Ramavtal Oberoende konsulttjänster för administrativa IT-system område personal. 1 Ramavtal oberoende konsulter, område personal

Transkript

1 1/12 Ramavtal Oberoende konsulttjänster för administrativa IT-system område personal 1 Ramavtal oberoende konsulter, område personal Mellan Ekonomistyrningsverket (nedan kallat ESV), med organisationsnummer , och (nedan kallat Leverantören), med organisationsnummer , har följande statliga ramavtal slutits. Ramavtalet tecknas efter genomförd upphandling med diarienummer /2012 i enlighet med de villkor som angetts i förfrågningsunderlaget. Ramavtalsbilaga 4 innehåller de i upphandlingen ställda kraven på konsulttjänstens utförande. Ramavtalsbilaga 5 innehåller de i upphandlingen ställda kraven på anbudsgivaren samt leverantörens redovisning från anbudet. I detta ramavtal ingående avtalstext, bilagor, underbilagor och andra referenser, vilka uttryckligen intagits i ramavtalet, äger i fall av motstridighet giltighet i nedan angiven ordning: 1. Ändringar och tillägg till ramavtalet 2. Ramavtalets avtalstext 3. Ramavtalsbilaga 7 4. Ramavtalets övriga bilagor i nummerordning 1.1 Leverantörens åtagande Leverantören förbinder sig att efter avrop utföra konsultuppdrag i den omfattning som anges i detta ramavtal. Åtagandet ska utföras i enlighet med villkoren i ramavtalsbilaga 4, Krav på konsulttjänster för administrativa IT-system, område Personal. Leverantören och av Leverantören anlitade Underleverantörer samt personer ska under hela ramavtalets giltighetstid uppfylla kraven i ramavtalsbilaga 5, Krav på Leverantör. Avrop kan under detta ramavtals giltighetstid göras av statliga myndigheter och andra organisationer enligt punkt 1.4 nedan. Leverantören ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta ramavtal och upprättat avropsavtal samt med den skicklighet, snabbhet och omsorg som ESV och Avroparen har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag. 1.2 Omfattning Leverantörens åtagande ska utföras i enlighet med detta ramavtal med tillhörande bilagor, samt i den omfattning som anges i det avropsavtal som upprättas mellan Avroparen och Leverantören vid avrop av i ramavtalet fastlagda tjänster.

2 2/12 Leverantören äger inte rätt att med hänvisning till detta ramavtal marknadsföra eller sälja andra tjänster än de som ingår i ramavtalet. 1.3 Ramavtalets giltighetstid Detta ramavtal ska gälla från och med tidpunkten för avtalets slutande till och med den 30 september ESV har möjlighet att på oförändrade villkor förlänga avtalet i högst två år med ett år i taget efter skriftligt meddelande av ESV. Även i det fall detta ramavtal som sådant har upphört att gälla, ska alla dess bestämmelser äga tillämplighet på ingånget avropsavtal så länge sådant äger giltighet. 1.4 Berättigade Avropare Följande myndigheter och andra statliga organisationer äger rätt att använda sig av detta ramavtal Statliga myndigheter Samtliga myndigheter under regeringen För information om statliga myndigheter under regeringen se SCB:s myndighetsregister: Staten närstående myndigheter Riksdagsförvaltningen, org. nr Riksdagens ombudsmän JO, org. nr Sveriges Riksbank, org. nr Riksrevisionen, org. nr Förvaltning skild från staten Tekniska museet, org.nr Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling, org. nr Hjälpmedelsinstitutet, org. nr Stiftelsen Högskolan i Jönköping, org. nr Stiftelsen Norrlandsfonden, org. nr Stiftelsen Föremålsvård i Kiruna, org.nr

3 3/ Statliga bolag Chalmers tekniska högskola AB, org.nr Radiotjänst i Kiruna AB, org. nr Kontaktpersoner ESV: Birgitta Österman Kontaktuppgifter: birgitta.osterman@esv.se, tfn Adress: Ekonomistyrningsverket, Box 45316, STOCKHOLM Leverantören: Carin Strindmark Kontaktuppgifter: carin.strindmark@knowit.se, tfn Adress: Box STOCKHOLM 1.6 Personal och utbyte av personal Leverantören äger rätt att endast använda namngivna personer enligt ramavtalsbilaga 1, Personalförteckning. Leverantören förbinder sig att vid genomförande av avropat uppdrag använda för uppdraget erforderligt antal personer med adekvat kompetens och erfarenhet i enlighet med vad som anges i ramavtalsbilaga 5, Krav på Leverantör. Person får av Leverantören bytas ut endast om detta orsakats av tvingande omständighet som Leverantören inte råder över. Byte av i ramavtalsbilaga 1 redovisad person ska skriftligen vara godkänd av ESV innan förändringen genomförs. Som underlag för ESV:s ställningstagande ska Leverantören lämna underlag avseende person motsvarande det som framgår av ramavtalsbilaga 5, Krav på Leverantör. Leverantören ska utan dröjsmål byta ut de personer, som ESV eller Avroparen av sakliga skäl finner olämpliga att genomföra uppdraget.

4 4/ Underleverantörer För att genomföra avtalat åtagande äger Leverantören rätt att som Underleverantör använda nedanstående företag: [Enligt Leverantörens redovisning i anbudet] Leverantören ansvarar för Underleverantörs arbete såsom för eget arbete. I detta ramavtal fastställda villkor ska äga giltighet även för av Leverantören anlitad Underleverantör. Underleverantör får av Leverantören bytas ut endast om detta orsakats av tvingande omständighet som Leverantören inte råder över. Byte av i ramavtalet redovisad Underleverantör ska skriftligen vara godkänd av ESV innan förändringen genomförs. Som underlag för ESV:s ställningstagande ska Leverantören lämna underlag avseende Underleverantören motsvarande det som framgår av ramavtalsbilaga 5, Krav på Leverantör. 1.8 Tjänster och priser Priser i ramavtal Aktuella konsulttjänster framgår av ramavtalsbilaga 4, Krav på konsulttjänster för administrativa IT-system, punkt 1.2 Uppdragstyper och tjänster område Personal. Timpriserna omfattar samtliga uppdragstyper P1-P9 och med leveransvillkor enligt punkt 1.10 nedan. Avtalat timpris framgår av Ramavtalsbilaga 6. Lagstadgad mervärdeskatt och eventuella andra eventuella lagstadgade pålagor tillkommer på angivna priser. 1.9 Tillvägagångssätt för avrop Avrop baseras på i ramavtalet avtalade villkor. Den avropande myndigheten kommer vid förfrågan om avrop att ange förutsättningarna för avropet baserade på de villkor som ramavtalet anger, det vill säga vilken eller vilka avtalade tjänster som avropet avser och under vilken tidsperiod uppdraget ska utföras. Avropande myndighet kommer att begära komplettering av följande faktorer som inte är fastställda i ramavtalet: Fastställande av takpris baserat på högst de timpriser som ramavtalet anger alternativt fast pris för uppdraget.

5 5/12 Om Leverantören kan tillmötesgå de grundläggande förutsättningarna för uppdraget kommer den avropande myndigheten i ett skriftligt samråd med avtalad Leverantör att klarlägga följande faktor: Omfattning av uppdraget Vilken eller vilka personer, bland de i ramavtalet redovisade, som ska utföra uppdraget. Tid och plats för uppdragets utförande. Notera att de i ramavtalet fastställda villkoren i övrigt inte kan omförhandlas, ändras eller bytas ut. Den avropande myndigheten inleder samrådet med att kontakta leverantören och skicka en avropsförfrågan. Bilaga 2 till detta förfrågningsunderlag kan användas som mall. Mallen i bilaga 2 är utformad så att avtalad Leverantör också kan använda den för att lämna sitt anbud till avropande myndighet. Mallen utgör också underlag för tecknande av avropsavtal Leveransvillkor Fritt levererat uppdragsplatsen inom en radie av 20 mil från Stockholms centrum, och den ort där i ramavtalet angivna personer är stationerade. Avtalade timpriser ska inkludera ersättning för reskostnader för en tur- och returresa per person per genomförda 40 uppdragstimmar. Vid uppdrag som omfattar fler än en tur- och returresa per 40 uppdragstimmar till uppdragsplatsen äger Leverantör rätt att fakturera faktiska och styrkta reskostnader för resor som överstiger en tur- och returresa. Vid resor till annan uppdragsplats än vad som anges i första stycket äger Leverantör rätt att fakturera faktiska och styrkta kostnader för resor. Leverantör äger efter överenskommelse med Avroparen rätt att erhålla ersättning för faktiska kostnader för uppehälle i samband med vistelse på uppdragsplatsen. Resor ska genomföras på ett kostnadseffektivt sätt. Upplupna kostnader ska vidi-meras genom verifikat som bifogas till Leverantörs faktura. Leverantör äger inte rätt att debitera tid under resa då arbete inte utförs åt avropande myndighet.

6 6/ Prisjustering Avtalade priser är fasta till och med den 30 september ESV och Leverantören har därefter möjlighet att justera avtalade priser enligt följande. Som underlag för prisjustering ska SCB:s arbetskostnadsindex LCI (Labor Cost Index), kolumn J, (arbetskostnadsindex för tjänstemän, informations- och kommunikationsverksamhet) användas. Som basmånad gäller kvartal Vid beräkning av prisjustering ska alltid preliminära index användas. Prisjustering får ske med ett procenttal motsvarande högst 80 procent av arbetskostnadsindexets förändring för den aktuella perioden. Eventuella kostnader för underlag av verifiering av prisförändring erläggs av den part som framställt begäran om prisjustering. Begäran om önskad prisjustering ska skriftligen anmälas till motparten. Motparten ska inom en månad skriftligen lämna svar på begäran. Prisjustering får tillämpas tidigast en (1) månad efter det att prisjusteringen överenskommits. Priserna ska därefter gälla fast under minst ett år innan en ny prisjustering kan göras Fakturering Fakturering ska ske inom 30 dagar efter varje fullgjort och av Avropare godkänt avropat uppdrag. För uppdrag som överstiger tre kalendermånader får Leverantören månadsvis fakturera det under föregående månad utförda och godkända arbetet. Endast Leverantören äger rätt att fakturera Avropande myndighet. Fakturering ska kunna göras elektroniskt om Avropare inte anger annat. Vid elektronisk fakturering används standardformatet Svefaktura. Se vidare Faktura ska ange vilket avropsavtal som avses samt arten och omfattningen av det arbete som utförts. Vid debitering av timmar ska Leverantören specificera antalet arbetstimmar med uppgift om utförd arbetsuppgift för var och en av de personer som har arbetat med uppdraget. Avroparen anger om specifikationen ska bifogas faktura eller sändas separat till Avroparen. Vid debitering av timmar ska dessa baseras på faktiska förhållanden. Endast utförda arbetsuppgifter och reell tidsåtgång utgör grund för debitering. Redovisad tid ska överensstämma med tidpunkterna för arbetets påbörjande och avslutande på överenskommen uppdragsplats. I det fall arbete utförs under del av timme avrundas åtgången tid till närmaste ¼- dels timme. Faktura utställs på Avropare och sänds till avropande myndighet.

7 7/12 Leverantören ska senast inom fyra månader från det att avropsavtalet upphört till Avropare översända faktura som upptar eventuella återstående fordringar. Krav som framställs senare medför inte rätt till ersättning Betalningsvillkor 30 dagar efter erhållen korrekt faktura. Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande Ersättning till ESV Förordning (2010:1764) med instruktion för Ekonomistyrningsverket och avgifts-förordningen (SFS 1992:191) medger möjlighet för ESV att av ramavtalsleverantören erhålla ersättning för de kostnader som genomförandet av upphandlingen och förvaltningen av ramavtal medför. ESV har beslutat att ersättningen för dessa kostnader ska motsvara tre (3) procent av ramavtalets totalomsättning, exklusive mervärdesskatt och vidarefakturerade utlägg såsom resor, logi och traktamenten. Leverantören ska, kalenderkvartalsvis i efterskott, lämna information om samtliga under perioden utförda och fakturerade uppdrag eller del av uppdrag, grundade på ramavtalet. Redovisningen ska lämnas till ESV inom en månad, det vill säga senast den 30 april, 31 juli, 31 oktober respektive 31 januari. Redovisningen ska innehålla följande information. Belopp redovisas exklusive mervärdesskatt; Fakturerade kunder, namn Fakturerat belopp per Avropare exklusive mervärdesskatt och vidarefakturerade utlägg såsom resor, logi och traktamenten Efter det att ESV godkänt erhållen redovisning översändes faktura på administrationsavgiften till Leverantören. För fakturan gäller betalningsvillkor motsvarande de som gäller för ramavtalet. Administrationsavgiften ska erläggas av Leverantören till ESV så länge avropsavtal är gällande, det vill säga även efter den tidpunkt ramavtalet, oavsett orsak, har upphört att gälla. ESV ska äga rätt att genom en av ESV utsedd auktoriserad revisor kontrollera den av Leverantören lämnade redovisningen.

8 8/12 Leverantören förbinder sig att tillhandahålla samtliga handlingar som behövs för att av ESV utsedd revisor ska kunna göra en fullgod kontroll av redovisningen. Sådana handlingar utgörs bland annat av avropsavtal, fakturor, räkenskapsmaterial och övrigt underlag som är relevant för kontroll av Leverantörens uppgifter. ESV ska svara för kostnaden för sådan revision förutsatt att Leverantören fullgjort sina åtaganden avseende redovisning i enlighet med detta ramavtal. I annat fall ska Leverantören svara för kostnaden för revisionen inklusive sådana interna kostnader som ESV drabbats av på grund av revisionen. Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revision ska snarast korrigeras och alla tillkommande belopp ska omedelbart utges till ESV. ESV ska därutöver erhålla en tillkommande ersättning motsvarande det undanhållna beloppet vilket utbetalas samtidigt som den avtalade ersättningen till ESV utbetalas Tystnadsplikt Regler om sekretess och förbud att röja eller utnyttja sekretessbelagd uppgift i det allmännas verksamhet regleras genom offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Enligt 2 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen gäller lagen även för person som på uppdrag deltar eller har deltagit i det allmännas verksamhet. Leverantören är skyldig att iaktta ovanstående och den sekretess som är bruklig inom branschen. Leverantören får inte utan Avroparens skriftliga medgivande röja uppgifter som leverantören fått tillgång till vid utförandet av tjänsten. Detsamma gäller för uppgifter som leverantören har upprättat för Avroparens räkning. Leverantören ska göra sina medarbetare och underleverantörer uppmärksamma på denna tystnadsplikt. Avroparen har rätt att begära att medarbetarna skriftligen bekräftar att de har informerats om tystnadsplikten. Tystnadsplikten gäller även efter att tjänsten har slutförts och avtalet upphört att gälla. I det fall av Leverantören tillhandahållna personer utför uppdrag för verksamhet som innebär att person kommer eller kan komma att hantera sekretesskyddade uppgifter, kan rutinerna för detta hanteras genom en av Avroparen upprättad sekretessförbindelse som ska godkännas av berörd person före uppdragets påbörjande Oberoende Leverantören eller Leverantörens personal eller av Leverantören anlitad Underleverantör och dennes personal får under den tid ramavtal är giltigt inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för Leverantören vid utförandet av åtagande som omfattas av ramavtalet och till detta hörande avropsavtal. Under ramavtalets och tecknade avropsavtals giltighetstid får Leverantören och Underleverantör samt av dessa anlitade personer således till exempel inte ha ekonomiska eller andra intressen i

9 9/12 eller tillsammans med juridisk eller fysisk person som erbjuder eller kan förväntas erbjuda ITstöd inom det administrativa området. Leverantören ska omedelbart underrätta ESV om en sådan situation skulle inträffa efter det att ramavtal tecknats Särskilda avropsavtalsvillkor Anti-diskrimineringsklausul Leverantören förbinder sig att vid utförande av tjänsteavropsavtal i Sverige följa diskrimineringslagen (2008:567). Leverantören ska senast den 1 mars varje år till Ekonomistyrningsverket inkomma med följande uppgifter och handlingar som följer av leverantörens förbindelse enligt ovan: a) Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 diskrimineringslagen, alternativt uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskifte till styrkande av att planen inte behöver upprättas. b) Redovisning av aktiva åtgärder enligt 3 kap. 3-9 diskrimineringslagen. c) Sanningsförsäkran som anger om leverantören eller anställd som leverantören svarar för, vid utförandet av avropsavtalet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen. Leverantören är dessutom skyldig att på Ekonomistyrningsverkets begäran inkomma med den ytterligare information som är nödvändig för att följa upp leverantörens verksamhet enligt a-c ovan. Informationen ska redovisas till Ekonomistyrningsverket senast en (1) månad efter begäran därom såvida inte längre tid överenskommits i det enskilda fallet. Om leverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete eller om leverantören vid utförandet av avropsavtalet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen, ska avtalsvite utgå till Ekonomistyrningsverket med kr per konstaterad avvikelse och maximalt per år. Ekonomistyrningsverket har rätt att häva ett avtal om domstol eller annan myndighet konstaterar att leverantören inte har följt diskrimineringslagen. Denna antidiskrimineringsklausul ska tolkas och tillämpas i enlighet med Konkurrensverkets allmänna råd (KKVFS 2010:2) för tillämpningen av förordningen (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingsavropsavtal Information Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för ramavtalets genomförande.

10 10/ Force majeure Part befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav förhindras på grund av omständighet utanför dennes kontroll och som denne skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Såsom sådan omständighet ska anses krig, krigsliknande tillstånd, arbetskonflikt, eldsvåda och beslut av regeringen eller myndighet. Den part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och skriftligen underrätta motparten samt så snart förutsättningarna så medger återuppta arbetet i avtalad omfattning. Oavsett vad som ovan anges som skäl för befrielse från avtalade förpliktelser äger motparten rätt att häva avtalet om befrielsen medfört försening av avtalad prestation med mera än tre månader Överlåtelse av ramavtal Leverantören får inte vare sig helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal utan ESV:s skriftliga godkännande Ändringar av ramavtal Ändringar och tillägg till detta ramavtal ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter Förtida upphörande Utöver vad som anges i punkt ovan ska ESV äga rätt att när som helst under avtalstiden säga upp detta ramavtal till omedelbart upphörande i det fall Leverantören är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 10 kap, lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Samma rätt tillkommer Avropare avseende avropad tjänst, om sådant förhållande föreligger. Utöver vad som anges i punkt ovan ska Avropare äga rätt att säga upp avropsavtal med omedelbar verkan, om situation som sägs under punkt 1.16 Oberoende, inträffar eller om försening enligt ramavtalsbilaga 2, punkt 4.1, överstiger sex kalenderveckor eller om Leverantören lämnat felaktiga uppgifter avseende avtalad ersättning till ESV enligt punkt 1.14 eller det visar sig att Leverantören lämnat felaktiga uppgifter i anbudet. Vid förtida upphörande ska ESV respektive Avropare äga rätt till ersättning för upplupen skada.

11 11/ Ansvar vid fel eller brist Om Leverantören brister i att utföra konsulttjänsten enligt vad som stadgas i ramavtal och avropsavtal, är Leverantören skyldig att, efter reklamation från Avroparen, utan oskäligt uppehåll vidta rättelse utan kostnader för Avroparen. Rättelse ska ske genom att Leverantören fullgör konsulttjänsten eller rättar felet eller bristen. Sker inte rättelse utan oskäligt uppehåll har Avroparen rätt till nedsättning av den avtalade ersättningen med ett belopp som skäligen kan anses motsvara felet/bristen. Leverantörens ansvar gäller för fel eller brist som Avroparen anmäler skriftligt inom tre (3) månader efter det att Avroparen har märkt felet eller bristen, dock senast ett (1) år efter den tidpunkt då den felaktiga konsulttjänsten utfördes. Reklamation ska alltid ske snarast möjligt. Reklamation ska innehålla information om felets eller bristens art och omfattning. Avroparens godkännande av Leverantörens förslag, åtgärder eller handlingar befriar inte Leverantören från ansvar för sådana fel och brister som uppenbart inte kunnat upptäckas av Avroparen Äganderätt och immateriella rättigheter Äganderätten, upphovsrätten och eventuell annan immateriell rätt till framtaget material i samband med tjänsternas utförande ska helt tillfalla Avroparen. När tjänsten är utförd och avslutad ska leverantören överlämna det material som tagits fram för tjänsten till Avroparen, om inte annat överenskommit. Leverantören har ansvar för att levererat material inte kränker annans rätt och att Avroparen fritt och utan begränsningar eller inskränkningar kan använda materialet. Vad som avtalats mellan parterna beträffande rättigheterna gäller även efter att avtalet i övrigt upphört att gälla Försäkring Det åligger leverantören att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanlig ansvarsförsäkring med betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till konsulttjänstens art och omfattning. På begäran av Avroparen skall leverantören överlämna kopia av gällande försäkringsbrev Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta ramavtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av svensk allmän domstol. Svensk rätt ska tillämpas på detta ramavtal.

12 12/ Ramavtalsbilagor Ramavtalsbilaga 1: Personalförteckning Ramavtalsbilaga 2: Mall för förfrågan, samråd och avropsavtal Ramavtalsbilaga 3: finns inte Ramavtalsbilaga 4: Krav på konsulttjänster för administrativa IT-system Ramavtalsbilaga 5: Krav på Leverantör Ramavtalsbilaga 6: Pris Ramavtalsbilaga 7: Frågor och svar i upphandlingen av statligt ramavtal avseende oberoende konsulttjänster för administrativa IT-system inom områdena ekonomi och personal 1.24 Ramavtalets ikraftträdande Detta ramavtal ska anses som slutet vid den tidpunkt som inträffar när ESV och Leverantören undertecknat två likalydande originalavtal. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav vardera parten tagit var sitt. Stockholm Stockholm Ekonomistyrningsverket Leverantören.. Mats Wikström. Bertil Nordlund