ske genom publikation av frågor och svar på AP3s hemsida ( Anbudsgivare uppmanas därför att löpande följa den information som publiceras på hemsidan. 2. ANBUDSSPECIFIKATION 2.1 LEVERANTÖRSUPPGIFTER Beskrivning av anbudsgivaren, förmåga och kapacitet Med anbud skall bifogas en beskrivning av anbudsgivaren, dess verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, etableringsort, historik, ägarförhållanden, vinstdelningssystem och ledningsorganisation. AP3 kommer, när avtalet är på plats, vilja ha möjlighet att godkänna eventuella underleverantörer.

4 2.1.2 Referenser Med anbud skall bifogas referensförteckning (två stycken som ej är äldre än två år) över uppdragsgivare/referenspersoner med angivande av kontaktperson och telefonnummer. AP3 förbehåller sig rätten att själv söka och kontakta referenser Kontaktperson I anbud skall anges två personer som är tilltänkta att bli AP3s kontaktpersoner. Vid personalförändringar hos anbudsgivaren som kan innebära ändrade kontaktpersoner skall anbudsgivaren i god tid meddela AP Varning eller annan erinran från Socialstyrelsen I anbud skall anges huruvida någon som är eller varit anställd hos anbudsgivaren eller anbudsgivaren i egenskap av företag, enligt beslut, erhållit varning eller annan erinran från Socialstyrelsen under de senaste 3 åren. 2.2 FORMELLA KRAV Registreringsbevis Med anbud skall bifogas aktuellt registreringsbevis från Bolagsverket Skatteregistrering Anbudsgivaren skall vara registrerad för betalning av mervärdesskatt och inneha F-skattesedel Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter genom att bifoga skattemyndighetens blankett 4820 Begäran om upplysningar offentlig upphandling ifylld för svenska anbudsgivare. Små och tvistiga skulder kommer inte att beaktas. Blanketten får inte vara äldre än tre månader Företag under bildande Anbud kan inte inges av företag under bildande Kreditupplysning Med anbud skall bifogas utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande från annat kreditupplysningsföretag), som visar att anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet minst motsvarar kreditnivå 3 (enligt UCs skala) eller motsvarande. 2.3 ÖVRIGA KRAV Årsredovisning Med anbud skall bifogas anbudsgivarens undertecknade årsredovisning för de två senaste åren eller de uppgifter som annars finns att tillgå beträffande ekonomisk redovisning för verksamheten till anbudet. Årsredovisning skall innehålla undertecknad revisionsberättelse. För anbudsgivare som inte har att tillgå årsredovisning för de två senaste åren, skall med anbud bifogas annan dokumentation utvisande anbudsgivarens ekonomiska ställning (pro forma balansräkning och resultaträkning). Att dessa dokument återspeglar företagets ekonomiska ställning skall vidimeras av företagets revisor.

5 2.3.2 Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren skall inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden. Med anbudet skall bifogas intyg från anbudsgivarens revisor. Av intyget skall framgå, enligt revisorns bedömning, att anbudsgivaren med beaktande av omfattningen av dess verksamhet samt arten och omfattningen av anbudsgivarens uppdrag har en beloppsmässigt tillräcklig ansvarsförsäkring. Antagna anbudsgivare skall kunna uppvisa dokumentation som styrker att anbudsgivaren innehar en giltig ansvarsförsäkring och som styrker storleken på densamma (totalt och per skadefall), med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer. Uppgifter av detta slag anses enligt AP3 omfattas av sekretess, 31 kap offentlighets- och sekretesslagen. 2.4 SÄRSKILDA KRAV PÅ FÖRSÄKRING Särskilda krav Sjukvårdsförsäkringen har följande skallkrav: Ingen remiss Ingen självrisk Ingen karens för befintliga sjukdomar/skador Försäkring skall kunna tecknas såsom fullt arbetsför dvs inga individuella hälsodeklarationer skall behöva avges. Vårdförsäkringen skall vara en heltäckande vårdförsäkring. Försäkringen skall ge tillgång till kvalificerad rådgivning och ett nätverk av privata läkare. Försäkringen skall inte innehålla någon övre gräns för vårdkostnader Försäkringsinnehåll Utöver angivna skallkrav vänligen redogör för följande försäkringsinnehåll: Hur många psykolog- och/eller terapibesök erhålls per skada? Hur många besök hos sjukgymnast, kiropraktor eller naprapat erhålls per skada? Ingår hemhjälp efter operation? Vilka eventuella begränsningar finns i tid eller antal? Vänligen beskriv hur sjukvårdsrådgivningen fungerar, vilka är avtalsparter, vilken tillgänglighet finns? Hur hanteras vårdplanering och inom vilken tid garanteras vård (vårdgaranti)? Vilka avtal finns avseende specialistvård? Hur hanteras eftervård och rehabilitering? Ersätts patientavgifter? Ersätts kostnader för resor och logi om specialistvård krävs på annan ort? Finns det tak för ersättningen? Hur lång är ersättningstiden/ansvarstiden? Är det möjligt att ha medförsäkrade? Kan medförsäkrade teckna med fullt arbetsför eller krävs individuell hälsa?

6 Finns det möjlighet till fortsättningsförsäkring vid avslutande av tjänst hos AP3? Vilka krav eller förändringar i försäkringen medför i så fall detta? Vilka eventuella begränsningar finns i försäkringens omfattning och skydd? 3. KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1 PRIS Avseende pris så önskas ett enhetspris för samtliga anställda. Vänligen informera även om priser för medförsäkrad om detta erbjuds, samt kostnad för eventuella tillägg som är möjliga. I anbud skall pris anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. Priset skall vara fast under de två första åren. För det fall resterande period skall indexuppräknas skall tillämpligt index anges i anbudet. 4. ÖVRIGA VILLKOR 4.1 TILLSTÅND FRÅN MYNDIGHETER Anbudsgivaren skall ha erforderliga tillstånd för verksamhetens bedrivande. Kopia på sådant tillstånd kan bifogas anbudet. Företaget eller person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. 4.2 UNDERLEVERENTÖR Underleverantör får ej anlitas utan AP3s skriftliga godkännande. För underleverantör svarar anbudsgivaren såsom för sig själv. 4.3 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Avtal får ej överlåtas på annan utan AP3s skriftliga medgivande. 5. UTVÄRDERING Utvärdering genomförs i två steg 1. Kvalificering 2. Utvärdering I steg 1 kommer AP3 att kontrollera att anbudsgivaren besvarat och uppfyller samtliga skallkrav, samt nedan angivna krav a)-d). Anbudsgivare kan uteslutas om kreditupplysning visar att risk kan föreligga att avtal inte kan fullföljas. a) Anbudsgivaren uppfyller de kvalifikationskrav som uppställs för anbudet vilka framgår av punkt 2-4 ; b) Anbudsgivare med anbudet bifogat efterfrågad information; c) Anbudsgivare innehar ansvarsförsäkring erforderlig för anbudsgivarens verksamhet och de uppdrag som kan komma att omfattas av upphandlingen (prövning kommer att ske mot bakgrund av information enligt punk ovan); och d) Anbudsgivaren innehar den ekonomiska stabilitet och den etiska professionalism som är erforderlig för att kunna erbjuda de i upphandlingen efterfrågade sjukvårdstjänsterna

7 (prövning kommer att ske mot bakgrund av information enligt punkterna 2.1, 2.2 och 4 ovan). Därefter kommer endast de anbud som uppfyller samtliga kriterier ovan att utvärderas i ett andra steg, där de ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, med hänsyn till nedanstående omständigheter, kommer att antas. I steg 2 ingår en samlad utvärdering av följande kriterier: AP3 kommer att välja det för AP3 mest fördelaktiga anbudet/anbuden med hänsyn taget till nedanstående kriterier som kommer att vägas samman vid anbudsutvärderingen. Nummer: Kriterium: Prövning mot bakgrund av: 1. Serviceavtalsupplägg Information given enligt punkten Pris Information enligt punkt 3 Vikt vid sammanräkning: 20% 20% 3. Kvalitet och funktion Information enligt 60% punkt 2.4 Definition av pris: Totalpris är anbudspris och serviceavtalskostnad för tre (3) plus ett (1) år. Definition av kvalitet: I anbud redovisade tjänster för sjukvård, kommer att viktas och poängbedömas (se nedan). Även angivna referenser och av AP3 intagna egna referenser kan komma att tillmätas betydelse i utvärderingen av kvalitet. För utvärdering i det andra steget gäller följande: För varje anbud kommer vart och ett av ovan kriterier att poängsättas mellan 1 till 100, där 1 är den lägsta poängen och 100 är den högsta poängen. Vid poängsättning av kriterium 1 ovan, kommer det anbud vars avtal bäst tillgodoser AP3s behov att erhålla högst poäng. Därefter sätts poängen i fallande ordning. Jämförliga anbud kan erhålla samma poäng. Vid poängsättning av kriterium 2 ovan, kommer det anbud vars pris är mest fördelaktigt för AP3 att erhålla högst poäng. Därefter sätts poängen i fallande ordning. Jämförliga anbud kan erhålla samma poäng. Vid poängsättning av kriterium 3 ovan, kommer det anbud som bäst tillgodoser AP3s behov av kompetens, resurser och erfarenhet att erhålla högst poäng. Därefter sätts poängen i fallande ordning. Jämförliga anbud kan erhålla samma poäng. Efter poängsättning viktas poängen för varje kriterium enligt ovan angivna procentsatser och sammanräknas till en totalpoäng för varje anbud.

8 6. ALLMÄNNA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANBUDET 6.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Denna upphandling genomförs i enlighet med lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsförfarandet är Tjänstekontrakt för B-tjänster, förenklat förfarande. Deltagande leverantörer skall lämna skriftligt anbud och den upphandlande enheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare, dock kan anbud komma att antas utan föregående förhandling. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. 6.2 TIDSFRISTER (SISTA ANBUDSDAG OCH BINDANDE T.O.M. DAG) Skriftligt anbud skall vara AP3 tillhanda senast den 13 oktober 2010 (receptionen stänger 17,00) och skall vara bindande tre månader därefter. 6.3 UNDERTECKNANDE, BEHÖRIG FIRMATECKNARE Anbudet skall vara undertecknat av firmatecknare eller annan dokumenterat behörig person. För det fall att firmatecknarens/undertecknarens behörighet inte framgår av utdrag från Bolagsverket skall behörigheten styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt. 6.4 INLÄMNANDE AV ANBUD Skriftligt anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud - Upphandling av sjukvårdsförsäkring, Diarienr. 2010/203 insändes till: Tredje AP-fonden (AP3) Vasagatan 7 Box 1176 SE STOCKHOLM Anbud per e-post eller fax godtages ej, dock kan till anbuden kommande kompletteringar skickas med e-post. 6.5 MEDDELANDE OM BESLUT Samtliga anbudsgivare kommer att få skriftligt besked om AP3s tilldelningsbeslut via ett tilldelningsmeddelande. 6.6 INFORMATION I DETTA FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Faktainformation i detta förfrågningsunderlag är endast information till anbudsgivare. Anbudsgivare skall själva tillförsäkra sig om att sagda information är korrekt. AP3 har inget ansvar för given information häri. 6.7 INGEN ERSÄTTNING FÖR ANBUD AP3 godtar inga krav på ersättning för upprättande av anbud. 6.8 ANTAL LEVERANTÖRER OCH DELAT ANBUD AP3 avser att teckna avtal med en leverantör.

9 6.9 ANTAL EXEMPLAR OCH FORMAT Anbud och informationsmaterial lämnas i 3 exemplar: ett original och två kopior. Anbudet lämnas även in i elektroniskt format (Word-format/pdf) via e-post. Intygen som skall lämnas enligt punkt 2 behöver enbart bifogas i ett exemplar SPRÅK Anbud skall avlämnas på svenska ALLMÄNT OM ANBUDET Anbudet skall uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att AP3 skall ha möjlighet att utvärdera anbudet är det av stor vikt att det innehåller samtliga begärda uppgifter. Anbudet skall upprättas i lika ordningsföljd och enligt samma struktur som förfrågningsunderlaget, och skall hänvisa till de punkter som anges i detta. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas UTESLUTNINGSGRUNDER Enligt de grunder som redovisas i LOU 10 kap 1 och 2 kan anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandlingen ANMÄLNINGSSKYLDIGHET Under lag (2000:192) om allmänna pensionsfonder 7 kap 2, finns möjlighet för AP3s styrelse att besluta att uppdragstagare skriftligen skall anmäla sitt innehav och förändringar i innehavet av finansiella instrument som anges i 1 kap 1 lagen (1991:980) om handel med finansiella instrument SEKRETESS Anbud som lämnas in till AP3 omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats, i enlighet med 19 kap 3 andra stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 kap samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Anbudsgivare ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som anses känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning anbudsgivaren kan antas lida skada om dessa röjs. Vänligen notera dock att AP3 inte är bunden av anbudsgivares bedömning utan kommer att företa självständig prövning i varje enskilt fall. TREDJE AP-FONDEN Enligt uppdrag Charlotte Jürgenthal Bolagsjurist