Förfrågningsunderlag Arbetsförmedlingen inbjuder leverantörer att lämna anbud i upphandling av Översättartjänster Dnr Af-2010/280053

Transkript

1 Upphandling Översättartjänster Dnr Af-2010/ (22) Förfrågningsunderlag Arbetsförmedlingen inbjuder leverantörer att lämna anbud i upphandling av Översättartjänster Dnr Af-2010/280053

2 2(22) 1. INBJUDAN UPPHANDLINGSFORM AVTALSPERIOD ALLMÄN INFORMATION BAKGRUND UPPDRAGET UPPHANDLINGENS MÅL UPPSKATTAD VOLYM FÖR UPPDRAGET ADMINISTRATIVA VILLKOR VILLKOR FÖR ANBUDSLÄMNANDE - KVALIFICERINGSFAS SEKRETESS KOMPLETTERINGAR OCH FÖRTYDLIGANDEN TILLDELNINGSBESLUT KRAV PÅ LEVERANTÖREN KVALIFICERINGSFAS LAGENLIGA KRAV OCH EKONOMISK FÖRMÅGA EKONOMISK STÄLLNING REFERENSER PÅ TJÄNSTENS UTFÖRANDE KAPACITET OCH LEVERANSFÖRMÅGA UNDERLEVERANTÖR TYSTNADSPLIKT/SEKRETESS SAMT ANSVARSFRÅGOR KVALITETSSÄKRING/KLAGOMÅLSHANTERING KRAV EFTERFRÅGAD TJÄNST KVALIFICERINGSFAS TRANSLATORSKOMPETENS BESTÄLLNINGSRUTIN KRAV PÅ LEVERANSTID UPPDRAGSGENOMGÅNGAR/KVALITETSUPPFÖLJNING ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING PRIS PRÖVNING AV ANBUDEN UTVÄRDERING KONTAKTPERSON ARBETSFÖRMEDLINGEN KONTAKTPERSON ANBUDSGIVARE BILAGOR BILAGA 1 SANNINGSFÖRSÄKRAN OCH ACCEPT AV KOMMERSIELLA VILLKOR BILAGA 2 KOMMERSIELLA VILLKOR BILAGA 3 UNDERLEVERANTÖRSINTYG BILAGA 4 MALL: MERITFÖRTECKNING/CV BILAGA 5 FÖRETAGSUPPGIFTER BILAGA: 6. ANMÄLAN TILL E-FAKTURERING... 22

3 3(22) 1. INBJUDAN Arbetsförmedlingen inbjuder leverantörer att inkomma med anbud till upphandling av Översättartjänster enligt specifikation i detta förfrågningsunderlag. Anbud kan lämnas på hela eller del av underlaget. Hela är både del 1 och 2 tillsammans och del av underlag är antingen del 1 eller del 2. Se punkt 3 Uppdraget. Arbetsförmedlingen avser att teckna avtal med en leverantör per del av underlaget. 1.1 Upphandlingsform För upphandlingen tillämpas Lag (2007:1091) om offentlig upphandling LOU. Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling i enlighet med bestämmelserna i 15 kapitlet, lagen om offentlig upphandling (LOU), B-tjänster. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Arbetsförmedlingen kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. 1.2 Avtalsperiod Avtalsperioden är två år med möjlighet för Arbetsförmedlingen att förlänga avtalet med ytterligare två år. Arbetsförmedlingen meddelar leverantören senast två månader innan avtalstidens utgång om man avser att förlänga avtalet. 1.3 Allmän information Arbetsförmedlingen har cirka medarbetare på 350 arbetsplatser. Arbetsförmedlingen är en sammanhållen myndighet som finns i hela landet och är uppdelad i tio marknadsområden fördelat på 69 geografiska arbetsmarknadsområden. Indelningen bygger på naturliga arbetsmarknader där människor arbetar eller företag söker arbetskraft. Runt om i landet finns det arbetsförmedlingar. Det är där största delen av våra medarbetare finns. Vårt uppdrag förutsätter samverkan med andra organisationer, statliga myndigheter, kommuner och företag. Formerna för samverkan ser olika ut men målet är alltid att bidra till effektivare insatser för kunderna. Privata aktörer kompletterar Arbetsförmedlingen och medverkar till att kunderna och allmänheten kan erbjudas utökad service. Läs vidare om arbetsförmedlingens roll: ctrl-klicka på länken: Kort om Arbetsförmedlingens roll

4 4(22) 2. Bakgrund Arbetsförmedlingen har ofta behov av hjälp med översättningar på olika nivåer inom organisationen både i arbetet med arbetssökande och generella informationsinsatser samt i det internationella arbetet *. - I Arbetsförmedlingens arbete med arbetssökande med annan bakgrund än svensk ingår det att vid behov översätta betyg och andra arbetsrelaterade handlingar som berör arbetssökandes väg mot arbete eller studier i Sverige. Översättningsuppdragen som berör arbetssökandes handlingar avropas lokalt från respektive Arbetsförmedlingskontor över hela landet. - Arbetsförmedlingens huvudkontor och dess avdelningar och staber som är centraliserad till Stockholm behöver kontinuerlig hjälp med översättningar av informationsmaterial och olika sorters dokument från och till svenska och från och till olika språk. *Vårt internationella engagemang har många olika former och uttryck. Samarbetet består av ett omfattande informationsutbyte i nätverk eller mer formella fora men också av arbetsmarknadspolitiska projekt i olika länder. Hos oss på Arbetsförmedlingen finns en internationell stab som ansvarar för övergripande uppgifter inom området internationellt samarbete, samordning, utveckling och kontaktverksamhet. Läs vidare: sformedlingen.se/om-oss/var-verksamhet/internationellt/vartengagemang.html 3. Uppdraget Del ett av uppdraget är översättningar av betygsdokument och andra arbetsrelaterade dokument som i majoriteten härrör från frekventa och övriga språk till svenska. Uppdragen avropas direkt från lokala Arbetsförmedlingar över hela Sverige. Arbetsförmedlingen skickar det för uppdraget aktuell handling per post till leverantören som efter översättning returnerar handlingen enligt överenskommelse med avroparen.(del 1) Del två av uppdraget gäller mer omfattande översättningar, korrekturläsning och språkgranskning av dokument men i förekommande fall även exempelvis bildspel och liknande, då leverans av färdigt översatt bildspel förutsätts. - I det följer att det krävs en enhetlighet och konsekvens när det gäller ämnesspecifika begrepp som gäller för Arbetsförmedlingens uppdrag mellan leverantör och Arbetsförmedlingen. Uppdragen avropas direkt av Arbetsförmedlingens huvudkontor och dess avdelningar och staber.(del 2)

5 5(22) 3.1 Upphandlingens mål Upphandlingen avser att lösa Arbetsförmedlingens behov av översättnings- och språkgranskningstjänster. Arbetsförmedlingen efterfrågar översättningstjänster för följande språk: - Engelska. - Frekventa språk: (albanska, arabiska, bosniska, kroatiska, serbiska, finska, franska, kinesiska, persiska, polska, ryska, sydkurdiska, spanska, thailändska, turkiska, tyska och vietnamesiska). - Övriga språk avser de språk som inte nämns ovan. Anbudsgivaren ska i anbudet utförligt beskriva vilka språk denne har tillgång till i det egna företaget respektive hos underleverantör. Det ska tydligt framgå av anbudet att leverantören har kapacitet tillgodose Arbetsförmedlingens efterfrågande översättningstjänster enligt ovan angivna språkspecifikation. 3.2 Uppskattad volym för uppdraget - Under innevarande år, t.o.m. juni har volymen av betygs- och andra dokumentsöversättningar som härleds till arbetet med arbetssökande uppgått till drygt 5 miljoner kronor. (Del 1) - Informationsavdelningen och Internationella Staben bedömer att volymen som avropats tidigare mot statliga ramavtalet(rikspolisstyrelsen) handlar om ca drygt 1 miljon kronor/år. För 2011 har Arbetsförmedlingens huvudkontor samt dess avdelningar och staber tillsammans budgeterat för ca 1.5 miljon kronor(del 2) I samband med att Lagen om etableringsinsatser för vissa nyanlända träder ikraft den 1 december 2010 tar Arbetsförmedlingen över samordningsansvaret från kommunerna för etableringen av nyanlända invandrare. Arbetsförmedlingen bedömer att behovet av översättningar kommer att öka något jämfört med innan Lag (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare trädde i kraft.

6 6(22) 4. ADMINISTRATIVA VILLKOR 4.1 Villkor för anbudslämnande - kvalificeringsfas Anbud ska vara skriftligt och på svenska. Anbud ska undertecknas av person som är behörig att företräda leverantören. Bevis om behörigheten lämnas i anbudet eller uppvisas på begäran av upphandlingsavdelningen. Anbud lämnas i ett (1) original och en (1) kopia. Upphandlingsavdelningen vill ha anbudet i ett förseglat kuvert märkt ANBUD: Översättartjänster Dnr Af-2010/ Observera att anbud inte kan lämnas via fax eller e- post. Kopia kan med fördel lämnas i digital form på en CD-rom eller USBminne. Anbud ska vara Arbetsförmedlingen tillhanda senast under adress: Postadress: Arbetsförmedlingen, Registrator, Stockholm. Besöksadress: Hälsingegatan 38. Receptionen är öppen: Måndag-fredag kl Vid entrén finns ett brevinkast, max storlek A4-pärm. För sent inkommet anbud tas inte upp till prövning. Insändande av handlingar sker på Anbudsgivarens ansvar. Anbudsöppning kommer att ske kl Vid förrättningen deltar minst två tjänstemän från Arbetsförmedlingen. På begäran av en anbudsgivare får en av handelskammare utsedd person närvara. Kostnader för detta står anbudsgivaren för. Arbetsförmedlingen ansvarar inte för förfrågningsunderlag som erhållits via annan part, som t.ex. mäklare Anbudet är bindande till och med Anbudsgivaren ska bekräfta detta i anbudet. Anbudsgivaren ska bekräfta i anbudet att anbudsgivaren godtar bifogade avtalsvillkor. Anbud lämnas på de villkor som framgår av anbudsinbjudan och bilagorna. Anbud som avviker från dessa villkor (orent anbud) kommer att förkastas. Anbudet ska innehålla uppgift om leverantörens namn, adress, telefonnummer, e-postadress och organisationsnummer. Ett anbud som inte bekräftar samtliga ska-krav kommer att förkastas. Leverantören uppmanas därför att noggrant läsa anbudsinbjudan. För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ombeds anbudsgivaren att följa dispositionen i detta förfrågningsunderlag. Arbetsförmedlingen ser gärna att anbudet inte är inbundet, häftat, limmat, under flikar. Etc. Lösa blad lagda i en plastficka underlättar får hantering av anbuden.

7 7(22) 4.3 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats(se 31 kap 16 Offentlighets- och sekretesslagen). Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är samtliga handlingar i upphandlingen som huvudregel offentliga handlingar. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om att handlingarna inte ska lämnas ut på grund av sekretess. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Arbetsförmedlingen kommer inte på förhand att ge besked om en viss uppgift kommer att omfattas av sekretess, eftersom prövning sker i samband med att en uppgift begärs ut. 4.4 Kompletteringar och förtydliganden I de fall förfrågningsunderlaget, med anledning av skriftligt ställda frågor, behöver kompletteras eller förtydligas kommer detta att ske på Arbetsförmedlingens hemsida. Om frågor som rör upphandlingen uppstår ställs dessa skriftligt per brev, e-post eller fax (se nedan) till Arbetsförmedlingen. Frågor kan ställas till och med Efter detta datum besvaras inga frågor. Inkomna frågor och svar på dessa kommer att publiceras på Arbetsförmedlingens hemsida, Arbetsförmedlingens hemsida. Länkadress: Efter det att anbud lämnats kan komplettering av anbudet ske i form av förtydligande. Komplettering av anbud kan endast ske på begäran av Arbetsförmedlingen. Uppenbara felskrivningar eller felräkningar i inlämnat anbud kan däremot kompletteras av anbudsgivaren utan särskild begäran. Denna skickas av anbudsgivaren direkt till anbudsadressen med angivande av Dnr och vilken upphandling som avses. (LOU 15 kap. 12 ). Om komplettering eller förtydligande av anbud begärs av Arbetsförmedlingen kommer ett sista datum att anges för när komplettering eller förtydligande ska vara inlämnad. Det ankommer på anbudsgivaren att tillse att sådan komplettering eller förtydligande inkommer i rätt tid. Svar som inte inkommit inom den angivna tidpunkten kommer inte att beaktas och hela anbudet förkastas därmed.

8 8(22) 4.5 Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslutet som sänds ut efter utvärdering av inkomna anbud innebär endast att den upphandlande enheten har valt leverantör. Avtal sluts genom att ett särskilt upphandlingskontrakt undertecknas. Tilldelningsbeslutet kommer att sändas med e-post till den kontaktperson som angivits i anbudet, om inget annat har angetts. 5. KRAV PÅ LEVERANTÖREN kvalificeringsfas 5.1 Lagenliga krav och ekonomisk förmåga Anbud får inte antas om leverantören inte är registrerad i aktiebolags-, handelseller föreningsregistret samt registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. Till anbudet ska bifogas 1. Skatteverkets blankett SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter, fullständigt ifylld av skattemyndighet. Blanketten kan hämtas från c58f html Uppgifterna från Skatteverket får inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. 2. Den senaste årsredovisningen eller senaste årsbokslut. En anbudsgivare ska uteslutas från deltagande i upphandling i enlighet med det som föreskrivs i 10 kap. 1 LOU. En anbudsgivare får uteslutas från deltagande i upphandling enligt 10 kap 2 och 3 LOU. (Här avses bl. a konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, inställda betalningar, näringsförbud, brott eller allvarligt fel i yrkesutövningen) eller om ofullständiga eller felaktiga uppgifter har lämnats. Arbetsförmedlingen kan komma att särskilt begära upplysningar angående ovan angivna förhållanden. Arbetsförmedlingen förbehåller sig även rätten att ta kreditupplysningar på anbudsgivare samt vid behov även under den löpande avtalsperioden. 5.2 Ekonomisk ställning Anbudsgivarens riskkvalificering enligt affärs- och kreditupplysningsföretaget UC AB eller annat likvärdigt företag ska vara minst 3, eller motsvarande, enligt värden redovisade vid utgången av senaste registrerade och avslutade räkenskapsår. Arbetsförmedlingen uppmanar de leverantörer som är osäkra på om de uppfyller kravet på ekonomisk förmåga att lämna kreditintyg från andra kreditvärderingsinstitut som motsvarar omdömet 3 enligt UC ranking, årsredovisningar eller likande information som styrker ekonomisk stabilitet. I de fall lägre riskkvalificering redovisas kan anbudsgivaren ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar ekonomisk stabilitet. Sådan förklaring ska bifogas anbudet.

9 9(22) Som bevis för att ovan ställda krav uppfyllts ska anbudsgivaren bifoga: kopia av utdrag från kreditvärderingsföretag som visar anbudsgivarens riskklass, uppgifterna får inte vara äldre än tre månader. 5.3 Referenser på tjänstens utförande Anbudsgivaren ska som bevis på erfarenhet ange fem i korthet beskrivna referensuppdrag, som inte är äldre än två år, gällande översättning av texter, till exempel informationstext, lagtext, föreskrifter eller utredningar, från svenska till engelska/frekventa språk med en omfattning om minst ord som leverantören genomfört. För respektive referensuppdrag ska beställande företag anges. Vidare anges en kontaktperson med kontaktuppgifter(inklusive e-postadress och telefonnummer) för respektive referensuppdrag. Arbetsförmedlingen kommer att tillställa de angivna kontaktpersonerna nedanstående påståenden att ta ställning till samt två dagar senare följa upp med telefonsamtal eller frågeformulär, vid vilket anbudsgivarens förmåga bedöms utifrån nedanstående poängskala. Varje påstående är värt högst 5 poäng. För att bli kvalificerad i upphandlingen ska anbudsgivaren erhålla lägst 12 poäng per referensuppdrag, dock lägst 3 poäng per enskild fråga. Påståenden till kontaktpersonerna 1. Leverantören/översättare håller sådan kvalitet på utförda uppdrag att utförda uppdrag inte behöver ändras, korrigeras eller göras om. 2. Leverantören/översättare har genomfört uppdragen i enlighet med överenskommen tidsplanering. 3. Leverantören/översättare har anpassat språkbruket till uppdragsgivarens verksamhet. 6. KAPACITET OCH LEVERANSFÖRMÅGA Anbudsgivaren ska i anbudet lämna en kortfattad beskrivning av sitt företag och dess verksamhet, exempel på två nuvarande kunder med utgångspunkt från det efterfrågade uppdraget och kapacitet för uppdraget. Av beskrivningen ska minst framgå omfattningen av nuvarande verksamhet, inriktning, lokalisering, antal anställda, kompetensprofil för de anställda samt en bekräftelse på att uppdraget kan starta enligt Arbetsförmedlingens uppställda krav i förfrågningsunderlaget. 6.1 Underleverantör Om anbudsgivaren åberopar kapacitet hos underleverantör, ska det framgå av anbudet att anbudsgivaren verkligen har tillgång till denna kapacitet under avtalstiden. Det gör anbudsgivaren genom att till anbudet bifoga underleverantörsintyg (Bilaga 3) för att styrka att överenskommelse finns mellan parterna. Det innebär inga inskränkningar i leverantörens åtagande/ansvar för uppdraget. Underleverantör ska ha motsvarande kompetens och erfarenhet som anbudsgivaren eller kompletterar anbudsgivares kompetenser och erfarenheter.

10 10(22) 6.2 Tystnadsplikt/sekretess samt ansvarsfrågor Arbetsgivaransvaret för egen personal ligger hos utföraren. Det förutsätts att utföraren noga känner till olika myndigheters krav, förekommande lagar, anvisningar och förordningar som gäller inom branschen. Leverantören ansvarar för att personal inom företaget tillämpar strikt tystnadsplikt. I händelse av brott mot tystnadsplikten äger Arbetsförmedlingen rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan och därmed lösas från samtliga ekonomiska förpliktelser. Utföraren ansvarar för samtliga skador som kan uppkomma på grund av dennes uppdrag. Utföraren har relevant försäkringsskydd för sak- och personskada. 7. KVALITETSSÄKRING/KLAGOMÅLSHANTERING För att säkerställa en hög kvalitet i översynen av Översättartjänsterna åligger det anbudsgivaren att ha rutiner för kvalitetssäkring/klagomålshantering av tjänstens genomförande. Rutinerna för kvalitetssäkring/klagomålshanteringen ska redovisas i anbudet. 8. KRAV EFTERFRÅGAD TJÄNST kvalificeringsfas 8.1 Translatorskompetens För att utföra ovanstående tjänster ska translatorer anges för respektive språk. Det ska framgå av anbudet att erbjudna translatorer har följande kompetenser: Auktoriserad translator eller translator med minst två års erfarenhet av att ha arbetat som översättare av texter till och från svenska samt till och från angiven språkkompetens. efter utfört minst tre uppdrag som översättare av Arbetsmarknadstexter eller motsvarande. Det gäller exempelvis lagtext, föreskrifter eller utredningar från svenska till angiven språkkompetens, som omfattar minst ord. I de fall det finns auktoriserad translator för efterfrågat språk ingår det i uppdraget att anlita sådan för uppdraget. Om det innebär att leveranstiden inte kan hållas eller åsamka stora problem för leverantören kontaktar leverantören Arbetsförmedlingens beställare och meddelar detta och ger om möjligt alternativt lösningsförslag för uppdraget t ex. om översättningen kan ordnas med annan kvalificerad översättare. Som bevis för att ovanstående kompetenskrav uppfylls ska anbudsgivaren bifoga CV avseende offererade translatorer. Av anbudet ska respektive translators översättningsspråk framgå. 8.2 Beställningsrutin Det ingår i leverantörens åtagande att ha en kvalitetssäkrad beställningsrutin för översättningstjänsterna i form av t ex. webb-portal/skriftligt beställningsunderlag som används som underlag vid beställning av översättningstjänsterna. Beställningsrutinen ska beskrivas i anbudet.

11 11(22) 8.3 Krav på leveranstid Leveranstid för uppdrag som är lämnade av Arbetsförmedlingen vardagar mellan : Betygsöversättningar och andra handlingar som avropas från lokala Arbetsförmedlingskontor: Normalleverans Upp till 2000 ord, 3 veckor ord upp till ord, 4 veckor Expressleverans upp till ord, 2 veckor ord upp till ord, 3 veckor. Översättningar som avropas från Arbetsförmedlingens huvudkontor och dess avdelningar och staber: Normalleverans upp till ord, 5 arbetsdagar, ord upp till ord, 10 arbetsdagar Expressleverans upp till ord, 3 arbetsdagar ord upp till ord, 5 arbetsdagar. Vid uppdrag över ord träffas särskild överenskommelse om leveranstid. Arbetsförmedlingen behöver ett besked om leveranstid för respektive beställning som inte ligger inom ovan angivna tidsramar. Det är mycket viktigt att leveranstiderna hålls. Det ingår i leverantörens åtagande att återkoppla med besked till Arbetsförmedlingen om inte överenskommen leveranstid kan hållas. 9 Uppdragsgenomgångar/kvalitetsuppföljning När avtal upprättats kommer ett initialt uppstartsmöte att äga rum mellan Leverantören och Arbetsförmedlingen. Syftet är att klargöra att Arbetsförmedlingen och Leverantören har en samstämmig uppfattning om uppdraget och krav på Översättartjänsten. För att under avtalstiden säkerställa att parterna har en samstämmig uppfattning om avtalets syfte och resultat, kommer gemensamma genomgångar mellan avtalsparterna utsedda kontaktpersoner ske efter begäran av Arbetsförmedlingen två gånger per år eller vid behov. Då kommer rutiner, metoder, kvalitet på utförandet och avtalsuppfyllelser etc. att diskuteras. Vid behov görs justeringar.

12 12(22) 10. Elektronisk fakturahantering Arbetsförmedlingen vill att all fakturahantering under avtalsperioden sker med hjälp av (svefaktura) och i andra hand med annan form av av elektronisk faktura för att underlätta fakturahanteringen i myndigheten. För mer information om svefaktura: Arbetsförmedlingen är ansluten till Fakturaportalen i vilken leverantören själv kan kostnadsfritt hantera faktureringen elektroniskt gentemot Arbetsförmedlingen utan att ha tillgång till elektronisk fakturering i eget system. För mer information om fakturaportalen: Fakturor ska märkas med respektive avropandes kostnadsställe om inget annat överenskommes med Arbetsförmedlingen. 11. PRIS Pris för del 1 ska anges. 1. Per ord i SEK, exklusive moms, för normalleverans av översättningsarbete. 2. Per ord i SEK, exklusive moms, för expressleverans av översättningsarbete. Pris för del 2 ska anges, 1. Per ord i SEK, exklusive moms, för normalleverans av översättningsarbete. 2. Per ord i SEK, exklusive moms, för expressleverans av översättningsarbete. 3. Per timma för korrekturläsning eller språkgranskning. Priset anges i svenska kronor, exklusive moms. Priset ska inkludera samtliga kostnader för tjänstens genomförande. Det åligger leverantören att vid begäran från Arbetsförmedlingen ge en totaloffert med utgångspunkt från ovanstående priser inför ett uppdrag. 12 Prövning av anbuden 1. Om anbudet uppfyller de lagenliga krav och ekonomisk förmåga samt skakrav som ställs i förfrågningsunderlaget och som framgår av förfrågningsunderlaget. 2. Utvärdering av del 1 och 2 separat

13 13(22) Del Utvärdering Anbudet kommer att utvärderas utifrån ett totalpris för ett uppdrag som omfattar: ord enligt pris för normalleverans ord enligt pris för expressleverans Del 2 Anbudet kommer att utvärderas utifrån ett totalpris för ett uppdrag som omfattar: ord enligt pris för normalleverans ord enligt pris för expressleverans - en timmes korrekturläsning Anbudet med det lägsta sammanräknade priset kommer att antas. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 13 Kontaktperson Arbetsförmedlingen Ansvarig upphandlare är Ulf Sjölén som svarar på frågor kring förfrågningsunderlag och avtal. E-post: ulf.sjolen@arbetsformedlingen.se Upphandlingssektionen Besöksadress: Hälsingegatan 38 Postadress: Stockholm 14 Kontaktperson Anbudsgivare Anbudsgivaren ombeds att i anbudet ange kontaktperson som kan nås per telefon och e-post under den tid som upphandlingen pågår. 15. Bilagor - Bilaga 1 Sanningsförsäkran och accept av komersiella villkor - Bilaga 2 Kommersiella Villkor - Bilaga 3 Underleverantörsintyg - Bilaga 4 Mall: Meritförteckning/CV - Bilaga 5 Företagsuppgifter - Bilaga: 6 Anmälan till E-fakturering

14 14(22) Bilaga 1 Sanningsförsäkran och accept av kommersiella villkor Härmed försäkras på heder och samvete att anbudsgivaren.. inte är föremål för ansökan om konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, inte tills vidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, inte är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga kraft vunnen dom, inte har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, inte i något väsentligt hänseende har lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av 15 kap. 3 lagen om offentlig upphandling, accepterar de i upphandlingen bifogade kommersiella villkoren, bilaga 2, accepterar regler för tystnadsplikt och sekretess, regler enligt lagen om offentlig anställning samt förhållningsregler rörande hantering av handlingar, anbudet är bindande t.o.m. den 31 mars 2011,. Ort och datum. Underskrift av firmatecknare. Namnförtydligande

15 15(22) Bilaga 2 Kommersiella villkor AVTALSMALL 1 Avtalsparter Mellan Arbetsförmedlingen, organisationsnummer , och xxxx (leverantören), organisationsnummer xxxxxx-xxxx, har följande avtal slutits angående köp av Översättartjänster. 2 Avtalsperiod Avtalet ska gälla från och med xx 2010 till och med xx 2012 med möjlighet till förlängning ytterligare två år. Maximal avtalstid blir således fyra år. Vid en sådan förlängning av avtalet ska Arbetsförmedlingen skriftligen anmäla förlängning till leverantören senast tre månader innan avtalsperiodens utgång. Avtalet upphör att gälla utan föregående uppsägning. 3 Avtalsdokument Avtalet utgörs av följande dokument 1. Avtal om översättningstjänster (i huvudsak kommersiella villkor) 2. Antaget anbud 3. Förfrågningsunderlag Vid eventuella motsägelser mellan ovan nämnda dokument gäller dessa i uppräknad ordning. 4 Uppdraget Leverantören ska utföra tjänster för Arbetsförmedlingens räkning i enlighet med Arbetsförmedlingens förfrågningsunderlag daterat dag september Avrop Avrop görs av medarbetare på avdelningen för Internationella staben och Arbetsförmedlingens Informationsavdelning, per telefon eller e-post. Eller på annat sätt som överenskommes mellan parterna. 6 Inställelsetid/leveranstid Leveranstid för uppdrag som är lämnade vardagar mellan ska vara: Leveranstid för uppdrag som är lämnade vardagar mellan : Betygsöversättningar och andra handlingar som avropas från lokala Arbetsförmedlingskontor: Normalleverans Upp till 2000 ord, 3 veckor ord upp till ord, 4 veckor Expressleverans upp till ord, 2 veckor ord upp till ord, 3 veckor.

16 16(22) Översättningar som gäller Arbetsförmedlingens huvudkontor och dess avdelningar och staber: Normalleverans upp till ord, 5 arbetsdagar,2 001 ord upp till ord, 10 arbetsdagar Expressleverans upp till ord, 3 arbetsdagar ord upp till ord, 5 arbetsdagar. Vid uppdrag över ord träffas särskild överenskommelse om leveranstid. Arbetsförmedlingen behöver ett besked om leveranstid för respektive beställning som inte ligger inom ovan leveranser och det är mycket viktigt att leveranstiderna hålls. Det ingår i leverantörens åtagande att återkoppla med besked till Arbetsförmedlingen om inte överenskommen leveranstid kan hållas Kan leverantören inte utföra ett översättningsuppdrag enligt ovanstående leveranstider är Arbetsförmedlingen oförhindrad att anlita annan översättare. 7 Anmärkningar mot utfört uppdrag Skulle det visa sig att det av leverantören utförda arbetet är behäftat med icke helt obetydliga fel eller brister ska köparen inom skälig tid efter det att fel/brister är konstaterande underrätta leverantören om detta varefter, om ej särskilda skäl talar emot detta, ska ombesörja erforderlig rättelse eller omarbetning utan kostnad för köparen. Om fel och brister uppstått i leverantörens arbete pga. brister i det material eller de upplysningar som köparen tillhandahållit leverantören, eller på grund av annat förhållande utanför leverantörens kontroll, är leverantören fri från ansvar för felet eller bristen. 8 Begränsning/upphävande av avrop Arbetsförmedlingens har rätt att begränsa eller avbryta varje enskilt uppdrag. Leverantören avvecklar då uppdraget till minsta möjliga kostnad och på kortast möjliga tid. Leverantören har då rätt till ersättning för styrkt arbete och styrkta kostnader som utförts inom ramen för uppdraget och som Arbetsförmedlingen har godkänt. 9 Pris Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på de i anbudet angivna priser. Ersättning för rese- och andra omkostnader i samband med uppdrag utgår endast efter särskild överenskommelse i varje enskilt fall. 10 Prisjustering Priserna är fasta för avtalsperioden, Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. Väljer Arbetsförmedlingen att förlänga avtalet ytterligare en period, förhandlas priset för denna period i särskild ordning.

17 17(22) Denna förhandling om prisjustering ska aviseras senast i samband med att avtalet förlängs och vara avslutad innan den nya perioden påbörjas. I annat fall gäller det gamla priset 11 Fakturering/betalningsvillkor Köpta tjänster faktureras månadsvis i efterskott. Varje faktura ska åtföljas av en kostnadsräkning där det ska framgå uppdrag, vidtagen, antal ord, samt namn på translator som utfört tjänsten. Betalning erläggs senast 30 dagar efter mottagen faktura. Fakturerings- eller andra avgifter får inte debiteras. Vid betalning efter förfallodag får dröjsmålsränta enligt räntelagen debiteras samt lagstadgade påminnelse- och kravavgifter. 12 Elektronisk fakturahantering Arbetsförmedlingen vill att all fakturahantering under avtalsperioden sker med hjälp av (svefaktura) och i andra hand med annan form av av elektronisk faktura för att underlätta fakturahanteringen i myndigheten. För mer information om svefaktura: Arbetsförmedlingen är ansluten till Fakturaportalen Leverantören kan själv hantera faktureringen elektroniskt gentemot Arbetsförmedlingen utan att ha tillgång till elektronisk fakturering i eget system. Fakturor ska märkas med respektive avropandes kostnadsställe om inget annan övrenskommes med Arbetsförmedlingen. 13 Byte av översättare Önskar Leverantören byta översättare/underleverantör under avtalstiden krävs skriftligt godkännande av Arbetsförmedlingen. 14 Samarbete Båda parter ska kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande. 15 Sekretess Enligt Arbetsförmedlingens sekretessregler. 16 Force majeure Part ska befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav förhindras på grund av omständighet utanför hans kontroll som han skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder han skäligen inte kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet ska anses till exempel krig, krigsliknande tillstånd, beslut från regeringen eller annan myndighet. Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och skriftligen underrätta motparten om detta. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta uppdraget i avtalad omfattning.

18 18(22) 17 Överlåtelse Leverantören får inte överlåta avtalet på annan fysisk eller juridisk person utan Arbetsförmedlingens skriftliga medgivande. 18 Uppsägning Avtalet kan av Arbetsförmedlingen sägas upp med tre (3) månaders uppsägningstid om leverantören åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som ställas. 19 Ändringar/tillägg Ändringar och tillägg till avtalet ska för sin giltighet vara skriftligen godkända av båda parter. 20 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet ska avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. 21 Tystnadsplikt/Sekretess m.m. Leverantören får inte röja eller utanför uppdraget utnyttja sekretessbelagd uppgift. Leverantören är i förekommande fall skyldig att informera sig om innebörden av sekretesslagens bestämmelser om handlingssekretess och tystnadsplikt. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. Ort den... Ort den... För Arbetsförmedlingen För Säljaren Bilaga 3 Underleverantörsintyg Anbudsgivare:.. Organisationsnummer:... Underleverantör:. Organisationsnummer:.. Adress:.

19 19(22) Kontaktperson:. Telefon: E-post:. Språk:.. Auktoriserad:. Undertecknad firmatecknare godkänner att stå till förfogande som underleverantör till ovanstående anbudsgivare i samband med anbudsgivning vid upphandling av tjänster avseende personalstöd vid Arbetsförmedlingen. I händelse av att ovanstående anbudsgivare antas som leverantör accepterar undertecknad att som underleverantör, utföra uppdraget enligt uppställda krav och villkor i Avtalet och Arbetsförmedlingens förfrågningsunderlag. Undertecknad accepterar även att leverantören löpande under avtalsperioden kan inhämta uppgifter, för vidarebefordran till Arbetsförmedlingen, som styrker att ställda krav och villkor uppfylls. Ort Datum.. Underskrift av behörig firmatecknare (Underleverantör).. Namnförtydligande Bilaga 4 Mall: Meritförteckning/CV Namn: Utbildning: Utbildning Ort Datum Översättarutbildning Ort Datum

20 20(22) Kortare kurser (relevanta för aktuellt uppdrag) Ort Datum Arbetserfarenhet: Arbete (relevanta för aktuellt uppdrag) Ort Datum Övrigt av vikt med anknytning till aktuellt uppdrag Kompetensområde i aktuellt uppdrag: Referenser:

21 21(22) Bilaga 5 Företagsuppgifter... Leverantörens namn... Besöksadress... Adm. adress Postnummer Ort... Telefonväxel Telefax... E-postadress Hemsida... Person-/organisations- Postgiro-/bankgironummer... Kontaktperson Kontaktpersonens telefonnummer... E-postadress för meddelande om tilldelningsbeslut Företagets huvudsakliga verksamhet

22 22(22) Bilaga: 6. Anmälan till E-fakturering Specificera följande uppgifter Företag/organisation Organisationsnummer Kontakperson Telefon E-postadress Företagsadress Postnummer Postadress Ekonomisystem Använder idag följande E-fakturastandard Övrig information Läs vidare om E-faktura: För vidare information kring E-faktura kontakta Mattias Ceder E-post: Tfn