Mer information om den upphandlande myndigheten finns på

Transkript

1 Upphandlingen omfattar en lärportal för kommunens förskola, fritidshem, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola, gymnasiesärskola och vuxenutbildning. Kontraktstid är fr.o.m. undertecknande t.o.m med möjlighet till förlängning i två (2) år. Beräknat antal användare av lärportalen: Administratörer och pedagoger: 300 Barn och elever: 2280 Vårdnadshavare: 4320 Antal enheter: Skolor: 8 varav en gymnasieskola/vuxenutbildning Förskolor: 10 Fritidshem: 6 Östra Göinge kommun, org. nr Storgatan Broby Mer information om den upphandlande myndigheten finns på Eventuella frågor angående denna upphandling ställs och besvaras endast på på sidan för denna upphandling. Frågor skall ställas senast Svar avges kontinuerligt, dock senast OBS! Under perioden t.o.m har vi begränsade möjligheter att besvara frågor. Upphandlingen genomförs med öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling, 4 kap. Observera att förhandling ej får ske vid öppet förfarande. Anbud skall lämnas på hela upphandlingen. Kommunen avser teckna kontrakt med en leverantör. Anbud ska lämnas antingen som postanbud eller elektroniskt anbud via Kommers Annons.

2 Anbudet skall vara skriftligt och på svenska. Ett exemplar av anbudet bör lämnas i digitalt format på USB-minne eller cd-skiva (gäller postanbud). Anbudet skall vara undertecknat av anbudsgivarens firmatecknare eller av annan behörig person. Anbudet skall innehålla samtliga efterfrågade handlingar och uppgifter enligt dessa administrativa föreskrifter och kravspecifikationen för att vara fullständigt. Bifogat anbudsformulär bör användas för att säkerställa att så sker och för en effektivare hantering hos upphandlande myndighet. Priser skall anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. Anbudet skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. Anbudet skall vara giltigt fyra (4) månader efter anbudstidens utgång, dvs. t.o.m Vid eventuell överprövning förlängs giltighetstiden med motsvarande tid som överprövning sker, dock högst fyra månader efter angiven giltighetstid. Anbudet skall sändas i slutet kuvert och vara märkt med Anbud Lärportal till: Östra Göinge kommun Storgatan BROBY Receptionen i Kommunhuset, Storgatan 4 i Broby har öppet måndag fredag Brevinkast för normalstora kuvert finns. Anbud per telegram, telefax och e-post accepteras inte eftersom anbudssekretessen ej kan granteras. Planerad dag för anbudsöppning är i Kommunhuset, Storgatan 4 i Broby. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. 2

3 Efter anbudsöppning sker prövning av de anbud som kommit in i rätt tid och uppfyller skallkraven i upphandlingsföreskrifterna (se , och 2.10). Anbudsprövningen sker i tre steg: 1. prövning av anbudsgivare (uteslutning och kvalificering, se avsnitt 2.8.2), 2. prövning av anbud kravspecifikation (anbud från anbudsgivare som uppfyllt kraven enligt punkt 1 prövas mot de skallkrav som ställs i kravspecifikationen), och 3. prövning av anbud utvärdering (anbud som uppfyllt även kraven enligt punkt 2 utvärderas enligt kriterier i 2.8.4). Upphandlande myndighet kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Anbudsgivare skall uppfylla krav enligt LOU 10 kap 1-2. Östra Göinge Kommun samarbetar med Skatteverket i samband med upphandlingar. Kommunen inhämtar genom Skatteverket uppgifter om anbudsgivare avseende arbetsgivar- och momsregistrering, arbetsgivaravgifter samt avseende skulder för socialförsäkringsavgifter och skatt. Kraven gäller även anlitade underleverantörer i alla led, vilket kontrolleras av leverantören. Anbudsgivare skall vara registrerad för mervärdesskatt och inneha F-skattsedel. Östra Göinge kommun kontrollerar själv detta. Utländska anbudsgivare kan uppfylla motsvarande krav enligt sitt lands regler. Anbudsgivaren skall intyga att anbudsgivaren eller företrädare för denne inte är dömd för brott enligt LOU 10 kap. 1 samt 2 p. 3 och 4. Som bevis skall undertecknad Leverantörsförsäkran (bilaga) bifogas ansökan. Anbudsgivaren skall ha god och stabil ekonomi under hela kontraktstiden. Nivån för den ekonomiska kapaciteten skall vara minst riskklass 3 hos Upplysningscentralen eller motsvarande hos likvärdigt företag. Östra Göinge kommun inhämtar uppgifter från Upplysningscentralen. Saknas riskklassificering, t.ex. om företaget är nystartat, eller om riskklassen är lägre, skall anbudsgivaren i anbudet bifoga en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska kapacitet. Den ekonomiska kapaciteten skall i sådana fall verifieras enligt LOU 11 kap. 7. Bank-, koncerngaranti och liknande accepteras i dessa fall. Anbudsgivaren skall ha tidigare erfarenhet av likartade uppdrag. Anbudet skall innehålla en förteckning över minst tre referensuppdrag från de senaste tre åren, inklusive kontaktuppgifter till uppdragsgivaren: namn på referensperson, telefonnummer och e- postadress. Referenten ska vid eventuell kontakt från Östra Göinge kommun kunna vitsorda att anbudsgivaren utfört uppdraget med god kvalitet och god samarbetsförmåga. Referensuppdragen ska beskrivas avseende uppdragens omfattning, innehåll och resultat. För nystartade företag eller företag som inte har tre referensuppdrag gäller kravet anbudsgivarens verksamhetsansvarige chef. 3

4 Avser anbudsgivaren anlita underleverantör, samarbetspartner eller liknande skall detta anges i anbudet. Samma krav ställs på underleverantör/samarbetspartner som på leverantör. Leverantören skall ansvara för att kraven uppfylls. Om svaret är ja, redovisa företagsnamn och organisationsnummer samt beskriv i vilken omfattning annat företags kapacitet åberopas. Bilagan Leverantörsförsäkran ska bifogas korrekt ifylld och undertecknad även för underleverantören/samarbetspartnern. En skriftlig avsiktsförklaring undertecknad av båda parter ska bifogas anbudet. Anbud prövas mot de obligatoriska krav som ställs i kravspecifikationen. Samtliga obligatoriska krav i skall vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna antas. Av anbudet skall det framgå om anbudsgivaren uppfyller och/eller accepterar kraven. Svar på om och hur kraven uppfylls anges i kravspecifikationen. Anbudsgivaren ska kunna förevisa systemet hos Östra Göinge kommun. Visningen ska vara kostnadsfri för kommunen. Visningen ska kunna ske under veckorna 10 och 11 år Exakt datum och klockslag fastställs parterna emellan. Syftet med visningen är att kontrollera att ställda krav uppfylls. Vid visningen ska systemet vara fullständigt och kunna tas i drift. Anbudsgivaren skall i anbudet ange hur kommunen får tillgång till systemet för användbarhetstest, t.ex. genom inloggningsuppgifter. Upphandlande myndighet kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. För att ett anbud ska kunna utvärderas i detta steg krävs att samtliga obligatoriska krav i kravspecifikationen uppfylls. Utvärderingen kommer att ske utifrån nedan angivna kriterier och viktning. Pris Funktionalitet Användbarhet 315 poäng 50 poäng Utvärderingskriterierna Funktionalitet och Användbarhet bedöms enligt nedanstående beskrivning. Maximal poäng som kan uppnås framgår av ovanstående tabell. Utvärderingen innebär att ett jämförelsetal kommer att beräknas där ett påslag i kronor på lämnat totalpris görs för varje ej uppnådd poäng för respektive kriterium. Påslag per ej uppnådd poäng: kr per poäng. Anbudet med lägst jämförelsetal vinner. Vid lika jämförelsetal tillämpas lottning. Följande poängskalor kommer att användas i utvärderingen. Poängskala A Bedömning av kriterieuppfyllelse Kriteriet uppfyllt Kriteriet ej uppfyllt Poäng 2 poäng 0 poäng 4

5 Poängskala B Bedömning av kriterieuppfyllelse Kriteriet uppfyllt Kriteriet ej uppfyllt Poängskala C Bedömning av kriterieuppfyllelse Kriteriet uppfyllt/mycket bra, god, ger stort mervärde Kriteriet uppfyllt till stor del/bra, god, ger visst mervärde Kriteriet uppfyllt till viss del/acceptabel, ger dock inget mervärde Kriteriet uppfyllt inte/inget svar, innehåller brister Poäng 5 poäng 0 poäng Poäng 5 poäng 3 poäng 1 poäng 0 poäng Pris Totalpris enligt prisbilagan. Funktionalitet Bedömningen omfattar den erbjudna lösningens funktionalitet dvs. angivna utvärderingskriterier i kravspecifikationen. Funktionaliteten bedöms och poängsätts dels utifrån de svar som anbudsgivaren ger i anbudet, dels utifrån den visning av systemet som anges i avsnitt Det är därför viktigt att anbudet innehåller tydliga redogörelser för hur produkten uppfyller respektive kriterium. Svar på om och hur utvärderingskriterierna uppfylls anges i kravspecifikationen. Följande poängskalor kommer att användas för utvärderingskriteriet: A, B och C. Användbarhet Bedömningen omfattar den erbjudna lösningens användbarhet. Med användbarhet avses att systemet upplevs som pedagogiskt, logiskt, användarvänligt och effektivt. Användbarheten kommer att bedömas utifrån tio scenarion, se bilaga 2 Beskrivning av scenarion. Användbarheten kommer att bedömas med protokollförda tester utförda av ett representativt antal testpersoner. Testpersonernas olika roller och vilka scenarion de ska bedöma framgår av bilaga 2. Testerna skall kunna genomföras under veckorna 5 och 6. Anbudsgivaren skall i anbudet ange hur kommunen får tillgång till systemet för test, t.ex. genom inloggningsuppgifter. Följande poängskala kommer att användas för utvärderingskriteriet: C. De poäng testpersonerna lämnar kommer att räknas samman till ett genomsnittligt poängtal, avrundat till heltal. Anbud är belagda med sekretess till dess beslut om tilldelning av kontrakt fattats eller upphandlingen avbrutits på annat sätt. Anbudsgivare bör därför i anbudet tydligt ange vilka uppgifter som bör omfattas av sekretess och på vilka grunder sekretess bör gälla. Kommunen gör en sekretessprövning vid varje tillfälle en handling begärs ut. Vidare kan 5

6 kommunens sekretessbeslut komma att ändras efter överklagande. Observera att offentlighetsprincipen är grundlagsskyddad och är överordnad offentlighets- och sekretesslagen. Efter anbudsprövning fattar kommunen ett tilldelningsbeslut, som visar vilken anbudsgivare kommunen avser teckna kontrakt med och hur utvärderingen gjorts. Tilldelningsbeslutet är ingen civilrättsligt bindande handling. Beslut om antaget anbud kommer att meddelas per e-post till samtliga anbudsgivare. Anbudsgivare skall därför ange i anbudet vilken e-postadress beslutet skall skickas till. Adress skall anges till behörig och i ärendet väl insatt person, inte till någon allmän adress. Kontrakt kommer att tecknas först när avtalsspärren upphört och endast under förutsättning att allmän förvaltningsdomstol inte genom lagakraftvunnen dom/lagakraftvunnet beslut förordnar om åtgärder enligt LOU kap