Sista ansökansdag:

Transkript

1 Anbudsansökningsinbjudan Upphandlingsansvarig Arbetsförmedlingen Maria Gustavsson Upphandling Byråtjänster inom marknadskommunikation, internkommunikation och PR Af-2011/ Sista ansökansdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Ansökningsinbjudan 1. Aktuell upphandling 1.1. Arbetsförmedlingen Arbetsförmedlingen är Sveriges största förmedlare av arbete. Som myndighet får vi vårt uppdrag från riksdag och regering. Vårt uppdrag är att så effektivt som möjligt föra samman de som söker folk med de som söker jobb. Vi finns där behoven finns, i hela landet, vilket innebär att Arbetsförmedlingen har 320 lokala arbetsförmedlingskontor. Huvudkontor med avdelningar och staber finns i Stockholm Bakgrund Arbetsförmedlingen har ett av Sveriges svåraste, men viktigaste uppdrag - att få arbetsmarknaden att fungera bättre, att matcha arbetssökande mot nya jobb och att ge stöd till människor som står längst ifrån arbetsmarknaden, så att de lättare kan komma in. Sverige och Europa står inför den största generationsväxlingen i historien. Det är en bra nyhet för oss, som de senaste åren fått två nya stora regeringsuppdrag: arbetslivsintroduktionen och etableringsreformen. Arbetslivsintroduktionen handlar om att underlätta för människor som varit sjukskrivna länge att få ett jobb, utifrån sin förmåga. Etableringsreformen gav Arbetsförmedlingen huvudansvaret att lotsa nyanlända invandrare och flyktingar in på arbetsmarknaden så snabbt som möjligt. Båda uppdragen är en del av regeringens arbetslinje. Arbetsförmedlingen granskas dagligen i media, ofta kritiskt, och diskuteras i sociala medier och på debattsidor. Bara det är en utmaning att hantera kommunikativt. Det här kräver riktigt bra byråer inom olika områden. Vi behöver kunna kommunicera med kraft, professionalitet och finess med våra kunder, medborgare, journalister, opinionsbildare, departement och politiker Omfattning och syfte/mål Arbetsförmedlingen upphandlar nu byråtjänster för de närmaste fyra åren till ett årligt värde Sida 1 av 9

2 av cirka 25 MSEK. Upphandlingen är indelad i tre områden; marknadskommunikation (cirka 20 MSEK), internkommunikation (cirka 2 MSEK) och PR (cirka 3 MSEK). Upphandlingen kommer att fokusera på kvalitet och tidigare utförda referensuppdrag istället för en fiktiv pitch. Avtalstiden är 2 år med möjlighet till förlängning med 1 år + 1 år Anbudsområden Upphandlingen är uppdelad i tre anbudsområden, utifrån de tre områdena där vi köper byråtjänster. Vi har valt att benämna anbudsområdena marknadskommunikation, internkommunikation och PR. Varje anbudsområde bedöms helt separat. Anbudssökande kan ansöka om att lämna anbud på antingen samtliga tre delar eller endast enstaka delar, beroende på om byrån bedömer att kompetens finns inom flera områden. Någon sammanvägd bedömning av de olika områdena kommer inte att ske. De specifika kraven för varje anbudsområde presenteras och besvaras i de bifogade svarsformulären. Ni fyller i respektive svarsformulär och bifogar det elektroniskt till anbudet. Marknadskommunikation Vi på Arbetsförmedlingen har en omfattande kommunikation riktad till våra kunder arbetssökande och arbetsgivare. I arbetet med att matcha arbetssökande mot lediga jobb är kommunikationsinsatser viktigt. De senaste åren har Arbetsförmedlingen haft minst en stor informationskampanj per år. Uppdrag inom detta anbudsområde omfattar hela det utbud av tjänster som krävs för att definiera, planera, utveckla, genomföra och följa upp en kommunikationsinsats. Uppdrag kan gälla att utifrån befintliga, övergripande riktlinjer definiera målgrupp, utarbeta strategi, kreativt koncept samt följa upp och redovisa resultat. Uppdrag kan gälla att föreslå och genomföra kommunikationsinsatser i alla tänkbara kommunikationskanaler. Tillgång till orginalarkompetens Arbetsförmedlingen producerar dessutom stora mängder informationsmaterial som distribueras till de lokala arbetsförmedlingarna. Vid produktionstoppar finns ibland behov av originalare med produktionsfokus. Anbudssökande inom området marknadskommunikation ska därför kunna tillhandahålla originalarkompetens, alternativt tillhandahålla en underleverantör, som kan hantera produktion av broschyrer, rapporter, annonser, rollups, affischer och liknande produkter. Manus, bilder, mallar och grafisk profil kommer att tillhandahållas av Arbetsförmedlingen. Behovet beräknas till mellan timmars arbete per år med layout, tillgänglighetsanpassning, enklare grafik och bildbehandling. Internkommunikation Den övervägande delen av kommunikationen till och från Arbetsförmedlingen sker på de lokala arbetsförmedlingarna och i vår kundtjänst, det vill säga i det dagliga arbetet med våra kunder arbetssökande och arbetsgivare. Chefer och medarbetare behöver stöd och inspiration, så att kommunikationen inte bara underlättar det uppdrag vi har utan även bidrar till att kunderna upplever kommunikationen som relevant, begriplig och användbar. Dessutom ska kommunikationen förmedla bilden av en engagerad, professionell och mänsklig myndighet. Uppdrag inom detta område innebär att utveckla och vissa fall hjälpa till att driva Arbetsförmedlingens interna kommunikation. PR Sida 2 av 9

3 Arbetsförmedlingen befinner sig ständigt i centrum för samhällsdebatten. Det är naturligtvis positivt, men också en utmaning. PR är därför en viktig del av myndighetens kommunikationsarbete. Uppdrag inom detta område innebär både strategisk rådgivning och operativt arbete. Det handlar också om medieträning för chefer och andra nyckelpersoner Anbudsområde som ansökan avser Uppge nedan vilket eller vilka anbudsområden som ansökan lämnas på (marknadskommunikation, internkommunikation eller PR). Skriv ja eller nej efter varje område. Marknadskommunikation (/) (Fritextsvar) Internkommunikation (/) (Fritextsvar) PR (/) (Fritextsvar) 1.6. Upphandlingsprocessen Arbetsförmedlingens upphandling genomförs som ett selektivt förfarande vilket innebär att alla intresserade först ansöker om att i ett senare skede få lämna anbud. Efter en kvalificering av de anbudssökande och genom ett urval efter givna kriterier bjuder Arbetsförmedlingen in ett lämpligt antal att lämna anbud, vilket innebär att ungefär 3 utvalda byråer inom anbudsområdet marknadskommunikation, ungefär 3 byråer inom anbudsområdet internkommunikation samt ungefär 3 byråer inom anbudsområdet PR går vidare till nästa steg. Arbetsförmedlingen avser att teckna ramavtal med en leverantör per anbudsområde. I anbudsansökan bedöms leverantörens kompetens, erfarenhet, förmåga och kapacitet. Då leverantören är ett kunskapsföretag säkras kompetens, erfarenhet och förmåga genom att följande uppgifter lämnas i svarsformulären för respektive anbudsområde: Presentation av det kreativa teamet eller de strategiska konsulterna som kommer att arbeta med Arbetsförmedlingens uppdrag (CV och beskrivning) Utmärkelser Referensuppdrag Leverantörens kapacitet bekräftas genom: Ekonomiska krav (antal anställda samt byråintäkter/omsättning) Utöver detta ska även formella krav för medverkan bekräftas under 1.4 och 1.5 i Ansökningsinbjudan. Information om vad som bedöms, och hur stor vikt ett svar kommer att ha för slutresultatet i anbudsansökan, finns i bilagan Bedömningskriterier. I korthet innebär genomförandet av upphandlingen alltså följande: 1. Annonsering görs för ansökningar om deltagande i anbudsgivningen 2. Ansökan från anbudssökande kommer in till Arbetsförmedlingen 3. Arbetsförmedlingen gör en selektering (ett urval) av vilka anbudssökande som ska inbjudas att lämna anbud baserat på ställda krav och bedömningskriterier 4. Utvalda anbudssökande inbjuds att lämna anbud på valt anbudsområde 5. Anbud kommer in från utvalda företag (anbudsgivare) 6. Arbetsförmedlingen prövar och utvärderar inkomna anbud. Anbudsgivarna kommer även att få göra en muntlig presentation. 7. Arbetsförmedlingen skickar underrättelse om tilldelningsbeslut till alla som deltagit i Sida 3 av 9

4 upphandlingen 8. Ramavtal sluts med valda leverantörer inom respektive anbudsområde 1.7. Tidplan Anbudsansökan ska vara Arbetsförmedlingen tillhanda senast : För de leverantörer som går vidare till andra steget är presentationer planerade till vecka 1-2 år Uppstart med ny leverantör är planerad att ske i början av februari 2. Specifika krav för varje anbudsområde 2.1. Antal anställda och byråintäkter Anbudssökande ska ha tillräcklig finansiell styrka och kapacitet för att kunna utföra Arbetsförmedlingens uppdrag. För att säkerställa att vi får stabila leverantörer där Arbetsförmedlingen utgör en lagom stor kund ställer vi därför krav på att anbudssökande i dagsläget har ett minsta antal anställda och en lägsta nivå på redovisade byråintäkter eller omsättning det senaste räkenskapsåret. Kraven är olika utformade beroende på anbudsområde. Anbudssökande ska intyga att kraven uppfylls i respektive anbudsområdes svarsformulär. Dessa krav måste uppfyllas för att anbudet ska vara godkänt Arbetsförmedlingen kan komma att inhämta information från UC:s kreditupplysning angående utvalda anbudsgivares riskklassificeringen. Anbudsgivarens riskklass får då inte understiga klass Presentation av det kreativa teamet Anbudssökande ska ha den kompetens och erfarenhet som behövs för att kunna utföra Arbetsförmedlingens uppdrag. För att säkerställa detta, då leverantören är ett kunskapsföretag, ska anbudssökande presentera ett offererat kreativt team bestående av en AD och en copy (inom marknadskommunikation och internkommunikation) eller en erfaren strategisk konsult och en övrig strategisk konsult (inom PR) som ska arbeta med Arbetsförmedlingens uppdrag. Presentationen görs i bifogade svarsformulär för respektive anbudsområde. I presentationen ska personernas utbildning, arbetslivserfarenhet och tidigare kunder/uppdrag framgå: Personerna bör ha utbildning som har relevans för Arbetsförmedlingens olika uppdrag, beroende på anbudsområde. Utbildningen kan vara inom reklam, strategisk marknadsföring, problemlösning, statsvetenskap eller ekonomi. Personerna i teamet ska ha erfarenhet av olika uppdragsgivare med relevans för Arbetsförmedlingen som t.ex. tjänsteföretag, statligt ägda bolag, bank, försäkringar, och offentlig verksamhet. Personerna i teamet bör dessutom ha erfarenhet av uppdrag hos byråer av samma storlek och omfattning som efterfrågas i denna upphandling och/eller arbete på marknads-, kommunikations- eller informationsavdelningar. Sida 4 av 9

5 Då det också är viktigt att teamet är samkörda vill vi veta om teamet har arbetat tillsammans tidigare. Arbetsförmedlingen kommer att använda erfarenhet och kompetens som bedömningskriterier vid urval av anbudssökanden. Kriterier och viktning för bedömning finns i bilagan Bedömningskriterier Tidigare erfarenhet (referensuppdrag) Anbudssökande ska ha den erfarenhet, kompetens och förmåga som behövs för att utföra Arbetsförmedlingens uppdrag. För att visa detta ska tre referensuppdrag presenteras inom det eller de anbudsområden som ansökan gäller. Uppdragen bör inte vara äldre än 3 år och ska ha utförts av minst en person ur det team, som i det fall ni vinner upphandlingen, kommer arbeta med Arbetsförmedlingens uppdrag. Presentationen görs i respektive anbudsområdes svarsformulär. Uppdragen ska beskrivas utifrån bakgrund/problemställning, syfte/mål, strategi, idé/koncept, lösning/utförande och resultat/effekt. Information om vilka medier/kanaler som användes i uppdragen ska även ges för kännedom och för att förtydliga uppdragets omfattning. Välj gärna ut uppdrag som ni, utifrån bakgrunden beskriven i 1.1.2, upplever motsvarar det vi efterfrågar. Relevansen kommer dock inte att bedömas. Beskrivningarna ska visa på kreativitet, problemförståelse, problemlösning och effekt/resultat. För att vi ska kunna se resultatet av byråns arbete ska slutmaterial från referensuppdraget bifogas. Arbetsförmedlingen ser helst att material skickas in elektroniskt tillsammans med anbudsansökan. Om det inte går att skicka materialet elektroniskt är det möjligt att skicka in materialet per post, se under Administrativa villkor avsnitt 5.2 "Villkor för att ansöka om att lämna anbud". Arbetsförmedlingen kan komma att eftersöka och kontrollera huruvida de uppgivna referensuppdragen har utförts av anbudssökanden. Referensuppdragen utgör ett av kriterierna för urval av anbudssökanden.kriterier och viktning för bedömning finns i bilagan Bedömningskriterier Utmärkelser För att ytterligare bedöma erfarenhet, kompetens och förmåga ska anbudssökande redogöra för sina utmärkelser - kommunikationsbranschens eget sätt att bedöma kvalitet, kreativitet och effekt. Arbetsförmedlingen vill veta vilka svenska utmärkelser det kreativa teamet, eller individerna i det kreativa teamet, fått de senaste åren. Anbudssökande svarar på detta i svarsformuläret för respektive anbudsområde. Utmärkelserna kommer vara en del av bedömningskriterierna för urvalet av anbudsgivare. Kriterier och viktning för bedömning finns i bilagan Bedömningskriterier. 3. Prövning av anbudsansökan 3.1. Prövning av anbudsansökan och selektering Som ett första steg prövas om anbudssökande uppfyller kvalifikationskraven. Anbudssökande måste besvara och uppfylla samtliga ska-krav. För att Sida 5 av 9

6 ta fram ungefär tre anbudsgivare inom varje anbudsområde kommer en selektering (urval) att göras. Arbetsförmedlingen kommer att använda sig av bedömningskriterier som betygsätts och viktas inbördes Bedömningskriterier och viktning Varje anbudssökande kommer i sin totala bedömning att få ett slutbetyg mellan 1 och 5, där 5 är bäst. Betyget baseras på hur väl anbudssökande motsvarar Arbetsförmedlingens förväntningar enligt bedömningskriterierna. För varje del sätts ett betyg mellan 1 till 5, där 5 är bäst, beroende på hur väl leverantörens svar uppfyller bedömningskriterierna. Detta betyg viktas sedan för att räkna ut ett slutbetyg. Ungefär tre leverantörer per anbudsområde med högst slutbetyg går vidare till andra steget och bjuds in att lämna anbud. För att säkerställa leverantörens kompetens, då leverantören är ett kunskapsföretag, görs bedömningen på de individer som kommer att arbeta med Arbetsförmedlingens uppdrag. För områdena marknads- och internkommunikation bedöms det kreativa teamet, copy och AD medan de strategiska konsulterna bedöms för PR-området. De tre delar som bedöms, och deras vikt för slutbetyget är: Kreativa teamet/strategiska konsulter 30 % Referensuppdrag från det kreativa teamet/strategiska konsulter 60 % Utmärkelser hos det kreativa teamet/strategiska konsulter 10 % I bilagan "Bedömningskriterier" finns en tabell med en sammanställning av de kriterier och den viktning som Arbetsförmedlingen kommer att använda sig av vid selekteringen. Där ges även ett exempel på hur betyg och viktning kan fördelas. 4. Generella krav 4.1. Uteslutning av anbudssökande Enligt 10 kap 1 lagen om offentlig upphandling (LOU) ska en anbudsgivare uteslutas från att delta i en offentlig upphandling om denne är dömd för brott som innefattar deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Enligt 10 kap 2 LOU får en anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandling i bl. a. följande fall; konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, inställda betalningar, näringsförbud, brott eller allvarligt fel i yrkesutövningen eller om ofullständiga eller felaktiga uppgifter lämnats. Genom att svara ja på nedanstående fråga försäkrar ni att det inte finns någon grund för uteslutning enligt ovan. (Arbetsförmedlingen kan komma att kontrollera upplysningar kring ovanstående inför avtalstecknande eller under pågående avtalsperiod.) Bekräfta att ni uppfyller kraven (/ svar) 4.2. Registrerings,- skatte- och avgiftsskyldigheter Sida 6 av 9

7 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska uppfylla lagkraven i Sverige, eller i hemlandet, avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Arbetsförmedlingen inhämtar information från Skatteverket huruvida anbudsgivaren, inklusive underleverantör, är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehar FA/F-skattebevis och har betalat arbetsgivaravgifter. Bekräfta att ni uppfyller kravet (/ svar) 4.3. Annans kapacitet eller underleverantörer En anbudssökande får vid behov åberopa andra företags tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Antagen leverantör ansvarar i dessa fall för den åberopande kapaciteten och/eller underleverantörens arbete som för sitt eget. Antagen leverantör ska till Arbetsförmedlingen, inför varje avrop, på begäran ange namn och organisationsnummer på de underleverantörer som kommer att anlitas i uppdraget. Underleverantörerna kan komma att kontrolleras och de ska då uppfylla samma krav som antagen leverantör. Bekräfta att ni uppfyller kravet (/ svar) 4.4. Förstärkningsresurser Anbudssökanden ska kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudssökandes möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Om personal i Arbetsförmedlingens uppdrag måste ersättas ska bytet godkännas av Arbetsförmedlingen. Bekräfta att ni uppfyller kravet (/ svar) 5. Administrativa villkor 5.1. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en selektiv upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling. Förhandling är inte tillåtet Villkor för att ansöka om lämna anbud - Anbudansökan ska vara skriftlig och på svenska. All kommunikation som rör denna upphandling sker på svenska. - Anbudansökan ska lämnas digitalt via TendSign. Observera att filer >= 50Mb av tekniska skäl kan behöva delas upp i flera mindre filer. Anbudansökan kan inte lämnas via post, fax eller e-post. Sida 7 av 9

8 - Material från referensuppdraget som, på grund av sin storlek/ sitt format inte går att bifoga elektroniskt får sändas per post till: Arbetsförmedlingen, Upphandlingssektionen, Box 3000, Östersund (besöksadress: Kaserngatan 17). Märk försändelsen med "Byråtjänster dnr Af-2011/299348". Kompletterande material ska vara Arbetsförmedlingen tillhanda senast sista ansökningsdagen. Tänk på att kuvertet inte ska avslöja namn på anbudssökanden. - Anbudansökan ska vara bindande i fyra månader efter sista ansökningsdag. - Anbudansökan ska lämnas av person som är behörig att företräda anbudsgivaren. Bevis om behörigheten uppvisas på begäran av Arbetsförmedlingen. - Alternativa anbudansökningar accepteras inte. Anbudsansökan ska utformas helt enligt förfrågningsunderlaget. Reservationer accepteras inte. - Anbudsgivaren ansvarar för att ansökan inkommer i rätt tid och form. Arbetsförmedlingen ansvarar endast för förfrågningsunderlag som har förmedlats via TendSign. För sent inkommen ansökning kommer inte att prövas. - Anbudsansökan ska vara Arbetsförmedlingen tillhanda senast Öppning av anbudsansökan Vid öppningen kommer minst två tjänstemän från Arbetsförmedlingens upphandlingssektionen att delta. På begäran av en anbudssökande ska dessutom en av handelskammare utsedd person närvara. Kostnader för detta ska betalas av den som framställt begäran. Öppningen sker hos Arbetsförmedlingen i Östersund: Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas, enligt 19 kap 3 2 st. Offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400), av sekretess fram till dess att upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Det innebär att uppgifter som rör anbud inte får lämnas till annan än den som lämnat anbudet. Efter upphandlingens offentliggörande är däremot samtliga handlingar i upphandlingen, som huvudregel, offentliga handlingar. Enligt 31 kap 16 Offentlighets- och Sekretesslagen gäller dock sekretess för uppgift om enskilds affärs-eller driftförhållanden, när denne har trätt i affärsförbindelse med en myndighet, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet omfattas av sådan sekretess ska en begäran, där det preciseras vilka uppgifter som avses samt vilken skada som anbudsgivaren skulle lida om uppgifterna röjs, göras tillsammans med anbudet. Arbetsförmedlingen kan inte ge förhandsbesked huruvida en viss uppgift kommer att omfattas av sekretess eller inte eftersom sekretessprövningen sker i samband med att uppgiften begärs ut. Eventuell begäran om sekretess (Fritextsvar) 5.5. Frågor, svar & kompletteringar Frågor och svar i aktuell upphandling kommuniceras via Tendsign. Frågor ska Sida 8 av 9

9 vara Arbetsförmedlingen tillhanda senast fem dagar före ansökningstidens utgång. Arbetsförmedlingen kan även göra kompletteringar i underlaget under ansökningstiden. Anbudssökande ansvarar för att hålla sig uppdaterade under den tid upphandlingen pågår Upphandlingens fortsatta handläggning Arbetsförmedlingen planerar att i mitten av november månad skicka ut anbudsinbjudan till de anbudssökanden som kvalificerat sig till nästa steg i upphandlingsprocessen. Samtidigt kommer de anbudssökanden som inte går vidare att underrättas om detta. Beskeden skickas ut via Tendsign. I den anbudsinbjudan som kommer att skickas till utvalda anbudssökanden avser Arbetsförmedlingen att ytterligare precisera vad som efterfrågas avseende tjänsten Tilldelningsmeddelande När beslut om tilldelning av kontrakt i upphandlingen fattats skickas ett meddelande till samtliga anbudssökanden. Tilldelningsmeddelande skickas via e-post till den adress som angivits i Tendsign. Avtal kommer att tecknas tidigast tio dagar efter att tilldelningsmeddelandet skickats. Avtalet är bindande först då båda parter har undertecknat det Bekräftelse Genom att svara ja bekräftas att ni har tagit del av och accepterar de administrativa villkoren. Bekräfta att ni har tagit del av och accepterar de administrativa villkoren (/ svar) Sida 9 av 9